Este artigo orienta você sobre como automatizar o processo de integração da sua organização usando um arquivo CSV. Por favor, considere configurar prêmios de integração através do nosso Construtor de Automação de Integração primeiro antes de seguir esta opção. Acesse um modelo de arquivo .csv de Integração aqui.
- Formatando seu Arquivo de Usuário
- Construindo a Automação
- Carregando o Arquivo .CSV e Configuração Final das Configurações
Formatando seu Arquivo de Usuário
Para que a automação processe os prêmios com sucesso, o arquivo de usuários da plataforma enviado para os servidores da Awardco deve incluir uma data de contratação para cada usuário. A data de contratação pode estar em qualquer um dos seguintes formatos
Ao considerar o envio dessas informações, por favor, entre em contato com seu ponto de contato da Awardco antes de fazer qualquer alteração no seu arquivo de usuários. Quanto mais informações nossa equipe tiver sobre os dados que você está enviando, melhor assistência poderemos fornecer.
Recomendamos fortemente discutir a adição deste recurso à sua plataforma com seu Gerente de Sucesso do Cliente. Como o sistema agenda prêmios com base em um número definido de dias ou meses após as datas de início dos novos funcionários, a frequência de atualização do arquivo de usuários da plataforma pode impactar significativamente como o sistema processa os reconhecimentos. Para garantir que a frequência de atualização do seu arquivo seja compatível com esta automação, por favor, discuta este recurso com seu ponto de contato da Awardco.
Construindo a Automação
Localizando o Programa de Integração nas Configurações
Pré-requisito: Certifique-se de que as datas de contratação estão carregadas para todos os usuários no arquivo de usuários da plataforma.
Passos:
- Faça login na plataforma.
- Selecione o botão “Admin” na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
- No menu de navegação à esquerda, clique em “Reconhecimento,” “Programas,” e depois em "Integração."
- Clique em Carregar CSV e faça o download do modelo onboarding.csv.
Abra o arquivo CSV e siga as instruções abaixo.
Explicação dos Campos do Arquivo .CSV
Para melhor auxiliá-lo na criação deste arquivo, por favor, consulte o arquivo de exemplo anexado a este artigo no final da página.
Código do País - Os programas de integração são organizados por país e, portanto, cada país que executa um programa de integração preencherá sua própria linha. Comece inserindo o código do país com duas letras para cada país participante. Por exemplo, Canadá é CA, Reino Unido é GB, Estados Unidos é US, México é MX, Alemanha é DE, e assim por diante. Você pode encontrar códigos de país com duas letras em World Atlas ou outro site similar. Existem alguns países com códigos de duas letras que podem ser representados de maneiras diferentes, então, se você não tiver certeza do código que deve usar aqui, por favor, entre em contato conosco.
Uma coisa a notar é que é possível que um código de país seja usado em várias linhas, desde que o dia ou mês seja diferente da outra ocorrência. Isso proporciona uma forma de enviar múltiplos e-mails para seus novos contratados. Uma forma comum de uso é quando novos funcionários passam por programas de treinamento padrão. Por exemplo, no dia 5 é enviado o e-mail "Boas-vindas Gerais". No dia 15, o e-mail "Duas Semanas Concluídas" é enviado. No dia 40, o e-mail "Conclusão do Treinamento de Inovação" e o prêmio são enviados. Use essa possibilidade para ser criativo na sua forma de dar as boas-vindas aos seus funcionários!
Mês - O número de meses após a data de contratação em que o reconhecimento e quaisquer e-mails associados serão enviados. Por exemplo, se você inserir '3' e a data de contratação do usuário for 15 de janeiro, o reconhecimento será processado em 15 de abril.
Dia - O número de dias após a data de contratação do funcionário em que o reconhecimento e quaisquer e-mails associados serão enviados. Por exemplo, se você inserir 8, o reconhecimento será enviado 8 dias após a data de contratação do funcionário. Certifique-se de definir a contagem de dias para qualquer número maior que 2. Garanta que o arquivo de usuários seja carregado antes das 20h MST no dia anterior à liberação do prêmio.
De Supervisor - A coluna 'De Supervisor' deve ser preenchida com o valor "True" ou "False". Se você inserir "True", o sistema acessará a hierarquia estabelecida no seu arquivo de usuários e usará o gerente direto do destinatário do reconhecimento como o valor "de" no reconhecimento. O reconhecimento na plataforma e qualquer referência a um usuário "de" no e-mail referenciarão o gerente direto do usuário. Se você inserir "False", precisará inserir um valor na coluna "De Usuário".
