Integração Nativa com Workday HRIS

Awardco é um Parceiro de Nível Superior da Workday com uma Integração Nativa Certificada de HRIS Workday. Esta integração robusta e de autoatendimento está geralmente disponível para todos os clientes e é gratuita para implementar, tornando a configuração simples, rápida e segura.

Integrar seu HRIS Workday com a Awardco é uma maneira poderosa de automatizar o gerenciamento de usuários e manter os dados dos funcionários sincronizados. Esta integração baseada em API é certificada pela Workday, gratuita e de autoatendimento, simplificando o processo e eliminando a necessidade de transferências manuais de arquivos. Ela garante que seus programas de reconhecimento sempre tenham as informações mais precisas e suporta mais idiomas do que integrações concorrentes.

Este artigo irá guiá-lo por todo o processo de configuração, que normalmente leva apenas 10-15 minutos para ser implementado, desde a criação de um usuário dedicado no Workday até a configuração da conexão dentro da Awardco. É importante seguir os passos em ordem sequencial na primeira vez que configurar a integração para garantir uma conexão bem-sucedida. Após a configuração inicial, você pode retornar a seções específicas deste artigo para gerenciar suas configurações.

1. Criação do Usuário do Sistema Integrado (ISU)
   • Criar uma Conta ISU
   • Criar Grupo de Segurança para Acesso ISU/Relatórios
   • Atribuir Domínios ao Grupo de Segurança
2. Registrar Awardco como Cliente API no Workday
   • Encontrar o Client ID e Client Secret
   • Localizar os Endpoints da API e do Token
   • Localizar o Token de Atualização (Refresh Token)
3. Registro do Workday na Awardco
4. Mapeamento dos Campos de Dados dos Funcionários do Workday
   • Configurações de Mapeamento
5. Configuração das Importações e Configurações Gerais
6. Perguntas Frequentes (FAQ)

Criação do Usuário do Sistema Integrado (ISU)

Antes de começar o processo de configuração, você precisará criar uma conta ISU específica para a Awardco. Este usuário atuará como o ponto de conexão dedicado entre o Workday e a Awardco. Siga as instruções abaixo para criar um ISU e configurá-lo com as permissões adequadas.

Criar uma Conta ISU

Para começar, você precisará criar um Usuário do Sistema de Integração (ISU) que será o proprietário e executor das tarefas de integração.

1. Na barra de pesquisa do Workday, digite "Create Integration System User" e clique na tarefa.
2. Crie um Nome de Usuário e uma Senha. Você precisará compartilhá-los com a Awardco, então certifique-se de salvá-los em um local seguro.
3. É uma boa prática começar o nome de usuário do ISU com "ISU_" (por exemplo, ISU_Awardco).
4. Certifique-se de que sua senha seja forte e siga as melhores práticas do Workday. Você pode atualizá-la mais tarde, se necessário.
5. Marque a caixa "Do Not Allow UI Sessions". Isso impede que alguém faça login na interface do Workday com essas credenciais, mas o ISU ainda pode ser usado para serviços web e integrações.

6. Clique em OK.
   
    

   

7. Após criar a conta, vá até a barra de pesquisa do Workday e pesquise pelo novo ISU. Certifique-se de que a categoria de pesquisa esteja em "All of Workday".

Criar Grupo de Segurança para Acesso ISU/Relatórios

Em seguida, você criará um grupo de segurança para atribuir o ISU, que fornecerá as permissões necessárias.

1. Na barra de pesquisa do Workday, digite "Create Security Group" e clique na tarefa.
2. Para "Type of Tenanted Security Group", selecione "Integration System Security Group (Unconstrained)".
3. Nomeie o grupo de segurança. É uma boa prática incluir "ISSG" no nome (por exemplo, ISSG_Awardco).
   
    
    
4. Clique em OK.
5. Na próxima tela, em "Integration System Users", selecione o ISU que você acabou de criar e clique em OK.

Atribuir Domínios ao Grupo de Segurança

Finalmente, você atribuirá os domínios de segurança necessários ao seu novo grupo para que a integração possa acessar os dados requeridos.

