Externe Anerkennungsprogramme

Externe Anerkennungsprogramme ermöglichen es Kunden, Lieferanten, Partnern oder Dritten, die Leistungen und den Einsatz von Mitarbeitern anzuerkennen und bereichern die Anerkennungskultur, indem externes Feedback mit internen Anerkennungsinitiativen kombiniert wird. Dieser Artikel erklärt, wie man ein externes Anerkennungsprogramm erstellt und verwaltet, einschließlich allgemeiner Konfigurationen, Teilnehmerverwaltung, personalisierter Links und allgemeiner Programmeinstellungen.

1. Ein externes Anerkennungsprogramm erstellen
   • Allgemein
   • Fragen
   • Belohnungen
   • Benachrichtigungen
   • Genehmiger
   • Teilnehmer
   • Personalisierte Links
2. Verwaltung eines externen Programms
3. Einstellungen für externe Programme
   • Programme
   • Benutzerlinks
   • Einstellungen
4. Benutzererfahrung
5. Erfahrung der Genehmiger

Ein externes Anerkennungsprogramm erstellen

Um mit der Erstellung eines externen Anerkennungsprogramms zu beginnen:

1. Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Anerkennung“, dann „Programme“ und anschließend „Externe Anerkennungen“ aus.
3. Wählen Sie „Neues Programm“.  

Hinweis: Wenn Sie die Option zum Zugriff auf die Einstellungen für externe Anerkennungsprogramme nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Awardco-Ansprechpartner, um die Funktion freischalten zu lassen. 

Allgemein

Bearbeiten Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ die folgenden Einstellungen:

• Programmtitel: Der Name des Programms, der in Berichten der Plattform und in Filtern des sozialen Feeds angezeigt wird.
• URL: Der URL-Slug; die öffentlich zugängliche Website, auf der Besucher eine Anerkennung für Mitarbeiter hinterlassen können.
• Beschreibung: Ein Feld, das zusätzliche Anweisungen für den Anerkennenden enthalten kann.
• Kundenbezeichnung: Wie die Person genannt wird, die die Anerkennung gibt (z. B. Kunde, Patient).
• Empfängerbezeichnung: Wie die Person genannt wird, die die Anerkennung erhält (z. B. Kollege, Betreuer).
• Bannerbild: Ein Bild, das in der Anerkennung im sozialen Feed angezeigt wird.
• Logo auf der Formularseite: Ein Logo, das auf der Seite zur Formularübermittlung angezeigt wird.

Klicken Sie nach Abschluss auf „Weiter“ oder auf „Speichern“, um zur Hauptseite des externen Anerkennungsprogramms zurückzukehren.

Fragen

Auf dieser Seite können Sie die Fragen einrichten, die der Person gestellt werden, die eine externe Anerkennung einreicht. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben den zwei Standardfragen, um deren Aufforderungen zu bearbeiten und an die Stimme der Organisation anzupassen.

Klicken Sie auf „Frage hinzufügen“, um weitere Fragen zum Anerkennungsformular hinzuzufügen. Es gibt fünf Fragetypen, die erstellt werden können:

• Einzelauswahl: Funktioniert wie eine Multiple-Choice-Frage. Geben Sie den Fragetext und Antwortoptionen ein. Tippen Sie eine Antwort ein und drücken Sie Enter, um mehrere Antwortoptionen hinzuzufügen.
• Mehrfachauswahl: Ermöglicht es den Befragten, mehrere Antworten aus einer Liste von Optionen auszuwählen. Geben Sie den Fragetext und Antwortoptionen ein. Tippen Sie eine Antwort ein und drücken Sie Enter, um mehrere Antwortoptionen hinzuzufügen.
• Kurzantwort: Fordert die Befragten auf, kurze schriftliche Antworten auf offene Fragen zu geben. Hinweis: Zeichenlimit für Antworten beträgt 600.
• Langantwort: Fordert die Befragten auf, ausführliche schriftliche Antworten auf offene Fragen zu geben. Hinweis: Zeichenlimit für Antworten beträgt 4.000.
• Unterschriftsfeld: Fordert die Befragten auf, zuzustimmen, dass ihr Kommentar möglicherweise innerhalb der Awardco-Instanz der Organisation öffentlich geteilt und veröffentlicht wird.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Antwort des Teilnehmers ist erforderlich“, um die Beantwortung der Frage verpflichtend zu machen. Klicken Sie auf „Speichern“. 

