Dieser Artikel beschreibt die Schritte zur korrekten Formatierung Ihrer .CSV-Benutzerdaten für den Transfer. Eine korrekte Formatierung ist entscheidend für eine vollständig funktionierende Plattform. Falsche Formatierung kann zu langen Verzögerungen führen und im schlimmsten Fall die Funktionalität Ihrer Plattform stark beeinträchtigen. Hier ist eine Benutzerdaten-Vorlage zu Ihrer Referenz.
- Format
- Kopfzeilen- und Feldformatierung – Mindestanforderungen
- Kopfzeilen- und Feldformatierung – Optional
- Hinweise zu Pflicht- und optionalen Feldern
- Regionale Einstellungen für CSV-Dateien
Format
Egal, ob Sie Ihre Benutzerdaten manuell ablegen oder automatisiert per SFTP oder API übertragen, müssen Sie Ihre Benutzerdaten gemäß den folgenden Richtlinien formatieren:
- Dateien müssen im .CSV-Format vorliegen
- Wenn Ihre Benutzer Sonderzeichen in ihren Namen haben, wie "ü" oder "ç", muss die Datei im CSV UTF-8-Format gesendet werden.
-
Vollständige Benutzerdaten müssen jedes Mal komplett hochgeladen werden.
- Dies stellt sicher, dass die Awardco-Plattform gekündigte Mitarbeiter und Berichtshierarchien berücksichtigen kann.
- Spaltenüberschriften aus Ihren HRIS-Berichten müssen genau mit dem Text im untenstehenden Beispiel .CSV übereinstimmen.
Kopfzeilen- und Feldformatierung – Mindestanforderungen
| Mitarbeiter-ID | Eine eindeutige Kennung für jeden Mitarbeiter und die primäre Anmeldeinformation. Typischerweise eine Zahlenkombination, kann aber auch eine E-Mail oder Buchstaben sein, wenn keine andere eindeutige Kennung existiert. (Hinweis: IDs sind case-sensitiv und haben eine maximale Zeichenbegrenzung von 100) |
04686 2749218 FLast@company.com |
| Vorname | Vorname des Mitarbeiters. Begrenzung auf 100 Zeichen. | James |
| Nachname | Nachname des Mitarbeiters. Begrenzung auf 50 Zeichen. | Hendricks |
| Die eindeutige E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Diese kann vom Mitarbeiter geändert werden, wird als Anmeldeinformation und primäre Kommunikationsmethode verwendet. Obwohl das System keinen Fehler ausgibt, wenn dieses Feld fehlt, ist es für eine reibungslose Benutzererfahrung ein Pflichtfeld. Begrenzung auf 100 Zeichen. | FLast@company.com |
Kopfzeilen- und Feldformatierung – Optional
* - stark empfohlenes Feld
| Bevorzugter Vorname | Der bevorzugte Vorname wird, wenn vorhanden, in allen benutzerorientierten Funktionen der Plattform angezeigt (einschließlich E-Mails). Die Admin-Seite der Plattform verwendet weiterhin die Spalte Vorname. Begrenzung auf 100 Zeichen. | Jimmy |
| Sekundäre E-Mail | Die persönliche, nicht berufliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Diese kann vom Mitarbeiter geändert werden. Wenn Sie die Funktion Point Auto Redemption verwenden, wird an diese E-Mail die Prepaid-Karte geschickt, wenn der Mitarbeiter gekündigt wird. Dieses Feld muss nicht ausgefüllt werden, wenn Ihr Unternehmen die Point Auto Redemption Funktion nicht nutzt. Begrenzung auf 100 Zeichen. | FirstLast21@gmail.com |
| Telefonnummer | Die Arbeits- oder private Telefonnummer des Mitarbeiters. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Telefonnummer im korrekten Format (+11234567890) einzugeben, wenden Sie sich an Ihren Awardco-Ansprechpartner. | +11234567890 |
