Als Administrator der Awardco-Plattform können Sie die Benachrichtigungseinstellungen für Ihre Organisation konfigurieren. Dazu gehören das Festlegen von Standardbenachrichtigungen für neue Benutzer, das Bestimmen, welche Benachrichtigungseinstellungen Benutzer ändern können, sowie das Steuern der Sichtbarkeitsoptionen für Anerkennungsinformationen.
So legen Benutzer ihre Benachrichtigungseinstellungen fest
Bevor wir uns mit den Administratoreinstellungen befassen, ist es hilfreich zu verstehen, wie Benutzer ihre eigenen Benachrichtigungen verwalten. Benutzer können ihre Benachrichtigungseinstellungen anhand der folgenden Schritte personalisieren:
Melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
Klicken Sie in der oberen Navigation auf Ihr Profilbild.
Wählen Sie im Dropdown-Menü „Mein Profil“ aus.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Einstellungen“.
Klicken Sie auf das Widget „Benachrichtigungen“.
Auf der Seite „Benachrichtigungen“ können Benutzer auswählen, welche Benachrichtigungen sie erhalten, und Benachrichtigungseinstellungen für verschiedene Gruppen innerhalb der Organisation festlegen. In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Sie als Administrator diese Standardeinstellungen und die verfügbaren Konfigurationsoptionen ändern können.
Aufrufen der Benachrichtigungseinstellungen
So greifen Sie im Admin-Portal auf die Benachrichtigungseinstellungen zu:
Wählen Sie auf der Startseite unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Plattform“, „Benachrichtigungen“ und anschließend auf „Benachrichtigungseinstellungen“.
Übersicht über die Benachrichtigungseinstellungen
Auf der Seite „Benachrichtigungseinstellungen“ können Sie Folgendes konfigurieren:
Benachrichtigungskanäle: Die Methoden, über die Benutzer Benachrichtigungen erhalten.
Benachrichtigungstypen: Die Kategorien von Ereignissen, die Benachrichtigungen auslösen.
Standardbenachrichtigungen und gesperrte Benachrichtigungen: Standardeinstellungen für neue Benutzer sowie Einschränkungen der Möglichkeit von Benutzern, bestimmte Benachrichtigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Standardsichtbarkeit von Plattformbenachrichtigungen: Optionen zur Steuerung der Sichtbarkeit von Anerkennungsinformationen.
Benachrichtigungskanäle
Die folgenden Benachrichtigungskanäle können konfiguriert werden:
Innerhalb der Plattform:
Benutzer erhalten Benachrichtigungen innerhalb der Plattform über ein Glockensymbol in der oberen Navigation. Ein roter Kreis zeigt die Anzahl neuer Benachrichtigungen an.
E-Mail:
Benutzer können E-Mail-Benachrichtigungen für erhaltene Anerkennungen, von bestimmten Personen erhaltene Anerkennungen oder Kommentare zu Anerkennungen erhalten.
Slack und/oder Microsoft Teams:
Benutzer können Anerkennungsbenachrichtigungen über Slack und/oder Microsoft Teams erhalten. Wenn Ihre Organisation Slack integriert hat, müssen Benutzer die Integration abschließen und ihre Einstellungen festlegen.
Benutzer können eine wöchentliche Zusammenfassung der von anderen erhaltenen Anerkennungen per E-Mail erhalten. Diese wird am Freitagmorgen versendet.
Benachrichtigungstypen
Die folgenden Benachrichtigungstypen können konfiguriert werden:
Anerkennungen
Meine Anerkennungen: Benachrichtigungen über Anerkennungen, die Benutzer erhalten.
Kommentare zu Anerkennungen: Benachrichtigungen über Kommentare zu Anerkennungen, die Benutzer gegeben oder erhalten haben oder in denen sie erwähnt wurden.
Anerkennungen anderer: Benachrichtigungen über Anerkennungen, die andere erhalten haben.
Anerkennungsübersicht: Eine wöchentliche E-Mail-Zusammenfassung der von anderen erhaltenen Anerkennungen.
Genehmigungen
Genehmigungszuweisungen: Benachrichtigungen über Genehmigungen, die bestimmten Benutzern zugewiesen wurden.
Genehmigung abgeschlossen: Benachrichtigungen darüber, dass eine von Ihnen eingereichte Genehmigung genehmigt oder abgelehnt wurde.
