Erstellen und Verwalten einfacher Umfragen

Unsere Umfragefunktion ist Ihr bevorzugtes Tool zum mühelosen Erstellen und Verwalten von Umfragen, die wertvolle Erkenntnisse liefern. Diese Funktion steht allen Kunden zur Verfügung, die Awardco Recognition, Awardco Engage oder beides nutzen. Ganz gleich, ob Sie logistische Bewertungen durchführen oder Feedback von Teams sammeln – dieses benutzerfreundliche Tool optimiert den gesamten Prozess. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Umfragen einrichten, Fragen anpassen und Ergebnisse analysieren, damit Sie datenbasierte Entscheidungen treffen können.
 

Hinweis: Eine Perspektive aus Sicht der Front-End-Nutzer finden Sie im Artikel „Umfragen beantworten“.

1. Navigieren zum Umfragetool
2. Erstellen einer einfachen Umfrage
   • Umfrageinformationen
   • Fragen
     • Umfrageabschnitte
   • Teilnehmer und Prämie
   • Zeitplan
   • Kommunikation
3. Abschließen und Veröffentlichen Ihrer Umfrage
4. Verwalten von Umfragen
5. Manuelles Teilen von Umfragen
6. Senden einer Umfrageerinnerung
7. Anzeigen von Umfrageergebnissen
8. Bewährte Vorgehensweisen

Navigieren zum Umfragetool

Hinweis: Stellen Sie vor dem Fortfahren sicher, dass Sie über die Berechtigungen „Survey Edit“ und „Survey Results“ verfügen. Andernfalls können Sie nicht auf das Umfragetool zugreifen. 

So greifen Sie auf das Umfragetool zu:

1. Melden Sie sich bei Ihrer Awardco-Plattform an.
2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü unter „Engagement“ die Option „Surveys“ aus.

Erstellen einer Umfrage

Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche „Create Survey“.

• Wenn Sie nur Recognition haben: Sie werden direkt zum Umfrage-Builder weitergeleitet.

• Wenn Sie Awardco Engage™ haben: Wählen Sie im Dropdownmenü die Option „Simple“ aus.
   

  

Einfache Umfragen werden über fünf Hauptregisterkarten konfiguriert: „Survey Info“, „Questions“, „Participants & Reward“, „Schedule“ und „Communication“.

Umfrageinformationen

Füllen Sie die grundlegenden Informationen für Ihre Engagement-Umfrage aus:

• Survey Name: Der Titel, den die Teilnehmer sehen.
• Description: Eine kurze Übersicht über den Zweck der Umfrage.
• Image: (Optional) Laden Sie ein Bild hoch, um das Erscheinungsbild anzupassen.
• Long Description: (Optional) Geben Sie bei Bedarf weitere Details an.
• Completion Note: Die Nachricht, die nach Abschluss im Social Feed angezeigt wird.

Klicken Sie nach Abschluss auf „Save Changes“ und fahren Sie mit der Registerkarte „Questions“ fort.

Fragen

Klicken Sie auf „Add Question“, um Fragen für Ihre Umfrage zu erstellen. Sie können aus den folgenden Typen auswählen:
 

• Scale Selection: Fordert die Befragten auf, einen Wert auf einer Skala auszuwählen (z. B. eine Likert-Skala).
  • Geben Sie den Fragentext ein.
  • Geben Sie die Werte für die Skala ein (z. B. „1“, „2“, „3“, „4“, „5“), indem Sie einen Wert eingeben und die Eingabetaste drücken.
  • Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen „Participant’s Answer is Required“.
  • Klicken Sie auf „Save“.

• Single-Select: Ähnlich wie bei einer Multiple-Choice-Frage kann bei einer Single-Select-Frage nur eine Antwort ausgewählt werden.
  • Geben Sie den Fragentext ein.
  • Fügen Sie mehrere Antwortoptionen hinzu, indem Sie eine Antwort eingeben und die Eingabetaste drücken.
  • Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen „Participant’s Answer is Required“.

  • Klicken Sie auf „Save“.

    

• Multi-Select: Ermöglicht den Teilnehmern, mehrere Antworten auszuwählen.
  • Geben Sie den Fragentext und die Antwortoptionen ein.
  • Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen „Participant’s Answer is Required“.

