O Upload em Massa de Usuários é uma ferramenta poderosa que simplifica e agiliza a gestão de usuários. Neste artigo de suporte, orientaremos você sobre como acessar a ferramenta, gerenciar o acesso dos usuários, baixar arquivos de usuários ativos e configurar as definições para uma experiência de upload tranquila. Além disso, forneceremos instruções passo a passo sobre como carregar arquivos de usuários, revisar alterações e corrigir quaisquer erros de configuração. Gerencie suas tarefas administrativas de forma integrada e aumente a eficiência com o Upload em Massa de Usuários.
Aviso: Se você já possui dados de funcionários em sua plataforma, por favor, confirme que os IDs dos Funcionários que você usará no seu novo arquivo de dados são consistentes com os dados atuais dos usuários. A falha em fazer isso pode resultar em duplicação de usuários, erros de reconhecimento e perda da integridade dos dados.
- Acessando a Ferramenta de Upload em Massa de Usuários
- Baixando o Arquivo de Usuários Ativos
- Configurações do Arquivo
- Configurações Avançadas
- Carregando um Arquivo de Usuário
- Corrigindo Erros de Configuração
Acessando a Ferramenta de Upload em Massa de Usuários
Para navegar até a ferramenta de Upload em Massa de Usuários:
- Clique no botão Admin na página inicial.
- Selecione a aba Usuários no topo da página.
- Clique em Gerenciar Usuários.
- Selecione Upload em Massa de Usuários.
Se você não visualizar essa opção, acesse as Configurações Avançadas no portal Admin para ativar esse recurso através do botão de alternância.
Determinando Quem Tem Acesso
O papel de Super Admin possui acesso inerente a esta ferramenta. Se desejar permitir que mais papéis possam carregar usuários, edite as permissões de um papel específico na ferramenta de Papéis e Permissões. Atenção: ativar essa funcionalidade concederá a esses usuários acesso completo a todos os usuários e seus dados.
Baixando o Arquivo de Usuários Ativos
Para baixar um arquivo .csv com os usuários atuais na plataforma, clique em Baixar na seção Usuários Ativos.
Configurações do Arquivo
Antes de carregar um arquivo de usuário com atualizações ou alterações, você deve revisar as configurações do arquivo que determinarão como seu arquivo será recebido na plataforma.
Arquivar
Se o botão Arquivar estiver ativado, indivíduos que estavam previamente incluídos na plataforma mas forem omitidos em uploads subsequentes do arquivo de usuários serão automaticamente removidos da plataforma. Caso deseje excluir certos funcionários de serem arquivados, insira seus IDs de funcionário no campo fornecido. Geralmente recomendamos manter a configuração Arquivar ativada em todos os uploads. Clique em Salvar Alterações após ativar.
Substituir Dados Existentes
Se a opção Substituir Dados Existentes estiver ativada, os dados existentes dos funcionários que forem alterados em uploads subsequentes do arquivo de usuários serão sobrescritos. Os dados do usuário que podem ser sobrescritos são: idioma, e-mail, data de contratação e senha. Você deve marcar a caixa ao lado do dado específico para que esse valor seja sobrescrito (a substituição da senha pode ser aplicada a todos os usuários ou somente àqueles que nunca fizeram login na conta Awardco). Na maioria dos casos, recomendamos selecionar as opções para substituir e-mail, data de contratação e senha. Para substituição de senha, é aconselhável aplicar somente aos usuários que nunca fizeram login. Clique em Salvar Alterações após ativar.
Configurações Avançadas
É possível que seu sistema HRIS não suporte toda a formatação de arquivo de usuário descrita no artigo de Suporte sobre Formatação de Arquivos de Usuário (por exemplo, cabeçalhos de arquivo ou códigos aceitos de país e idioma que não podem ser alterados sem ajuste manual). Abaixo, temos configurações avançadas onde podemos controlar como os dados são convertidos do arquivo carregado para a plataforma, independentemente do que seu HRIS exporta. Recomendamos usar essas configurações com moderação e envolvendo a equipe Técnica de CSM.
- Mapeamento de Cabeçalhos: Atribua os valores dos seus cabeçalhos aos cabeçalhos que esperamos receber. Certifique-se de que a lista esteja separada por vírgulas.
