为您的账户充值

每个组织都会设立一个兑换账户。组织需先为该账户充值，才能使用积分购买产品。就像银行要求支票必须有现金支持一样，Awardco平台上的积分必须有足够的现金支持，以满足所有产品兑换需求。Awardco不会预付贵公司商品或购买的费用。每个组织负责为其在Awardco平台上的兑换充值。未充值的订单将不会被处理，且会保持待处理状态，直至收到付款。

贵组织的兑换账户是由Awardco持有的无息商业支票账户。存入该账户的资金用于处理并支付贵组织授权用户在Awardco平台上的兑换。可以将其视为公司资金的暂存处，专门用于履行员工奖励。这些资金在Awardco账上被视为负债，反映出这些资金仍属于贵组织，直到用于兑换为止。

兑换账户按照美国公认会计原则（U.S. GAAP）运作，这意味着Awardco将汇入兑换账户的款项视为预付资产，只有在实际发生兑换时才计入费用。您可以通过平台上的“支出金额”和“兑换账户”报告监控兑换账户的余额和交易。重要的是，兑换账户与Awardco的运营账户分开，账户内资金仅用于贵组织的兑换。

兑换账户应如何进行会计核算？

根据美国公认会计原则（U.S. GAAP）及配比原则，Awardco建议客户将汇入兑换账户的款项视为预付资产。只有在实际发生兑换时，款项才计入费用。

为帮助您核对预付资产账户，Awardco平台提供了两份报告：

• “支出金额报告”跟踪兑换情况。
• “兑换账户报告”显示账户的存款和兑换情况。

充值方式

组织可以通过以下两种方式为积分充值：

1) 客户自行管理开票：管理员可以先通过账单页面存入资金，支持相应积分。充值有三种方式：

1. 信用卡 - 管理员可以使用信用卡在平台上充值。请注意，账单页面通过Stripe处理的信用卡支付（充值/支付发票等）目前仅对使用美元且位于美国实例的组织开放。信用卡手续费按支付金额不同而不同：
   • $0-$499.99 = 5%手续费
   • $500-$999.99 = 4%手续费
   • $1000以上 = 3%手续费
2. ACH - 管理员可以上传银行信息，直接在平台发起ACH支付。无手续费。资金到账并存入兑换账户后，积分即可使用，通常需要3-5个工作日。
3. 请求发票 - 管理员可以请求发票，发票将在请求后1-2个工作日内发送。收到付款并存入兑换账户后，积分即可使用。对于非美国实例或使用非美元货币的组织，这是主要的充值方式。

2) 按月开具已授予积分的发票*：在Awardco平台的管理员门户中，您可以按周、月、季度、年或按需添加积分。每月1日，系统会为上月授予的积分金额开具发票。由于兑换账户初始无资金，此方式需要预先缴纳保证金。保证金还作为对账单间期间新增、授予或兑换积分的透支保护，以确保整个月份兑换顺畅。Awardco建议保证金为组织年度预算的20%，具体可与您的客户经理商议。如兑换账户资金不足，订单将不会被处理，且保持待处理状态，直至收到付款。

            授予加信用开票——如果贵组织内部已完成Awardco平台上显示的兑换物品，此计费方式将对授予积分计费，并从总额中扣减（抵扣）任何客户已完成的兑换。可根据需求提供CSV报告，显示上月授予的积分及底部的抵扣项，代表内部兑换物品的积分价值。

注意：请记住，这不是“用完即失”的模式。回到银行的类比，这些资金是您的钱。兑换账户的目的是为您的积分提供资金保障，确保订单顺利完成。

*使用PPP时，计费金额以授予积分的基础价值为准，而不一定是授予积分的数量。积分兑换时的价值可能与计费金额不符，因为PPP值可能从发行到兑换期间发生变化。PPP值更新时会发布通知，但在更改前会提供机会请求不更新PPP值。

充值请求发票

您可能会不定期收到Awardco的“充值请求发票”。这些是为满足未来兑换需求而建议的估计资金，用于帮助您保持兑换账户的正余额，类似于金融机构的保证金账户。

请注意，这些请求（通常以“SO#####”等文件名标识）不是正式发票，也不构成向Awardco的付款义务。它们仅是建议，以确保员工兑换流程不中断。虽然您没有合同义务支付，但建议保持充足余额以获得顺畅的使用体验。您也可以主动充值，无需等待充值请求发票。

如何向您的兑换账户存入资金

存款信息可在您的任何发票或充值请求发票上找到。目前，Awardco接受以下付款方式：

• ACH转账
• 电汇
• 支票
• 信用卡：您也可以通过平台的账单页面使用信用卡支付充值请求发票。（请注意，信用卡目前不支持直接支付订阅、专业服务或企业礼品项目的发票）。

重要提示：虽然Awardco使用同一银行账户接收充值请求发票和其他发票的付款，但资金每天都会被审核并划分到相应账户（即充值请求发票款项进入兑换账户，其他发票款项进入Awardco运营账户）。