1. Encontre o grupo de segurança que você acabou de criar. Se não conseguir vê-lo, pesquise pelo nome, garantindo que a opção de pesquisa esteja em "All of Workday".
2. Vá até o ícone "Related Actions" do grupo de segurança, passe o mouse sobre "Security Group" e clique em "Maintain Domain Permissions for Security Group".
   
    
    
3. Em ambos os campos "Domain Security Policies permitting Modify access" e "Domain Security Policies permitting Get access", adicione as seguintes permissões. Elas correspondem aos campos de dados que você irá puxar do Workday. O acesso necessário é "View Only", não "Modify".
   • Person Data: Work Address
   • Person Data: Home Contact Information
   • Person Data: Name
   • Person Data: Date of Birth
   • Person Data: Work Contact Information
   • Person Data: Home Address
   • Person Data: Personal Information
   • Worker Data: Current Staffing Information
   • Worker Data: Service Dates
   • Worker Data: Organization Information
   • Worker Data: Active and Terminated Workers
   • Worker Data: All Positions
   • Worker Data: Employment Data
   • Worker Position: View
   • Worker Data: Job Details
   • Worker Data: Public Worker Reports
   • Worker Data: Workers
   • Worker Data: System ID
   • Worker Data: Worker ID
   • Worker Data: Business Title on Worker Profile
   • Workday Query Language
      
4. Se você não conseguir encontrar um domínio específico, pode ser necessário conceder permissão primeiro ao domínio pai.
5. Depois de adicionar os domínios, vá até a barra de pesquisa e digite "Activate Pending Security Policy Changes", depois clique na tarefa.
   
   
    
    
6. Na próxima tela, você verá uma revisão dos domínios de segurança que está ativando. Marque a caixa "Confirm" e clique em OK. 
   
    

Estas são as permissões requeridas para a integração, no entanto, se desejar dados adicionais, você pode adicionar mais permissões aqui, se quiser. 

Registrar Awardco como Cliente API no Workday

Agora você irá registrar a Awardco como um cliente API seguro em sua instância do Workday.

1. Navegue até o Workday e faça login usando sua conta de administrador.
2. Execute a tarefa "Register API Client for Integrations" na barra de pesquisa.
   
   
    
3. Insira os seguintes valores no formulário:
   1. Client Name: Awardco
   2. Non-Expiring Refresh Tokens: Marque esta caixa.
   3. Scope: Organizations and Roles, Staffing, Personal Data, Contact Information, System
4. Clique em OK.

Encontrar o Client ID e Client Secret

Após registrar a Awardco como Cliente API e clicar em OK, você encontrará os seguintes valores na parte inferior da página de registro.

• Client ID
• Client Secret (isto será mostrado apenas uma vez)

Anote esses valores. Você precisará inseri-los durante o processo de configuração da integração na Awardco.

Importante: O client secret pode ser visualizado apenas uma vez. Se você não copiá-lo corretamente, terá que gerar um novo. Consulte a seção FAQ deste documento se precisar gerar um novo client secret.

Localizar os Endpoints da API e do Token

1. No Workday, execute a tarefa “View API Clients” na barra de pesquisa.
2. Anote os seguintes valores no topo da página. Você precisará deles durante a configuração da integração na plataforma Awardco.
   • Workday REST API Endpoint
   • Token Endpoint

Localizar o Token de Atualização (Refresh Token)

1. No Workday, navegue até a aba "API Clients for Integrations" na mesma tela View API Clients
2. Localize o Cliente API que você acabou de criar
3. Passe o mouse ao lado do nome, clique no menu de três pontos (ações relacionadas) e selecione API Client > Manage Refresh Tokens for Integrations
   
    
    
4. Selecione seu ISU que você criou no início da configuração. Clique em "OK".
   
    
    
5. Marque a caixa que diz "Generate New Refresh Token"
6. Anote o Refresh Token. Você precisará dele durante a configuração da integração na plataforma Awardco.

Registro do Workday na Awardco

Agora você pode completar o processo de registro dentro da plataforma Awardco.

1. Faça login em sua conta Awardco.
2. Clique no botão “Admin” na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
3. Clique em “Platform”, depois em “Integrations” e então em “Integrations Library” no menu de navegação à esquerda.
4. Pesquise e selecione “Workday (HRIS).”
5. Clique em “Begin Setup.”
   
