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与 Workday HRIS 的原生集成

更新

Awardco 是 Workday 的顶级合作伙伴，拥有 Workday 认证的原生 HRIS 集成。这种强大且自助式的集成通常对所有客户开放且免费部署，使设置变得简单、快速且安全。

 

将您的 Workday HRIS 与 Awardco 集成是自动化用户管理并保持员工数据同步的强大方式。此基于 API 的集成获得 Workday 认证，免费且自助服务，简化了流程，消除了手动文件传输的需要。它确保您的认可计划始终拥有最准确的信息，并支持比其他集成更多的语言。

 

本文将引导您完成整个设置过程，通常只需 10-15 分钟即可部署，从在 Workday 中创建专用用户到在 Awardco 中配置连接。首次设置集成时，务必按顺序执行步骤以确保连接成功。初始设置完成后，您可以返回本文的特定部分来管理您的设置。



 

  1. 集成系统用户（ISU）创建
  2. 在 Workday 中注册 Awardco 作为 API 客户端
  3. 在 Awardco 中进行 Workday 注册
  4. 映射来自 Workday 的员工数据字段
  5. 配置导入和常规设置
  6. 常见问题解答

 

集成系统用户（ISU）创建

在开始设置过程之前，您需要为 Awardco 创建一个专用的 ISU 账户。该用户将作为 Workday 和 Awardco 之间的专用连接点。请按照以下说明创建 ISU 并为其设置适当权限。

 

创建 ISU 账户

首先，您需要创建一个集成系统用户（ISU），该用户将拥有并运行集成任务。

  1. 在 Workday 搜索栏中输入“Create Integration System User”，然后点击该任务。
  2. 创建用户名和密码。您需要将这些信息分享给 Awardco，请务必将其安全保存。
  3. 建议您的 ISU 用户名以“ISU_”开头（例如 ISU_Awardco）。
  4. 确保密码强度符合 Workday 的最佳实践。如有需要，您可以稍后更新密码。
  5. 勾选“Do Not Allow UI Sessions”选项。此操作可防止任何人使用该凭据登录 Workday 用户界面，但 ISU 仍可用于 Web 服务和集成。

  6. 点击确定。

     

  7. 创建账户后，返回 Workday 搜索栏，搜索新建的 ISU。确保搜索类别为“整个 Workday”。

 

 

为 ISU/报告访问创建安全组

接下来，您需要创建一个安全组，将 ISU 分配给该组，以授予必要的权限。

  1. 在 Workday 搜索栏中输入“Create Security Group”，然后点击该任务。
  2. 在“Type of Tenanted Security Group”中选择“Integration System Security Group (Unconstrained)”。
  3. 为安全组命名。建议在名称中包含“ISSG”（例如 ISSG_Awardco）。

     
     
  4. 点击确定。
  5. 在下一屏幕的“Integration System Users”下，选择刚创建的 ISU，点击确定。



 

将域分配给安全组

最后，您需要将必要的安全域分配给新建的安全组，以便集成能够访问所需数据。

  1. 找到您刚创建的安全组。如果看不到，请确保搜索选项设置为“整个 Workday”，然后搜索安全组名称。
  2. 点击安全组的“相关操作”图标，悬停至“Security Group”，然后点击“Maintain Domain Permissions for Security Group”。

     
     
  3. 在“Domain Security Policies permitting Modify access”和“Domain Security Policies permitting Get access”两处，添加以下权限。这些权限对应您将从 Workday 获取的数据字段。需要“仅查看”权限，而非“修改”。
    • 人员数据：工作地址
    • 人员数据：家庭联系信息
    • 人员数据：姓名
    • 人员数据：出生日期
    • 人员数据：工作联系信息
    • 人员数据：家庭地址
    • 人员数据：个人信息
    • 员工数据：当前人员配备信息
    • 员工数据：服务日期
    • 员工数据：组织信息
    • 员工数据：在职及离职员工
    • 员工数据：所有职位
    • 员工数据：雇佣数据
    • 员工职位：查看
    • 员工数据：职位详情
    • 员工数据：公开员工报告
    • 员工数据：员工
    • 员工数据：系统 ID
    • 员工数据：员工 ID
    • 员工数据：员工档案上的职位头衔
    • Workday 查询语言
       
  4. 如果找不到特定域，您可能需要先授予其父域权限。
  5. 添加域后，在搜索栏输入“Activate Pending Security Policy Changes”，点击任务。


     
     
  6. 在下一屏幕，您将看到待激活的安全域列表。勾选“确认”框，点击确定。 

     

 

这些是集成所需的权限，但如果您需要更多数据，也可以在此处添加更多权限。 

 

 

在 Workday 中注册 Awardco 作为 API 客户端

现在，您将把 Awardco 注册为您 Workday 实例中的安全 API 客户端。

  1. 登录 Workday，使用您的管理员账户。
  2. 在搜索栏运行“Register API Client for Integrations”任务。


     
  3. 在表单中输入以下值：
    1. 客户端名称：Awardco
    2. 非过期刷新令牌：勾选此框。
    3. 范围：组织和角色、人员配备、个人数据、联系信息、系统
  4. 点击确定。

