管理大型货币奖励，例如假日或员工表彰奖励，需确保兑换账户资金充足，以防止任何中断。预先资金支付允许管理员提前为特定项目、预算或元数据组添加资金，确保所有奖励能够顺利发放，即使在高峰期也不会受影响。这也能保证您不会因这些积分而被重复收费。本文将指导您如何申请发票并高效管理预先资金支付流程。
注意：本文适用于所有未使用“客户管理”开票方式的客户。
为什么要预先资金支付？
预先资金支付具有以下关键优势：
- 避免项目中断：确保兑换账户有足够资金覆盖用户增加的积分消费。
- 无缝奖励流程：通过提前添加资金，管理员可以保证所有奖励及时发放，无需等待额外付款。
- 灵活的资金方式：资金可以通过平台直接使用ACH或信用卡添加，也可以通过平台外的ACH/电汇和纸质支票方式支付。
- 改进报告和预算管理：为特定项目预先资金支付有助于保持更清晰的财务记录。为大型项目（如假日或员工表彰奖励）设立独立预算，简化财务跟踪和报告。
如何预先资金支付大型奖励
进入计费页面
请按以下步骤进入计费页面：
- 点击屏幕右上角的管理员按钮。
- 选择计费标签，进入计费页面。
申请预付款发票
预先资金支付流程的关键步骤是申请发票。请按以下步骤操作：
- 导航至发票标签，点击申请发票。
- 输入申请的发票金额。此金额应反映预付款奖励项目的预计总额。
- 指明发票是否用于预付款：
- 如果是，选择正在预付款的项目、预算或元数据组/将从中扣除奖励积分的来源。
- 填写所需详细信息：
- 电子邮件地址：发票确认将发送至此邮箱。
- 采购订单号：如适用，可添加内部参考或组织使用的标识。
- 备注：填写相关细节或发票原因。
- 审核付款明细后，点击提交申请。
提交后，您将收到确认通知，发票将在24-48个工作小时内处理并发送。
监控资金可用性
发票处理完成后，资金将显示在计费页面资金汇总部分的存款栏中。
- 通过信用卡添加的资金即时到账，但会产生手续费。
- ACH付款无手续费，但处理时间为3-5个工作日。预先资金支付大型项目时需注意此时间，以避免延误。
- 预付款跟踪从付款收到的月份开始。例如，若12月15日为假日项目预付款，则跟踪将包括自12月1日起所有假日预算内的预付款。
向公司账户添加积分
接下来，需要向公司账户添加与存入资金等额的积分。操作步骤如下：
- 在计费页面点击添加积分。
- 输入所需积分数（与存入资金金额相等）。
- 输入备注后，点击添加积分。
- 选择确认。
存入的积分将显示在积分汇总部分的公司账户栏中。这些积分随后可根据需要分配到各预算中。有关预算创建和积分分配的详细说明，请参阅管理预算支持文章。
额外提示
- 创建独立预算和/或项目：对于大型项目，如假日奖金或员工表彰奖励，建议创建专门的预算和/或项目，以便更清晰的报告和资金跟踪。
- 提前规划：对于高峰奖励时期（如假日季），请提前预先资金支付账户，以避免奖励发放延迟。
- 监控兑换账户余额：定期检查计费页面上的兑换账户余额，确保奖励项目顺利运行。
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.