  • Klicken Sie auf „Save“.

    

    
     

• Short Answer: Fordert zu kurzen schriftlichen Antworten auf.
  • Geben Sie den Fragentext ein.
  • Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen „Participant’s Answer is Required“.
  • Klicken Sie auf „Save“.

  • Hinweis: Die Zeichenbegrenzung für eine kurze Antwort beträgt 600.

    

     

• Long Answer: Lädt zu ausführlichen schriftlichen Antworten ein.
  • Geben Sie den Fragentext ein.
  • Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen „Participant’s Answer is Required“.
  • Klicken Sie auf „Save“.

  • Hinweis: Die Zeichenbegrenzung für eine lange Antwort beträgt 4.000.

    

     

• User Selection: Fordert die Befragten auf, für eine bestimmte Frage einen Benutzer zu nominieren.
  • Geben Sie den Fragentext ein.
  • Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen „Participant’s Answer is Required“.

  • Klicken Sie auf „Save“.

    

Umfrageabschnitte

Umfrageabschnitte helfen Ihnen, Fragen während der Erstellung einer Umfrage zu organisieren. Sie können außerdem eine Folie mit Titel und Beschreibung im Ablauf der Umfrage anzeigen, um eine neue Gruppe von Fragen klar abzugrenzen.

Umfrageabschnitte stehen nur Kunden von Awardco Engage™ zur Verfügung und können sowohl mit einfachen als auch mit Engage-Umfragen verwendet werden.

So fügen Sie einen Abschnitt hinzu:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Questions auf Add Section.

2. Konfigurieren Sie den Titel und die Beschreibung des Abschnitts.

3. Wählen Sie Show Title Slide aus, wenn die Folie mit dem Abschnittstitel und der Beschreibung den Umfrageteilnehmern angezeigt werden soll.

4. Lassen Sie Show Title Slide deaktiviert, wenn Sie den Abschnitt nur zum Organisieren von Fragen verwenden möchten, ohne ihn den Umfrageteilnehmern anzuzeigen.

5. Fügen Sie dem Abschnitt Fragen hinzu und verwenden Sie Drag-and-drop, um Fragen und Abschnitte nach Bedarf anzuordnen.

Sie können außerdem die aktualisierten Aktionen für Fragen und Abschnitte verwenden und während der Umfrageerstellung Fragen oder Abschnitte direkt hinzufügen.

Hinweis: Umfrageabschnitte stehen nur Awardco Engage™-Kunden zur Verfügung. Sie können sowohl mit einfachen als auch mit Engage-Umfragen verwendet werden.

Nachdem alle Fragen und Abschnitte hinzugefügt wurden, organisieren Sie sie nach Bedarf und klicken Sie auf „Preview“, um eine Ansicht aus Front-End-Sicht zu öffnen. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „Save Changes“ und fahren Sie mit der Registerkarte „Participants & Reward“ fort.

Teilnehmer und Prämie

Auf dieser Registerkarte legen Sie fest, wer zur Teilnahme an der Umfrage berechtigt ist.