 

 

查找客户端 ID 和客户端密钥

在注册 Awardco 作为 API 客户端并点击确定后，您将在注册页面底部找到以下值。

  • 客户端 ID
  • 客户端密钥（仅显示一次）

 

请记录这些值。您将在 Awardco 集成设置过程中输入这些值。

 

重要提示：客户端密钥只能查看一次。如果未正确复制，您需要生成新的密钥。若需要生成新的客户端密钥，请参阅本文档的常见问题解答部分。

 

 

定位 API 和令牌端点

  1. 在 Workday 中，运行“View API Clients”任务。
  2. 注意页面顶部的以下值。您将在 Awardco 平台的集成设置中使用它们。
    • Workday REST API 端点
    • 令牌端点

 

 

定位刷新令牌

  1. 在 Workday 中，导航至同一“View API Clients”屏幕上的“API Clients for Integrations”标签页
  2. 找到您刚创建的 API 客户端
  3. 将鼠标悬停在名称旁，点击三点菜单（相关操作），选择 API Client > Manage Refresh Tokens for Integrations

     
     
  4. 选择您在设置开始时创建的 ISU，点击“确定”。

     
     
  5. 勾选“Generate New Refresh Token”框
  6. 记录刷新令牌。您将在 Awardco 平台的集成设置中使用它。

 

在 Awardco 中进行 Workday 注册

现在，您可以在 Awardco 平台内完成注册过程。

  1. 登录您的 Awardco 账户。
  2. 点击左侧导航菜单底部的“管理员”按钮。
  3. 点击“平台”，然后依次点击“集成”及“集成库”。
  4. 搜索并选择“Workday (HRIS)”。
  5. 点击“开始设置”。

     
     
  6. 如果尚未创建专用的 ISU 账户，请按照“创建集成系统用户（ISU）账户”部分的说明创建。创建后点击“下一步”。
  7. 如果尚未在 Workday 中注册 Awardco 作为集成的 API 客户端，请按照“在 Workday 中注册 Awardco 作为 API 客户端”部分的说明操作。注册后点击“下一步”。

     
     
  8. 在相应字段中输入客户端 ID 和客户端密钥。这些信息由 Workday 提供，位于“Register API Client for Integrations”页面底部。点击“下一步”。
  9. 注意：如果客户端 ID 或密钥输入错误，您需要生成新的客户端密钥。如需帮助，请参阅本文档的常见问题解答部分。

     
     
  10. 输入 Workday REST API 端点和令牌端点。点击“下一步”。 
  11. 注意：如果不确定这些值的位置，请参考本文档中“定位 API 和令牌端点”部分。

     
     
  12. 输入刷新令牌。点击“下一步”。
    • 注意：如果不确定该值的位置，请参考本文档中“定位刷新令牌”部分。 

       
       
  13. 随后您将收到 API 客户端成功注册的通知。点击“下一步”继续配置。
  14. 若希望将 Workday 中标记为“非活跃”的员工在 Awardco 中归档，请在此页面选择“归档员工”选项。推荐启用。 

     
     
  15. 如果希望 Workday 中员工的主邮箱地址覆盖他们在 Awardco 中输入的任何主邮箱，请选择“覆盖 Awardco 邮箱”选项。
    • 注意：此认证集成支持高级元数据类型，包括关联 (@) 和企业礼品 (^) 元数据。

       
       
  16. 完成初始设置后，点击“查看映射设置”以配置字段映射。

 

 

映射来自 Workday 的员工数据字段

映射设置

配置 Workday 与 Awardco 之间的用户数据映射。当从下拉菜单选择字段时，您将看到字段名称和来自 Workday 数据的示例值，帮助您轻松识别正确的映射。

 

标准字段

以下是集成接受的核心字段。确保在 Workday 列中选择了合适的字段，并与 Awardco 字段提示相匹配。

  1. 员工编号
  2. 名字
  3. 姓氏
  4. 首选名字
  5. 电子邮件
  6. 备用电子邮件
  7. 电话号码
  8. 用户名
  9. 密码
  10. 入职日期
  11. 出生日期
  12. 国家代码
  13. 语言
  14. 主管编号

 

自定义元数据

您可以导入额外的用户数据，这些数据可在平台中显示或用于配置高级设置。任何导入的字段必须基于 Workday 中的 Worker 对象。

  1. 点击“添加元数据字段” 

     
     
  2. 在左侧字段中输入您希望该字段值在 Awardco 中显示的名称。
  3. 从右侧下拉菜单中选择所需的元数据值。
  4. 点击值右侧的三点图标，可更改元数据类型或删除元数据字段。
  5. 请参考配置用户文件元数据支持文章了解更多可用的元数据类型。

 

 

映射字段后，点击“保存”，然后进入“常规设置”标签配置导入设置。

 

