Einstellungen für Benutzerprofile verwalten

Benutzerprofile bieten einen zentralen Ort, an dem Mitarbeiter ihre Präsenz personalisieren und sich innerhalb der Plattform vernetzen können. Als Awardco-Administrator haben Sie wichtige Steuerungsmöglichkeiten, um diese Erfahrung zu gestalten, sicherzustellen, dass sie den Richtlinien Ihres Unternehmens entspricht und die Interaktion fördert. Durch die effektive Verwaltung der Einstellungen und Widgets innerhalb der Benutzerprofilverwaltung können Sie eine wertvolle und ansprechende Erfahrung für Ihre Mitarbeiter schaffen und die Verbindung sowie das Gemeinschaftsgefühl innerhalb Ihrer Organisation stärken. Dieser Artikel führt Sie durch die verfügbaren Einstellungen zur Verwaltung von Benutzerprofilen.

Weitere Informationen zu den für Benutzer sichtbaren Ansichten von Benutzerprofilen finden Sie im Supportartikel „Ihr Leitfaden zu Benutzerprofilen“.

1. Auf die Einstellungen für Benutzerprofile zugreifen
2. Registerkarte „Einstellungen“
   • Profilfelder
   • Identifizierende Benutzerinformationen
3. Registerkarte „Widgets“
   • Widget „Über mich“
     • Abschnitte hinzufügen
     • Felder hinzufügen
     • Abschnitte und Felder verwalten
     • Widget „Über mich“ veröffentlichen und Veröffentlichung aufheben
     • Aufforderung zur Profilvervollständigung
     • Änderungen speichern und verwerfen
   • Leistungsabzeichen
   • Anerkennungen
4. Bewährte Methoden und wichtige Hinweise
5. Häufig gestellte Fragen

Auf die Einstellungen für Benutzerprofile zugreifen

So greifen Sie auf die Verwaltungseinstellungen für Benutzerprofile zu:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
2. Wählen Sie auf der Startseite unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
3. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Benutzer“ und anschließend auf „Profile“.

Sie sehen nun zwei Registerkarten: „Einstellungen“ und „Widgets“.

Registerkarte „Einstellungen“

Profilfelder

In diesem Abschnitt der Registerkarte „Einstellungen“ innerhalb des Admin-Bereichs für Benutzerprofile verwalten Sie die Benutzerrichtlinie. Auf dieser Seite legen Sie fest, welche Felder mit persönlichen Informationen in den Profilen der Mitarbeiter sichtbar und/oder bearbeitbar sind. Hier können Sie:

• Standardmäßige Sichtbarkeit festlegen: Bestimmen, ob ein Feld standardmäßig für alle Benutzer öffentlich oder privat ist.
• Bearbeitung durch Benutzer erlauben: Mitarbeitern die Möglichkeit geben, den Wert bestimmter Felder mit persönlichen Informationen zu bearbeiten (z. B. Telefonnummer, sekundäre E-Mail-Adresse).
• Benutzerkontrolle der Sichtbarkeit aktivieren: Benutzern erlauben, die Sichtbarkeit ihrer Informationen zwischen öffentlich und privat zu ändern.

Hinweis: Einige Einstellungen für Bearbeitbarkeit und Sichtbarkeit werden vom System gesteuert und können nicht geändert werden.

Wichtiger Hinweis zur Sichtbarkeit von E-Mail-Adressen: Das Sperren der Sichtbarkeit einer primären oder sekundären E-Mail-Adresse auf „nicht anzeigen“ gilt nur für Benutzerprofile. Wenn Ihr Unternehmen festgelegt hat, E-Mail-Adressen in anderen Bereichen der Plattform anzuzeigen (z. B. bei der Suche in Metadaten oder in Managerberichten), werden diese Einstellungen nicht beeinflusst.

Wichtige Hinweise:

• Berücksichtigen Sie bei der Festlegung der Bearbeitbarkeit und der Standardsichtbarkeit persönlicher Informationen die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens.
• Hier vorgenommene Änderungen wirken sich darauf aus, welche Informationen Mitarbeiter im Widget „Persönliche Informationen“ auf ihrer Registerkarte „Über mich“ sehen und möglicherweise bearbeiten können.