1. Limit Eligibility: Aktivieren Sie diese Option, um die Umfrage auf bestimmte Gruppen oder Personen zu beschränken.
   • Eligible to Take Survey: Geben Sie die Berechtigung an, indem Sie Namen oder Metadatengruppen eingeben. Wenn die Option deaktiviert bleibt, ist die Umfrage für alle Benutzer verfügbar.
     • Grundlagen der Berechtigungslogik:
       • ODER-Bedingung: Wenn Sie mehrere Metadaten im selben Feld hinzufügen (z. B. „Marketing“ und „Client Success“ im Feld „Department“ auswählen), sind Teilnehmer berechtigt, wenn sie EINES dieser Kriterien erfüllen.
       • UND-Bedingung: Wenn Sie Metadaten aus verschiedenen Feldern hinzufügen (z. B. „Client Success“ aus „Department“ UND „San Francisco“ aus „Location“ auswählen), sind Teilnehmer nur berechtigt, wenn sie BEIDE Kriterien erfüllen.
2. Maximum Number of Submissions: Legen Sie ein Limit fest oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Allow Unlimited Submissions“.
3. Anonymous: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Antworten auf diese Umfrage anonym sein sollen. Das bedeutet, dass außerhalb der Antworten keinerlei Daten über die Teilnehmer erfasst werden. Die Teilnehmer werden beim Start der Umfrage über den Datenschutz der Umfrage informiert.
4. Access Survey via Link Only: Aktivieren Sie diese Option, um die Umfrage im Abschnitt Survey Invites auszublenden und über einen direkten Umfragelink zu verteilen. Dies kann für Onboarding-Umfragen nützlich sein, die Sie in eine Onboarding-E-Mail aufnehmen möchten.
   • Diese Einstellung ist sowohl für einfache als auch für Engage-Umfragen verfügbar, kann jedoch nur von Kunden mit Awardco Engage™ verwendet werden.
   • So verteilen Sie eine Umfrage ausschließlich per Link:
     • Aktivieren Sie Access Survey via Link Only.
     • Füllen Sie die übrigen Umfrageeinstellungen aus und veröffentlichen Sie die Umfrage.
     • Öffnen Sie den Abschnitt Manage Surveys.
     • Klicken Sie neben der Umfrage auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Copy Survey Link aus.
     • Fügen Sie den Umfragelink in Ihre Onboarding-E-Mail oder eine andere Kommunikation ein.

Hinweis: Derzeit kann die Berechtigung zur Teilnahme an einer Umfrage nicht nach dem Anmeldestatus des Benutzers beschränkt werden. Erstellen Sie als Workaround mit dem Metadata Creator eine Metadatengruppe für angemeldete Benutzer und beschränken Sie die Umfrageteilnahme auf diese Gruppe.

Klicken Sie nach Abschluss auf „Save Changes“ und fahren Sie mit der Registerkarte „Schedule“ fort.

Hinweis zu Prämien: Beachten Sie möglicherweise, dass die Registerkarte mit „Participants & Reward“ beschriftet ist. Auf Plattformen, die ausschließlich Engage nutzen, wird die Prämienkarte angezeigt, der Schalter ist jedoch deaktiviert. Mit dieser Funktion können Organisationen für den Abschluss einer Umfrage Geldpunkte anbieten; dafür ist jedoch ein Plattform-Upgrade erforderlich. Wenn Sie den Mauszeiger über den deaktivierten Schalter bewegen, wird eine Meldung angezeigt, die bestätigt, dass diese Funktion in Ihrem aktuellen Tarif nicht aktiv ist. Wenden Sie sich an Ihre Kontaktperson bei Awardco, wenn Sie an einer finanziellen Vergütung der Umfrageteilnahme interessiert sind.

Zeitplan

Konfigurieren Sie die Start- und Enddaten der Umfrage.

• Open Survey: Wählen Sie „On Publish“, um die Umfrage sofort verfügbar zu machen, oder „On Date“, um einen zukünftigen Startzeitpunkt festzulegen.
• Close Survey: Wählen Sie „Manually“, um die Umfrage auf unbestimmte Zeit geöffnet zu lassen, oder „On Date“, um einen automatischen Schließzeitpunkt festzulegen.

Hinweis: Einfache Umfragen sind für einmalige Ad-hoc-Versendungen vorgesehen. Sie können nicht so konfiguriert werden, dass sie wöchentlich oder monatlich wiederholt werden.

Klicken Sie nach Abschluss auf „Save Changes“ und fahren Sie mit der Registerkarte „Communication“ fort.

Kommunikation

Konfigurieren Sie, wie Teilnehmer über die Umfrage benachrichtigt werden.

• Survey Invitation
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Send Invitation“, um berechtigte Teilnehmer nach der Veröffentlichung über die verfügbaren Kanäle zu benachrichtigen.
  • Wählen Sie entweder „Write Custom Message“ oder „Use Saved Template“ aus.
    • Write Custom Message: Diese Nachricht wird in einer nicht anpassbaren allgemeinen E-Mail-Vorlage enthalten sein.
      • Klicken Sie auf „Preview Email“, um die allgemeine E-Mail-Vorlage anzuzeigen.
        • Hinweis: Die E-Mail-Vorlage „Write Custom Message“ kann derzeit nicht bearbeitet werden und enthält den Text „New Survey Available: [Survey Title] [Survey Description]“ sowie eine Schaltfläche zur Umfrage.
    • Use Saved Template: Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage für Umfragen, die mit dem Easy Email Editor erstellt wurde.
      • Damit werden Benachrichtigungen in mehreren Sprachvarianten ermöglicht.
      • Verwenden Sie im Easy Email Editor den E-Mail-Vorlagentyp „Survey Notification“.

