Financiando Sua Conta

Cada organização é configurada com uma conta de resgate. As organizações então financiam essa conta antes de usar pontos para comprar produtos. Assim como um banco exige que um cheque seja respaldado por dinheiro, os pontos na plataforma Awardco devem ser respaldados com dinheiro suficiente para cumprir todas as resgates de produtos. A Awardco não antecipa o custo dos itens ou compras da sua empresa. Cada organização é responsável por financiar seus próprios resgates na plataforma Awardco. Pedidos não financiados não serão processados e permanecerão pendentes até que o pagamento seja recebido.

A Conta de Resgate da sua organização é uma conta corrente comercial sem rendimento de juros mantida pela Awardco. Os fundos depositados nesta conta são usados para processar e pagar os resgates feitos pelos seus usuários autorizados na plataforma Awardco. Pense nela como um local de retenção dos fundos da sua empresa dedicados a cumprir recompensas para funcionários. Esses fundos são tratados como um passivo pela Awardco, refletindo que permanecem propriedade sua até serem usados para resgates.

A Conta de Resgate opera sob o US GAAP (Princípios Contábeis Geralmente Aceitos nos Estados Unidos), significando que a Awardco contabiliza os repasses para a Conta de Resgate como um ativo pré-pago, com os valores sendo apenas lançados como despesa quando os resgates ocorrem. Você pode monitorar o saldo e as transações dentro da sua Conta de Resgate através dos relatórios "Dinheiro Gasto" e "Conta de Dinheiro" disponíveis na plataforma. É importante destacar que a Conta de Resgate é separada das contas operacionais da Awardco, e seus fundos nela contidos são usados exclusivamente para os resgates da sua organização.

Como a Conta de Resgate Deve Ser Contabilizada?

Em conformidade com o US GAAP (Princípios Contábeis Geralmente Aceitos nos Estados Unidos) e o princípio da competência, a Awardco recomenda que os clientes contabilizem os repasses para a Conta de Resgate como um ativo pré-pago. Os valores só são lançados como despesa quando os resgates realmente ocorrem.

Para ajudar você a conciliar sua conta de ativo pré-pago, você pode usar dois relatórios disponíveis na plataforma Awardco:

• O relatório "Dinheiro Gasto" que acompanha os resgates.
• O relatório "Conta de Resgate" que mostra tanto os depósitos quanto os resgates da sua conta.

Métodos de Financiamento

Existem dois métodos pelos quais as organizações podem financiar seus pontos:

1) Faturamento Gerenciado pelo Cliente: Os administradores podem adicionar pontos à sua plataforma primeiro depositando fundos para respaldar esses pontos através da Página de Cobrança. Existem três formas de adicionar fundos:

1. Cartão de Crédito - Os administradores podem depositar fundos na plataforma com seu cartão de crédito. Observe que o processamento de cartão de crédito via Stripe na Página de Cobrança (adicionar fundos/pagar faturas/etc.) está atualmente disponível apenas para organizações na nossa instância dos EUA usando moeda USD. As taxas de processamento do cartão são variáveis conforme o valor pago:
   • US$0-US$499,99 = taxa de 5%
   • US$500-US$999,99 = taxa de 4%
   • US$1000+ = taxa de 3%
2. ACH - Os administradores podem carregar suas informações bancárias para iniciar pagamentos ACH diretamente na plataforma. Sem taxa. Os pontos ficam disponíveis para uso quando os fundos são recebidos e depositados na conta de resgate, o que normalmente leva de 3 a 5 dias úteis.
3. Solicitar Fatura - Os administradores podem solicitar uma fatura que será enviada dentro de 1 a 2 dias úteis após a solicitação. Uma vez que o pagamento seja recebido e depositado na conta de resgate, os pontos ficarão disponíveis para uso. Para organizações que não estão na nossa instância dos EUA ou que usam moedas diferentes do USD, este é o método principal para financiar sua conta.