    
    
6. Se ainda não fez, siga as instruções na seção “Create an Integrated System User (ISU) Account” para criar uma conta ISU específica para a Awardco. Se já criou, clique em “Next.”
7. Se ainda não registrou a Awardco como Cliente API para Integração no Workday, siga as instruções na seção “Registering Awardco as an API Client in Workday”. Se já registrou, clique em “Next.”
   
    
    
8. Insira o Client ID e Client Secret nos campos apropriados. Essas informações foram fornecidas pelo Workday e estão na parte inferior da página Register API Client for Integrations. Clique em “Next.”
9. Nota: Se o Client Id ou Secret forem inseridos incorretamente, você precisará gerar um novo client secret. Veja a seção FAQ deste documento se precisar gerar um novo client secret.
   
    
    
10. Insira o Workday REST API Endpoint e o Token Endpoint. Clique em “Next.” 
11. Nota: Se você não souber onde encontrar esses valores, consulte a seção “Locating the API and Token Endpoints” neste artigo de suporte.
    
     
     
12. Insira o refresh token. Clique em “Next.”
    • Nota: Se você não souber onde encontrar este valor, consulte a seção “Locating the API and Token Endpoints” neste artigo de suporte. 
      
       
       
13. Você receberá uma notificação de que o Cliente API foi registrado com sucesso. Clique em “Next” para continuar a configuração.
14. Para que funcionários listados como “inativos” no Workday sejam arquivados na Awardco, clique na opção “Archive Employees” nesta página. Isso é recomendado. 
    
     
     
15. Se desejar que o e-mail principal do funcionário no Workday substitua qualquer e-mail principal inserido na Awardco, selecione a opção “Override Awardco Emails”.
    • Nota: Esta integração certificada suporta tipos avançados de metadados, incluindo metadados associados (@) e de presentes corporativos (^).
      
       
       
16. Após completar a configuração inicial, clique em “View Mapping Settings” para configurar seu mapeamento de campos.

Mapeamento dos Campos de Dados dos Funcionários do Workday

Configurações de Mapeamento

Configure como os dados dos usuários são mapeados entre Workday e Awardco. Ao selecionar campos nos menus suspensos, você verá tanto o nome do campo quanto um valor de exemplo dos seus dados do Workday, o que ajuda a identificar facilmente o mapeamento correto.

Campos Padrão

Abaixo estão os campos principais aceitos pela integração. Certifique-se de que os campos apropriados na coluna Workday estejam selecionados e correspondam ao que o campo Awardco está solicitando.

1. ID do Funcionário
2. Primeiro Nome
3. Último Nome
4. Nome Preferido
5. E-mail
6. E-mail Secundário
7. Número de Telefone
8. Nome de Usuário
9. Senha
10. Data de Admissão
11. Data de Nascimento
12. Código do País
13. Idioma
14. ID do Supervisor

Metadados Personalizados

Você pode importar dados adicionais do usuário que podem ser exibidos na plataforma ou usados para configurar configurações avançadas. Qualquer campo importado deve ser baseado no objeto Worker no Workday.

1. Clique em “Add Metadata Field” 
   
    
    
2. Digite como você gostaria que o valor do campo aparecesse na Awardco no campo à esquerda.
3. Selecione o valor de metadado desejado no menu suspenso à direita.
4. Clique nos três pontos à direita do valor para alterar o tipo de metadado ou excluir o campo de metadado.
5. Consulte o artigo de suporte Configuring Userfile Metadata para saber mais sobre os tipos de metadados que você pode utilizar. 

Após mapear os campos, clique em "Save" e prossiga para a aba Configurações Gerais para configurar as configurações de importação.

Configuração das Importações e Configurações Gerais

Após mapear os campos de dados dos funcionários, faça ajustes sobre como os dados do usuário são importados na aba Configurações Gerais.