配置导入和常规设置

映射员工数据字段后，在“常规设置”标签中调整用户数据的导入方式。

  • 导入设置：显示上次成功导入时间、创建的用户数、更新的用户数、归档的用户数和恢复的用户数。
  • 自动导入频率：选择自动从 Workday 导入员工数据的频率（日、周或月）。
  • 暂停自动导入：点击此按钮可停止所有自动导入，直到您恢复它们。
  • 手动导入：点击“运行手动导入”将立即开始导入员工数据。
  • 用户文件预览：点击“下载预览”获取组织的用户文件 CSV，以验证数据准确性。

 



 

首次设置时，建议按以下顺序操作：

  1. 下载用户文件预览，检查 CSV 文件确保数据正确。
  2. 运行手动导入以更新员工数据。
  3. 选择自动导入频率。



 

高级设置

高级设置为您提供更多控制选项，以管理从 Workday 导入数据的方式。

  • 归档员工：自动移除不再包含在数据导入中的员工（推荐启用）。
  • 不归档：输入一系列员工编号，指定这些用户永远不被归档。
  • 覆盖邮箱：在每次导入时，用 Workday 的更新数据覆盖 Awardco 中的员工邮箱地址。
  • 覆盖入职日期：用 Workday 的入职日期替换 Awardco 中现有的入职日期。
  • 更新 API 客户端：如果您创建了新的 API 客户端，可以在此更新其信息。
  • 删除连接：断开 Workday 集成并删除所有设置。此操作不可撤销。


进行任何更改后，请点击“保存”。

 

常见问题解答

  • 问：Workday 认证原生集成的优势是什么？
    • 答：Workday 认证身份通过严格流程获得，包括安全检查、合规审计和客户访谈。此身份表明 Awardco 符合安全标准，有助于加速安全和 IT 审核，因为 Workday 已批准该集成。同时，这也证明 Awardco 是 Workday 的重要合作伙伴。
  • 问：新集成与旧 Workday 集成有何不同？ 
    • 答：新集成是 Workday 认证的原生集成，是重大升级。主要区别包括：
      • 认证身份：经 Workday 测试和认证，确保安全与合规。
      • 速度与成本：免费、自助服务，部署仅需 10-15 分钟。旧版更复杂。
      • 功能性：支持关联 (@) 和企业礼品 (^) 等高级数据字段。
      • 语言支持：支持 49 种语言，是市场上最灵活的集成。
  • 问：如果找不到特定安全域或权限怎么办？ 
    • 答：如果找不到特定权限，您可能需要先授予 ISU 其父域权限。如果仍有问题，请联系您的 Workday 管理员或Awardco 技术客户成功团队寻求帮助。 
  • 问：注册时客户端密钥复制错误怎么办？
    • 答：客户端密钥创建后仅显示一次。如果复制错误，您需要生成新的客户端密钥，旧密钥将失效。生成新密钥步骤如下：
      • 运行 Workday 中的“View API Clients”任务。
      • 切换至“API Clients for Integrations”标签页。
      • 在列表中找到您的客户端，鼠标悬停至省略号。
      • 选择“生成新的客户端密钥”选项

         
         
      • 勾选“确认”框，点击“确定”。
      • 新客户端密钥将在下一屏幕显示。
  • 问：我可以以后返回编辑映射或设置吗？ 
    • 答：可以！您可以随时从 Awardco 的 Workday HRIS 集成页面轻松访问“映射员工数据字段”或“配置导入和常规设置”部分。这些部分设计用于持续管理，初次设置后均可访问。

 

Workday HRIS 集成对比

功能

Awardco SFTP

Workday HRIS（认证）

Workday HRIS（旧版）

设置模式

✅ HRIS 通过 SFTP 向 Awardco 发送用户数据，Awardco 提供 HRIS 用于设置的连接详情

✅ 基于 API 的 Workday 集成，在 Awardco 中使用客户端 ID、客户端密钥、端点和刷新令牌配置

✅ 通过 ISU、自定义报告所有权及报告 URL 与 Awardco 共享的 Workday 自定义报告设置

费用

✅ 免费

✅ 免费

✅ 免费

设置复杂度

✅ 自助服务，设计用于自动化，建议在设置时有 HRIS 或 IT 支持

✅ 自助服务，通常 10–15 分钟内部署完成

⚠️ 比认证原生集成更复杂，需要创建自定义报告并在 Workday 中共享报告

Workday 认证

➖ 不适用

✅ 是

❌ 否

关联 (@) 元数据

✅ 通过用户文件格式和导入文件的元数据处理支持

✅ 支持

❌ 不支持

企业礼品 (^) 元数据

✅ 通过用户文件格式支持导入文件

✅ 支持

❌ 不支持

导入频率

✅ 调度由 HRIS 设置配置（如果可用）

✅ 支持每日、每周或每月自动导入，及按需手动导入

✅ 设置后可配置频率



 

如有任何疑问，请联系 Awardco 管理支持。

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