Quando um funcionário deixa sua organização e é arquivado na sua plataforma Awardco, ele perde a capacidade de gastar seus pontos. Para organizações que tributam os funcionários sobre os pontos concedidos, ou mesmo para aquelas que não o fazem, muitas vezes sentem a obrigação de entregar o valor dos pontos restantes ao funcionário. O recurso de Resgate Automático de Pontos para usuários arquivados pode ajudar a entregar esse valor. Este artigo irá descrever o que é esse recurso, como ele funciona, como configurá-lo e incluir uma seção geral de FAQ no final.
Resgate Automático de Pontos
Se um funcionário for arquivado por um período pré-determinado, seus pontos elegíveis restantes serão automaticamente resgatados por um cartão pré-pago virtual e enviados para o e-mail secundário vinculado à sua conta. Os pontos só podem ser resgatados automaticamente desde que:
- Um endereço de e-mail secundário tenha sido fornecido
- Os pontos sejam elegíveis para serem gastos em um cartão pré-pago
- Eles atendam a quaisquer requisitos mínimos e máximos de denominação do cartão
Se algum dos requisitos acima não for atendido, os pontos podem permanecer na conta do usuário ou ser devolvidos para a conta da empresa.
Coleta de Endereços de E-mail Secundários
Os endereços de e-mail secundários devem conter um e-mail pessoal, pois o funcionário não terá mais acesso ao seu e-mail de trabalho. A Awardco recomenda fortemente enviar os endereços de e-mail secundários através do arquivo de usuários em uma coluna ‘E-mail Secundário’. Se os e-mails secundários não forem conhecidos para todos os funcionários, recomendamos enviar todos os endereços conhecidos. Aqueles que não tiverem um endereço de e-mail secundário incluído no arquivo de usuários serão solicitados a fornecer um no primeiro login após o recurso ser ativado.
Elegibilidade para Resgate em Cartão Pré-pago
Atualmente, a única opção de resgate para a qual os pontos restantes de um usuário arquivado podem ser resgatados é um cartão pré-pago. Se sua organização não possui cartões pré-pagos como opção de resgate, os usuários não poderão resgatar os pontos dos usuários arquivados. O recurso de Resgate Automático de Pontos aplica-se apenas aos pontos que podem ser gastos em cartões pré-pagos e que atendem aos requisitos mínimos/máximos de resgate para cartões pré-pagos. Se o usuário arquivado tiver um saldo de pontos abaixo do requisito mínimo ou acima do limite máximo para o país listado em suas informações de conta, o resgate automático de pontos não será acionado porque o valor total de pontos não pode ser resgatado, e os pontos permanecerão na conta do usuário arquivado. Abaixo estão os limites diários de cartões pré-pagos para cada país, de acordo com o país que o usuário arquivado tem listado em suas informações de conta. Se um usuário tiver mais pontos do que podem ser resgatados em um dia, resgates adicionais até o máximo diário ocorrerão a cada dia até que todos os pontos sejam resgatados ou que os pontos restantes estejam abaixo do limite.
- EUA (1-1.000 USD)
- Japão (500-100.000 JPY)
- Índia (500-10.000 INR)
- TODOS os outros países (5-1.000 USD)
Se um usuário foi arquivado anteriormente e atende a todos os requisitos, mas a data de acionamento já passou, uma vez que o recurso for ativado, seus pontos serão automaticamente resgatados na próxima noite, desde que os usuários tenham sido arquivados dentro de 30 dias. Se os usuários foram arquivados há mais de 30 dias da data de acionamento e o recurso for ativado, seus pontos permanecerão nas contas dos usuários arquivados.
Quando os pontos são resgatados automaticamente por um cartão pré-pago, o usuário arquivado receberá um e-mail na caixa de entrada do seu e-mail secundário. O e-mail é um modelo de e-mail transacional que é exatamente o mesmo que os usuários recebem quando resgatam pontos manualmente por um cartão pré-pago.
Processo de Configuração
Para configurar este recurso, precisamos saber o número de dias após o usuário ser arquivado para acionar o resgate automático dos seus pontos. Recomendamos fortemente adicionar alguns dias à frequência com que você envia seu arquivo de usuários (por exemplo, se você fornece seu arquivo de usuários semanalmente, faça esse recurso disparar oito ou mais dias após o funcionário ser arquivado. Assim, se um funcionário for arquivado por engano, um novo arquivo pode corrigir o erro antes que seus pontos sejam resgatados automaticamente. Os pontos serão resgatados e um cartão pré-pago será enviado na data de acionamento, independentemente de esse dia ser feriado ou fim de semana.
Perguntas Frequentes
1. Uma vez que um endereço de e-mail secundário foi coletado, ele pode ser alterado?
Os funcionários podem alterar seu endereço de e-mail pessoal dentro do perfil a qualquer momento, acessando a seção "Meu Perfil".