Klicken Sie auf „Vorschau“, um zu sehen, was eine Person, die eine Anerkennung einreicht, sehen würde. Nach Abschluss klicken Sie auf „Weiter“ oder auf „Speichern“, um zurück zur Hauptseite des externen Anerkennungsprogramms zu gelangen.
 

Belohnungen

Um Personen zu ermöglichen, Punktbeträge für Empfänger über ein externes Anerkennungsprogramm vorzuschlagen, schalten Sie die Option „Belohnungspunkte“ auf „Ein“. Diese Punkte werden aus einem zulässigen Zugangsetat gezogen, den der Anerkennungs-Genehmiger hat. Der Genehmiger kann während des Genehmigungsprozesses aus seinen zulässigen Zugangsetats auswählen.
 

Voreingestellte Punktbeträge können hinzugefügt werden, damit Prüfer diese auswählen können. Geben Sie dazu einen Betrag in das Freiformfeld ein und drücken Sie Enter, um mehrere Betragsoptionen hinzuzufügen. Um Prüfern zu erlauben, benutzerdefinierte Belohnungsbeträge festzulegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter den voreingestellten Optionen.
 

Wählen Sie das Award-Netzwerk aus, in dem die Punkte ausgegeben werden können, indem Sie das Dropdown-Menü verwenden. Klicken Sie auf „Award-Netzwerke verwalten“, um alle verfügbaren und aktiven Award-Netzwerke anzuzeigen.
 

Nachdem die Belohnungspunkte konfiguriert wurden, klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren, oder auf „Speichern“, um zur Hauptseite des externen Anerkennungsprogramms zurückzukehren.

Benachrichtigungen

Schalten Sie die Option „Empfängerbenachrichtigungen“ auf „Ein“, damit eine Benachrichtigung an den Empfänger gesendet wird, wenn er eine externe Anerkennung erhält, die im Feed veröffentlicht wird. Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die der Empfänger aus dem Dropdown-Menü erhält. Klicken Sie auf den Link „E-Mail-Vorlagen verwalten“, um auf die E-Mail-Vorlageneinstellungen der Plattform zuzugreifen. Erstellen Sie eine spezifische E-Mail-Vorlage für dieses Programm mit dem E-Mail-Vorlagen-Easy-Editor-Tool. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail unter dem E-Mail-Typ „Anerkennung“ klassifiziert ist.

Nach Abschluss klicken Sie auf „Weiter“ oder auf „Speichern“, um zur Hauptseite des externen Anerkennungsprogramms zurückzukehren.

Genehmiger

Verwenden Sie die Einstellungen auf dieser Seite, um Personen zu bestimmen, die Anerkennungen in diesem externen Programm genehmigen können. Zugewiesene Genehmiger erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn eine Genehmigung aussteht.
 

Hinweis: Eine Genehmigung ist erforderlich. Wenn keine Genehmiger angegeben sind, werden Genehmigungen an alle mit der Rolle „Super Admin“ weitergeleitet, die ihre zulässigen Zugangsetats zur Genehmigung von Anerkennungen verwenden. Außerdem ist die aktuell an den Genehmiger gesendete Genehmigungs-E-Mail nicht anpassbar.
 

• Zuweisung von Vorgesetzten: Um direkte Vorgesetzte Anerkennungen für ihre direkten Mitarbeitenden genehmigen zu lassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Vorgesetzten zur Genehmigung für direkte Mitarbeitende zuweisen“. Damit diese Einstellung funktioniert, müssen Anerkennungen über einen persönlichen Benutzerlink eingereicht werden (siehe Abschnitt Personalisierte Links). Die Nutzung der allgemeinen URL leitet die Genehmigung an den zugewiesenen Benutzer oder, falls kein Genehmiger angegeben ist, an Super Admins weiter.
• Bestimmung spezifischer Personen: Um bestimmte Personen als Genehmiger zuzuweisen, suchen und wählen Sie deren Namen im Feld unter „Wer darf Anerkennungen für dieses Programm genehmigen?“ aus. Es können mehrere Namen eingegeben werden, beachten Sie jedoch, dass jede Genehmigungsanfrage an alle ausgewählten Benutzer gesendet wird.
• Genehmigung nach Metadaten: Genehmiger können basierend auf Metadaten bestimmt werden. Jeder hier eingegebene Metadatenwert leitet Genehmigungsanfragen an alle, die mit diesem Tag verknüpft sind. Es wird empfohlen, mehrere Werte einzugeben, um die Genehmigungskriterien fein zu definieren. Mehrere Werte innerhalb derselben Metadaten-Eingabe verwenden „oder“-Logik (z. B. Genehmiger in den Abteilungen „Kundenerfolg“ oder „Vertrieb“ können genehmigen). Mehrere Metadaten-Eingaben verwenden „und“-Logik (z. B. Genehmiger im „Kundenerfolg“ und mit dem Jobtitel „Vorgesetzter“ können genehmigen). Ziehen Sie die Verwendung des Metadaten-Erstellers in Betracht, um Genehmigungsparameter anzupassen.