• Results Visibility
  • Umfrageergebnisse können so eingestellt werden, dass sie automatisch nach Abschluss der Umfrage oder manuell nach dem Zeitplan des Erstellers der Umfrage veröffentlicht werden. Nach der Veröffentlichung können nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen für Umfrageergebnisse und der erforderlichen Datensichtbarkeit die Ergebnisse anzeigen.
    • Hinweis: Sie können jederzeit vor dem Start der Umfrage zwischen der manuellen und der sofortigen Veröffentlichung der Ergebnisse wechseln. Nach dem Start der Umfrage kann diese Einstellung nicht mehr geändert werden.

• Reminders

  • Hinweis: Die Option zum Senden von Umfrageerinnerungen ist ausschließlich für Awardco Engage™ verfügbar. Wenn Ihr Konto Awardco Engage™ nicht umfasst, wird die Erinnerungsoption nicht in Ihren Umfrageeinstellungen angezeigt.

    • Erinnerungen können nur gesendet werden, wenn eine Umfrage den Status „Live“ (offener Status) hat. So senden Sie eine einmalige Erinnerung:
      • Öffnen Sie die Registerkarte „Communication“ einer aktiven Umfrage.
      • Wählen Sie unter „Reminders“ die Option „Create“ aus.
        
        
         
      • Wählen Sie entweder „Write Custom Message“ oder „Use Saved Template“ aus.
        • Write Custom Message: Diese Nachricht wird in einer nicht anpassbaren allgemeinen E-Mail-Vorlage enthalten sein.
          • Passen Sie Betreff, Text und Linktext an und klicken Sie anschließend auf „Send“.

• Use Saved Template: Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage für Umfragen, die mit dem Easy Email Editor erstellt wurde.
  • Damit werden Benachrichtigungen in mehreren Sprachvarianten ermöglicht.
  • Verwenden Sie im Easy Email Editor den E-Mail-Vorlagentyp „Survey Notification“.

Klicken Sie auf „Save Changes“.

Abschließen und Veröffentlichen Ihrer Umfrage

Nachdem Sie alle fünf Registerkarten konfiguriert und Ihre Einstellungen gespeichert haben, klicken Sie auf „Review & Publish“ (oder auf „Review & Schedule“, wenn das Startdatum in der Zukunft liegt).

Hinweis: Die Einladungs-E-Mail ist eine Standardvorlage, in der der Titel und die Beschreibung der Umfrage angezeigt werden. Sie kann derzeit nicht angepasst werden.

Verwalten von Umfragen

Nach der Veröffentlichung wird eine Umfrage auf der Hauptseite „Surveys“ im offenen Status angezeigt. Verwenden Sie die Filter- und Suchtools oben auf der Seite, um Ihre Ansicht nach Eigentümer („My Surveys“), Typ („Engagement“ oder „Simple“) oder Status („Scheduled“, „Open“, „Closed“ oder „Draft“) zu organisieren. Standardmäßig sehen Ersteller von Umfragen auf dieser Seite nur ihre eigenen Umfragen, es sei denn, sie verfügen über die Berechtigung „All Survey Access“.
 

• Open Surveys: Umfragen, für die Einladungsbenachrichtigungen gesendet wurden, werden im Abschnitt „Survey Invites“ angezeigt. Umfragen mit dem Status „Open“ werden auch im Abschnitt „Manage Survey“ angezeigt, selbst wenn keine Einladungs-E-Mail gesendet wurde.

  • Umfragen, bei denen „Access Survey via Link Only“ aktiviert ist, werden nicht unter „Survey Invites“ angezeigt. Sie erscheinen weiterhin im Abschnitt „Manage Survey“, wo Sie die Umfrage verwalten oder ihren Link kopieren können.

  

• Past Surveys: Umfragen mit dem Status „Closed“ werden weiter unten auf der Seite angezeigt. Sie können weiterhin auf die Antwortdaten zugreifen, indem Sie auf „Results“ klicken, oder die Umfrage durch Klicken auf das Drei-Punkte-Symbol duplizieren.