Genehmigungserinnerungen: Benachrichtigungen, die den Benutzer daran erinnern, dass ausstehende Genehmigungen geprüft werden müssen.
Marktplatz
Auszugebende Punkte: Erinnerungen an das aktuelle Ausgabeguthaben und an Punkte, die bald ablaufen.
Aufgegebene Bestellungen: Bestätigungen Ihrer aufgegebenen Bestellungen
Aktivierungs-E-Mail: E-Mail-Benachrichtigung mit einem Aktivierungslink zum Aktivieren Ihrer Bestellung.
Hinweis: Diese Benachrichtigungen werden auf Plattformen, auf denen „Punkte ausblenden“ aktiviert ist, nicht angezeigt.
Erinnerungen an den Punkteverfall: Benachrichtigung, die Mitarbeiter vor dem Ablauf ihrer Punkte informiert.
Zusammenfassung des Punkteverfalls: E-Mail-Benachrichtigung mit der Gesamtanzahl der Punkte, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums ablaufen.
Umfragen
Einladung: Erste Benachrichtigung, die beim Öffnen der Umfrage versendet wird.
Wichtiger Hinweis zu E-Mail-Benachrichtigungen für Umfragen: Das Kontrollkästchen „E-Mail-Einladung senden“ im Ablauf zur Erstellung der Umfrage muss aktiviert sein, damit eine Benachrichtigung zur Umfrageeinladung erstellt und versendet wird. Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, wird unabhängig von den Benachrichtigungseinstellungen des Benutzers oder Administrators keine Benachrichtigung erstellt.
Warnung bei unzureichenden Mitteln: Warnungen, wenn die Prämienmittel nicht für alle berechtigten Teilnehmer ausreichen; diese werden nur an angegebene Kontakte als Fehlerempfänger gesendet (wenden Sie sich an Ihre Awardco-Ansprechperson, um diese Kontakte zu konfigurieren).
Standardbenachrichtigungen und gesperrte Benachrichtigungen festlegen
Die Benachrichtigungseinstellungen werden in einem tabellenähnlichen Format angezeigt und enthalten verfügbare Benachrichtigungskategorien und -typen. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um die gewünschte Kombination aus Kanälen und Typen auszuwählen, die als Standard für neue Benutzer festgelegt werden soll.
Beim Klicken auf ein Kontrollkästchen werden die folgenden Optionen angezeigt:
Standardmäßig deaktiviert: Benutzer erhalten diese Benachrichtigungstypen nicht automatisch, können sie aber abonnieren.
Standardmäßig aktiviert: Benutzer erhalten diese Benachrichtigungstypen automatisch, können sie aber abbestellen.
Gesperrt und deaktiviert: Benutzer erhalten diese Benachrichtigungstypen nicht automatisch und können sie nicht abonnieren.
Gesperrt und aktiviert: Benutzer erhalten diese Benachrichtigungstypen automatisch und können sie nicht abbestellen.
Standardsichtbarkeit von Plattformbenachrichtigungen konfigurieren
Steuern Sie die Sichtbarkeit von Anerkennungsinformationen für Benutzer mit den folgenden Optionen:
Kommentare zu Anerkennungen (Wählen Sie aus, welche Optionen Ihrer Organisation zur Verfügung stehen sollen):
Keine: Benutzer können auswählen, keine Benachrichtigungen über Kommentare zu Anerkennungen zu erhalten.
Nur Erwähnungen: Benutzer können auswählen, nur dann eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn jemand sie in einem Kommentar zu einer Anerkennung erwähnt.
Diese Option ist standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.
Alle: Benutzer können auswählen, Benachrichtigungen zu erhalten, wenn jemand einen Kommentar zu einer von ihnen vergebenen oder erhaltenen Anerkennung abgibt.
Standardoption für Kommentare zu Anerkennungen:
Wählen Sie die Standardoption für Ihre Organisation aus. Dadurch wird bestimmt, welche Art von Benachrichtigungen über Kommentare Benutzer erhalten, wenn sie sich zum ersten Mal anmelden.
Sichtbarkeitsoptionen für Anerkennungen anderer (Wählen Sie aus, welche Optionen in Ihrer Organisation zur Auswahl stehen sollen):
Keine
Direkte Mitarbeiter: Nur Benutzer, die Ihnen direkt unterstellt sind, wenn Sie Manager sind.
