Recomendamos fortemente o uso de aprovações apenas quando absolutamente necessário. Adicionar mais aprovações e níveis de aprovação pode desacelerar o processo de reconhecimento, e o reconhecimento oportuno é o mais eficaz. Abaixo, você encontrará informações completas sobre como configurar e gerenciar configurações de aprovação.
Configurações
O sistema permite até quatro níveis de aprovação, com cada nível potencialmente vinculado a um limite monetário. As aprovações podem ser configuradas usando uma das cinco opções de designação de aprovadores: supervisores, metadados, metadados associados, usuários específicos ou designação por usuário (sobreposição manual).
Níveis
Você pode configurar até quatro níveis de aprovação. Por exemplo, você pode designar cada nível com base em uma faixa monetária (por exemplo, $0-$50 vai para o nível 1; $50+ vai para o nível 2). Também é possível que várias pessoas revisem a mesma premiação em um único nível, listando vários aprovadores para o mesmo valor monetário. Nesses casos, embora várias pessoas possam revisar, apenas uma aprovação é necessária para que o reconhecimento avance para o próximo nível.
Quando vários níveis de aprovação são configurados, os reconhecimentos avançarão por cada nível sequencialmente, começando pelo nível 1. O primeiro nível de aprovação pode ser baseado no indicante ou no destinatário. Os níveis subsequentes (segundo, terceiro e quarto) podem ser baseados no indicante, no destinatário ou no último aprovador do nível anterior. Abaixo está um exemplo de um processo de aprovação em etapas ilustrando as diferentes opções de configuração disponíveis. Observe que os níveis de aprovação em etapas devem ser salvos como regras separadas.
Aprovadores
Aprovações Baseadas em Supervisor
Os aprovadores são determinados pelo supervisor designado ao indivíduo no arquivo de dados do usuário.
Exemplo: Um programa tem dois níveis de aprovação. O primeiro nível é baseado no supervisor do destinatário, e o segundo é baseado no supervisor do último aprovador. Se Jordan for reconhecido, a primeira solicitação de aprovação irá para o supervisor de Jordan, Adam. Uma vez aprovado, a solicitação do segundo nível irá para o supervisor de Adam, Michael. (Isso é baseado na hierarquia organizacional definida no seu arquivo de dados do usuário.)
Aprovações Baseadas em Metadados
Os aprovadores são definidos usando um valor específico de metadados incluído no arquivo de dados do usuário. Começando pelo indicante, destinatário ou último aprovador, o sistema subirá na hierarquia organizacional até encontrar alguém cujo metadado corresponda ao valor especificado. Se ninguém na hierarquia corresponder a esse valor, a nomeação será enviada a todos os administradores para aprovação.
Exemplo: Um programa exige que cada reconhecimento seja aprovado por um Vice-Presidente (VP), e a hierarquia de aprovação é baseada no destinatário. Se Mason for reconhecido, o sistema verificará primeiro o registro de John para ver se ele é VP, depois o de Carly e, finalmente, o de Sarah. Quando o sistema verificar que o metadado de Sarah indica que ela é VP, a nomeação será enviada para Sarah para aprovação. Se nenhum VP for encontrado na hierarquia ascendente de Mason, a nomeação será enviada a todos os administradores para que um deles aprove.
Aprovação Baseada em Metadados Associados
Essa configuração permite aprovações por usuários que não são gerentes diretos do indicante ou do destinatário. Para usar esse fluxo de aprovação, uma "Coluna de Metadados Associados" deve ser adicionada ao arquivo de dados do usuário (consulte o artigo "Formatando Arquivos de Usuário"). Se "Associação" for selecionada como regra de aprovação, apenas valores da coluna "Metadados Associados" aparecerão no menu suspenso do campo Metadados.
Aprovação Baseada em um Usuário Específico
Indivíduos específicos são designados como aprovadores. Esses usuários designados podem variar em cada nível de aprovação.
Exemplo: O primeiro aprovador é designado como Jake, o segundo como Sarah e o terceiro como Michael ou Karl. Se Nathan for nomeado, Jake será o primeiro aprovador. Após a aprovação de Jake, Sarah será a segunda aprovadora. Para a aprovação final, a solicitação será enviada tanto para Michael quanto para Karl, e apenas um deles precisa aprovar.
Aprovação Baseada em Designação por Usuário ou “Sobreposição Manual”
Consulte seu Consultor de Implementação ou Gerente de Sucesso do Cliente para dúvidas específicas sobre sobreposições manuais.
Os aprovadores são especificados para cada usuário. Para o primeiro nível de aprovação, o aprovador pode ser baseado no destinatário ou no indicante. Para os níveis segundo, terceiro ou quarto, o aprovador pode ser baseado no destinatário, no indicante ou no último aprovador do nível anterior. Você não pode designar a si mesmo como seu próprio aprovador no arquivo de dados do usuário. Se o campo de aprovador estiver em branco para um usuário, a solicitação de aprovação será encaminhada para o supervisor dessa pessoa. Se a pessoa não tiver um supervisor atribuído no sistema, a aprovação será enviada para todos os administradores.
Exemplo: O primeiro nível de aprovação é baseado no destinatário, e o segundo nível é baseado no último aprovador. Ambos os níveis estão mapeados para a mesma coluna "ID do Funcionário Aprovador" no arquivo de dados do usuário. Quando Suzanne (ID do funcionário 8746, Michael) for nomeada, Michael será o primeiro aprovador. Depois que Michael aprovar, o próximo e último aprovador será o funcionário com ID 4953, Karl.
Exemplo: O primeiro nível de aprovação é baseado no destinatário e o segundo nível é baseado no último aprovador. Ambos os níveis estão mapeados para a mesma coluna "ID do Funcionário Aprovador". Quando Suzanne for nomeada, o funcionário com ID 8746, Michael, será o primeiro aprovador (veja acima). Após a aprovação de Michael, o próximo e último aprovador será o funcionário com ID 4953, Karl (veja acima).
Perguntas Frequentes sobre Aprovações
Sino de Aprovação e Notificações
- O sino de aprovação pode levar até uma hora para aparecer inicialmente após a ativação dos programas.
- As aprovações para programas "Recognition Classic" não serão migradas para o sino nem exibidas dentro do sino para programas de reconhecimento.
- Se ativadas, as notificações de lembrete de aprovação são enviadas toda segunda-feira de manhã.
Níveis de Aprovação
- Se uma solicitação de aprovação for encaminhada para várias pessoas no mesmo nível de aprovação, apenas uma pessoa precisa aprová-la para que o reconhecimento prossiga.
Saltos de Aprovação
- Geralmente, você não pode aprovar uma nomeação que você mesmo enviou ou na qual você é a pessoa reconhecida.
- Se você e outros forem designados como aprovadores (usuários específicos), a solicitação de aprovação será enviada a todos os demais na lista, excluindo você.
- Se você for o único aprovador designado para uma nomeação que você enviou ou está recebendo, a solicitação será encaminhada para o seu supervisor. Se você não tiver um supervisor no sistema, a aprovação será enviada para todos os administradores. Se você for um administrador, tecnicamente pode aprovar sua própria submissão.
- Você pode aprovar um reconhecimento várias vezes se for designado como aprovador em diferentes níveis (por exemplo, se o mesmo reconhecimento exigir aprovação da Pessoa A no nível 1 e da Pessoa A novamente no nível 2).
Usuários Arquivados
- Nomeações pendentes de aprovação não serão redirecionadas automaticamente, independentemente de um aprovador ter sido arquivado ou de alterações terem sido feitas no arquivo de dados do usuário.
Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com Suporte Administrativo Awardco.