Mit dem Bulk-E-Mail-Builder können Sie als Admin Bulk-E-Mails für Programmeinführungen, benutzerdefinierte Erinnerungen, Ankündigungen und mehr senden, ohne eine Bulk-Anerkennung zu benötigen. Das Senden von E-Mails mit diesem Tool erstellt keine Anerkennungen, wodurch die Anerkennungsdaten genauere Messwerte widerspiegeln. Weitere Informationen zum Zugriff auf den Bulk-E-Mail-Builder, zum Senden einer Bulk-E-Mail und zur Verwaltung der Bulk-E-Mail-Warteschlange finden Sie im folgenden Artikel.
Hinweis – Jede über dieses Tool gesendete E-Mail muss als E-Mail-Typ „Bulk-E-Mail“, „Erinnerung an Punktestand“ oder „Anerkennungserinnerung“ klassifiziert werden. Andere E-Mail-Typen werden vom Builder nicht akzeptiert. Weitere Informationen zum Erstellen einer Bulk-E-Mail finden Sie im Artikel zum einfachen E-Mail-Template-Editor.
Aufrufen des Bulk-E-Mail-Builders
So rufen Sie den Bulk-E-Mail-Builder auf:
- Wählen Sie auf der Startseite unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
- Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Anerkennung“ und anschließend auf „Warteschlangen“.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Bulk-E-Mail“.
Senden einer Bulk-E-Mail
Wählen Sie zunächst die Schaltfläche „Bulk-E-Mail planen“ aus. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Bulk-E-Mail zu konfigurieren:
- Sendedatum – Wählen Sie ein Datum aus, an dem Sie die E-Mail senden möchten.
- Sendezeit – Wählen Sie eine Uhrzeit aus, zu der Sie die E-Mail senden möchten. Die Zeitzone wird anhand des von Ihrem Internetbrowser gemeldeten Standorts ermittelt. Wenn die Uhrzeit in der Vergangenheit liegt, wird die E-Mail zur vollen Stunde nach der Übermittlung gesendet.
- An – Geben Sie Metadaten oder die Namen einzelner E-Mail-Empfänger ein. Wenn Sie eine große Benutzerliste per E-Mail anschreiben, kopieren Sie eine Liste mit Mitarbeiter-IDs und/oder E-Mail-Adressen und fügen Sie sie in dieses Feld ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „An alle senden“, um die E-Mail an alle Personen zu senden, die in der Benutzerdatei Ihrer Organisation registriert sind. Sie können bei Bedarf mehrere Metadatenwerte und Benutzernamen auswählen.
- Wenn mehrere Metadatenwerte derselben Kategorie ausgewählt werden, geht die Logik von einer „Oder“-Verknüpfung aus. Beispielsweise wird die E-Mail an alle Benutzer mit dem Tag „VP“ oder „Manager“ im Metadatenfeld #Titel gesendet. Wenn Sie hingegen mehrere Metadatenwerte aus unterschiedlichen Kategorien auswählen, geht die Logik von einer „Und“-Verknüpfung aus. Beispielsweise wird die E-Mail an alle Benutzer gesendet, die im Metadatenfeld #Titel den Tag „Mitarbeiter“ und im Metadatenfeld #Arbeitsgruppe den Tag „Teilzeit“ haben.
- E-Mail-Template – Legen Sie fest, welches E-Mail-Template verwendet werden soll, indem Sie im Dropdown-Menü einen E-Mail-Template-Namen auswählen. Zeigen Sie verfügbare E-Mail-Templates an, indem Sie auf den Link „E-Mail-Templates verwalten“ klicken. Beachten Sie, dass jedes über den Bulk-E-Mail-Builder gesendete E-Mail-Template als E-Mail-Typ „Bulk-E-Mail“, „Erinnerung an Punktestand“ oder „Anerkennungserinnerung“ kategorisiert sein muss. Andere E-Mail-Typen funktionieren nicht. Verwenden Sie den einfachen E-Mail-Template-Editor, um ein Bulk-E-Mail-Template zu erstellen.
Klicken Sie auf „E-Mail-Vorschau“, um eine Ansicht der E-Mail zu erhalten, die der Empfänger erhalten wird. Klicken Sie auf „Weiter“, sobald Sie mit den Bulk-E-Mail-Einstellungen zufrieden sind, überprüfen Sie die Angaben und wählen Sie „Bulk-E-Mail planen“ aus.
Verwalten der Bulk-E-Mail-Warteschlange
Bevorstehende E-Mails werden in der Registerkarte „Ausstehend“ angezeigt, und bereits zugestellte E-Mails werden in der Registerkarte „Gesendet“ erfasst. Auf der Registerkarte „Gesendet“ können Sie Details dazu anzeigen, wann eine E-Mail gesendet wurde und an wen bzw. an welche E-Mail-Adresse sie gesendet wurde.
Sie können außerdem alle Fehler anzeigen, die zum festgelegten Sendezeitpunkt einer E-Mail aufgetreten sein können. Wenn ein Benutzer keine E-Mail erhalten hat, weil seinem Namen keine E-Mail-Adresse zugeordnet war, müssen Sie seine Benutzerinformationen auf der Registerkarte „Benutzer“ oder über den nächsten Upload der Benutzerdatei aktualisieren. Klicken Sie nach der Aktualisierung auf „Alle Fehler erneut versuchen“, um die E-Mail sofort erneut zu senden. Denken Sie daran, nachfolgende Uploads der Benutzerdatei um fehlende E-Mail-Adressen zu ergänzen, wenn Sie die Benutzerinformationen auf der Registerkarte „Benutzer“ aktualisieren.
Entfernen Sie ausstehende E-Mails, indem Sie das Kontrollkästchen links neben der E-Mail aktivieren und auf „Löschen“ klicken.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den Awardco-Administratorsupport.