| Benutzername | Optionaler Benutzername für den Zugriff auf die Plattform. Benutzer-ID und E-Mail können ebenfalls für den Zugriff genutzt werden, daher ist ein Benutzername selten erforderlich. Begrenzung auf 100 Zeichen. | FLast FirstLast FL0730 |
| Vorgesetzten-ID* | Die Vorgesetzten-ID wird verwendet, um die Plattform-Hierarchie aufzubauen. Alle Einträge müssen einer ID in der Mitarbeiter-ID-Spalte entsprechen, um Benutzer korrekt einem Vorgesetzten zuzuordnen. |
04686 2749218 FLast@company.com |
| Ländercode* | ISO 2-stelliger Ländercode (muss im ISO2-Format sein) Begrenzung auf 2 Zeichen. | US, CA, GB, FR |
| Passwort | Vorgegebene Anmeldedaten für jeden Mitarbeiter. Nicht erforderlich, wenn SSO konfiguriert ist. | uw54gw84fs |
| Einstellungsdatum* | Das Datum, an dem ein Jubiläumserkennungs-Trigger ausgelöst wird. (Verwenden Sie das Einstellungsjahr, NICHT das aktuelle Jahr.) | YYYY-MM-dd, MM/DD/YYYY, M/D/YYYY, DD-MMM-YY |
| Geburtsdatum | Das Geburtsdatum des Mitarbeiters (Jahr ist optional. Es kann enthalten sein, wird aber abgeschnitten) | YYYY-MM-DD, MM/DD/YYYY, M/D/YYYY, MM-DD, M-D, MM/DD, M/D, 0000-MM-DD |
| Sprache | Die bevorzugte Sprache des Mitarbeiters. Wichtig für transaktionale E-Mails. Muss in einem unterstützten Sprach- oder Ländercode-Format sein. Begrenzung auf 5 Zeichen. | Die Sprachcodes finden Sie im Artikel zur Mehrsprachigkeit von E-Mails. Z.B. "en" für "Englisch" oder "en-gb" für "Englisch (Vereinigtes Königreich)" |
| # | Metadaten, die mit einem "#" gekennzeichnet sind, müssen den gleichen Text enthalten, der aus Ihrer Benutzerdaten-Datei generiert wird. Begrenzung auf 200 Zeichen für Kopfzeile und 200 Zeichen für den Wert. | #Standort, #Adresse, #Sprache |
| @ | Beim Einrichten von Genehmigungen für Anerkennungsprogramme können Sie zugehörige Metadaten verwenden, um einen Benutzer mit anderen Benutzern außer seinem Vorgesetzten zu verknüpfen. Um eine Verknüpfung einzurichten, fügen Sie der Importdatei eine neue Spalte mit einer Überschrift hinzu, die mit einem "@"-Symbol beginnt. Hinweis: Zugehörige Metadaten funktionieren nicht, wenn eine bestehende Metadatenspalte verwendet wird. Bitte erstellen Sie immer eine neue Spalte in der Benutzerdaten-Datei; das Ändern von "#" zu "@" funktioniert nicht. Siehe Konfiguration von Benutzerdaten-Metadaten für weitere Informationen. | @Abteilungsleiter VP |
| ^ | Wenn ein Corporate-Gifting-Programm über Awardco durchgeführt wird (physische Artikel wie Tafeln, Acrylglas, gedruckte Zertifikate, Zahlen oder Bonusboxen), müssen Versandfelder in der Benutzerdaten-Datei enthalten sein und jede Spalte benötigt ein Caret-Zeichen, um die Daten verarbeiten zu können. Daten in Spalten mit ^ werden in die Plattform hochgeladen, sind jedoch verborgen – die Daten sind für Administratoren oder Benutzer innerhalb der Plattform nicht sichtbar. Siehe Konfiguration von Benutzerdaten-Metadaten für weitere Informationen. | ^Vorname des Vorgesetzten |
| ~ | Sensitive Metadaten sollten für sensible Mitarbeiterdaten verwendet werden, die nicht breit in der Plattform angezeigt werden sollen. Um Sensitive Metadaten in einer Benutzerdaten-Datei zu konfigurieren, fügen Sie der Importdatei eine neue Spalte mit einer Überschrift hinzu, die mit einem ~-Symbol beginnt. Sensitive Metadaten benötigen keine standardisierten Spaltennamen oder Werte, wie reguläre Metadaten. Allerdings darf eine Sensitive Metadaten-Spalte nicht denselben Namen wie eine reguläre Metadaten-Spalte