- Exemplo 1 - “EID” é o que seu sistema HRIS atribui como cabeçalho da coluna. Awardco aceita apenas “Employee Id” como título do cabeçalho. Para garantir que o upload do arquivo de usuário seja aceito, insira no campo Mapeamento de Cabeçalhos “EID:Employee Id”.
- Exemplo 2 - “Email Address” é o que seu sistema HRIS atribui como cabeçalho da coluna. Awardco aceita apenas “Email” como título do cabeçalho. Para garantir que o upload do arquivo de usuário seja aceito, insira no campo Mapeamento de Cabeçalhos “Email Address:Email”.
- Mapeamento de Valores: Converta um código de país inválido ou ID de idioma em um válido. Certifique-se de que a lista esteja separada por vírgulas. Nota - Código de País e Código de Idioma são os únicos valores que podem ser mapeados.
- Exemplo 1 - “United States of America” é o valor que seu sistema HRIS atribui para o país de um usuário. Awardco aceita apenas o código ISO de 2 letras “us” no campo Código do País. Para garantir que o upload do arquivo de usuário seja aceito, insira “United States of America:us”.
- Exemplo 2 - “Spanish” é o valor que seu sistema HRIS atribui para o idioma de um usuário. Awardco aceita apenas o código ISO 639-1 “es” no campo Idioma. Para garantir que o arquivo de usuário seja aceito, insira “Spanish:es”.
- Cabeçalhos de Metadados: Liste quaisquer cabeçalhos de metadados sem o prefixo “#”. Certifique-se de que a lista esteja separada por vírgulas.
- Exemplo - O arquivo baixado do seu sistema HRIS não adicionará o “#” necessário antes dos metadados. Garanta que o arquivo de usuário seja aceito inserindo os cabeçalhos das colunas de metadados exatamente como aparecem no arquivo no campo Cabeçalhos de Metadados (ex.: Localização, Região, Cargo).
- Cabeçalhos de Metadados Associados: Liste quaisquer cabeçalhos de metadados associados (veja Formatação de Arquivos de Usuário) com o prefixo “@”. Certifique-se de que a lista esteja separada por vírgulas.
- Exemplo - O arquivo baixado do seu sistema HRIS não adicionará o “@” necessário antes dos metadados associados. Garanta que o arquivo de usuário seja aceito inserindo os cabeçalhos das colunas de metadados associados exatamente como aparecem no arquivo no campo Cabeçalhos de Metadados Associados (ex.: Admin de RH, Patrocinador Executivo, ID do Aprovador de Nomeação).
- Filtros de Metadados: Este filtro se aplica somente a organizações que possuem múltiplos arquivos de usuários provenientes de diferentes fontes/sistemas. Por favor, consulte a equipe Técnica de CSM para mais informações.
- Adicionar um “+” aos Números de Telefone: Um “+” é necessário ao carregar números de telefone em um arquivo de usuário. Marque a caixa para adicionar um “+” como prefixo a todos os números de telefone caso o arquivo que você irá carregar não o suporte.
Clique em Salvar Alterações após atualizar qualquer um dos campos das Configurações Avançadas.
Carregando um Arquivo de Usuário
- Para começar a carregar seu arquivo de usuário, arraste o arquivo para o campo cinza no topo da página ou clique no link vermelho para procurar o arquivo. Certifique-se de seguir as diretrizes no artigo de Formatação de Arquivos de Usuário antes de enviar. São aceitos apenas arquivos nos formatos .csv (recomendado) e .psv.
- Clique em Visualizar & Carregar. Revise os Novos Usuários na aba Novos, usuários com informações atualizadas na aba Atualizados, usuários que serão arquivados na aba Arquivados e usuários possíveis de serem restaurados (usuários previamente arquivados que agora devem estar ativos) na aba Restaurados.
- Clique em Finalizar & Carregar. O arquivo de usuário pode levar algum tempo para ser processado. Uma vez concluído com sucesso, o contato registrado receberá um e-mail de confirmação. Se você não souber quem é esse contato, entre em contato com a equipe Técnica de CSM.
Corrigindo Erros no Arquivo de Usuário
Às vezes, a importação não pode ser processada devido a erros no arquivo de usuário. Os erros de configuração são identificados após selecionar o botão Visualizar & Carregar. Consulte o artigo de Erros na Importação de Arquivo de Usuário para obter ajuda na correção desses erros. Faça o upload do arquivo novamente após corrigir os erros.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.