Os orçamentos no Awardco são a chave para financiar seus programas de reconhecimento, atuando como carteiras virtuais dedicadas para propósitos ou equipes específicas. Eles permitem que você aloque e acompanhe os fundos de forma eficaz, garantindo que suas iniciativas de reconhecimento permaneçam dentro das diretrizes financeiras. Este artigo irá guiá-lo pelos aspectos fundamentais de gerenciamento desses recursos. Cobriremos como criar novos orçamentos adaptados às suas necessidades, gerenciá-los ajustando fundos e atribuindo acessos, e finalmente, como arquivar orçamentos inativos para manter uma plataforma organizada.
- Acessando Orçamentos
- Criando um Orçamento
- Ajustando Valores do Orçamento
- Atribuindo Acesso ao Orçamento
- Grupos de Orçamento
- Orçamentos com Recarregamento Automático
- Ajustando Configurações do Orçamento
- Pesquisando por Orçamento/Grupo/Usuário/Metadados
- Atualizando Orçamentos via Arquivo CSV
Acessando Orçamentos
- Faça login na plataforma.
- Na página inicial, selecione o botão Admin na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
- Clique em Financeiro, depois em Orçamentos no menu de navegação à esquerda.
Aqui você verá uma lista de todos os orçamentos atuais da sua empresa e para quem eles estão atribuídos.
Criando um Orçamento
Você pode criar um novo orçamento clicando em Gerenciar Orçamentos e + Adicionar Orçamento.
Na janela que aparecer, você pode inserir os detalhes do novo orçamento. O campo Nome determina como o orçamento será identificado na aba Orçamentos para os administradores e como aparecerá para os usuários na interface. O campo Centro de Custo permite associar o orçamento a um centro de custo específico. Observe que o centro de custo desejado deve ser criado antes de ser atribuído a um orçamento. Centros de custo são normalmente usados por organizações maiores que precisam acompanhar vários orçamentos em diferentes unidades de negócio. Para configurar centros de custo para sua organização, entre em contato com seu Gerente de Sucesso do Cliente.
Em seguida, especifique se o orçamento é tributável ou não tributável apenas para fins de relatório; isso não afeta sua funcionalidade. Você também pode atribuir Proprietários do Orçamento, mas isso não concede acesso ao orçamento. Para mais detalhes, veja o artigo sobre Proprietários do Orçamento. Usuários que precisam de acesso ao orçamento devem ser adicionados após a criação (veja "Atribuindo Acesso ao Orçamento" abaixo). Tanto Proprietários do Orçamento quanto Centro de Custo são opcionais. Para exigir Centro de Custo, contate seu representante Awardco.
Digite o nome do orçamento, atribua um centro de custo (se aplicável), selecione o status de tributação e clique em OK.
Seu orçamento recém-criado agora aparecerá na sua lista de orçamentos atuais.
Uma vez estabelecido o orçamento, você precisará definir seu saldo inicial e determinar quais usuários terão acesso para utilizá-lo em reconhecimentos monetários.
Ajustando Valores do Orçamento
Para adicionar ou remover fundos de um orçamento, localize o orçamento na lista de orçamentos da plataforma. Clique no ícone de círculo à extrema direita da entrada do orçamento e selecione 'Adicionar/Remover Pontos'. Alternativamente, você pode acessar rapidamente o pop-up 'Adicionar/Remover Pontos' clicando diretamente no saldo atual do orçamento.
Esta ação abrirá a janela 'Adicionar/Remover Pontos', permitindo modificar o saldo do orçamento. Para aumentar os fundos, insira um número positivo nos campos Pontos ou Fundos. Se sua plataforma opera com uma proporção de 1:1 entre Pontos e Dólares, os valores nesses campos serão idênticos. A proporção específica usada pela sua plataforma é exibida logo abaixo desses campos. Para diminuir o orçamento, insira um número negativo (por exemplo, para remover 200 pontos, insira -200). Depois de inserir o valor desejado, clique em 'Atualizar Saldo'.
O erro "Valor Inválido" significa que a Conta da Empresa não possui pontos suficientes. Veja este artigo para aprender como adicionar pontos.
Você também tem a capacidade de transferir fundos diretamente de um orçamento para outro. Para isso, novamente clique no ícone de círculo à extrema direita do orçamento e selecione 'Transferir Pontos para Fora'.
Isso abrirá a janela 'Transferir Pontos de [Nome do Orçamento]'. Especifique o orçamento de destino digitando seu nome e depois insira o valor que deseja transferir. Clique em 'Transferir' para completar a movimentação. Se aparecer um erro de "fundos insuficientes", significa que o orçamento de origem não possui pontos suficientes para realizar a transferência.