De Usuário - Se você inserir "True" na coluna "De Supervisor", deixe esta célula em branco. Se você inserir "False" na coluna "De Supervisor", insira o ID do funcionário do usuário que você deseja que o reconhecimento seja enviado.
Nota - Este é o texto que será anexado ao reconhecimento no feed da plataforma. Embora você possa inserir o que desejar, recomendamos manter esta mensagem relativamente curta. Se você quiser comunicar uma mensagem de boas-vindas do CEO, destacar os termos de uso da plataforma ou qualquer outra mensagem longa, recomendamos incluir essas informações no e-mail que será enviado ao usuário.
Valor - Este valor é o montante que será anexado ao reconhecimento. Se você não estiver anexando um valor monetário a esses reconhecimentos, insira zero nesta célula.
Orçamento - Se você estiver concedendo qualquer valor maior que zero, precisará designar o orçamento do qual os fundos serão retirados. Para que a automação funcione corretamente, o nome do orçamento inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do orçamento na plataforma. Por exemplo, se você quiser usar o orçamento "Novo Funcionário" e digitar "Boas-vindas a Novos Funcionários" nesta célula, a plataforma não conseguirá retirar fundos do orçamento correto.
Público - Este campo é uma declaração "True" ou "False". Quando você inserir "True", o reconhecimento será exibido publicamente no feed da plataforma. Quando você inserir "False", o reconhecimento será processado de forma privada e não será exibido no feed público.
Modelo de E-mail para Usuário - Neste campo, insira o nome do modelo que você gostaria de enviar ao novo funcionário. O valor inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do modelo. Embora este campo não seja obrigatório, recomendamos trabalhar com a equipe da Awardco para criar e utilizar um e-mail que celebre seu funcionário.
Modelo de E-mail para Supervisor - Neste campo, insira o nome do modelo que você gostaria que fosse enviado ao gerente direto do funcionário. O valor inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do modelo. Assim como o modelo de e-mail para usuário, este campo não é obrigatório, mas é recomendado. O e-mail para o supervisor só pode ser enviado ao mesmo tempo que o e-mail para o usuário. Atualmente, não é possível enviar o e-mail do gerente antes do e-mail do usuário.
Hora - A hora deve ser inserida no formato de 24 horas. Por exemplo, se você quiser que o reconhecimento seja processado às 15h, insira "15." Como o sistema só processa reconhecimentos na hora cheia, não deve ser fornecido valor de minutos.
Fuso Horário - Insira o fuso horário por extenso. Por exemplo, o horário da costa leste dos EUA seria inserido como horário padrão do leste. Não é necessário ajustar para horário de verão, pois o sistema fará a correção automaticamente com base na época do ano. Você pode consultar este artigo da Wikipedia para localizar seu fuso horário local.
Metadados - Usando a coluna de regras de metadados, é possível personalizar sua automação de integração para subgrupos específicos da sua organização. Para utilizar esta opção, você deve incluir metadados no seu arquivo de usuários. Insira dados nas células sob esta coluna usando o formato {"#Cabeçalho do Metadado":["Valor do Metadado"]}. Por exemplo, {“Departamento”:[“Vendas”], “Nível de Autorização”:[“1”,”2”]}. Certifique-se de omitir o valor "#" antes de "Departamento" e "Autorização" no cabeçalho dos metadados, pois o sistema carrega os dados, mas não popula a automação se "#" for deixado no cabeçalho. Ao usar esta opção, lembre-se de configurar uma linha para usuários no agrupamento de metadados listado e quaisquer usuários que não façam parte do agrupamento de metadados. Por exemplo, se você criar uma linha para funcionários dos EUA que estão em vendas, a menos que inclua uma segunda linha para funcionários dos EUA que não estão em vendas, nenhum outro funcionário receberá um prêmio de integração.
Carregando o Arquivo .CSV e Configuração Final das Configurações
Depois de preparar seu arquivo CSV:
- Faça login na plataforma.
- Selecione o botão “Admin” na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
- No menu de navegação à esquerda, clique em “Reconhecimento,” “Programas,” e depois em "Integração."
- Clique em Carregar CSV e selecione seu arquivo preparado.
- Clique em Carregar.
- Revise e corrija quaisquer mensagens de erro que aparecerem e, em seguida, carregue o arquivo novamente.
- Quando o arquivo for carregado com sucesso, ele será exibido na tabela abaixo dos cabeçalhos na página de integração.
Observe que esta automação não concede prêmios retroativamente. O sistema usará as regras que você carregou para pesquisar a plataforma uma vez por dia e agendar prêmios futuros na função de reconhecimento em massa. Você pode visualizar e excluir esses prêmios pendentes indo até a aba Filas na seção de administração e clicando em Reconhecimento em Massa.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.