本文将详细说明正确格式化您的 .CSV 用户文件以进行传输的步骤。正确的格式对于平台的完全功能至关重要。格式错误可能导致长时间延迟，严重情况下甚至可能削弱您的平台功能。这里有一个用户文件模板供您参考。
格式
无论您是通过手动上传还是通过 SFTP 或 API 自动传输用户文件，都需要按照以下指南格式化您的用户文件：
- 文件必须格式化为 .CSV
- 如果您的用户姓名中包含特殊字符，如“ü”或“ç”，则文件必须以CSV UTF-8格式发送。
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完整的用户文件必须每次全部上传。
- 这确保 Awardco 平台能够考虑离职员工及报告层级关系。
- HRIS 报告中的列标题必须与下面示例 .CSV 文件中的文本完全匹配。
标题和字段格式 - 最低要求
| 员工编号 | 每位员工的唯一标识符和主要登录凭证。通常是数字组合，但如果没有其他唯一标识符，也可以是电子邮件或字母。（注：编号区分大小写，且最大字符数为100） |
04686 2749218 FLast@company.com |
| 名字 | 员工的名字。限制为100个字符。 | James |
| 姓氏 | 员工的姓氏。限制为50个字符。 | Hendricks |
| 电子邮件 | 员工的唯一电子邮件地址。员工可修改，作为登录凭证和主要通信方式。虽然系统不会因缺少此字段而报错，但这是确保用户体验顺畅的必填字段。限制为100个字符。 | FLast@company.com |
标题和字段格式 - 可选项
* - 强烈建议包含的字段
| 首选名字 | 如果有，首选名字将在平台所有面向员工的功能（包括电子邮件）中显示。平台管理员端仍使用“名字”列。限制为100个字符。 | Jimmy |
| 备用电子邮件 | 员工的个人非工作电子邮件地址。员工可修改。如果使用积分自动兑换功能，员工离职时预付卡将发送至此邮箱。如果不使用此功能，则此字段可不填。限制为100个字符。 | FirstLast21@gmail.com |
| 电话号码 | 员工的工作或个人电话号码。如果难以以正确格式输入电话号码（+11234567890），请联系您的 Awardco 客户代表。 | +11234567890 |
| 用户名 | 用于访问平台的可选用户名。用户ID和电子邮件均可用于访问平台，因此用户名通常不需要。限制为100个字符。 | FLast FirstLast FL0730 |
| 主管编号* | 主管编号用于构建平台层级。所有条目必须与员工编号列中的编号匹配，才能正确分配用户的主管。 |
04686 2749218 FLast@company.com |
| 国家代码* | ISO 两字母国家代码（必须为 ISO2 格式）限制为2个字符。 | US, CA, GB, FR |
| 密码 | 为每位员工预设的登录凭证。配置单点登录（SSO）时无需填写。 | uw54gw84fs |
| 入职日期* | 用于周年纪念识别触发的日期。（使用入职年份，不是当前年份。） | YYYY-MM-dd, MM/DD/YYYY, M/D/YYYY, DD-MMM-YY |
| 出生日期 | 员工出生日期（年份可选，可包含但会被截断） | YYYY-MM-DD, MM/DD/YYYY, M/D/YYYY, MM-DD, M-D, MM/DD, M/D, 0000-MM-DD |
| 语言 | 员工的首选语言。这对事务性邮件很重要。必须是支持的语言或地区代码格式。限制为5个字符。 | 语言代码可在多语言邮件文章中找到。例如，“en”表示“英语”，或“en-gb”表示“英语（英国）”。 |
| # | 元数据 以“#”开头的标签应与您的用户文件中生成的文本匹配。标题和数值的限制均为200字符。 | #Location, #Address, #Language |
| @ | 在配置认可项目审批时，您可以使用关联元数据将用户与其经理以外的其他用户关联。要设置关联，请在导入文件中添加一列，列标题以“@”符号开头。注意：如果使用现有元数据列，则关联元数据不会成功。请始终在用户文件中创建新列；将“#”改为“@”无效。详情请参见配置用户文件元数据。 | @Department VP |
| ^ | 如果通过 Awardco 运行企业礼品项目（如奖牌、亚克力、印刷证书、数字标牌或奖金盒），用户文件中需包含配送字段，每列标题需带有插入符号（^）以处理数据。带有 ^ 的列数据将上传至平台，但会被隐藏——管理员和用户在平台内无法看到这些数据。详情请参见配置用户文件元数据。 | ^主管名字 |
