Verwalten der Einstellungen für Benutzerprofile

Benutzerprofile bieten einen zentralen Ort, an dem Mitarbeitende ihre Präsenz personalisieren und sich innerhalb der Plattform vernetzen können. Als Awardco-Admin verfügen Sie über wichtige Steuerungsmöglichkeiten, um diese Erfahrung zu gestalten, sie an die Richtlinien Ihres Unternehmens anzupassen und die Interaktion zu fördern. Durch die effektive Verwaltung der Einstellungen und Widgets innerhalb der Benutzerprofilverwaltung können Sie eine wertvolle und ansprechende Erfahrung für Ihre Mitarbeitenden schaffen und die Verbindung sowie das Gemeinschaftsgefühl innerhalb Ihrer Organisation stärken. Dieser Artikel führt Sie durch die verfügbaren Einstellungen zur Verwaltung von Benutzerprofilen.

Weitere Informationen zu den für Benutzer sichtbaren Ansichten der Benutzerprofile finden Sie im Supportartikel „Ihr Leitfaden zu Benutzerprofilen“.

1. Aufrufen der Einstellungen für Benutzerprofile
2. Die Registerkarte „Einstellungen“
   • Profilfelder
   • Identifizierende Benutzerinformationen
3. Die Registerkarte „Widgets“
   • Über mich 
     • Hinzufügen von Abschnitten
     • Hinzufügen von Feldern
     • Verwalten von Abschnitten und Feldern
     • Veröffentlichen und Aufheben der Veröffentlichung des Widgets „Über mich“
     • Aufforderung zur Vervollständigung des Profils
     • Speichern und Verwerfen von Änderungen
   • Erfolgsabzeichen
   • Anerkennungen
4. Bewährte Vorgehensweisen und Überlegungen

Aufrufen der Einstellungen für Benutzerprofile

So greifen Sie auf die Verwaltungseinstellungen für Benutzerprofile zu:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
2. Wählen Sie auf der Startseite unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
3. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Benutzer“ und anschließend auf „Profile“.

Nun werden zwei Registerkarten angezeigt: „Einstellungen“ und „Widgets“.

Die Registerkarte „Einstellungen“

Profilfelder

In diesem Abschnitt der Registerkarte „Einstellungen“ innerhalb des Admin-Bereichs für Benutzerprofile verwalten Sie die Benutzerrichtlinie. Auf dieser Seite wird festgelegt, welche Felder mit personenbezogenen Informationen für Mitarbeitende in ihren Profilen sichtbar und/oder bearbeitbar sind. Hier können Sie:

• Standardsichtbarkeit festlegen: Bestimmen, ob ein Feld standardmäßig für alle Benutzer öffentlich oder privat ist.
• Bearbeitung durch Benutzer erlauben: Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, den Wert bestimmter Felder mit personenbezogenen Informationen zu bearbeiten (z. B. Telefonnummer, sekundäre E-Mail-Adresse).
• Steuerung der Sichtbarkeit durch Benutzer aktivieren: Benutzern erlauben, die Sichtbarkeit ihrer Informationen zwischen öffentlich und privat zu ändern.

Hinweis: Einige Einstellungen für Bearbeitbarkeit und Sichtbarkeit werden vom System gesteuert und können nicht geändert werden.

Wichtiger Hinweis zur Sichtbarkeit von E-Mail-Adressen: Das Sperren der Sichtbarkeit einer primären oder sekundären E-Mail-Adresse auf „nicht anzeigen“ gilt nur für Benutzerprofile. Wenn Ihr Unternehmen beschlossen hat, E-Mail-Adressen in anderen Bereichen der Plattform anzuzeigen (z. B. bei der Suche in Metadaten oder in Managerberichten), werden diese Einstellungen nicht beeinflusst.

Wichtige Überlegungen:

• Berücksichtigen Sie bei der Festlegung der Bearbeitbarkeit und Standardsichtbarkeit personenbezogener Informationen die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens.
• Hier vorgenommene Änderungen wirken sich darauf aus, welche Informationen Mitarbeitende im Widget „Persönliche Informationen“ auf ihrer Registerkarte „Über mich“ sehen und möglicherweise bearbeiten können.

Identifizierende Benutzerinformationen

Wählen Sie die Informationen aus, die unter dem Namen eines Benutzers in Profilen und Suchergebnissen angezeigt werden. Dadurch lassen sich Personen auf der Plattform leichter identifizieren. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs für Metadaten, um Metadatenwerte (z. B. Abteilung oder Standort) auszuwählen, die neben den Namen von Mitarbeitenden in den Plattformsuchergebnissen angezeigt werden. So können Benutzer den richtigen Empfänger anhand relevanter Informationen aus der Benutzerdatei identifizieren. Stellen Sie sicher, dass Metadaten in der Benutzerdatei enthalten sind, um diese Funktion zu verwenden.