2) Fatura emitida mensalmente sobre pontos concedidos*: No seu portal de administrador na plataforma Awardco, adicione pontos semanalmente, mensalmente, trimestralmente, anualmente ou intermitentemente conforme necessário. No primeiro dia de cada mês, as organizações receberão uma fatura pelo valor dos pontos concedidos durante o mês anterior. Como não há fundos iniciais na conta de resgate, esta opção requer um depósito de segurança antecipado. O depósito de segurança também serve como proteção contra descoberto para pontos adicionados, concedidos ou resgatados durante o mês entre as faturas. Isso ajuda a garantir que os resgates continuem a ser processados sem interrupção durante o mês. A Awardco recomenda 20% do orçamento anual estimado da organização como depósito de segurança, mas isso pode ser discutido com seu gerente de conta. Se houver fundos insuficientes na conta de resgate, os pedidos não serão processados e permanecerão pendentes até que o pagamento seja recebido.

            Faturamento Awarded Plus Credit – Se sua organização cumpriu internamente os itens exibidos para resgate na sua plataforma Awardco, este método de cobrança faturará os pontos concedidos e creditará (subtrairá) quaisquer resgates cumpridos internamente do total. Um relatório csv pode ser fornecido mediante solicitação que exibe os pontos concedidos no mês anterior com uma linha de crédito no final representando o valor dos pontos resgatados em itens internos. 

NOTA: Por favor, lembre-se que este não é um modelo de "use ou perca". Voltando à analogia bancária, este é seu dinheiro. O propósito da conta de resgate é simplesmente financiar seus pontos e garantir que os pedidos sejam concluídos com sucesso.

*Ao usar PPP, o valor faturado é determinado pelo valor base dos pontos concedidos, não necessariamente pela quantidade de pontos concedidos. O valor dos pontos no resgate pode não coincidir com o valor faturado devido a possíveis alterações nos valores PPP desde a emissão até o resgate. Um aviso é feito quando valores PPP atualizados estão disponíveis, mas antes de quaisquer mudanças serem feitas, dando a oportunidade de solicitar para não atualizar os valores PPP.

Faturas de Solicitação de Financiamento

Você pode receber periodicamente "Faturas de Solicitação de Financiamento" da Awardco. Estas são recomendações para fundos estimados necessários para cumprir futuros resgates e são projetadas para ajudar você a manter um saldo positivo na sua Conta de Resgate, semelhante a uma conta de depósito em uma instituição financeira.

É importante entender que essas solicitações (frequentemente rotuladas com nomes de arquivo como "SO#####") não são faturas reais e não representam uma obrigação de pagamento à Awardco. São puramente sugestões para garantir o processamento ininterrupto dos resgates para seus funcionários. Embora você não tenha obrigação contratual de pagá-las, manter um saldo suficiente é altamente recomendado para uma experiência fluida na plataforma. Você também pode depositar fundos proativamente sem receber uma Fatura de Solicitação de Financiamento.

Como Depositar Fundos na Sua Conta de Resgate

As informações de remessa para depositar fundos podem ser encontradas em qualquer uma das suas faturas ou Faturas de Solicitação de Financiamento. Atualmente, a Awardco aceita as seguintes formas de pagamento:

• ACH
• Transferência Bancária
• Cheque
• Cartão de Crédito: Você também pode pagar Faturas de Solicitação de Financiamento com cartão de crédito via a página de cobrança na sua plataforma. (Observe que cartões de crédito não são atualmente aceitos para pagamentos diretos de faturas de assinaturas, serviços profissionais ou itens de presentes corporativos).

Nota Importante: Embora a Awardco use a mesma conta bancária para receber pagamentos tanto de Faturas de Solicitação de Financiamento quanto de outras faturas, os fundos são revisados diariamente e apropriados para suas respectivas contas (ou seja, a Conta de Resgate para pagamentos de Faturas de Solicitação de Financiamento e a conta operacional da Awardco para outros pagamentos de faturas).