Identifizierende Benutzerinformationen

Wählen Sie die Informationen aus, die unter dem Namen eines Benutzers in Profilen und Suchergebnissen angezeigt werden. Dadurch wird es einfacher, Personen auf der Plattform zu identifizieren. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs für Metadaten, um Metadatenwerte (z. B. Abteilung oder Standort) auszuwählen, die neben den Mitarbeiternamen in den Suchergebnissen der Plattform angezeigt werden. Dies hilft Benutzern, den richtigen Empfänger anhand relevanter Informationen aus der Benutzerdatei zu identifizieren. Stellen Sie sicher, dass Metadaten in der Benutzerdatei enthalten sind, um diese Funktion zu verwenden.

Registerkarte „Widgets“

Auf der Registerkarte „Widgets“ verwalten Sie die verschiedenen Widgets, die in Benutzerprofilen angezeigt werden. 

Widget „Über mich“

Hinweis: Das Widget „Über mich“ ist standardmäßig weder aktiviert noch veröffentlicht. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Profilfelder innerhalb des Widgets „Über mich“ hinzufügen und bearbeiten. Im Abschnitt „Widget ‚Über mich‘ veröffentlichen und Veröffentlichung aufheben“ erfahren Sie, wie Sie Ihre Änderungen live schalten.

Um mit der Bearbeitung von Elementen des Abschnitts „Über mich“ zu beginnen, klicken Sie auf den Namen „Über mich“. Auf der Administrationsseite „Über mich“ können Sie die Abschnitte und Felder anpassen, die Mitarbeiter auf ihrer Registerkarte „Über mich“ ausfüllen können.

Abschnitte hinzufügen

Abschnitte helfen dabei, die Felder unter „Über mich“ zu organisieren, sodass Mitarbeiter einfacher navigieren und die Informationskategorien verstehen können. So fügen Sie einen neuen Abschnitt hinzu:

1. Klicken Sie auf „Abschnitt hinzufügen“.
2. Geben Sie einen Namen für den Abschnitt ein (maximal 100 Zeichen). 
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. In diesem Fenster können Sie dem Abschnitt Felder hinzufügen (siehe Abschnitt „Felder hinzufügen“ in diesem Artikel) oder auf „Fertig“ klicken.

Felder hinzufügen

Felder sind die einzelnen Aufforderungen oder Fragen innerhalb eines Abschnitts, die Mitarbeiter beantworten können. Es gibt zwei Arten von Feldern, die Sie hinzufügen können:

Standardfelder

Dies sind von Awardco erstellte vordefinierte Felder. Sie sind für allgemeine Informationen vorgesehen, die bei künftigen Verbesserungen der Plattform verwendet werden können (z. B. Anerkennungsablauf, Empfehlungen zum Ausgeben von Punkten, Community-Gruppen). Die Namen von Standardfeldern können nicht bearbeitet werden; dies wird durch ein Schlosssymbol angezeigt. So fügen Sie ein Standardfeld hinzu:

1. Klicken Sie innerhalb eines Abschnitts auf die Schaltfläche „Felder hinzufügen“ (oder auf das Plus-Symbol oben im Abschnitt).
2. Suchen Sie das gewünschte Standardfeld im Pop-up-Fenster.
3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
4. Wenn Sie alle Standardfelder hinzugefügt haben, wählen Sie „Fertig“ aus.