Die Registerkarte „Widgets“

Auf der Registerkarte „Widgets“ verwalten Sie die verschiedenen Widgets, die in Benutzerprofilen angezeigt werden. 

Über mich

Hinweis: Das Widget „Über mich“ ist standardmäßig weder aktiviert noch veröffentlicht. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Profilfelder innerhalb des Widgets „Über mich“ hinzufügen und bearbeiten. Im Abschnitt „Veröffentlichen und Aufheben der Veröffentlichung des Widgets ‚Über mich‘“ erfahren Sie, wie Sie Ihre Änderungen live schalten.

Um mit der Bearbeitung von Elementen des Abschnitts „Über mich“ zu beginnen, klicken Sie auf den Namen „Über mich“. Auf der Verwaltungsseite „Über mich“ können Sie die Abschnitte und Felder anpassen, die Mitarbeitende auf ihrer Registerkarte „Über mich“ ausfüllen können.

Hinzufügen von Abschnitten

Abschnitte helfen dabei, die Felder unter „Über mich“ zu organisieren, sodass Mitarbeitende leichter navigieren und die Informationskategorien verstehen können. So fügen Sie einen neuen Abschnitt hinzu:

1. Klicken Sie auf „Abschnitt hinzufügen“.
2. Geben Sie einen Namen für den Abschnitt ein (maximal 100 Zeichen). 
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. In diesem Fenster können Sie dem Abschnitt Felder hinzufügen (siehe den Abschnitt „Hinzufügen von Feldern“ in diesem Artikel) oder auf „Fertig“ klicken.

Hinzufügen von Feldern

Felder sind einzelne Aufforderungen oder Fragen innerhalb der einzelnen Abschnitte, die Mitarbeitende beantworten können. Es gibt zwei Arten von Feldern, die Sie hinzufügen können:

Standardfelder

Dies sind vordefinierte Felder, die von Awardco erstellt wurden. Sie sind für allgemeine Informationen vorgesehen, die in zukünftigen Plattformerweiterungen verwendet werden können (z. B. Anerkennungsablauf, Empfehlungen zum Ausgeben von Punkten, Community-Gruppen). Die Namen von Standardfeldern, die durch ein Schlosssymbol gekennzeichnet sind, können nicht bearbeitet werden. So fügen Sie ein Standardfeld hinzu:

1. Klicken Sie innerhalb eines Abschnitts auf die Schaltfläche „Felder hinzufügen“ (oder oben im Abschnitt auf das Symbol +).
2. Suchen Sie das gewünschte Standardfeld im Pop-up-Fenster.
3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
4. Wenn Sie alle Standardfelder hinzugefügt haben, wählen Sie „Fertig“ aus.

Benutzerdefinierte Felder

Diese Felder erstellen Sie selbst. Derzeit sind benutzerdefinierte Felder auf Texteingaben mit einer maximalen Antwortlänge von 150 Zeichen beschränkt. Dies fördert kurze Antworten mit einem Wort oder begrenztem Umfang. So fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzu:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Felder hinzufügen“.
2. Scrollen Sie im Fenster nach unten und klicken Sie auf „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“.
3. Geben Sie im neuen Pop-up-Fenster einen Namen für Ihr benutzerdefiniertes Feld ein (maximal 100 Zeichen).
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Verwalten von Abschnitten und Feldern

• Neu anordnen: Sie können Felder innerhalb eines Abschnitts neu anordnen, indem Sie auf das Symbol mit den sechs Punkten neben dem Feldnamen klicken und es ziehen. Abschnitte können Sie neu anordnen, indem Sie auf das Symbol mit den sechs Punkten neben dem Abschnittsnamen klicken und es ziehen.
• Bearbeiten: Um den Namen eines Nicht-Standardfelds oder eines Abschnitts zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol daneben. Standardfelder können nicht bearbeitet werden.
• Löschen: Um ein Feld oder einen Abschnitt zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.
  • Wichtig: Beim Löschen eines Feldes oder Abschnitts werden alle Daten, die Mitarbeitende zuvor in diesen Feldern eingegeben haben, dauerhaft entfernt. Zur Bestätigung dieser Aktion wird ein Warnfenster angezeigt.