Team: Umfasst Ihre Führungskraft, alle Personen, die Ihrer Führungskraft unterstellt sind, sowie alle Personen, die Ihnen direkt unterstellt sind.
Mein Kreis: Personen, die zu „Mein Kreis“ hinzugefügt wurden.
Benutzerdefiniert: Benachrichtigungen für Personen mit bestimmten Metadaten-Tags. Hinweis: Wenn Sie diese Option auswählen, werden ALLE Metadaten, die Sie importieren oder über den Metadatenersteller erstellen, für Endbenutzer sichtbar.
Alle: Alle Personen in Ihrer Organisation.
Standardoption für Anerkennungen anderer:
Wählen Sie die Standardoption für Ihre Organisation aus. Dadurch wird bestimmt, welche Benachrichtigungen zu „Anerkennungen anderer“ für Benutzer automatisch aktiviert werden, wenn sie sich zum ersten Mal anmelden.
Sichtbarkeitsoptionen für Anerkennungsübersichten (Wählen Sie aus, welche Optionen in Ihrer Organisation zur Auswahl stehen sollen):
Keine
Direkte Mitarbeiter: Nur Benutzer, die Ihnen direkt unterstellt sind, wenn Sie Manager sind.
Team: Umfasst Ihre Führungskraft, alle Personen, die Ihrer Führungskraft unterstellt sind, sowie alle Personen, die Ihnen direkt unterstellt sind.
Mein Kreis: Personen, die zu „Mein Kreis“ hinzugefügt wurden.
Benutzerdefiniert: Benachrichtigungen für Personen mit bestimmten Metadaten-Tags.
Alle: Alle Personen in Ihrer Organisation
Standardoptionen für Anerkennungsübersichten:
Wählen Sie die Standardoption für Ihre Organisation aus. Dadurch wird bestimmt, welche Benutzergruppen automatisch in die Anerkennungsübersichten der Benutzer aufgenommen werden, wenn sie sich zum ersten Mal anmelden.
Klicken Sie nach der Konfiguration der Benachrichtigungseinstellungen Ihrer Organisation auf „Änderungen speichern“.
Best Practices für Benachrichtigungen
Eine effektive Verwaltung von Benachrichtigungen ist entscheidend für eine positive Benutzererfahrung auf der Awardco-Plattform. Berücksichtigen Sie bei der Konfiguration der Benachrichtigungseinstellungen Ihres Unternehmens die folgenden Best Practices:
„Gesperrt und aktiviert“ sparsam verwenden: „Gesperrt und aktiviert“ gibt Administratoren zwar Kontrolle über wichtige Benachrichtigungen, sollte jedoch generell sparsam eingesetzt werden. Eine übermäßige Einschränkung der Benachrichtigungseinstellungen kann zu Frustration bei den Benutzern führen. Wenn Benutzer ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen anpassen können, stärkt dies ihr Gefühl der Kontrolle und stellt sicher, dass sie relevante Informationen erhalten, ohne sich überfordert zu fühlen. Verwenden Sie „Gesperrt und aktiviert“ nur für wirklich kritische, nicht verhandelbare Mitteilungen.
Sicherstellen, dass E-Mail-Vorlagen für Anerkennungsprogramme konfiguriert sind: Für alle E-Mail-Benachrichtigungen, die versendet werden sollen (z. B. für erhaltene Anerkennungen, Genehmigungen oder Ablehnungen), müssen die entsprechenden E-Mail-Vorlagen konfiguriert und den jeweiligen Anerkennungsprogrammen zugeordnet sein. Wenn keine E-Mail-Vorlagen festgelegt sind, kann das System die vorgesehenen E-Mail-Benachrichtigungen nicht versenden, und Benutzer erhalten diese wichtigen Mitteilungen nicht. Stellen Sie beim Einrichten oder Ändern eines Programms sicher, dass in den Programmeinstellungen die passende E-Mail-Vorlage ausgewählt ist.
Erste Genehmigungsbenachrichtigungen: Die Benachrichtigung innerhalb der Plattform für Genehmigungen ist standardmäßig auf „deaktiviert“ gesetzt. Wenn Sie diese Benachrichtigungen innerhalb der Plattform erhalten möchten, müssen Sie diese Einstellung in den Benachrichtigungseinstellungen manuell auf „aktiviert“ setzen.