Benutzerdefinierte Felder

Diese Felder erstellen Sie selbst. Derzeit sind benutzerdefinierte Felder auf Texteingaben mit einer maximalen Antwortlänge von 150 Zeichen beschränkt. Dies fördert kurze Antworten, Antworten aus einem Wort oder begrenzte Antworten. So fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzu:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Felder hinzufügen“.
2. Scrollen Sie im Pop-up-Fenster nach unten und klicken Sie auf „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“.
3. Geben Sie im neuen Pop-up-Fenster einen Namen für Ihr benutzerdefiniertes Feld ein (maximal 100 Zeichen).
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Abschnitte und Felder verwalten

• Neu anordnen: Sie können Felder innerhalb eines Abschnitts neu anordnen, indem Sie auf das Symbol mit den sechs Punkten neben dem Feldnamen klicken und es ziehen. Abschnitte können Sie neu anordnen, indem Sie auf das Symbol mit den sechs Punkten neben dem Abschnittsnamen klicken und es ziehen.
• Bearbeiten: Um den Namen eines nicht standardmäßigen Feldes oder eines Abschnitts zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol daneben. Standardfelder können nicht bearbeitet werden.
• Löschen: Um ein Feld oder einen Abschnitt zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.
  • Wichtig: Durch das Löschen eines Feldes oder Abschnitts werden alle Daten, die Mitarbeiter zuvor in diesen Feldern eingegeben haben, dauerhaft entfernt. Ein Warnfenster wird angezeigt, um diese Aktion zu bestätigen.

Widget „Über mich“ veröffentlichen und Veröffentlichung aufheben

Wenn Sie mit der Formatierung des Widgets „Über mich“ zufrieden sind, klicken Sie oben auf der Administrationsseite auf „Veröffentlichen“. Wenn Sie die Veröffentlichung des Widgets „Über mich“ aufheben möchten, klicken Sie auf „Veröffentlichung des Widgets aufheben“. 

• Wenn das Widget veröffentlicht ist, werden ein „Ein“-Indikator und die Schaltfläche „Veröffentlichung des Widgets aufheben“ angezeigt.
• Wenn die Veröffentlichung des Widgets aufgehoben wurde, werden ein „Aus“-Indikator und die Schaltfläche „Widget veröffentlichen“ angezeigt.

Aufforderung zur Profilvervollständigung

Wenn die Profilfrage „Wie möchten Sie anerkannt werden?“ aktiviert ist, sehen Benutzer, die sie noch nicht beantwortet haben, möglicherweise eine Aufforderung auf der Seite mit dem Anerkennungslink. Diese Seite öffnen Benutzer, wenn sie in einer E-Mail, Slack-, Teams- oder SMS-Nachricht „Anerkennung anzeigen“ auswählen.

Die Aufforderung wird nur angezeigt, wenn das Widget „Benutzerprofil“ aktiviert und die Frage eingeschaltet ist. Sie ist kein separates Widget. Sobald ein Benutzer die Frage beantwortet, wird die Aufforderung nicht mehr angezeigt. Benutzer können die Aufforderung nicht schließen, ohne die Frage zu beantworten. Dies ist derzeit die einzige Profilfrage, die für diese Aufforderung verwendet wird.

Um zu verhindern, dass die Aufforderung angezeigt wird, entfernen Sie die Frage aus dem Widget „Benutzerprofil“. Lesen Sie vor dem Löschen des Feldes den Warnhinweis unter Abschnitte und Felder verwalten: Durch das Löschen eines Feldes werden von Mitarbeitern eingegebene Informationen dauerhaft entfernt.

Änderungen speichern und verwerfen

Änderungen, die Sie am Widget „Über mich“ vornehmen, werden erst live geschaltet, wenn Sie unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“ klicken. Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn ungespeicherte Änderungen vorhanden sind.

Wenn Sie ungespeicherte Änderungen rückgängig machen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Änderungen verwerfen“, um das Widget auf den zuletzt gespeicherten Stand zurückzusetzen.

Leistungsabzeichen

Um Mitarbeitermeilensteine zu feiern, bietet die Plattform zwei verschiedene Abzeichentypen: Programm- und Plattformabzeichen. Beide werden zwar in Benutzerprofilen angezeigt, aber unterschiedlich verwaltet und durch unterschiedliches Verhalten ausgelöst.

