Metadados adicionam detalhes extras sobre os funcionários além dos dados básicos na sua plataforma Awardco. Eles ajudam a personalizar programas de reconhecimento e pesquisas de engajamento para atender às necessidades da sua organização. Embora a Awardco exija dados básicos dos funcionários em seu arquivo de usuários, os metadados o aprimoram definindo configurações de programas, acesso a orçamentos e listas de pesquisas. Se seu sistema de RH (HRIS) não tiver os metadados necessários, o Gerador de Metadados pode ajudar.
Localizada nas configurações de Admin, esta ferramenta permite gerar novos metadados com base nas informações já presentes no seu arquivo de usuários. Embora o conceito possa parecer abstrato inicialmente, este artigo fornecerá uma explicação clara. Vamos explicar os benefícios desta ferramenta, o processo fundamental de geração de metadados usando o Gerador de Metadados e ilustrar suas aplicações práticas com exemplos do mundo real.
- Valor do Gerador de Metadados
- Configurações Gerais da Ferramenta
- Valor e Regras de Metadados
- Configuração de Valores
- Salvando e Aplicando Regras
- Exemplo
Valor do Gerador de Metadados
Carregar dados completos dos funcionários é crucial para o funcionamento suave da sua plataforma Awardco. Os dados no seu arquivo de usuários capacitam os funcionários e possibilitam uma configuração e análise precisas nos produtos Recognition e Engage. Embora especifiquemos campos obrigatórios e recomendados para seu arquivo de usuários, metadados, ou informações adicionais, podem ser incorporados para refinar elegibilidade de programas, alocação de orçamento e listas de participantes de pesquisas.
Quando os dados existentes do HRIS no seu arquivo de usuários não incluem os metadados necessários para definir seus parâmetros desejados, o Gerador de Metadados preenche essa lacuna permitindo criar os metadados faltantes.
Recognition
O Gerador de Metadados permite criar regras precisas e direcionadas para seus programas de reconhecimento. Estabelecendo regras e condições baseadas em dados existentes (por exemplo, Código do País, #Grupo de Trabalho), você pode personalizar sua plataforma para:
- Definir Elegibilidade: Criar uma etiqueta de metadados #Elegibilidade do Programa que garante que apenas grupos específicos (por exemplo, "Engenheiros em tempo integral dos EUA") possam nomear ou receber prêmios para determinado programa.
- Alocar Orçamentos: Atribuir orçamentos de reconhecimento precisamente para equipes que não compartilham um gerente direto comum ou departamento nos seus dados de RH existentes.
- Simplificar Relatórios: Criar campos de metadados consolidados que agrupem funcionários de forma alinhada à sua estrutura interna de relatórios, reduzindo a carga administrativa.
Engage
Para clientes que usam Awardco Engage, o Gerador de Metadados é essencial para configurar e analisar suas pesquisas de engajamento dos funcionários. Esta ferramenta permite:
- Alvo de Participação: Criar etiquetas de metadados altamente específicas (por exemplo, #Grupo da Pesquisa Q4) para garantir que as pesquisas sejam enviadas apenas ao público pretendido, como uma unidade de negócios específica ou funcionários com determinado tempo de empresa.
- Segmentar Resultados: Gerar metadados para categorizar funcionários de maneiras não presentes no seu HRIS, permitindo filtrar e aprofundar nos resultados das pesquisas (por exemplo, analisar sentimento por localização #Tier 1 vs. #Tier 2).
Configurações Gerais da Ferramenta
Para acessar o Gerador de Metadados:
- Na página inicial, selecione o botão Admin no canto inferior do menu de navegação à esquerda.
- Selecione “Usuários” e depois “Gerador de Metadados” no menu de navegação à esquerda.
A visualização inicial da ferramenta Gerador de Metadados exibe uma lista de todos os conjuntos de regras de metadados criados anteriormente, os valores correspondentes gerados na coluna de metadados e o status de cada conjunto de regras. Um status ativo indica que os metadados estão disponíveis para uso dentro da plataforma em recursos como orçamentos e elegibilidade de programas. Depois que um conjunto de regras de metadados é gerado, você pode acessá-lo e modificá-lo a qualquer momento clicando no ícone “...” à direita do status do metadado e selecionando “Editar” no menu suspenso. O menu suspenso também oferece opções para “Duplicar” ou “Excluir” o conjunto de regras. Excluir um conjunto de regras remove-o permanentemente e todos os valores de metadados associados. Duplicar um conjunto de regras pode ser vantajoso ao criar múltiplos conjuntos com configurações semelhantes.