NOTA: Todas as alterações nos saldos dos orçamentos são imediatas. Não haverá atraso na transferência de fundos, seja da conta da empresa ou de outro orçamento.
Atribuindo Acesso ao Orçamento
O acesso ao orçamento é concedido inserindo um Usuário, Grupo, Metadado ou Função no campo Acesso ao Orçamento. Por padrão, quando um Grupo ou valor de Metadado é atribuído a um orçamento, todos os tipos de função (Administrador, Gerente Executivo, Gerente de Grupo e Funcionário) terão acesso a esse orçamento. Se você precisar restringir o acesso de Metadado/Grupo a funções específicas, basta incluir o nome da função dentro dos parâmetros de acesso ao orçamento. Clique dentro do campo de busca do orçamento para procurar o indivíduo, Grupo, Metadado e/ou função que deseja atribuir.
Observando o Orçamento 'Aniversários' no exemplo acima, o Usuário 'Dan Anderson', o Grupo 'Margaret Johnson' e o subconjunto de Metadados 'Vendas' foram todos atribuídos. Isso significa que Dan Anderson, todos os usuários dentro do grupo de Margaret Johnson e todos os usuários do Departamento de Vendas agora têm acesso ao Orçamento de Aniversários. Vamos considerar atribuir a função 'Administrador' e o subconjunto de Metadados 'Nível de Cargo: 1' ao orçamento 'Cibersegurança'. Para isso, clicaríamos ao lado do orçamento Cibersegurança e digitaríamos 'Administradores' no campo de busca. Assim que 'Administradores' aparecer no menu suspenso, selecione-o para adicionar a função ao acesso do orçamento.
Podemos seguir o mesmo processo para 'Nível de Cargo: 1'. Para buscar metadados, insira o valor de dado, '1'.
Agora, todos os Administradores que também estão no grupo de trabalho Nível 1 têm acesso ao orçamento Cibersegurança.
Quando múltiplos campos de metadados são adicionados ao campo de acesso de um único orçamento, isso funciona como uma declaração E (AND). Por exemplo, se "Departamento: Vendas" e "função: Gerente de Grupo" forem ambos adicionados, somente usuários que estão no departamento de Vendas e são Gerentes de Grupo terão acesso ao orçamento. Por outro lado, quando múltiplos valores de metadados dentro do mesmo campo são adicionados, o acesso ao orçamento funciona como uma declaração OU (OR). Se os valores de metadados "Departamento: Vendas" e "Departamento: Marketing" forem adicionados, usuários em qualquer um dos departamentos, Vendas ou Marketing, terão acesso ao orçamento.
Grupos de Orçamento
Grupos de Orçamento gerenciam o acesso agrupando orçamentos com base em um campo de metadados. Usuários vinculados a um valor de metadado recebem automaticamente acesso ao orçamento correspondente, mesmo que ocorram mudanças organizacionais. Para detalhes de configuração, veja este artigo.
Orçamentos com Recarregamento Automático
O Recarregamento Automático de Orçamentos reabastece automaticamente os saldos dos orçamentos em um cronograma definido, economizando tempo e garantindo que os fundos estejam sempre disponíveis para reconhecimento. Você pode definir regras para a frequência do recarregamento (semanal, mensal), quantidade de pontos (fixa ou por número de funcionários) e orçamentos ou grupos-alvo. Isso mantém seus programas de reconhecimento funcionando sem problemas, evitando falta de orçamento. Para detalhes de configuração e gerenciamento, veja o artigo de suporte sobre Recarregamento Automático de Orçamentos.
Ajustando Configurações do Orçamento
Para modificar o nome do orçamento, centro de custo, status de tributação ou Proprietário atribuído, clique no ícone "..." à direita da entrada do orçamento e selecione 'Editar Orçamento'. Isso abrirá a janela 'Editar Orçamento', que contém os mesmos campos da janela 'Criar Orçamento'. Você também tem a opção de adicionar uma regra de recarregamento ao orçamento. Faça as alterações desejadas e clique em Salvar. Nesta janela, você também pode optar por arquivar o orçamento. Alternativamente, você pode arquivar um orçamento clicando no ícone de círculo e selecionando 'Arquivar Orçamento'. Isso acionará uma solicitação de confirmação onde você precisará confirmar seu pedido de arquivamento.