• Configurações de Importação: Esta seção mostrará quando ocorreu a última importação bem-sucedida, os usuários criados, os usuários atualizados, os usuários arquivados e os usuários restaurados.
• Frequência de Importação Automática: Escolha com que frequência você gostaria de importar automaticamente os dados dos funcionários do Workday (diariamente, semanalmente ou mensalmente).
• Pausar Importações Automáticas: Clique neste botão para parar todas as importações automáticas até que você as retome.
• Importação Manual: Clicar em “Run Manual Import” iniciará a importação dos dados dos funcionários imediatamente.
• Visualização do Arquivo de Usuário: Clique em “Download Preview” para obter um arquivo .csv dos usuários da sua organização para verificar a precisão dos dados.

Para sua configuração inicial, recomendamos a seguinte sequência:

1. Baixe uma visualização do arquivo de usuários e analise o CSV para garantir que tudo está correto.
2. Execute uma importação manual para atualizar os dados dos funcionários.
3. Selecione uma frequência de importação automática.

Configurações Avançadas

As configurações avançadas fornecem mais controle sobre como os dados são importados do Workday.

• Arquivar Funcionários: Remove automaticamente da Awardco os funcionários que não estão mais nas importações de dados (recomendado).
• Não Arquivar: Insira uma série de IDs de Funcionários para usuários que nunca devem ser arquivados.
• Substituir E-mails: Sobrescreve os endereços de e-mail dos funcionários na Awardco com dados atualizados do Workday a cada importação.
• Substituir Data de Admissão: Substitui a data de admissão existente na Awardco pela data de admissão do Workday.
• Atualizar Cliente API: Se você criou um novo cliente API, pode atualizar suas informações aqui.
• Excluir Conexão: Desconecta a integração do Workday e remove todas as configurações. Esta ação não pode ser desfeita.

Pressione "Save" após fazer quaisquer alterações.

 

Perguntas Frequentes (FAQ)

• P: Qual é o benefício de uma Integração Nativa Certificada Workday?
  • R: A designação Workday Certified é obtida através de um processo rigoroso que inclui verificações de segurança, auditorias de conformidade e entrevistas com clientes. Este status mostra que a Awardco está em conformidade e é segura, ajudando a acelerar as revisões de segurança e TI já que a Workday já aprovou a integração. Também legitima a Awardco como um parceiro chave da Workday.
• P: Qual a diferença entre a antiga integração Workday e esta nova? 
  • R: A nova integração é uma integração Nativa Certificada pela Workday, que é uma grande melhoria. As principais diferenças são:
    • Status Certificado: Testada e certificada pela Workday para segurança e conformidade.
    • Velocidade & Custo: É gratuita, de autoatendimento e leva apenas 10-15 minutos para implementar. A versão antiga era mais complexa.
    • Funcionalidade: Suporta campos de dados avançados como metadados associados (@) e de presentes corporativos (^).
    • Suporte a Idiomas: Suporta 49 idiomas, tornando-se a integração mais flexível no mercado.
• P: E se eu não conseguir encontrar um domínio ou permissão de segurança específica? 
  • R: Se estiver tendo dificuldade para encontrar uma permissão específica, pode ser necessário conceder permissão ao ISU para o domínio pai primeiro. Se ainda tiver dificuldades, contate seu administrador Workday ou a Equipe Técnica CSM da Awardco para assistência. 
• P: Copiei o Client Secret incorretamente durante o registro. O que faço?
  • R: O client secret pode ser visualizado apenas uma vez após a criação. Se você copiou errado, terá que gerar um novo client secret, o que invalidará o anterior. Para gerar um novo secret:
    • Execute a tarefa “View API Clients” no Workday.
    • Mude para a aba “API Clients for Integrations”
    • Encontre seu Cliente na lista e passe o mouse sobre os três pontos.
    • Selecione a opção “Generate New Client Secret”
      
       
       
    • Marque a caixa “Confirm” e clique em “OK”
    • O novo client secret estará disponível na tela seguinte.
• P: Posso voltar e editar meu mapeamento ou configurações depois? 
  • R: Sim! Você pode facilmente retornar às seções de Mapeamento dos Campos de Dados dos Funcionários ou Configuração das Importações e Configurações Gerais na página de Integração Workday HRIS na Awardco. Essas seções foram projetadas para gerenciamento contínuo e podem ser acessadas a qualquer momento após a configuração inicial.

Comparação da Integração Workday HRIS

Se você tiver alguma dúvida, por favor contate Suporte Administrativo da Awardco.