Integração com Workday HRIS (Legado)

"Integração" pode parecer apenas mais uma palavra da moda, mas neste caso, trata-se de aumentar sua eficiência transferindo automaticamente seus dados de usuário para o Awardco. Imagine ganhar tempo reduzindo tarefas administrativas!

Se o Workday for seu HRIS e você tiver um provedor de integração de terceiros, ele é um ótimo primeiro ponto de contato para assistência.

Por favor, veja também nosso Integração com Workday (Folha de Pagamento).

Importante: Se você já tem dados de funcionários no Awardco, por favor, verifique se os IDs dos Funcionários no seu novo feed de dados correspondem exatamente aos dados atuais dos usuários. Caso contrário, você pode acabar com perfis de usuário duplicados, erros de reconhecimento e uma bagunça nos seus dados.
 

1. Criar Relatório Personalizado
2. Adicionar Campos ao Relatório
3. Criar um Usuário do Sistema de Integração (ISU)
4. Criar Grupo de Segurança para Acesso do ISU/Relatório
5. Atribuir Domínios ao Grupo de Segurança
6. Compartilhar o Relatório
7. Transferir Propriedade do Relatório
8. Enviar Credenciais do ISU e URL do Relatório para o Awardco
9. Finalizar Integração do Workday na plataforma Awardco
10. Configurações de Conexão
11. Configurações Avançadas

Criar Relatório Personalizado

1. Acesse seu Workday HRIS e faça login.
2. Clique em "Criar um Relatório Personalizado."
3. Dê um nome ao seu relatório.
4. Escolha "Avançado" como Tipo de Relatório.
5. Marque a caixa ao lado de "Habilitar como Serviço Web."
6. Desmarque "Otimizado para Desempenho" (você precisará fazer isso para selecionar a fonte de dados correta).
7. Selecione "Todos os Funcionários Ativos" como Fonte de Dados.
8. Clique em "OK."

Adicionar Detalhes ao Relatório

1. Clique no ícone "+" para adicionar campos.
2. Na coluna "Campo", digite palavras-chave para encontrar os campos que você precisa. O Awardco exige esses campos para carregar as informações do usuário. Seu representante de implementação do Awardco ou Gerente de Sucesso do Cliente (CSM) informará sobre quaisquer outros dados padrão e metadados que você possa querer incluir:
   • Nome
   • Sobrenome
   • Endereço de Email do Trabalho
   • Código do País (abreviação de dois dígitos)
3. Substituição do Cabeçalho da Coluna: Não configure isso agora. Depois que seu arquivo for compartilhado, você substituirá as informações do cabeçalho nas configurações de administrador da plataforma Awardco.
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4. Alias XML para Substituição do Cabeçalho da Coluna: O Workday preenche isso automaticamente. Você não precisa mexer nisso.

Depois de terminar, deve ficar algo assim: (Intencionalmente deixado em branco, pois não há representação visual fornecida no texto original)
 

Criar um Usuário do Sistema de Integração (ISU)

Você precisará de um ISU para possuir e executar o relatório:

1. Vá até a barra de pesquisa do Workday e digite "Criar Usuário do Sistema de Integração", depois clique na tarefa.
2. Crie um Nome de Usuário e Senha (você compartilhará isso com o Awardco, então mantenha-os à mão!).
3. É uma boa prática começar o nome de usuário do ISU com "ISU_" (por exemplo, ISU_Awardco).
4. Certifique-se de que sua senha seja forte, seguindo as melhores práticas do Workday. (Você pode atualizá-la depois, se necessário.) Para alterar a senha:
   • Pesquise seu ISU na barra de pesquisa.
   • Certifique-se de que a categoria de pesquisa seja "Todo o Workday."
   • Clique no seu ISU e, na página "Visualizar Conta do Workday", vá para "Ações Relacionadas", passe o mouse sobre "Perfil de Segurança" e clique em "Editar Conta do Workday."
5. Marque a caixa “Não Permitir Sessões UI” (isso impede que alguém faça login no Workday com as credenciais do ISU, mas o ISU ainda pode usar serviços web e integrações).
6. Clique em "OK."

Criar Grupo de Segurança para Acesso do ISU/Relatório

Em seguida, você criará um grupo de segurança para atribuir ao ISU:

1. Na barra de pesquisa, digite "Criar Grupo de Segurança" e clique na tarefa.
2. Para "Tipo de Grupo de Segurança Locatário", selecione "Grupo de Segurança do Sistema de Integração (Sem Restrições)".
3. Nomeie o grupo de segurança. É prática recomendada incluir "ISSG" no nome (por exemplo, ISSG_Awardco).
4. Clique em "OK."
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5. Na próxima tela, em "Usuários do Sistema de Integração", selecione o ISU que você acabou de criar e clique em "OK."

Atribuir Domínios ao Grupo de Segurança

Aqui está como atribuir os domínios de segurança necessários ao seu novo grupo:

1. Na barra de pesquisa, execute a tarefa Manter Permissões para Grupo de Segurança.
2. Na seção Operação, certifique-se de que Manter esteja selecionado.
3. Na seção Grupo de Segurança de Origem, selecione seu grupo de segurança recém-criado.
4. Selecione OK.
5. Na área Permissões da Política de Segurança do Domínio, clique no botão "+" para adicionar novas linhas.
6. Adicione as seguintes permissões:
   • Acesso "Visualizar e Modificar" para:
     • Gerenciar: Todos os Relatórios Personalizados
     • Criação de Relatório Personalizado
     • Administração de Relatório Personalizado
   • Acesso "Apenas Obter" para:
     • Dados da Pessoa: Informações de Contato Residencial
     • Dados da Pessoa: Informações de Contato do Trabalho
     • Dados do Trabalhador: Funcionários Ativos
     • Dados do Trabalhador: Informações Atuais de Pessoal
     • Dados do Trabalhador: ID do Trabalhador
   • Nota: Se você não conseguir encontrar as informações corretas para as Permissões de Integração, talvez precise conceder permissão ISSG ao domínio pai antes de poder escolher os detalhes específicos.
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7. Selecione OK e depois Concluir.
8. Na barra de pesquisa, execute a tarefa Ativar Alterações Pendentes de Política de Segurança.
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9. Digite um comentário e selecione OK.
10. Selecione Confirmar e depois OK.
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Compartilhar o Relatório

1. Volte para o seu relatório. Na aba "Compartilhar", você pode especificar quem terá acesso.
2. Nota: Se você não compartilhar a definição do relatório com ninguém (incluindo você mesmo) e depois transferir a propriedade para o ISU (próximo passo), precisará usar a tarefa "Visualizar Relatório Personalizado" para encontrá-lo depois. É altamente recomendável compartilhá-lo consigo mesmo!
3. Ao compartilhar, você tem estas opções: (O texto original não lista opções específicas aqui, então mantive geral) 

Transferir Propriedade do Relatório

1. Navegue até seu relatório. Nas "Ações Relacionadas" do relatório, passe o mouse sobre "Relatório Personalizado" e clique em "Transferir Propriedade."
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2. Selecione o ISU que você criou como novo proprietário e clique em "OK."
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Enviar Credenciais do ISU e URL do Relatório para o Awardco

1. Para permitir que o Awardco acesse os dados, eles precisarão das credenciais do ISU e do URL do relatório:
2. Usuário: ISU_Awardco (ou o nome que você deu ao seu Usuário do Sistema de Integração)
3. Senha: A senha que você definiu ao criar o ISU
4. Para encontrar o URL do Relatório, vá ao seu relatório e acesse as "Ações Relacionadas". Passe o mouse sobre "Serviço Web" e clique em "Visualizar URLs."
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5. Você verá algumas opções de saída, mas nosso sistema exige que você selecione ".csv" como formato de arquivo. Encontre a seção correta e clique no ícone da caixa para abrir o URL de saída.
6. Copie este URL e envie para seu CSM ou Consultor de Implementação. Pode aparecer uma janela de login, mas você não precisa fazer login para obter o URL. No entanto, você pode testar as credenciais do ISU aqui para ver se os dados carregam.
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Se você não conseguir ver o URL, ele segue este padrão:

https://///?=&=&format=csv

Exemplo de URL:

https://www.myworkday.com/gms/lmcneil/Organization_Headcount?Organization%21WID=cb550da820584750aae8f807882fa79&Include_Subordinate_Organizations=1&format=csv

Finalizar Integração do Workday na Plataforma Awardco

1. Faça login na sua conta Awardco.
2. Selecione o botão Admin na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
3. No menu de navegação à esquerda, clique em “Integrações” e depois em “Biblioteca de Integrações.”
4. Encontre e clique em “Workday (HRIS).”
5. Clique em “Iniciar Configuração.”
6. Digite o nome de usuário e senha do ISU, junto com o URL do relatório. Clique em “Próximo.”
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7. Associe os rótulos do seu arquivo .csv aos campos correspondentes no Awardco.
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8. Você também pode adicionar mais rótulos como metadados usando o botão "Adicionar Metadados" na parte inferior da página. Rótulos que você usou anteriormente também podem ser adicionados como campos de metadados.
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9. Clique em “Salvar.”
10. Finalize a Configuração

Status da Integração: Contanto que isso apareça como "conectado", a importação será executada. Clique em "desconectar" se quiser parar futuras importações.

Importação Manual: Clique para executar a importação e processar o arquivo imediatamente.

Configurações de CSV: Clique em "editar" para voltar à tela onde você pode mapear rótulos ou adicionar metadados.

Configurações de Conexão

Você pode editar o Nome de Usuário, Senha e URL do Relatório aqui se alguma dessas informações mudar.

Frequência: Escolha com que frequência a importação deve ocorrer. Ela será executada na noite seguinte à configuração da frequência e seguirá esse cronograma. Por exemplo, se você configurar na segunda-feira e escolher semanal, ela será executada toda segunda à noite/início da terça-feira (dependendo do fuso horário).

Configurações Avançadas

Por favor, entre em contato com seu Consultor de Implementação ou Gerente de Sucesso do Cliente para ajuda com essas configurações:

• Arquivar: Definir isso como "Sim" arquivará usuários no Awardco que não estiverem incluídos no arquivo importado.
• Substituição de Email: Se definido como "Sim", isso substituirá os endereços de email que os usuários têm no Awardco pelos endereços de email do arquivo .csv.
• Substituição de Idioma: Se definido como "Sim", isso substituirá os idiomas que os usuários têm no Awardco pelo idioma do arquivo .csv.
• Substituição de Senha: Isso permite substituir as senhas dos usuários. "Todos" substituirá todas as senhas de usuários. "Nunca Logado" substituirá apenas as senhas dos usuários que nunca fizeram login antes.
• Não Arquivar: Aqui, você pode listar IDs de Funcionários de usuários que devem sempre permanecer ativos no Awardco, mesmo que não estejam no arquivo .csv.
• Mapeamentos de Aprovadores: Isso é usado para atualizar substituições de aprovação para programas de reconhecimento. Contate seu Consultor de Implementação ou Gerente de Sucesso do Cliente para configurar isso.

Comparação de Integração Workday HRIS

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.