Nota: Se editar os proprietários de um Grupo de Orçamento de Gerente, a propriedade editada no nível do grupo mudará a propriedade de todos os orçamentos sob esse grupo e refletirá a mesma propriedade. Se desejar proprietários diferentes para orçamentos diferentes sob o grupo de orçamento, certifique-se de editar os proprietários em nível de orçamento individual.
Se você arquivar um orçamento e depois precisar reativá-lo, navegue até a aba Inativos no topo da página de orçamentos. Localize o orçamento desejado, clique no ícone "..." à direita dele e selecione 'Ativar Orçamento'.
Pesquisando por Orçamento/Grupo/Usuário/Metadados
Se você precisar encontrar informações relacionadas a um orçamento específico, ver quais grupos ou usuários têm acesso a determinados orçamentos, ou identificar quais orçamentos utilizam um valor específico de metadado para controle de acesso, basta usar a barra de pesquisa localizada acima da lista de orçamentos ativos. Digite seus termos de pesquisa e pressione Enter para iniciar a busca.
Pesquisar pelo nome de um usuário exibirá todos os orçamentos com os quais esse usuário está atualmente associado. Da mesma forma, pesquisar pelo nome de um grupo mostrará todos os orçamentos que esse grupo tem acesso. Pesquisar pelo nome de um orçamento revelará todos os grupos e usuários atribuídos a ele. Finalmente, pesquisar por um valor de metadado listará todos os orçamentos que usam esse valor específico de metadado como parte de seus parâmetros de acesso ao orçamento.
Atualizando Orçamentos via Arquivo CSV
Para visualizar todos os seus orçamentos ou fazer edições em massa, baixe a lista atual de orçamentos como um arquivo .csv. Após editar, faça o upload novamente para aplicar as alterações (veja nosso artigo Gerenciando Orçamentos Via Arquivo CSV para detalhes). Clique em Upload CSV no canto superior direito da página de orçamentos e, em seguida, selecione budgets.csv para baixar.
Quando você abrir o arquivo baixado, é uma boa prática salvá-lo com a data do download para manter registros. O arquivo conterá informações-chave, como a lista dos seus orçamentos, o saldo monetário atual de cada orçamento e detalhes sobre quem tem acesso ao orçamento. Quaisquer modificações feitas neste arquivo podem ser aplicadas aos seus orçamentos ativos quando você fizer o upload de volta ao sistema.
Nota: É crucial que você NÃO altere os valores nas colunas Id ou Parent Budget Ids. Estes são identificadores únicos e gerados automaticamente que nosso sistema usa para distinguir entre diferentes orçamentos, especialmente aqueles que podem compartilhar o mesmo nome em várias empresas (por exemplo, "prêmios de serviço" é um nome comum para orçamento).
Você pode facilmente alterar o nome de qualquer orçamento digitando o novo nome diretamente na célula correspondente na coluna Nome.
A coluna Saldo permite ajustar o valor monetário dentro de cada orçamento. Quando você fizer o upload do arquivo modificado, o saldo de cada orçamento será redefinido para o valor exato que você inseriu em sua respectiva célula nesta coluna. Para adicionar ou subtrair do saldo existente, digite um símbolo "+" ou "-" antes do valor numérico na coluna Saldo.
Nota: Para garantir que os sinais "+" e "-" sejam mantidos nas células, será necessário formatar a coluna de saldo como células de texto no seu programa de planilha.
A coluna Grupos permite modificar os diversos grupos que terão acesso a cada orçamento. A coluna Usuários indica quais usuários individuais atualmente têm acesso a um orçamento específico.
Adicione a regra de recarregamento automático de um orçamento inserindo seu ID na coluna ReloadRuleId ou seu nome na coluna ReloadRuleName. Encontre esses dados na aba Regras de Recarregamento Automático.
Você também pode adicionar um orçamento totalmente novo ao seu sistema adicionando uma nova linha ao arquivo. Nesse caso, deixe a célula Id em branco; nosso sistema atribuirá automaticamente um ID único quando o novo orçamento for criado após o upload. Depois de revisar cuidadosamente suas alterações e estar confiante na precisão delas, clique em Upload CSV, selecione seu arquivo modificado e clique em OK. Se desejar arquivar quaisquer orçamentos que não estejam incluídos no arquivo CSV enviado, ative a opção Arquivar antes de clicar em OK.
Sua lista de orçamentos ativos será então atualizada para refletir todas as informações que você inseriu no arquivo .csv.
Se você tiver alguma dúvida, por favor, entre em contato com Suporte Administrativo Awardco.