Die Verwaltung großer Geldprämien, wie z. B. Weihnachts- oder Mitarbeiteranerkennungspreise, erfordert die Sicherstellung, dass das Einlösekonto ausreichend finanziert ist, um Unterbrechungen zu vermeiden. Die Vorausfinanzierung ermöglicht es Administratoren, im Voraus Mittel für ein bestimmtes Programm, Budget oder Metadaten-Gruppe hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass alle Auszeichnungen reibungslos verteilt werden, auch während Zeiten mit hohem Verkehrsaufkommen. Außerdem wird garantiert, dass Sie für diese Punkte nicht doppelt abgerechnet werden. Dieser Artikel führt Sie durch die Schritte zur Anforderung einer Rechnung und zur effizienten Verwaltung des Vorausfinanzierungsprozesses.
Hinweis: Dieser Artikel gilt für alle Kunden, die nicht die Rechnungsstellungsmethode „Kundenverwaltet“ verwenden.
Warum vorausfinanzieren?
Die Vorausfinanzierung bietet einige wichtige Vorteile:
- Vermeidung von Programmunterbrechungen: Stellt sicher, dass das Einlösekonto ausreichend finanziert ist, um den erhöhten Punkteverbrauch der Nutzer abzudecken.
- Reibungsloser Auszeichnungsprozess: Durch das Hinzufügen von Mitteln im Voraus können Administratoren garantieren, dass alle Auszeichnungen umgehend ausgegeben werden, ohne auf zusätzliche Zahlungen warten zu müssen.
- Flexible Finanzierungsmöglichkeiten: Mittel können direkt über die Plattform per ACH oder Kreditkarte hinzugefügt werden. Sie können auch außerhalb der Plattform per ACH/Überweisung und Scheck gesendet werden.
- Verbesserte Berichterstattung und Budgetierung: Die Vorausfinanzierung spezifischer Programme hilft, klarere Finanzaufzeichnungen zu führen. Separate Budgets für große Programme wie Weihnachts- oder Mitarbeiteranerkennungspreise vereinfachen die finanzielle Nachverfolgung und Berichterstattung.
Wie man eine große Auszeichnung vorausfinanziert
Navigation zur Abrechnungsseite
Folgen Sie diesen Schritten, um zur Abrechnungsseite zu gelangen:
- Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Finanzen“ und dann „Abrechnung“ aus.
Anforderung einer Rechnung zur Vorausfinanzierung
Der wichtigste Schritt im Vorausfinanzierungsprozess ist die Anforderung einer Rechnung. Befolgen Sie diese Schritte:
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Navigieren Sie zum Tab „Rechnungen“ und klicken Sie auf „Rechnung anfordern“.
- Geben Sie den gewünschten Rechnungsbetrag ein. Dieser Betrag sollte den erwarteten Gesamtwert des vorausfinanzierten Auszeichnungsprogramms widerspiegeln.
- Geben Sie an, ob die Rechnung für eine Vorausfinanzierung ist:
- Falls ja, wählen Sie das Programm, Budget oder die Metadaten-Gruppe aus, die vorausfinanziert werden bzw. aus der die vergebenen Punkte stammen.
- Füllen Sie die erforderlichen Details aus:
- E-Mail-Adresse: Die Bestätigung der Rechnung wird hierhin gesendet.
- Bestellnummer (PO-Nummer): Fügen Sie gegebenenfalls eine interne Referenz oder Kennung für organisatorische Zwecke hinzu.
- Notizen: Fügen Sie relevante Details oder Gründe für die Rechnung hinzu.
- Überprüfen Sie die Zahlungsaufstellung und klicken Sie auf „Anfrage absenden“.
Nach dem Absenden erhalten Sie eine Bestätigung, und die Rechnung wird innerhalb von 24–48 Geschäftsstunden bearbeitet und versendet.
Überwachung der Mittelverfügbarkeit
Sobald die Rechnung bearbeitet wurde, erscheinen die Mittel in der Zeile „Einzahlungen“ im Abschnitt „Finanzierungsübersicht“ auf der Abrechnungsseite.
- Per Kreditkarte hinzugefügte Mittel sind sofort verfügbar, es fällt jedoch eine Bearbeitungsgebühr an.
- ACH-Zahlungen sind gebührenfrei, benötigen jedoch 3–5 Geschäftstage zur Verarbeitung. Dies ist bei der Vorausfinanzierung großer Programme wichtig, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Die Vorausfinanzierungsnachverfolgung beginnt im Monat des Zahlungseingangs. Wenn beispielsweise ein Weihnachtsprogramm am 15. Dezember vorausfinanziert wird, umfasst die Nachverfolgung alle Vorausfinanzierungen im Weihnachtsbudget seit dem 1. Dezember.
Hinzufügen von Punkten zum Unternehmenskonto
Nun muss eine gleichwertige Anzahl von Punkten wie die eingezahlten Mittel zum Unternehmenskonto hinzugefügt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Klicken Sie auf der Abrechnungsseite auf „Punkte hinzufügen“.
- Geben Sie die gewünschte Anzahl von Punkten ein (entsprechend den eingezahlten Mitteln).
- Geben Sie eine Notiz ein und klicken Sie auf „Punkte hinzufügen“.
- Wählen Sie „Bestätigen“ aus.
Die eingezahlten Punkte werden in der Zeile „Unternehmenskonto“ der Punkteübersicht angezeigt. Sie können diese Punkte nach Bedarf auf Budgets verteilen. Detaillierte Anweisungen finden Sie im Artikel Budgets verwalten.
Zusätzliche Tipps
- Erstellen Sie separate Budgets und/oder Programme: Für große Programme, wie Weihnachtsboni oder Mitarbeiteranerkennungspreise, sollten Sie ein eigenes Budget und/oder Programm anlegen. Dies ermöglicht eine klarere Berichterstattung und einfachere Nachverfolgung der Mittel.
- Planen Sie im Voraus: Für Zeiten mit hohem Auszeichnungsvolumen, wie die Weihnachtszeit, finanzieren Sie das Konto rechtzeitig voraus, um mögliche Verzögerungen bei der Auszeichnungsverteilung zu vermeiden.
- Überwachen Sie die Kontostände des Einlösekontos: Prüfen Sie regelmäßig den Kontostand des Einlösekontos auf der Abrechnungsseite, um den ununterbrochenen Betrieb der Anerkennungsprogramme sicherzustellen.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.