维护您的 Awardco 平台的重要部分是确保用户文件是最新的。这对于两个主要原因至关重要：
- 表彰：确保所有分配给在职员工的奖励及时发放，并且积分和预算得到准确管理。
- 参与（调查）：确保所有符合条件的用户都能参与调查，并且参与数据准确关联到在职员工以便分析。
组织变动会随着员工离职或被解雇而发生，这些变动需要在您的 Awardco 平台上得到反映，以避免错误发放奖励并保持调查数据的准确。本文将讨论如何在平台上管理员工离职和解雇流程。
用户文件上传
关于用户文件上传并确保平台上仅列出在职员工的过程，所有 Awardco 客户的流程相同：
- 自动化您的用户文件传输：Awardco 提供安全的自动化选项（SFTP、API、HRIS 集成）以定期从您的 HRIS 传输用户文件，减少手动工作和错误。我们建议频繁的传输计划（每日、每周或每两周）。
- 启用“归档”设置：在导入用户设置中需要启用“归档”。激活此设置将自动归档任何未包含在用户文件中的员工；此设置适用于任何用户传输方式。请与您的 Awardco 联系人讨论以完成设置。
为了确保前员工被归档，请定期更新用户文件以包含当前员工信息，并在导入用户设置中启用“归档”。手动归档适用于较小团队，但不推荐使用，因为自动化流程能够减少管理负担。请注意，用户文件上传将覆盖平台上任何手动更改。
员工重新激活
一旦员工被归档，无论是通过用户文件上传还是手动操作，其信息仍可在管理设置的“用户”标签中访问。
您可以手动通过点击其姓名右侧的省略号图标并选择“恢复用户”来重新激活员工，但不推荐这种方法，因为手动操作容易出错。
为了实现自动化，最佳实践是在下一次用户文件上传时包含您想重新激活的员工信息。确保其员工编号与之前相同，否则将为该用户创建新账户。如遇特殊情况，请联系您的客户成功经理协助处理归档账户相关问题。
队列监控（表彰专用）
自动化员工奖励（服务奖、记忆册、生日、入职奖励）和批量认可显示在管理设置的队列标签中。奖励提前35天安排，显示在“待处理”标签中，直至在奖励日期发送。发送后，奖励移至“已完成”标签。归档员工或预算不足等问题会将奖励放入“错误”标签。
如果员工已归档且有待处理奖励，您可以勾选该奖励左侧的复选框并点击“删除”。如果未执行此步骤，也无需担心。该奖励将显示在“错误”标签中，错误信息为“用户已归档”。
归档员工的积分去向？（表彰专用）
如果归档员工钱包中仍有余额且启用了“归档用户积分”功能，剩余积分将退回公司账户；您将在“预算”标签的积分摘要中看到此金额。
- 积分保留：如果您希望启用归档用户积分功能，使员工积分在归档后可在员工钱包中保留一定天数，请与您的 Awardco 代表联系。
- 积分兑换：请查看我们的积分自动兑换功能，允许归档员工将剩余余额兑换为虚拟预付卡。
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.