Nach Abschluss klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren, oder auf „Speichern“, um zur Hauptseite des externen Anerkennungsprogramms zurückzukehren.

Teilnehmer

Diese Seite ermöglicht es, die Anerkennungsberechtigung auf bestimmte Gruppen innerhalb einer Organisation zu beschränken. Wenn der Schalter „Berechtigung einschränken“ auf „Aus“ steht, ist das Programm für alle Benutzer verfügbar. Wenn er auf „Ein“ steht, geben Sie die Benutzer oder Metadatengruppen an, die für eine Anerkennung über das externe Programm berechtigt sind.

Nach Abschluss klicken Sie auf „Weiter“ oder auf „Speichern“, um zur Hauptseite des externen Anerkennungsprogramms zurückzukehren.

Personalisierte Links

Schalten Sie die Option „Personalisierte Benutzerlinkweiterleitung“ auf „Ein“, um personalisierte Anerkennungslinks für alle Teilnehmer dieses Programms zu erstellen. Der Zugriff auf den Link eines Benutzers führt den Anerkennenden direkt zum externen Anerkennungsformular mit vorausgewähltem Empfänger. Links werden auf den Profilseiten einzelner Benutzer unter „Meine Kontoeinstellungen“ angezeigt.

Berücksichtigen Sie die folgenden Besonderheiten dieser Funktion:

• Personalisierte Links sind mit dem zuletzt erstellten Programm verknüpft. Das mit dem persönlichen Link jedes Benutzers verbundene Programm kann auf der Registerkarte „Benutzerlinks“ in den Haupteinstellungen des externen Anerkennungsprogramms eingesehen werden.
• Um für jeden berechtigten Benutzer einen personalisierten Link zu haben, muss diese Option für mindestens ein Programm aktiviert sein. Wenn diese Option deaktiviert bleibt, haben Teilnehmer keine personalisierten Links, und die allgemeine Anerkennungs-URL muss zur Programmnutzung verwendet werden.

Klicken Sie auf „Speichern“, um alle auf dieser Seite konfigurierten Einstellungen zu sichern.
 

Verwaltung eines externen Programms

Bevor jemand ein externes Anerkennungsprogramm nutzen kann, muss es aktiviert werden. Klicken Sie dazu auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Programm und wählen Sie „Aktivieren“. Dieses Dropdown-Menü bietet außerdem folgende Optionen:

• Externe Programmeinstellungen bearbeiten
• Link zum Programm kopieren
• QR-Code für das Programm herunterladen
• Programm löschen 

Einstellungen für externe Programme

Siehe die folgenden Abschnitte für weitere Informationen zu den Einstellungen von externen Anerkennungsprogrammen.

Programme

Diese Registerkarte zeigt alle erstellten externen Anerkennungsprogramme, den Link zum Frageformular des Programms und dessen Status. Fahren Sie mit der Maus über den Link und klicken Sie auf das erscheinende Quadratsymbol, um den Link für externe Benutzer zu kopieren. Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Programm, um:

• Einzelne Programmeinstellungen zu bearbeiten (siehe den Abschnitt Ein externes Anerkennungsprogramm erstellen).
• Die öffentliche URL zu kopieren.
• Einen QR-Code herunterzuladen und anzusehen, der einen Anerkennenden zum externen Anerkennungsprogramm führt.
• Ein Programm zu aktivieren oder zu deaktivieren.
• Ein Programm zu löschen.