Veröffentlichen und Aufheben der Veröffentlichung des Widgets „Über mich“

Wenn Sie mit der Formatierung des Widgets „Über mich“ zufrieden sind, klicken Sie oben auf der Verwaltungsseite auf „Veröffentlichen“. Wenn Sie die Veröffentlichung des Widgets „Über mich“ aufheben möchten, klicken Sie auf „Veröffentlichung des Widgets aufheben“. 

• Wenn das Widget veröffentlicht ist, werden eine Anzeige „Ein“ und eine Schaltfläche „Veröffentlichung des Widgets aufheben“ angezeigt.
• Wenn die Veröffentlichung des Widgets aufgehoben wurde, werden eine Anzeige „Aus“ und eine Schaltfläche „Widget veröffentlichen“ angezeigt.

Aufforderung zur Vervollständigung des Profils

Wenn die Profilfrage „Wie möchten Sie anerkannt werden?“ aktiviert ist, wird Benutzern, die sie noch nicht beantwortet haben, möglicherweise eine Aufforderung auf der Seite mit dem Anerkennungslink angezeigt. Diese Seite wird geöffnet, wenn Benutzer in einer E-Mail, Slack-, Teams- oder SMS-Nachricht „Anerkennung anzeigen“ auswählen.

Die Aufforderung wird nur angezeigt, wenn das Benutzerprofil-Widget aktiviert und die Frage eingeschaltet ist. Sie ist kein separates Widget. Sobald ein Benutzer die Frage beantwortet, wird die Aufforderung nicht mehr angezeigt. Benutzer können die Aufforderung nicht schließen, ohne die Frage zu beantworten. Derzeit wird nur diese Profilfrage für diese Aufforderung verwendet.

Um zu verhindern, dass die Aufforderung angezeigt wird, entfernen Sie die Frage aus dem Benutzerprofil-Widget. Lesen Sie vor dem Löschen des Feldes den Warnhinweis unter Verwalten von Abschnitten und Feldern: Beim Löschen eines Feldes werden von Mitarbeitenden eingegebene Informationen dauerhaft entfernt.

Speichern und Verwerfen von Änderungen

Änderungen am Widget „Über mich“ werden erst live geschaltet, wenn Sie unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“ klicken. Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn nicht gespeicherte Änderungen vorhanden sind.

Wenn Sie nicht gespeicherte Änderungen rückgängig machen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Änderungen verwerfen“, um das Widget auf den zuletzt gespeicherten Stand zurückzusetzen.

Erfolgsabzeichen

Um Meilensteine von Mitarbeitenden zu feiern, bietet die Plattform zwei verschiedene Abzeichentypen: Programm- und Plattformabzeichen. Beide werden zwar in Benutzerprofilen angezeigt, aber unterschiedlich verwaltet und durch unterschiedliches Verhalten ausgelöst.

Die Einstellungen für Erfolgsabzeichen finden Sie im Bereich Admin > Benutzer > Benutzerprofile auf der Registerkarte „Widgets“ im Abschnitt „Erfolgsabzeichen“. Die Abzeichen, die Sie auf dieser Seite konfigurieren können, sind:

• Erste gesendete Anerkennung:
  • Benutzer erhalten dieses Abzeichen automatisch, nachdem sie ihre erste Anerkennung gesendet haben.
  • Vor dem Erreichen des Abzeichens wird kein „Leerzustand“ angezeigt und beim Erreichen wird keine Benachrichtigung gesendet. Benutzer erhalten es einfach beim Senden ihrer ersten Anerkennung.
• Gesendete Anerkennungen insgesamt:
  • Benutzer erreichen verschiedene Stufen dieses Abzeichens, sobald sie Anerkennungsmeilensteine erreichen.
  • Die Stufen sind:
    • Bronze: 10 Anerkennungen
    • Silber: 25 Anerkennungen
    • Gold: 50 Anerkennungen
    • Platin: 100 Anerkennungen
    • Diamant: 250 Anerkennungen
  • So werden Anerkennungen gezählt: Die Anzahl für dieses Abzeichen basiert auf eindeutigen Anerkennungen. Das bedeutet:
    • Gruppenanerkennungen (die an mehrere Personen gesendet werden, unabhängig davon, ob sie öffentlich, privat oder gemischt sind) zählen als 1 Anerkennung, unabhängig davon, wie viele Personen eingeschlossen sind.
    • Geplante Anerkennungen und Encores zählen ebenfalls als 1 Anerkennung, gemäß derselben Regel für eindeutige Anerkennungen.
    • Wartende Anerkennungen (z. B. in den Bereich „Warteschlangen“ hochgeladene Anerkennungen, Memorybook-Kommentare oder automatische Anerkennungen) zählen nicht für dieses Abzeichen.

