当员工离开您的组织并在您的 Awardco 平台中被归档时，他们将失去使用积分的权限。对于对员工授予的积分征税的组织，甚至对于不征税的组织，他们通常会感到有义务向员工兑现剩余积分的价值。针对已归档用户的积分自动兑换功能可以帮助实现这一价值。本文将介绍此功能的含义、工作原理、设置方法，并在最后包含常见问题解答部分。
积分自动兑换
如果员工在预定的时间内被归档，他们剩余的合资格积分将自动兑换为虚拟预付卡，并发送到其账户绑定的备用邮箱。积分自动兑换的条件包括：
- 已提供备用邮箱地址
- 积分可用于兑换预付卡
- 满足任何预付卡的最低和最高面额要求
如果上述任何条件未满足，积分可以保留在用户账户中，或退回公司账户。
备用邮箱地址的收集
备用邮箱地址必须是个人邮箱地址，因为员工将无法再访问其工作邮箱。Awardco 强烈建议通过用户文件中的“备用邮箱”列提交备用邮箱地址。如果并非所有员工的备用邮箱地址都已知，建议提交所有已知地址。未在用户文件中包含备用邮箱地址的员工，在功能启用后首次登录时将被提示提供备用邮箱地址。
兑换预付卡的资格
目前，已归档用户剩余积分唯一可兑换的选项是预付卡。如果您的组织没有将预付卡作为兑换选项，用户将无法兑换已归档用户的积分。积分自动兑换功能仅适用于可用于兑换预付卡的积分，以及符合预付卡最低/最高兑换要求的积分。如果归档用户的积分余额低于账户信息中所列国家的最低要求，或高于最高限额，积分自动兑换将不会触发，因为无法全部兑换积分，积分将保留在归档用户账户中。以下是根据归档用户账户信息中所列国家的每日预付卡限额：
- 美国（1-1,000 美元）
- 日本（500-100,000 日元）
- 印度（500-10,000 印度卢比）
- 所有其他国家（5-1,000 美元）
如果用户之前已被归档且符合所有条件，但触发日期已过，一旦启用该功能，只要用户是在30天内归档的，其积分将在次日晚自动兑换。如果用户归档时间超过触发日期30天，且启用该功能，则积分将保留在归档用户账户中。
当积分自动兑换为预付卡时，归档用户将收到发送至其备用邮箱收件箱的电子邮件。该邮件是交易邮件模板，与用户手动兑换预付卡时收到的邮件完全相同。
设置流程
要设置此功能，我们需要知道用户归档后多少天触发积分自动兑换。强烈建议在您提交用户文件的频率基础上增加几天（例如，如果您每周提交用户文件，建议设置该功能在员工归档后八天或更长时间触发。这样，如果员工被误归档，可以通过新文件纠正错误，避免积分被自动兑换。无论触发日是否为节假日或周末，积分都会在触发日兑换并发送预付卡。
常见问题解答
1. 收集到备用邮箱地址后，可以更改吗？
员工可以随时通过“我的资料”部分更改其个人邮箱地址。
2. 我在哪里可以查看备用邮箱地址？
可通过点击“进入管理员”按钮进入管理员页面，点击左侧导航菜单中的“报告”，打开名为“用户”的报告查看。该报告会显示平台中列出的主邮箱和备用邮箱地址。如果某用户未显示备用邮箱地址，说明其账户未绑定备用邮箱，且其离职后积分不会自动兑换。
3. 所有员工都会被提示输入个人备用邮箱地址吗？
只有当组织启用了积分自动兑换功能，且员工之前未提供备用邮箱或用户文件中未提交备用邮箱时，员工才会被提示提供备用邮箱地址。
4. 员工必须提供备用邮箱地址吗？
如果启用了积分自动兑换功能，所有员工若用户文件中未提供备用邮箱地址，将被要求输入包含‘@’符号且以‘.com/gov/etc.’结尾的邮箱地址。
5. 主邮箱和备用邮箱可以相同吗？
主邮箱和备用邮箱可以相同。并非所有员工都会被分配工作邮箱，这意味着他们的主邮箱和备用邮箱通常相同。但备用邮箱不得为工作邮箱。如果是工作邮箱，积分将自动兑换为预付卡并发送至该邮箱，无论该邮箱是否活跃且用户是否能访问。
6. 员工何时会收到虚拟预付卡？
积分自动兑换功能可设置为在用户归档后最早两天内兑换积分。积分兑换后，虚拟预付卡应在当天发送至用户邮箱收件箱。
7. 自动兑换的订单如何在平台中显示？
通过积分自动兑换功能自动兑换的虚拟预付卡将在报告和个人订单历史中显示，就如同用户自行购买的卡片一样。
8. 如果员工输入虚假邮箱或将工作邮箱重复作为备用邮箱，积分会保留在账户中吗？
积分将自动兑换，虚拟预付卡会发送到归档用户账户绑定的备用邮箱。员工需自行确保提供准确的邮箱地址，必要时更新邮箱地址。
9. 用户归档后多少天触发积分自动兑换为最佳实践/推荐？
最佳实践是将积分自动兑换触发天数设置为比组织提交用户文件的频率多一天。例如，如果用户文件每两周提交一次，建议将积分自动兑换设置为15天触发。积分自动兑换的最短触发时间为归档后2天。
10. 如果积分不符合自动兑换资格，最佳实践/推荐的归档（退回公司账户）时间是多少天？
最佳实践是将积分归档（或退回公司账户）的天数设置为积分自动兑换触发天数之后至少两天。例如，若积分自动兑换设置为归档后15天触发，则归档积分功能应设置为在归档后至少17天将不符合自动兑换资格的积分退回公司账户。积分归档的最短时间为归档后7天。
11. 非积分自动兑换国家：如果启用积分自动兑换，但员工所在国家没有预付卡兑换选项，会发生什么？
积分不会自动兑换，将保留在账户中，或如果启用了归档积分功能，则退回公司余额。
12. 如果没有备用邮箱，积分自动兑换会怎样？
不会发生任何操作。积分将保留在余额中，且不会发送虚拟预付卡，因为备用邮箱字段为空。没有备用邮箱的员工积分通常会保留在钱包中，直到下一个常见自动化（如归档移除）触发。
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.