haben, auch wenn das reguläre Metadatenfeld archiviert wurde. Wenn Sie zuvor ein sensibles Feld als reguläre Metadaten importiert haben, ändern Sie das Präfix der Überschrift von # zu ~ und benennen Sie die Spalte um. Sensitive Metadaten werden nur in Engage-Berichten, der Änderungsprotokollseite und HRIS-Integrationsseiten angezeigt. Sie werden in anderen Berichten oder Plattform-Einstellungen nicht angezeigt. Siehe Konfiguration von Benutzerdaten-Metadaten für weitere Informationen. | ~Geschlecht |
Hinweise zu Pflicht- und optionalen Feldern
-
Felder entfernen: Keiner der folgenden Feldwerte kann durch Importieren eines leeren oder Null-Werts in der Benutzerdaten-Datei entfernt werden; die Plattform behält die bestehenden Daten bei. Die einzige Ausnahme ist Benutzername, der auf null gesetzt werden kann:
- Mitarbeiter-ID
- Vorname
- Nachname
- Bevorzugter Vorname
- Sekundäre E-Mail
- Geburtsdatum
- Einstellungsdatum
- Telefonnummer
- Ländercode
- E-Mail-Feld: Obwohl die Plattform eine Benutzerdaten-Datei ohne E-Mail-Spalte verarbeiten kann, gilt sie als Pflichtfeld. Die Angabe einer E-Mail-Adresse für jeden Mitarbeiter ist entscheidend für eine funktionierende und erfolgreiche Plattform, da Workarounds für fehlende E-Mail-Adressen zu einer schlechten Benutzererfahrung führen können.
- Vorgesetzten-ID: Jede Person, die in einem Vorgesetztenfeld aufgeführt ist, wird als Teil einer Hierarchie aller direkten Berichte angenommen. Jede Person, die nicht als Vorgesetzter aufgeführt ist, wird als Mitarbeiter betrachtet. Wenn die Vorgesetzten-ID eines Mitarbeiters nicht Teil der Plattform ist, wird diese Vorgesetzten-ID ignoriert. Wenn die Vorgesetzten-ID des Mitarbeiters ignoriert wird, wird angenommen, dass er keinen Vorgesetzten hat. Die Benutzerdaten-Datei gibt keinen Fehler aus, wenn Vorgesetzten-IDs nicht als Mitarbeiter gelistet sind.
- Passwörter: Wenn Mitarbeiter E-Mail-Konten haben, empfiehlt Awardco dringend die Verwendung von SSO (Single Sign-On) oder eines Login-Codes für den Zugriff auf die Awardco-Plattform. Wenn Mitarbeiter keinen SSO-Zugang oder E-Mail-Konten haben, können generische Benutzernamen und eindeutige Passwörter verwendet werden, um sich anzumelden. Eindeutige Passwörter sind leicht kommunizierbar und schützen das Passwort im Allgemeinen. Zum Beispiel die letzten vier Ziffern der Sozialversicherungsnummer. Einheitliche Passwörter werden NICHT empfohlen. Einheitliche Passwörter umfassen generische Passwörter wie „Password“, „awards“ oder „Company2018“.
- Single Sign-On ist die bevorzugte Verifizierungsmethode von Awardco. SSO ist ein Authentifizierungsverfahren, das es einem Benutzer erlaubt, sich mit einer einzigen ID und einem Passwort bei mehreren Softwaresystemen anzumelden. Wenn SSO als Anmeldemethode Ihres Unternehmens verwendet wird, können die Spalten Benutzername und Passwort weggelassen oder leer gelassen werden.
- Login-Code ist die bevorzugte Methode, wenn SSO nicht verfügbar ist. Mitarbeiter erhalten beim Programmstart einen einzigartigen Login-Code per E-Mail. Dieser einzigartige Link gewährt dem Mitarbeiter den ersten Zugang und fordert ihn auf, ein Passwort für die zukünftige Verwendung zu erstellen. E-Mails sind für alle Nutzer, die einen Login-Code verwenden, erforderlich. Die Spalten Benutzername und Passwort können weggelassen oder leer gelassen werden.
