Este artigo orienta você sobre como automatizar os Prêmios de Aniversário da sua organização usando um arquivo CSV. Antes de prosseguir com este método, considere configurar os prêmios de aniversário usando o Construtor de Automação de Prêmios de Aniversário.
- Formatando Seu Arquivo de Usuários
- Construindo a Automação
- Carregando o Arquivo .CSV
- Vinculando o Programa de Aniversário às Redes Inteligentes de Prêmios
Formatando Seu Arquivo de Usuários
Para processar os prêmios de aniversário, o arquivo de usuários da sua plataforma deve incluir a data de nascimento de cada usuário. Abaixo estão os formatos de data aceitos.
Importante: Se você tiver dúvidas ou preocupações, entre em contato com seu ponto de contato da Awardco antes de fazer alterações no seu arquivo de usuários para obter orientações. Fornecer à nossa equipe o contexto sobre as informações que você está enviando nos ajuda a oferecer o melhor suporte.
Construindo a Automação
Pré-requisito: Certifique-se de que as datas de nascimento estejam carregadas para todos os usuários no arquivo de usuários da plataforma.
Passos:
- Faça login na plataforma.
- Selecione o botão “Admin” na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
- No menu de navegação à esquerda, selecione “Reconhecimento,” "Programas," depois "Prêmios de Aniversário.”
- Clique em “Carregar CSV” e baixe o modelo birthdays.csv.
- Abra o arquivo CSV e siga as instruções abaixo.
Explicação dos Campos dos Prêmios de Aniversário
Para ajudar você enquanto cria este arquivo, consulte o modelo .CSV de exemplo que você baixou.
Código do País - Os programas de aniversário são organizados por país e, portanto, cada país que executa um programa de aniversário preencherá sua própria linha. Comece inserindo o código de país de duas letras para cada país participante. Por exemplo, Canadá é CA, Reino Unido é GB, Estados Unidos é US, México é MX, Alemanha é DE, e assim por diante. Você pode encontrar códigos de país de duas letras no World Atlas ou outro site similar. Existem alguns países com códigos de duas letras que podem ser representados de maneiras diferentes, então, se você não tiver certeza do código que deve usar aqui, entre em contato com seu principal ponto de contato da Awardco.
De Supervisor - A coluna 'De Supervisor' deve ser preenchida com o valor "True" ou "False". Se você inserir "True", o sistema acessará a hierarquia estabelecida no seu arquivo de usuários e usará o gerente direto do destinatário do aniversário como o valor "de" no reconhecimento. O reconhecimento na plataforma e qualquer referência a um usuário "de" no e-mail farão referência ao gerente direto do usuário. Se você inserir "False", será necessário inserir um valor na coluna "De Usuário".
De Usuário - Se você inserir "True" na coluna "De Supervisor", deixe esta célula em branco. Se você inserir "False" na coluna "De Supervisor", insira o ID do funcionário para o usuário de quem você gostaria que o reconhecimento fosse enviado.
Nota - Aqui você deve inserir o texto que será exibido com o reconhecimento na plataforma. A melhor prática é manter esta mensagem bastante curta. Uma mensagem de aniversário mais longa pode ser incorporada no modelo de e-mail escolhido na coluna H.
Valor - O valor designado aqui é o valor que você concederá ao destinatário do prêmio de aniversário. Se desejar processar um prêmio não monetário, insira "0." É importante notar que o valor será concedido na moeda em que a plataforma foi construída. Se sua plataforma usar USD, inserir 15 concederá $15 USD.
Orçamento - Se você estiver concedendo qualquer valor maior que zero com este prêmio de aniversário, precisará designar o orçamento do qual os fundos serão retirados. Para que a automação funcione corretamente, o nome do orçamento inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do orçamento na plataforma. Por exemplo, se você quiser usar o orçamento "Aniversário" e digitar "Aniversários" nesta célula, a plataforma não conseguirá retirar fundos do orçamento correto.
Público - Este campo é uma declaração "True" ou "False". Quando você insere "True", o reconhecimento será exibido publicamente no feed da plataforma. Quando você insere "False", o reconhecimento será processado de forma privada e não será exibido no feed público.
Modelo de E-mail do Usuário - Neste campo, insira o nome do modelo que você gostaria de enviar ao funcionário que está comemorando o aniversário. O valor inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do modelo. Embora este campo não seja obrigatório, recomendamos trabalhar com a equipe da Awardco para criar e utilizar um e-mail que celebre seu funcionário.