Selecionar “Adicionar Conjunto de Regras” abrirá uma janela modal solicitando que você nomeie seu conjunto de regras. Após salvar, você será direcionado para a página de configuração onde poderá começar a definir regras para gerar valores de metadados. Vamos examinar cada configuração:
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Nome do Metadado: Este nome servirá como o cabeçalho da coluna de metadados em relatórios e será visível em toda a plataforma, semelhante aos cabeçalhos de metadados importados via seu arquivo de usuários. A plataforma prefixará automaticamente este nome de metadado com um “#”. Você não precisa incluir manualmente o “#” ao inserir o nome; ele aparecerá quando você executar os testes.
- Recomendação: Evite atualizar o nome do metadado depois que ele foi aplicado aos usuários. Alterar o nome equivale a criar uma nova coluna de metadados. Os valores de dados registrados na criação (por exemplo, reconhecimentos, pedidos) manterão o nome original do metadado e o valor para fins de relatório.
- Status: Este campo indica se o conjunto de regras de metadados está Inativo ou Ativo. Para ativar um conjunto de regras, você deve configurar Valores e Regras e então clicar no botão Salvar no canto inferior direito.
- Visualizar Resultados: Antes de salvar e aplicar as alterações ao seu conjunto de regras, você pode verificar se os valores estão corretamente atribuídos aos usuários selecionando 'Visualizar Resultados'. Clicar em “Visualizar Resultados” baixará um arquivo .csv nomeado conforme o Nome do Metadado. Este arquivo incluirá uma amostra dos seus usuários junto com o conjunto de regras de metadados que você está visualizando. O cabeçalho da coluna do conjunto de regras de metadados estará entre asteriscos duplos (por exemplo, Eligible). Este recurso permite testes ilimitados para garantir atribuição precisa antes de salvar.
- Salvando Conjuntos de Regras: Depois de confirmar que seu conjunto de regras funciona conforme o esperado e você deseja que os metadados estejam imediatamente disponíveis, clique no botão Salvar no canto inferior direito da tela.
Valores e Regras de Metadados
Para atribuir valores de metadados usando o Gerador de Metadados, você precisa estabelecer regras e lógica baseadas em informações existentes no seu arquivo de usuários. Se você está familiarizado com fórmulas do Excel, essas regras funcionam de forma semelhante a declarações if-then. Você pode basear regras em ID do Funcionário, Código do País e qualquer outro metadado presente no seu arquivo de usuários. Nota: Você não pode criar regras baseadas em metadados gerados dentro do próprio Gerador de Metadados.
Cada valor individual e suas condições de regra correspondentes são organizados em blocos. Quando existem múltiplos valores, o Gerador de Metadados os prioriza e suas condições de regra em ordem decrescente. A seguir, explicamos a função de cada ícone em um bloco de valor:
- Ícone de Arrastar: Este ícone permite reposicionar o bloco arrastando-o para cima ou para baixo, útil para ordenar valores e regras, já que o Gerador de Metadados os aplica de cima para baixo.
- Reticências (Canto Superior Direito): Clicar nestas reticências oferece opções para Remover ou Duplicar o valor e suas condições de regra associadas.
- Seta Caret: Localizada à direita de “Ocultar [Número] Regra(s),” esta seta recolhe todas as regras e grupos de regras vinculados, mostrando apenas o novo nome do valor.
- Reticências (Condição de Regra): As reticências à direita da primeira condição de regra oferecem opções para Remover ou Duplicar a regra. Além disso, você pode transformar a regra em um “Grupo de Regras,” conceito explicado posteriormente neste artigo.
- Links Adicionar: Estes links permitem adicionar uma nova regra ou um grupo de regras.
Cada bloco de valor mostrará o número de “usuários atribuídos” ou o número de usuários aos quais o valor será aplicado. Este número não será gerado até que você aplique a regra e clique em “Salvar Alterações.”
Configuração de Valores
Selecionar “Adicionar Valor” abrirá um formulário onde você pode configurar as regras. O valor inserido no campo ao lado de “Se corresponder:” é o valor que preencherá a nova coluna de metadados criada para um funcionário. Por exemplo, se você está determinando elegibilidade para um programa de reconhecimento, pode querer que este valor seja “Elegível.”
