Als Plattformadministrator ist das Einrichten einer Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen eine einfache Möglichkeit, eine wiederkehrende Aufgabe zu automatisieren. Egal, ob Sie eine Geldprämie vergeben oder einfach eine Glückwunsch-E-Mail senden – die Automatisierung übernimmt dies für Sie. Sie können auch eine Benachrichtigung an den Vorgesetzten planen, die am oder vor dem Geburtstag des Mitarbeiters gesendet wird, um sicherzustellen, dass der Vorgesetzte über das bevorstehende Ereignis informiert ist.
Hinweis: Wenn Mitarbeiter keine Geburtstagsanerkennungen erhalten möchten, müssen sie den Anweisungen im Artikel „Abmeldung von Geburtstagsanerkennungen“ folgen. Sobald sich ein Mitarbeiter abgemeldet hat, können Administratoren und Vorgesetzte das Geburtsdatum des Mitarbeiters in deren Konto nicht mehr sehen. Diese Aktion kann vom Mitarbeiter bei Bedarf rückgängig gemacht werden.
- Erstellen eines Programms für Geburtstagsauszeichnungen
- Zugriff auf die Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen
- Standardeinstellungen
- Regeln hinzufügen/bearbeiten
- Starten der Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen
- CSV hochladen
Erstellen eines Programms für Geburtstagsauszeichnungen
Bevor Sie beginnen, erstellen Sie ein „Platzhalter“-Anerkennungsprogramm. Dies sorgt für eine saubere Berichterstattung, die die über die Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung gesendeten Anerkennungen genau widerspiegelt. Um ein Geburtstagsanerkennungsprogramm einzurichten:
- Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Anerkennung“, dann „Programme“ und anschließend „Anerkennungsprogramme“ aus.
- Wählen Sie auf der Einstellungsseite für Anerkennungsprogramme „Automatisiertes Programm erstellen“ aus.
- Geben Sie den Programmnamen (z. B. „Geburtstage“), den Programmtyp („Geburtstag“) und das Award-Netzwerk (das Netzwerk der Einlösemöglichkeiten für Punkte, die durch Geburtstage verdient wurden) ein.
- Klicken Sie auf „Programm erstellen“.
Sie sind nun bereit, die Geburtstagsautomatisierung einzurichten.
Zugriff auf die Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen
So greifen Sie auf die Einstellungen der Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen zu:
- Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Anerkennung“, dann „Programme“ und anschließend „Geburtstagsauszeichnungen“ aus.
Standardeinstellungen
Bevor Sie neue Regeln hinzufügen, passen Sie die Standardeinstellungen an. Um die Standardeinstellungen zu konfigurieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Standardeinstellungen“. Diese Einstellungen gelten für alle Regeln der Geburtstagsauszeichnung, sofern sie nicht durch die CSV-Upload-Funktion überschrieben werden.
Allgemein
- Von: Wählen Sie den Benutzer aus, von dem die Anerkennung ausgeht (normalerweise ein allgemeines Anerkennungskonto), oder aktivieren Sie die Option „Vom Vorgesetzten“, damit die Anerkennung vom direkten Vorgesetzten des Auszeichnungsempfängers kommt.
- Hinweis: Geben Sie eine Nachricht ein, die mit der Anerkennung angezeigt wird. Je nach Konfiguration Ihrer E-Mail-Vorlage kann diese Notiz direkt im Posteingang des Mitarbeiters zugestellt werden. Während Notizen normalerweise kurz sind, können Sie eine längere Nachricht (bis zu 1000 Zeichen) einschließen.
- Sichtbarkeit: Wählen Sie aus, ob die Anerkennung im sozialen Feed sichtbar oder privat sein soll, indem Sie dieses Dropdown-Menü verwenden. Wir empfehlen, Anerkennungen öffentlich zu machen, damit alle Geburtstage gewürdigt werden können.
-
Programmname: Bestimmen Sie das Programm, unter dem die Auszeichnung eingereicht wird, mit diesem Dropdown-Menü. Die Auswahl eines Programms ist optional, sorgt jedoch für konsistente Berichterstattung und kann Auszeichnungen auf bestimmte Award-Netzwerke beschränken. Um ein automatisiertes Anerkennungsprogramm zu erstellen:
- Gehen Sie zu den Einstellungen für Anerkennungsprogramme.
- Klicken Sie auf „Automatisiertes Programm erstellen“.