Modelo de E-mail do Supervisor - Neste campo, insira o nome do modelo que você gostaria que fosse enviado ao gerente direto do funcionário. O valor inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do modelo. Assim como o modelo de e-mail do usuário, este campo não é obrigatório, mas é recomendado. Recomendamos fornecer diretrizes específicas para os gerentes ao notificá-los sobre os aniversários de seus funcionários, pois alguns funcionários podem não apreciar o reconhecimento público no local de trabalho. Fornecer diretrizes para os gerentes ajuda a garantir que eles sejam cuidadosos ao ajudar seus funcionários a celebrar.
Hora - A hora deve ser inserida no formato de 24 horas. Por exemplo, se você quiser que o reconhecimento seja processado às 15:00, insira "15." Como o sistema só processa reconhecimentos na hora cheia, não deve ser fornecido valor de minutos.
Fuso Horário - Insira o fuso horário por extenso. Por exemplo, o horário da Costa Leste nos EUA seria inserido como Eastern Standard Time. Não há necessidade de ajustar para horário de verão, pois o sistema fará a alteração automaticamente com base na época do ano. Você pode consultar este artigo da Wikipedia para localizar seu fuso horário local.
Deslocamento do Supervisor - O campo de deslocamento do supervisor permite agendar o envio do e-mail de notificação ao gerente nos dias que antecedem o aniversário do funcionário. O valor inserido aqui deve estar entre -21 e 0. Se você inserir '-3', o e-mail de notificação ao gerente será enviado três dias antes da data de nascimento do funcionário. Se desejar que a notificação ao gerente seja enviada ao mesmo tempo que o e-mail ao funcionário, insira '0.'
Metadados - Para utilizar esta opção, você deve incluir metadados no seu arquivo de usuários. Insira dados nas células sob esta coluna usando o seguinte formato {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Por exemplo, {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Certifique-se de omitir o valor "#" antes de "Department" e "Clearance" no cabeçalho dos metadados, pois isso carregará os dados, mas não preencherá a automação. Ao usar esta opção, lembre-se de configurar uma linha "birthday" no arquivo de usuários para distinguir quaisquer usuários listados no agrupamento de metadados e quaisquer usuários que não façam parte do agrupamento de metadados. Por exemplo, se você quiser recompensar funcionários de forma diferente que são em tempo integral versus funcionários que são meio período, você criaria uma nova linha onde o texto no campo seria "FT" para funcionários em tempo integral, e você poderia inserir "PT" para meio período.
Carregando o Arquivo .CSV
Depois de preparar seu arquivo CSV:
- Faça login na plataforma.
- Selecione o botão “Admin” na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
- No menu de navegação à esquerda, selecione “Reconhecimento,” "Programas," depois "Prêmios de Aniversário.”
- Clique em “Carregar CSV” e selecione seu arquivo preparado.
- Clique em “Carregar.”
- Revise e corrija quaisquer mensagens de erro que aparecerem e, em seguida, recarregue o arquivo.
Uma vez que o arquivo for carregado com sucesso, você o verá listado na tabela abaixo dos cabeçalhos na página de Prêmios de Aniversário.
Vinculando o Programa de Aniversário às Redes Inteligentes de Prêmios
O campo "Programa de Reconhecimento" permite conectar sua automação de prêmios de aniversário a uma Rede Inteligente de Prêmios. Este recurso permite oferecer diferentes opções de resgate para os destinatários dos prêmios de aniversário em comparação com sua rede padrão de prêmios.
Por exemplo, você pode querer restringir o uso dos pontos de aniversário apenas para cartões-presente, ou talvez tornar os cartões-presente disponíveis somente para aqueles que recebem prêmios de aniversário, enquanto eles não são uma opção em seus outros programas de reconhecimento. Para implementar tais restrições, você utilizaria este recurso para criar uma rede específica de prêmios.
Se você deseja que os destinatários dos prêmios de aniversário tenham acesso à mesma rede padrão de prêmios que os outros usuários, simplesmente deixe o campo "Programa de Reconhecimento" em branco. Se estiver interessado em configurar uma Rede Inteligente de Prêmios para prêmios de aniversário, entre em contato com seu Gerente de Sucesso do Cliente da Awardco. Você também pode consultar o artigo Gerenciando Redes de Prêmios para mais informações detalhadas sobre as possibilidades deste recurso.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.