Nossa condição inicial de regra apresenta dois menus suspensos. O primeiro permite selecionar entre ID do Funcionário, Código do País e qualquer outro valor de metadado existente no seu arquivo de usuários.
Nota: Metadados gerados em um conjunto de regras não podem ser usados em outro conjunto de regras.
O segundo menu suspenso oferece os seguintes operadores condicionais:
- É
- Não é
- Está vazio
- Não está vazio
- Contém
- Não contém
O campo à direita destes menus suspensos é onde você insere seus dados existentes (ID do Funcionário, Código do País ou valor de metadado). Entender o significado desses componentes da regra permite construir condições eficazes. Vamos explorar um exemplo de cada opção condicional para ilustrar casos práticos.
É & Não é
Para identificar funcionários na França para um programa de reconhecimento, você criaria uma condição como “Onde Código do País é FR.” Esta regra atribuiria o valor especificado (por exemplo, “Elegível”) a todos os funcionários com “FR” no campo Código do País.
Por outro lado, se você precisar excluir um grupo específico, como funcionários “Meio período”, a lógica “Não é” é útil. A condição poderia ser “Onde Grupo de Trabalho não é Meio período.”
Nota: As opções “É” e “Não é” são sensíveis a maiúsculas e minúsculas. Certifique-se de que o valor de dados inserido corresponda exatamente à capitalização no seu arquivo de usuários. Além disso, essas condições não precisam ser usadas juntas.
Está vazio & Não está vazio
Empresas com grandes forças de trabalho ou funcionários sazonais frequentemente têm metadados incompletos para todos os usuários. Para marcar trabalhadores sazonais, você pode criar um novo Nome de Valor como “Sazonal” e definir a condição como “Onde Departamento está vazio.” Esta condição não requer especificar nenhum dado existente.
Similarmente, para identificar trabalhadores em tempo integral, você poderia criar um Nome de Valor “Tempo integral” e a condição “Onde Departamento não está vazio.” Esta condição também não requer especificar dados existentes.
Contém & Não contém
Criar um programa de reconhecimento de Gerente para Colega é uma ótima aplicação do Awardco. Determinar elegibilidade pode ser simplificado criando metadados baseados em uma coluna existente de metadados #Título. Por exemplo, você poderia criar um novo valor chamado “Elegível” com uma condição de regra “Onde Título contém Gerente.” Isso identificaria qualquer título que inclua a palavra “Gerente” e aplicaria o valor “Elegível” aos dados desse funcionário.
A lógica “Não contém” também é valiosa para especificar elegibilidade de programas. Por exemplo, para restringir um programa a funcionários que não estão na alta gerência, você poderia usar a condição “Onde Título do Trabalho não contém Vice-Presidente.”
Selecionar esta opção torna a condição da regra insensível a maiúsculas e minúsculas, o que é útil se houver variações de capitalização nos dados do seu HRIS.
Agrupamento de Regras
Criar um grupo de regras permite combinar múltiplas condições dentro de uma única regra. Isso é benéfico quando um valor de metadado precisa atender a vários critérios que envolvem diferentes combinações de lógica “e”/“ou”. Para ilustrar o agrupamento de regras, considere um exemplo de geração de metadados para funcionários que possuem subordinados diretos.
No exemplo acima, existem dois grupos de regras: um exige que o título do funcionário contenha “gerente” e o nível do trabalho não seja “1”, e outro exige que o título contenha “supervisor” ou “líder de equipe.” Essa configuração significa que o valor “Verdadeiro” será inserido nos dados do funcionário se ele for gerente e não estiver no nível 1, ou se seu título for Supervisor ou Líder de Equipe.
Quando você cria múltiplas regras e grupos de regras, menus suspensos rotulados como “e” e “ou” aparecem à esquerda. Selecionar “e” significa que todas as condições dentro daquele agrupamento devem ser atendidas, enquanto “ou” significa que pelo menos uma condição deve ser atendida. Essa flexibilidade acomoda possíveis complexidades nos dados dos funcionários ou nos programas de reconhecimento da sua organização.
Se não houver correspondência
Para contemplar todos os usuários que não atendem a nenhuma das condições de regra definidas, você pode usar a opção “Se não houver correspondência”. Se nenhuma das condições anteriores for satisfeita, todos os usuários restantes receberão o valor especificado abaixo do interruptor.