- Eindeutige Passwörter werden für Unternehmen empfohlen, die weder SSO noch Login-Code per E-Mail nutzen können. Eindeutige Passwörter sind leicht kommunizierbare Werte und schützen das Passwort im Allgemeinen. Zum Beispiel die letzten vier Ziffern der Sozialversicherungsnummer.
- Einheitliche Passwörter werden NICHT empfohlen. Einheitliche Passwörter umfassen generische Passwörter wie „Password“, „awards“ oder „Company2018“.
- Sprache: Die Angabe der bevorzugten Sprache des Mitarbeiters ist hilfreich, wenn Sie transaktionale E-Mails in einer anderen Sprache senden möchten. Die Sprachcodes finden Sie im Artikel zur Mehrsprachigkeit von E-Mails. Unterstützte Werte können ein zweistelliger Sprachcode oder eine Lokalisierungsversion sein, z. B. en, en-gb oder fr-ca.
- Metadaten: Damit ein benutzerdefiniertes Feld im Awardco-System enthalten ist, MUSS die Spaltenüberschrift mit einem „#“ beginnen. Zusätzliche Spalten ohne „#“ in der Kopfzeile werden beim Import ignoriert. Zusätzliche Felder werden für Berichtszwecke verwendet und können in Berichten als Filter genutzt werden. Werte sind auf 200 Zeichen begrenzt.
- Corporate Gifting: Awardco kann zusätzliche Felder für die Verwaltung von Corporate-Gifting-Artikeln anfordern.
Regionale Einstellungen für CSV-Dateien
CSV-Dateien können in Excel aufgrund unterschiedlicher regionaler Einstellungen manchmal falsch angezeigt werden. Insbesondere unterscheidet sich das Standard-Trennzeichen je nach Region: In den USA ist es ein Komma (,), während in vielen anderen Ländern ein Semikolon (;) verwendet wird. Dies kann dazu führen, dass alle Daten in einer einzigen Spalte angezeigt werden, wenn die Datei in Excel geöffnet wird.
Um sicherzustellen, dass Ihre CSV-Dateien in Excel unabhängig von den regionalen Einstellungen korrekt geöffnet werden, befolgen Sie diese Schritte:
Option 1: Regionale Einstellungen in Excel ändern
- Öffnen Sie Excel.
- Gehen Sie zu Datei > Optionen > Erweitert.
- Scrollen Sie zum Abschnitt Bearbeitungsoptionen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Systemtrennzeichen verwenden (falls noch nicht aktiviert).
- Stellen Sie sicher, dass das Dezimaltrennzeichen ein Punkt (.) und das Tausendertrennzeichen ein Komma (,) ist.
Option 2: Listentrennzeichen in den Regionaleinstellungen (Windows) ändern
- Öffnen Sie die Systemsteuerung.
- Gehen Sie zu Uhr und Region > Region > Weitere Einstellungen....
- Suchen Sie im Dialogfeld Format anpassen das Feld Listentrennzeichen und ändern Sie es auf ein Komma (,).
- Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
Option 3: Spalten nach dem Öffnen manuell ändern
Wenn Sie die regionalen Einstellungen nicht ändern möchten, können Sie das Trennzeichen in Excel manuell angeben:
- Öffnen Sie Excel.
- Gehen Sie zu Daten > Aus Text/CSV.
- Wählen Sie Ihre CSV-Datei aus und klicken Sie auf Importieren.
- Wählen Sie im Import-Assistenten Getrennt und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie Komma als Trennzeichen und klicken Sie auf Fertig stellen.
Hinweis: Das manuelle Ändern der Spalten mit dieser Methode wird für Awardco-Berichte nicht empfohlen. Dies liegt daran, dass die Daten oft Kommas und Semikolons enthalten, was zu falschen Spaltentrennungen und ungenauen Berichten führen kann.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, sollten Sie die CSV-Dateien in Excel korrekt anzeigen können, was eine reibungslose Datenverwaltung und genaue Berichte gewährleistet.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.