2. Onde posso visualizar os endereços de e-mail secundários?
Os endereços de e-mail secundários podem ser visualizados navegando até a página de Administração clicando no botão “Entrar na Administração”, clicando em “Relatórios” no menu de navegação à esquerda e abrindo o relatório intitulado “Usuários”. Este relatório mostrará tanto os endereços de e-mail primários quanto os secundários listados na plataforma. Se um endereço de e-mail secundário não aparecer para um usuário, ele não tem um e-mail secundário conectado à sua conta e seus pontos não serão resgatados automaticamente se ele sair.
3. Todos os funcionários serão solicitados a inserir um endereço de e-mail pessoal secundário?
Os funcionários só serão solicitados a fornecer um endereço de e-mail secundário se a organização estiver usando o recurso de Resgate Automático de Pontos, se eles não tiverem fornecido um anteriormente ou se um não tiver sido enviado para eles através do arquivo de usuários.
4. Os funcionários precisam fornecer um endereço de e-mail secundário?
Se o recurso de Resgate Automático de Pontos estiver ativado, todos os funcionários serão obrigados a inserir um endereço de e-mail contendo o símbolo ‘@’ e terminando em ‘.com/gov/etc.’ se um e-mail ainda não tiver sido fornecido para eles no arquivo de usuários.
5. O e-mail primário e o secundário podem ser iguais?
Os e-mails primário e secundário podem ser iguais. Nem todos os funcionários dentro de uma organização terão um e-mail de trabalho atribuído. Isso significa que ambos os seus e-mails primário e secundário frequentemente serão os mesmos. No entanto, o e-mail secundário NÃO deve ser um e-mail de trabalho. Se for, os pontos serão automaticamente resgatados por um cartão pré-pago e enviados para o e-mail fornecido, esteja ele ativo e o usuário possa acessar a caixa de entrada ou não.
6. Quando os funcionários receberão seu cartão pré-pago virtual?
O recurso de Resgate Automático de Pontos pode ser configurado para resgatar pontos para usuários arquivados assim que dois dias após o usuário ter sido arquivado. Uma vez que os pontos são resgatados, o cartão pré-pago virtual deve ser recebido na caixa de entrada de e-mail do usuário no mesmo dia.
7. Como os pedidos que são resgatados automaticamente aparecem na plataforma?
Cartões pré-pagos virtuais resgatados automaticamente via o recurso de Resgate Automático de Pontos aparecerão nos relatórios e no histórico de pedidos do indivíduo como se ele mesmo tivesse comprado o cartão.
8. Se um funcionário inserir um endereço de e-mail falso ou duplicar seu endereço de trabalho como e-mail secundário, os pontos permanecerão em sua conta?
Os pontos serão resgatados automaticamente, e um cartão pré-pago virtual será enviado para qualquer endereço de e-mail secundário vinculado à conta do usuário arquivado. Cabe ao funcionário fornecer um endereço de e-mail preciso ou atualizar o endereço fornecido para ele, se necessário.
9. Quantos dias após um usuário ser arquivado é a melhor prática/recomendação para o resgate automático de pontos?
A melhor prática é definir o número de dias após o usuário ser arquivado para que os pontos sejam resgatados automaticamente para ser um dia a mais do que a frequência com que o arquivo de usuários da sua organização é enviado. Por exemplo, se seu arquivo de usuários é enviado a cada duas semanas, configure o recurso de resgate automático de pontos para disparar a cada 15 dias. O número mínimo de dias que os pontos podem ser resgatados automaticamente após um usuário ser arquivado é 2 dias.
10. Quantos dias após um usuário ser arquivado é a melhor prática/recomendação para os pontos serem arquivados (devolvidos à Conta da Empresa) caso os pontos não se qualifiquem para serem resgatados automaticamente?
A melhor prática é definir o número de dias para que os pontos sejam arquivados (ou devolvidos à Conta da Empresa) pelo menos dois dias após o acionamento do recurso de Resgate Automático de Pontos. Por exemplo, se os pontos dos usuários arquivados forem resgatados automaticamente 15 dias após serem arquivados, defina o recurso de arquivamento de pontos do usuário para devolver os pontos que não se qualificam para resgate automático à Conta da Empresa pelo menos 17 dias após o dia em que os usuários foram arquivados. O número mínimo de dias que os pontos podem ser arquivados (ou devolvidos à Conta da Empresa) após um usuário ser arquivado é 7 dias.
11. Países sem Resgate Automático de Pontos: O que ocorre se o Resgate Automático de Pontos estiver ativado, mas o país onde o funcionário está não tiver opção de resgate por cartão pré-pago?
Os pontos não serão resgatados automaticamente e permanecerão na conta ou retornarão ao saldo da empresa se o recurso de pontos de usuário arquivado estiver ativado.
12. Se não houver e-mail secundário, o que o Resgate Automático de Pontos faz?
Nada. Os pontos permanecem no saldo e nenhum Cartão Pré-pago Virtual é entregue porque o campo de E-mail Secundário está em branco. Os pontos permanecem nas carteiras dos funcionários quando nenhum e-mail secundário está listado, geralmente até que a próxima automação mais comum (remoção do arquivo) seja acionada.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.