Salvando e Aplicando Regras
Depois de terminar de configurar seus valores e regras, você pode visualizar os resultados em estado de rascunho clicando em “Visualizar Resultados.” Esta ação baixa um arquivo .csv de amostra mostrando como as regras criadas apareceriam após uma importação ao vivo do arquivo de usuários. Revise o .csv para garantir que todas as regras estão configuradas corretamente. O cabeçalho da coluna de metadados de amostra estará entre asteriscos duplos em ambos os lados do título. Se identificar algum erro, ajuste as regras, salve as alterações e execute o teste novamente. Quando as regras funcionarem conforme sua satisfação, clique em “Salvar Alterações” e depois em “Salvar e Aplicar Alterações.”
Importante: Clicar em “Salvar e Aplicar Alterações” afetará todos os usuários associados a este metadado. Veja o que ocorrerá:
- Atribuições existentes serão arquivadas (excluídas).
- Qualquer configuração existente que dependa dos valores originais pode ser afetada.
Com seus metadados agora ativos, eles podem ser usados em toda a plataforma em reconhecimento, ganhos e programas automatizados. Por favor, tenha cautela ao modificar ou excluir regras após implementar os metadados criados. Excluir um conjunto de regras removerá imediatamente os metadados associados. Definir uma regra como “Inativa” excluirá os metadados associados na próxima vez que uma importação for executada ou o conjunto de regras for aplicado. Ambos os cenários podem potencialmente interromper sua plataforma. Recomendamos fortemente consultar seu ponto de contato na Awardco antes de fazer quaisquer alterações.
Exemplos
Vamos passar por exemplos práticos de criação de metadados usando o Gerador de Metadados. O primeiro exemplo cobrirá criação de campo, configuração de condição e execução de regra, ilustrando como os metadados resultantes podem ser usados para configurar um programa de reconhecimento. O segundo exemplo mostrará como esses mesmos metadados podem ser usados para configurar uma pesquisa de engajamento dos funcionários.
Recognition
Uma empresa está desenvolvendo um programa de reconhecimento monetário especificamente para funcionários em tempo integral nos Estados Unidos. Eles querem aproveitar seus dados existentes de funcionários (Código do País e #Grupo de Trabalho) para definir a elegibilidade do programa dentro das configurações do programa de reconhecimento.
- Após selecionar “Adicionar Conjunto de Regras” na página do Gerador de Metadados, eles nomeiam o conjunto de regras, que também será o cabeçalho do metadado, como “Elegibilidade para Programas Monetários.”
- Em seguida, adicionam um valor: “Verdadeiro.” Para este valor “Verdadeiro”, estabelecem duas condições: “Onde Grupo de Trabalho é Tempo integral e Código do País é US.”
- Depois, ativam a opção “Se não houver correspondência” e inserem o valor “Falso.”
Após clicar em “Visualizar Resultados”, o arquivo .csv baixado confirma que as regras identificam corretamente os funcionários pretendidos.
Finalmente, clicam em “Salvar Alterações” e depois em “Salvar e Aplicar Alterações.” Agora, ao configurar a elegibilidade de Nomeadores e Destinatários para o programa monetário, o metadado recém-criado “Elegibilidade para Programas Monetários” está disponível, permitindo restringir o acesso ao programa a funcionários em tempo integral nos EUA.
Engage
A mesma empresa agora quer lançar uma pesquisa de engajamento dos funcionários, mas apenas para os funcionários em tempo integral nos Estados Unidos. Em vez de criar um novo conjunto de regras, eles podem reutilizar o metadado criado no exemplo anterior: “Elegibilidade para Programas Monetários.”
Como o conjunto de regras de metadados já existe e está ativo, eles podem prosseguir diretamente para as configurações da pesquisa.
- Ao configurar os Participantes para a nova pesquisa no Awardco Engage, os administradores selecionam o campo de metadados “Elegibilidade para Programas Monetários.”
- Eles especificam que apenas usuários onde o valor “é Verdadeiro” devem receber o convite da pesquisa.
Isso demonstra como um único campo poderoso de metadados gerado pela ferramenta pode ser aplicado instantaneamente a múltiplas áreas da plataforma Awardco, controlando eficientemente tanto o acesso ao programa de reconhecimento quanto a distribuição da pesquisa.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.