Mit dem neuen Bericht zu verdienten Abzeichen unter Admin > Berichte > Verdiente Abzeichen können Sie leicht nachverfolgen, wann Benutzer Abzeichen verdienen. Dieser Bericht zeigt die personenbezogenen Informationen der Person, die das Abzeichen verdient hat, welches Abzeichen sie verdient hat sowie Datum und Uhrzeit des Erwerbs. Er enthält standardmäßige Berichtsfunktionen wie Filterung und Spaltenanzeige.

Klarstellungen zu Abzeichen

• Terminologie: „Programm-Erfolgsabzeichen“ bezeichnen Abzeichen, die durch Anerkennungs- und Verdienstprogramme verdient werden. „Plattform-Erfolgsabzeichen“ beziehen sich speziell auf die Abzeichen „Erste gesendete Anerkennung“ und „Gesendete Anerkennungen insgesamt“, die Anerkennungsstufen verfolgen.
• Deaktivieren von Abzeichen:
  • Wenn Erfolgsabzeichen deaktiviert werden, werden sie nicht mehr in Benutzerprofilen angezeigt.
  • Wenn ein Programm mit einem Programmabzeichen archiviert wird, bleibt das Programmabzeichen im Profil erhalten.
  • Wenn ein Abzeichen aus einem Programm entfernt wird, wird das zugehörige Programmabzeichen aus den Benutzerprofilen entfernt.
• Ablauf von Abzeichen: Abzeichen laufen nicht ab. Erfolgsabzeichen bleiben erhalten, solange die entsprechenden Schalter aktiviert sind. Programmabzeichen bleiben erhalten, solange das zugehörige Programm aktiv oder archiviert ist.
• Automatische Einführung (Awardco-2.0-Benutzer): Für Awardco-2.0-Benutzer werden Erfolgsabzeichen automatisch live geschaltet. Es findet ein Backfill-Prozess statt. Das bedeutet, dass Benutzer, die die Kriterien für „Gesendete Anerkennungen insgesamt“ bereits erfüllt haben (z. B. 10 Anerkennungen gesendet haben), automatisch das entsprechende Abzeichen (z. B. Bronze) erhalten. Ebenso erhalten Benutzer, die ihre erste Anerkennung gesendet haben, das Abzeichen „Erste gesendete Anerkennung“.
• Erwerbsdatum vorhandener Abzeichen: Wenn die Funktion „Erfolgsabzeichen“ erstmals aktiviert wird, entspricht das „Erwerbsdatum“ zuvor verdienter Abzeichen dem Datum, an dem die Funktion aktiviert wurde. Nach der Aktivierung sind alle neuen Einträge zum „Erwerbsdatum“ korrekt.
• Abzeichen „Erste gesendete Anerkennung“ für frühere Anerkennende: Derzeit kann nicht verhindert werden, dass Benutzer, die in der Vergangenheit Anerkennungen gesendet haben, automatisch das Abzeichen „Erste gesendete Anerkennung“ erhalten, sobald die Funktion aktiviert wird. Wenn diese Funktion gewünscht ist, sollte sie in Pendo zur Prüfung protokolliert werden.

Anerkennungen

• Anerkennungen herunterladen: Ermöglichen Sie Benutzern, eine CSV-Datei der von ihnen gesendeten oder erhaltenen Anerkennungen herunterzuladen. Diese Option wird auf der Registerkarte „Anerkennungen“ im Profil eines Benutzers über dem Anerkennungs-Feed angezeigt.

Bewährte Vorgehensweisen und Überlegungen

• Fördern Sie die Verwendung von Standardfeldern: Die Nutzung von Standardfeldern ermöglicht potenzielle zukünftige Erweiterungen und Integrationen innerhalb der Plattform.
• Planen Sie Ihre Abschnitte und Felder sorgfältig: Überlegen Sie, welche Informationen Sie erfassen möchten und wie diese für Mitarbeitende am besten organisiert werden können.
• Achten Sie auf die Benutzererfahrung: Vermeiden Sie eine überwältigende Anzahl von Feldern oder Felder, die als zu persönlich wahrgenommen werden könnten, da dies Mitarbeitende davon abhalten könnte, ihre Profile zu vervollständigen.
• Kommunizieren Sie Änderungen: Informieren Sie Mitarbeitende über neue Abschnitte oder Felder, die dem Widget „Über mich“ hinzugefügt wurden.
• Verstehen Sie die Auswirkungen des Löschens von Feldern: Stellen Sie sicher, dass Sie die Folgen des Löschens von Feldern verstehen, da dies zum Verlust von durch Benutzer bereitgestellten Daten führt.

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den Awardco-Admin-Support.