Die Steuerelemente für Leistungsabzeichen finden Sie im Bereich Admin > Benutzer > Benutzerprofile unter der Registerkarte „Widgets“ im Abschnitt „Leistungsabzeichen“. Die Abzeichen, die Sie auf dieser Seite konfigurieren können, sind:

• Erste gesendete Anerkennung:
  • Benutzer erhalten dieses Abzeichen automatisch, nachdem sie ihre erste Anerkennung gesendet haben.
  • Vor dem Erwerb wird kein „Leerzustand“ angezeigt und beim Erreichen des Abzeichens keine Benachrichtigung gesendet. Benutzer erhalten es einfach, sobald sie ihre erste Anerkennung senden.
• Insgesamt gesendete Anerkennungen:
  • Benutzer erhalten Stufen dieses Abzeichens, sobald sie Anerkennungsmeilensteine erreichen.
  • Die Stufen sind:
    • Bronze: 10 Anerkennungen
    • Silber: 25 Anerkennungen
    • Gold: 50 Anerkennungen
    • Platin: 100 Anerkennungen
    • Diamant: 250 Anerkennungen
  • Zählweise von Anerkennungen: Die Anzahl für dieses Abzeichen basiert auf eindeutigen Anerkennungen. Das bedeutet:
    • Gruppenanerkennungen (die an mehrere Personen gesendet werden, unabhängig davon, ob sie öffentlich, privat oder gemischt sind) zählen als 1 Anerkennung, unabhängig davon, wie viele Personen einbezogen sind.
    • Geplante Anerkennungen und Encores zählen ebenfalls als 1 Anerkennung gemäß derselben Regel für eindeutige Anerkennungen.
    • In die Warteschlange eingereihte Anerkennungen (z. B. solche, die in den Bereich „Warteschlangen“, in Memorybook-Kommentare oder als automatische Anerkennungen hochgeladen wurden) zählen nicht für dieses Abzeichen.

Mit dem neuen Bericht zu erworbenen Abzeichen unter Admin > Berichte > Erworbene Abzeichen können Sie einfach verfolgen, wann Benutzer Abzeichen erhalten. Dieser Bericht zeigt die persönlichen Informationen der Person, die das Abzeichen erhalten hat, welches Abzeichen sie erhalten hat sowie Datum und Uhrzeit des Erwerbs. Er umfasst standardmäßige Berichtsfunktionen wie Filterung und Spaltenanzeige.

Klarstellungen zu Abzeichen

• Terminologie: „Programm-Leistungsabzeichen“ bezeichnet Abzeichen, die durch Anerkennungs- und Verdienstprogramme erworben werden. „Plattform-Leistungsabzeichen“ bezeichnet speziell die Abzeichen „Erste gesendete Anerkennung“ und „Insgesamt gesendete Anerkennungen“, die Anerkennungsstufen verfolgen.
• Abzeichen deaktivieren:
  • Wenn Leistungsabzeichen deaktiviert werden, werden sie nicht mehr in Benutzerprofilen angezeigt.
  • Wenn ein Programm mit einem Programmabzeichen archiviert wird, bleibt das Programmabzeichen im Profil erhalten.
  • Wenn ein Abzeichen aus einem Programm entfernt wird, wird das zugehörige Programmabzeichen aus den Benutzerprofilen entfernt.
• Ablauf von Abzeichen: Abzeichen laufen nicht ab. Leistungsabzeichen bleiben erhalten, solange die zugehörigen Umschalter aktiviert sind. Programmabzeichen bleiben erhalten, solange das zugehörige Programm aktiv oder archiviert ist.
• Automatische Einführung (Awardco-2.0-Benutzer): Für Awardco-2.0-Benutzer werden Leistungsabzeichen automatisch live geschaltet. Es findet eine Nachbefüllung statt. Das bedeutet, dass Benutzer, die die Kriterien für „Insgesamt gesendete Anerkennungen“ bereits erfüllt haben (z. B. 10 Anerkennungen gesendet haben), automatisch das entsprechende Abzeichen (z. B. Bronze) erhalten. Ebenso erhalten Benutzer, die ihre erste Anerkennung gesendet haben, das Abzeichen „Erste gesendete Anerkennung“.
• Erwerbsdatum für vorhandene Abzeichen: Wenn die Funktion „Leistungsabzeichen“ erstmals aktiviert wird, entspricht das „Erwerbsdatum“ zuvor erworbener Abzeichen dem Datum, an dem die Funktion aktiviert wurde. Danach sind alle neuen Einträge zum „Erwerbsdatum“ korrekt.
• Abzeichen für erste Anerkennung bei früheren Anerkennenden: Derzeit gibt es keine Möglichkeit zu verhindern, dass Benutzer, die bereits in der Vergangenheit Anerkennungen vergeben haben, automatisch das Abzeichen „Erste gesendete Anerkennung“ erhalten, sobald die Funktion aktiviert wird. Wenn dies eine gewünschte Funktion ist, sollte sie zur Prüfung in Pendo protokolliert werden.