Manuelles Teilen von Umfragen

Klicken Sie neben einer beliebigen Umfrage auf die drei Punkte, um:

• Copy Survey Link: Die direkte URL zu teilen.
• QR Code: Einen QR-Code für physische Beschilderungen oder Präsentationen herunterzuladen.

Senden einer Umfrageerinnerung

Während sich die Umfrage im Entwurfsstatus befindet, ist die Option zum Senden von Erinnerungen deaktiviert. Sobald die Umfrage veröffentlicht wurde (offener Status):

1. Suchen Sie Ihre Umfrage im Abschnitt „Manage Surveys“.
2. Klicken Sie rechts neben der Umfrage auf das Symbol mit den drei übereinander angeordneten Punkten (Aktionen).

3. Klicken Sie auf „Craft & Send Reminder“.
    

   

    

4. Geben Sie den Betreff, den Text und den gewünschten Linktext für den Umfragelink ein.

5. Klicken Sie auf „Send“. Dadurch wird eine einmalige Erinnerung gesendet.
    

   

Hinweis: Die Option zum Senden von Umfrageerinnerungen ist ausschließlich für Awardco Engage™ verfügbar. Wenn Ihr Konto Awardco Engage™ nicht umfasst, wird die Erinnerungsoption nicht in Ihren Umfrageeinstellungen angezeigt.

Anzeigen von Umfrageergebnissen

Um Ihre Umfragedaten anzuzeigen, klicken Sie neben einer Umfrage mit dem Status „Open“ oder „Closed“ im Abschnitt „Manage Surveys“ auf „Results“. Ersteller von Umfragen können nur die von ihnen erstellten Umfragen sowie deren Ergebnisse anzeigen und verwalten. Sie können keine von anderen Benutzern erstellten Umfragen oder Ergebnisse sehen, es sei denn, sie verfügen über die Berechtigung „All Survey Access“.
 

Auf der Ergebnisseite werden folgende Informationen angezeigt:

• Filtering: Verwenden Sie das Dropdownmenü „Filter by“, um Antwortdaten nach Metadaten einzugrenzen.
• Summary: Oben auf der Seite werden Antwortstatistiken (Quote und Gesamtanzahl) angezeigt.
• Visualizations: Die Antworten auf jede Frage werden weiter unten auf der Seite in Datendiagrammen visualisiert.
• Export: Klicken Sie auf „Export CSV“, um die Rohdaten herunterzuladen. Der Export berücksichtigt Ihre aktuellen Filter.

Go Deeper: Dieser Abschnitt bietet einen grundlegenden Überblick. Für taktische, administrative Daten (z. B. T-Shirt-Größen) ist die Zusammenfassungsansicht häufig ausreichend. Einen umfassenden Leitfaden zur erweiterten Analyse finden Sie in unserem Artikel [title].

Bewährte Vorgehensweisen

• Definieren Sie ein klares Ziel: Bevor Sie die Umfrage erstellen, sollten Sie genau wissen, was Sie messen möchten (z. B. Feedback zu einer Veranstaltung, Präferenzen bei Prämien oder eine Bewertung nach einer Schulung). Einfache Umfragen eignen sich am besten, wenn sie auf ein einzelnes, konkretes Ziel ausgerichtet sind.
• Halten Sie die Umfrage kurz: Da einfache Umfragen häufig einmalige Anfragen sind, sollten Sie maximal 10–15 Fragen anstreben. Respektieren Sie die Zeit der Teilnehmer: Eine kürzere Umfrage führt zu einer höheren Abschlussquote und besseren Datenqualität.
• Verwenden Sie Pflichtfelder sparsam: Markieren Sie eine Frage nur dann als erforderlich, wenn die Antwort für Ihr Ziel unbedingt notwendig ist. Wenn zu viele Fragen verpflichtend sind, kann dies zu Frustration und zum Abbruch der Umfrage führen.
• Nutzen Sie Erinnerungen: Senden Sie einige Tage vor dem Schließdatum eine einzelne Erinnerung, um Benutzer zu erreichen, die die ursprüngliche Einladung verpasst haben.  

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den Awardco Admin Support.