当员工离开您的组织并被归档至您的 Awardco 平台时，他们将失去使用积分的权限。对于那些对员工所获积分征税的组织，甚至对于不征税的组织，他们通常会觉得有义务将剩余积分的价值交付给员工。归档用户积分自动兑换功能可以帮助实现这一价值传递。本文将概述该功能是什么、如何运作、如何设置，并在最后包含常见问题解答部分。
积分自动兑换
如果员工被归档达到预定的时间，其剩余的可用积分将自动兑换为虚拟预付卡，并发送至其账户绑定的备用邮箱。积分只有在以下条件满足时才能自动兑换：
- 已提供备用邮箱地址
- 积分可用于兑换预付卡
- 满足任何卡片的最低和最高面额要求
如果上述任何条件未满足，积分可以保留在用户账户中，或返回至公司账户。
备用邮箱地址的收集
备用邮箱地址必须为个人邮箱，因为员工将无法再访问其工作邮箱。Awardco 强烈建议通过用户文件中的“备用邮箱”列提交备用邮箱地址。如果并非所有员工都知道备用邮箱地址，建议提交所有已知地址。那些未在用户文件中包含备用邮箱地址的员工，在启用该功能后首次登录时将被提示提供一个备用邮箱地址。
兑换预付卡的资格
目前，归档用户剩余积分唯一可兑换的选项是预付卡。如果您的组织没有将预付卡作为兑换选项，用户将无法兑换归档用户的积分。积分自动兑换功能仅适用于可用于预付卡兑换的积分，以及满足预付卡最低/最高兑换要求的积分。如果归档用户的积分余额低于最低要求或超过其账户信息中所列国家的最高限额，积分自动兑换将不会触发，因为无法一次性兑换全部积分，积分将保留在归档用户账户中。以下是根据归档用户账户信息中所列国家的每日预付卡限额。若用户积分超过单日可兑换的最大额度，将在之后的每一天继续自动兑换，直到积分全部兑换完毕，或剩余积分低于兑换门槛。
- 美国（1-1,000 美元）
- 日本（500-100,000 日元）
- 印度（500-10,000 印度卢比）
- 其他所有国家（5-1,000 美元）
如果用户之前已被归档且满足所有条件，但触发日期已过，一旦功能开启，只要用户在30天内被归档，其积分将在次日晚上自动兑换。如果用户被归档超过30天，且功能开启，其积分将保留在归档用户账户中。
当积分自动兑换为预付卡时，归档用户会在其备用邮箱收件箱收到一封邮件。该邮件为事务邮件模板，与用户手动兑换预付卡时收到的邮件完全相同。
设置流程
要设置此功能，我们需要知道用户归档后多少天触发积分自动兑换。我们强烈建议在您上传用户文件的频率基础上多加几天（例如，如果您每周上传用户文件，建议设置该功能在员工归档后八天或更长时间触发。这样，如果员工被误归档，可通过新文件修正错误，避免积分被自动兑换。无论触发日是否为节假日或周末，积分都会在该日兑换并发送预付卡。
常见问题解答
1. 收集到备用邮箱地址后，是否可以更改？
员工可随时通过“我的账户”部分更改个人邮箱地址。
2. 在哪里可以查看备用邮箱地址？
可通过点击“管理员”按钮进入管理员页面，点击“报告”标签，打开标题为“用户”的报告查看备用邮箱地址。该报告会提取平台中列出的主邮箱和备用邮箱地址。如果某用户未显示备用邮箱地址，则其账户未绑定备用邮箱，且在离职时积分不会被自动兑换。
3. 所有员工都会被提示输入个人备用邮箱地址吗？
只有在组织启用积分自动兑换功能且员工之前未提供备用邮箱，或未通过用户文件提交备用邮箱时，员工才会被提示提供备用邮箱。
4. 员工必须提供备用邮箱地址吗？
如果启用了积分自动兑换功能，所有员工若用户文件中未提供备用邮箱，均需输入包含“@”符号且以“.com/.gov”等结尾的邮箱地址。
5. 主邮箱和备用邮箱可以相同吗？
主邮箱和备用邮箱可以相同。并非所有员工都会被分配工作邮箱，因此其主邮箱和备用邮箱通常相同。但备用邮箱不得为工作邮箱。如果是，积分将自动兑换为预付卡并发送至该邮箱，无论邮箱是否激活或用户是否能访问收件箱。
6. 员工何时会收到虚拟预付卡？
积分自动兑换功能可设置为在用户归档后最短两天内兑换积分。积分兑换后，虚拟预付卡应在当天发送至用户邮箱收件箱。
7. 自动兑换的订单在平台中如何显示？
通过积分自动兑换功能自动兑换的虚拟预付卡将在报告和个人订单历史中显示，表现形式与用户自行购买的卡片相同。
8. 如果员工输入虚假邮箱或将工作邮箱重复作为备用邮箱，积分会留在账户中吗？
积分将被自动兑换，虚拟预付卡会发送至归档用户账户绑定的备用邮箱。员工需自行确保提供准确的邮箱地址，必要时更新该地址。
9. 归档用户后，多少天触发积分自动兑换为最佳实践/建议？
最佳实践是将积分自动兑换触发天数设置为用户文件上传频率加一天。例如，若您每两周上传用户文件，则将积分自动兑换功能设置为15天触发。积分自动兑换功能允许的最短触发时间为归档后2天。
10. 归档用户后，多少天将不符合自动兑换条件的积分归档（返回公司账户）为最佳实践/建议？
最佳实践是将积分归档（或返回公司账户）时间设置为积分自动兑换触发时间后至少两天。例如，若积分自动兑换设置为归档后15天触发，则将不符合自动兑换条件的积分归档功能设置为归档后至少17天触发。积分归档（或返回公司账户）功能允许的最短触发时间为归档后7天。
11. 非积分自动兑换国家：如果启用积分自动兑换功能，但员工所在国家无预付卡兑换选项，会发生什么？
积分不会自动兑换，将保留在账户中，或如果启用了归档用户积分功能，则返回至公司余额。
12. 如果没有备用邮箱，积分自动兑换会怎样？
不会执行任何操作。积分保持在账户余额中，不会发送虚拟预付卡，因为备用邮箱字段为空。通常积分会保留在员工账户中，直到触发下一常见自动化操作（如归档移除）。
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.