Anerkennungen

• Anerkennungen herunterladen: Ermöglichen Sie Benutzern, eine CSV-Datei mit von ihnen vergebenen oder erhaltenen Anerkennungen herunterzuladen. Diese Option wird in der Registerkarte „Anerkennungen“ im Profil eines Benutzers über dem Anerkennungs-Feed angezeigt.

Bewährte Methoden und wichtige Hinweise

• Fördern Sie die Verwendung von Standardfeldern: Die Nutzung von Standardfeldern ermöglicht potenzielle zukünftige Verbesserungen und Integrationen innerhalb der Plattform.
• Planen Sie Ihre Abschnitte und Felder sorgfältig: Überlegen Sie, welche Informationen Sie erfassen möchten und wie diese für Mitarbeiter am besten organisiert werden können.
• Achten Sie auf die Benutzererfahrung: Vermeiden Sie eine überwältigende Anzahl von Feldern oder Felder, die als zu persönlich empfunden werden könnten, da dies Mitarbeiter davon abhalten könnte, ihre Profile zu vervollständigen.
• Kommunizieren Sie Änderungen: Informieren Sie Mitarbeiter über neue Abschnitte oder Felder, die dem Widget „Über mich“ hinzugefügt wurden.
• Machen Sie sich mit den Auswirkungen des Löschens von Feldern vertraut: Stellen Sie sicher, dass Sie die Folgen des Löschens von Feldern verstehen, da dadurch von Benutzern bereitgestellte Daten verloren gehen.
   

Häufig gestellte Fragen

Wo verwalte ich die Einstellungen für Benutzerprofile?

• Gehen Sie zu Admin > Benutzer > Profile. Verwenden Sie die Registerkarte „Einstellungen“, um Profilfelder, Sichtbarkeit, Bearbeitungsberechtigungen und identifizierende Informationen zu verwalten. Verwenden Sie die Registerkarte „Widgets“, um Profilwidgets wie die Widgets „Über mich“, „Leistungsabzeichen“ und „Anerkennungen“ zu verwalten. Im Widget „Über mich“ können die Abschnitte und Felder bearbeitet werden. 

Wie steuere ich, was Benutzer in ihren Profilen sehen oder bearbeiten können?

• Verwenden Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ unter „Profilfelder“ die Standardsichtbarkeit eines Feldes und erlauben Sie Benutzern, sofern verfügbar, dessen Sichtbarkeit zu ändern oder den Wert zu bearbeiten. Einige Steuerelemente werden vom System verwaltet und können daher nicht geändert werden. Benutzer können beispielsweise ihr Einstellungsdatum oder Geburtsdatum nicht unter „Mein Konto“ bearbeiten.

Warum werden meine Änderungen unter „Über mich“ nicht in den Profilen angezeigt?

• Klicken Sie nach Änderungen in den Einstellungen des Widgets „Über mich“ auf „Änderungen speichern“. Wenn die Veröffentlichung des Widgets aufgehoben wurde, klicken Sie auf „Veröffentlichen“, damit es in den Benutzerprofilen sichtbar wird. Ob es veröffentlicht ist, können Sie anhand des Widget-Status auf der Registerkarte „Widgets“ überprüfen.

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den Awardco-Administratorsupport.