Benutzerlinks

Die Registerkarte „Benutzerlinks“ zeigt alle individuellen Anerkennungslinks, die für Benutzer in einem externen Programm erstellt wurden (siehe Abschnitt „Personalisierte Links“). Scrollen Sie durch oder suchen Sie den Namen eines Benutzers, um dessen Anerkennungslink zu finden. Um einen Link zu kopieren, fahren Sie mit der Maus darüber und klicken Sie auf das erscheinende Quadratsymbol. Diese Registerkarte ermöglicht außerdem:

• Anzeigen des Programmnamen, das mit jedem Link verbunden ist.
• Vorschau dessen, was ein Anerkennender sehen würde, durch Klicken auf das Augensymbol.
• Herunterladen einzelner QR-Codes durch Klicken auf das QR-Symbol.
• Zur einfacheren Verteilung klicken Sie auf „Zip-Datei herunterladen“, um eine Zip-Datei mit den QR-Codes aller Benutzer und eine CSV-Datei mit den persönlichen Anerkennungslinks aller herunterzuladen.

Einstellungen

Diese Registerkarte bietet folgende Einstellungen:

• Awardco Intelligence Genehmigungsvorschläge: Diese Einstellung ermöglicht es der KI, den Anerkennungs-Genehmigungsprozess zu unterstützen. Die Nutzung der KI hilft Genehmigern, schnellere Entscheidungen zu treffen, die endgültige Genehmigung muss jedoch weiterhin von einer Person erfolgen. Wenn aktiviert, durchlaufen Anerkennungen bis zu drei Filterstufen:
  • Moderation: Prüft auf potenziell schädlichen Text. Anerkennungen, die diesen Filter nicht bestehen, werden automatisch abgelehnt und gelangen nicht in die Genehmigungsschlange.
  • Sentiment-Analyse: Besteht eine Anerkennung die Moderation, analysiert die KI deren Stimmung und empfiehlt dem Genehmiger, ob sie genehmigt, abgelehnt oder überprüft werden soll, und gibt Gründe für den Vorschlag an.
  • Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um die Funktion zu aktivieren. Akzeptieren Sie dabei die Einwilligungs- und Datenschutzhinweise.
• Erlaubte Metadatenfelder: Diese Einstellung erlaubt es Genehmigern, große Gruppen effektiv basierend auf bestimmten Metadaten anzuerkennen. Legen Sie fest, welche Metadatenfelder für die externe Anerkennungsgenehmigung verwendet werden können. Anstatt eine einzelne Person zur Genehmigung auszuwählen, kann der Genehmiger einen Metadatenwert wählen, um Anerkennungen für eine Gruppe zu genehmigen.
  • Beispiel: Wenn ein Anerkennender schreibt: „Aaron und das Vertriebsteam waren sehr hilfsbereit!“, kann der Genehmiger entweder einzelne Personen in der Vertriebsabteilung auswählen oder die Metadaten „Vertrieb“ auswählen, sofern diese vorhanden sind. Um dies zu konfigurieren:
    1. Klicken Sie auf „Ausgewählte Felder bearbeiten“.
    2. Wählen Sie die gewünschten Metadatenwerte aus (z. B. Abteilungsnamen, Jobtitel).
    3. Klicken Sie auf „Speichern“.
• CSV-Download abgelehnter Anerkennungen: Ermöglicht den Download einer CSV-Datei mit allen abgelehnten Anerkennungen. Diese CSV enthält sowohl alle automatisch von der KI abgelehnten als auch manuell von einem Genehmiger abgelehnten Anerkennungen.

Benutzererfahrung

Wenn jemand den Link zu einem externen Anerkennungsprogramm aufruft, kann er eine Anerkennung ohne Authentifizierung einreichen.
 

Wenn auf eine URL eines inaktiven Programms geklickt wird, erscheint eine Nachricht, dass der Link nicht aktiv ist.

Wenn auf den persönlichen Link einer Person geklickt wird, wird das Anerkennungsformular mit einem vorausgewählten Empfänger geöffnet, wodurch die Frage „Empfänger der Anerkennung“ übersprungen wird.
 

Nach der Einreichung und/oder Genehmigung der Anerkennung erscheint diese im öffentlichen sozialen Feed.
 

Erfahrung der Genehmiger

Genehmiger erhalten per E-Mail eine Benachrichtigung, wenn Anerkennungen ausstehen. Sie können Anerkennungen in der Genehmigungsschlange überprüfen und genehmigen, die über das Glockensymbol auf der Startseite der Plattform zugänglich ist.
 

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.