- Benennen Sie das Programm, wählen Sie den Programmtyp und das Award-Netzwerk aus und klicken Sie auf „Absenden“.
- Budget: Wählen Sie das Budget aus, aus dem die Punkte entnommen werden, indem Sie das Dropdown-Menü verwenden.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Benachrichtigungen
- Benachrichtigungszeit senden: Wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der die Geburtstagsbenachrichtigung an den Empfänger gesendet wird. Die Zeitzone jedes Mitarbeiters basiert auf dem zugehörigen Ländercode in der Benutzerdatei. Siehe die Ländercode-Tabelle, um die passende Zeitzone zu bestimmen. Aktivieren Sie das Kästchen, wenn Benachrichtigungen auch samstags und sonntags gesendet werden sollen. Wenn ausgewählt und das Geburtsdatum auf ein Wochenende fällt, wird die Benachrichtigung am vorhergehenden Werktag gesendet.
- Senden basierend auf: Wählen Sie aus, ob die Auszeichnung am Geburtstag des Benutzers, am Montag vor dem Geburtstag oder am ersten Tag des Geburtstagsmonats gesendet wird.
- Mitarbeiterbenachrichtigung senden: Aktivieren Sie diese Option, um dem Empfänger der Geburtstagsauszeichnung eine Benachrichtigung zu senden. Wählen Sie dann die E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus, die verwendet wird, um den Empfänger zu benachrichtigen. Überprüfen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage, indem Sie die Option „E-Mail-Vorlagen verwalten“ auswählen.
- Vorgesetztenbenachrichtigung senden: Aktivieren Sie diese Option, um dem Vorgesetzten des Empfängers der Geburtstagsauszeichnung eine Benachrichtigung zu senden. Wählen Sie dann die E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus, die verwendet wird, um den Vorgesetzten zu benachrichtigen. Überprüfen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage, indem Sie die Option „E-Mail-Vorlagen verwalten“ auswählen. Legen Sie anschließend die Benachrichtigungszeit für den Vorgesetzten mit dem Feld „Benachrichtigungszeitpunkt“ fest. Wenn Sie „0“ eingeben, wird die E-Mail mit der Vorgesetztenbenachrichtigung am Geburtstag des Empfängers gesendet.
Klicken Sie auf „Speichern.“
Ausnahmen
Aktivieren Sie die Einstellung „Ausnahmen“, um bestimmte Gruppen oder Einzelpersonen von Geburtstagsauszeichnungen auszuschließen. Geben Sie dann die Personen oder Metadatenwerte ein, die ausgeschlossen werden sollen.
Klicken Sie auf „Speichern.“
Regeln hinzufügen/bearbeiten
Um eine Regel für Geburtstagsauszeichnungen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Regel hinzufügen“. Geben Sie den Auszeichnungsbetrag ein. Falls zutreffend, geben Sie im Feld „Berechtigte Metadaten“ einen Metadatenwert ein, um festzulegen, wer für die Auszeichnung berechtigt ist. Klicken Sie auf „Speichern“.
Die gespeicherte Regel wird auf der Seite der Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen angezeigt. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Regel zu bearbeiten, auf das Seitensymbol, um die Regel zu kopieren, und auf das Papierkorbsymbol, um die Regel zu löschen.
Starten der Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen
Um die Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt starten“. Um den Start für ein zukünftiges Datum zu planen, klicken Sie auf den Link „Start planen“ und wählen Sie ein Startdatum aus.
Um die Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen zu deaktivieren, klicken Sie auf der Seite der Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen auf „Erweiterte Einstellungen anzeigen“ und wählen Sie „Geburtstagsauszeichnungen deaktivieren“ aus.
CSV hochladen
Sie können die Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen mit einer CSV-Datei konfigurieren. Klicken Sie dazu auf „CSV hochladen“ und laden Sie die bereitgestellte Vorlage herunter. Zur Unterstützung beim Ausfüllen und Hochladen der Datei konsultieren Sie diesen Support-Artikel.
Die Konfiguration der Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen mit einer CSV-Datei ist hilfreich, wenn Sie Standardeinstellungen für jede Geburtstagsanerkennung variieren lassen möchten. Zum Beispiel können Sie unterschiedliche Absender für verschiedene Metagruppen zuweisen, Nachrichten anpassen, die Sichtbarkeit ändern und einzigartige Budgets festlegen.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.