| ~ | 敏感元数据用于存储不应在平台中广泛显示的敏感员工信息。要在用户文件中配置敏感元数据，请添加一列，列标题以 ~ 符号开头。敏感元数据不需要标准化的列名或数值，类似普通元数据。但敏感元数据列名不能与普通元数据列名相同，即使普通元数据字段已归档。如果之前将敏感字段作为普通元数据导入，请将标题前缀从 # 改为 ~ 并重命名列。敏感元数据仅显示在 Engage 报告、变更日志页面和 HRIS 集成页面。不会显示在其他报告或平台设置中。详情请参见配置用户文件元数据。 | ~性别 |
关于必填和可选字段的说明
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字段删除： 以下字段值不能通过导入空白或空值来删除；平台将保留现有数据。唯一例外是用户名，可以设置为空值：
- 员工编号
- 名字
- 姓氏
- 电子邮件
- 首选名字
- 备用电子邮件
- 出生日期
- 入职日期
- 电话号码
- 国家代码
- 电子邮件字段：虽然平台可以处理没有电子邮件列的用户文件，但电子邮件被视为必填字段。为每位员工包含电子邮件地址对于平台的正常和成功运行至关重要，因为缺少电子邮件的替代方案可能导致糟糕的用户体验。
- 主管编号：任何主管字段中列出的人员将被视为其所有直接下属的层级成员。未列为主管的人员将被视为普通员工。如果员工的主管编号不在平台内，则该主管编号将被忽略，员工将被视为无主管。用户文件不会因主管编号未列为员工而报错。
- 密码：如果员工有电子邮件账户，Awardco 强烈建议使用单点登录（SSO）或登录码来访问 Awardco 平台。如果员工没有 SSO 访问权限或电子邮件账户，可以使用通用用户名和唯一密码登录 Awardco 平台。唯一密码易于传达，同时能较好保护密码安全。例如，社会保障号码的后四位。不建议使用统一密码，如“Password”、“awards”或“Company2018”。
- 单点登录 是 Awardco 推荐的验证方式。SSO 是一种认证方法，允许用户使用一个 ID 和密码登录多个软件系统。如果公司使用 SSO 登录方式，用户名和密码列可以省略或留空。
- 登录码 是在无法使用 SSO 时的首选方式。项目启动时，员工会收到唯一的登录码邮件。该唯一链接允许员工首次访问，并提示其创建未来使用的密码。所有使用登录码的用户必须有电子邮件。用户名和密码列可以省略或留空。
- 唯一密码 建议用于无法使用 SSO 或电子邮件登录码的公司。唯一密码易于传达，同时能较好保护密码安全。例如，社会保障号码的后四位。
- 统一密码 不建议使用。统一密码包括通用密码，如“Password”、“awards”或“Company2018”。
- 语言：添加员工的首选语言有助于发送不同语言的事务性邮件。语言代码可在多语言邮件文章中找到。支持的值包括两字母语言代码或地区变体，如 en、en-gb 或 fr-ca。
- 元数据：要将自定义字段包含在 Awardco 系统中，列标题必须以“#”开头。未以“#”开头的额外列将被导入时忽略。额外字段用于报告，可在报告中过滤。值限制为200字符。
- 企业礼品：Awardco 可能会请求额外字段以管理企业礼品项目。
CSV 文件的区域设置
由于区域设置差异，CSV 文件在 Excel 中有时会显示不正确。具体来说，不同地区的默认列表分隔符不同：美国使用逗号（,），而许多其他国家使用分号（;）。这可能导致在 Excel 中打开时所有数据都显示在单一列中。
为确保您的 CSV 文件在不同区域设置的 Excel 中均能正确打开，请按照以下步骤操作：
选项1：更改 Excel 中的区域设置
- 打开 Excel。
- 进入 文件 > 选项 > 高级。
- 向下滚动到“编辑选项”部分。
- 勾选“使用系统分隔符”复选框（如果尚未勾选）。
- 确保“十进制分隔符”为句点（.），千位分隔符为逗号（,）。
选项2：更改区域设置中的列表分隔符（Windows）
- 打开控制面板。
- 进入“时钟和区域” > “区域” > “其他设置...”
- 在“自定义格式”对话框中，找到“列表分隔符”框，将其更改为逗号（,）。
- 点击确定保存更改。
选项3：打开后手动更改列
如果不想更改区域设置，可以在 Excel 中手动指定分隔符：
- 打开 Excel。
- 进入 数据 > 从文本/CSV。
- 选择您的 CSV 文件，点击导入。
- 在导入向导中，选择“分隔符号”，点击下一步。
- 选择“逗号”作为分隔符，点击完成。
注意：不建议使用此方法手动更改 Awardco 报告中的列，因为数据中经常包含逗号和分号，可能导致列分割错误和报告不准确。
按照这些步骤操作，您应能在 Excel 中正确查看 CSV 文件，确保数据管理顺畅和报告准确。
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.