Budgetgruppen

Der folgende Artikel erklärt, wie Budgetgruppen mithilfe von Mitarbeiter-Metadaten in der Benutzerdatei eingerichtet werden können. Die Struktur einer Budgetgruppe ähnelt einem Stammbaum: Die Budgetgruppe (übergeordnetes Budget) ist der Stamm, und die Unterbudgets (untergeordnete Budgets) sind die Zweige. Unterbudgets können weiter in Untergruppen aufgeteilt werden, wodurch zusätzliche Ebenen entstehen, ähnlich wie kleinere Zweige, die von einem Ast ausgehen. Diese Funktion hilft Managern und Personen mit Budgetzugang, Flexibilität bei organisatorischen Veränderungen zu bewahren. Verweisen Sie auf den untenstehenden Artikel und das Video, um zu erfahren, wie Sie eine Budgetgruppe hinzufügen, Unterbudgets verwalten, Untergruppen erstellen und Budgetgruppen in Anerkennungsprogrammen nutzen können. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Awardco-Ansprechpartner, um diese Funktion zu aktivieren.

1. Hinzufügen einer Budgetgruppe
2. Verwalten von Budgetgruppen
   • Bearbeiten von Metadata-Budgetgruppen
   • Bearbeiten von Hierarchie- und Manager-Budgetgruppen
3. Punkte in großen Mengen übertragen
4. Nutzung von Budgetgruppen in Anerkennungsprogrammen

Hinzufügen einer Budgetgruppe

Um als Awardco-Administrator auf Budgets zuzugreifen:

1. Melden Sie sich bei Awardco an.
2. Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
3. Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Finanzen“ und dann „Budgets“ aus.

Diese Seite zeigt alle Ihre vorhandenen Budgets, deren Salden und wer Zugriff auf die Budgets hat. Um eine Budgetgruppe zu erstellen, wählen Sie „Gruppe erstellen“.

Geben Sie anschließend der Gruppe einen Namen, wählen Sie das Kostenstellenbudget aus (falls Ihre Organisation diese für die Budgetierung verwendet) und geben Sie an, ob das Budget steuerpflichtig oder steuerfrei ist. Hinweis: Diese Steuerangabe dient nur der Berichterstattung und beeinflusst nicht die Funktionsweise des Budgets. Der hier festgelegte Steuerstatus gilt für alle Unterbudgets innerhalb dieser Budgetgruppe.

Entscheiden Sie dann, welchen Typ von Budgetgruppe Sie wählen möchten. Die folgenden Abschnitte erklären jeden Typ im Detail sowie deren spezifische Verwendung.
 

Metadata

Der Budgetgruppentyp Metadata erstellt automatisch Budgets basierend auf den Metadaten in Ihren Benutzerdatei-Uploads. Wenn Sie diesen Typ wählen, generiert das System für jeden eindeutigen Wert im ausgewählten Metadatenfeld ein Budget.

Beispielsweise wird bei Auswahl von „#Department“ als Metadatenfeld für jede Abteilung ein Budget erstellt. Benutzer in diesen Abteilungen erhalten dann Zugriff auf das Budget ihrer Abteilung. Benutzer ohne Wert für das gewählte Metadatenfeld werden in jeder Gruppe und Untergruppe in die Kategorie „Nicht definiertes Budget“ eingeordnet.

Verwenden Sie das Dropdown-Menü des Metadatenfelds, um das Metadatenfeld festzulegen, das die Gruppen und den Budgetzugang bestimmt.

Hierarchie

Hinweis: Diese Budgetstruktur ist nur für Kunden verfügbar, die sie bereits vor dem 26. Februar 2025 verwendet haben, und kann nicht neu implementiert werden.

Der Budgetgruppentyp Hierarchie strukturiert Budgets basierend auf den Vorgesetzten-IDs in Ihrer Benutzerdatei. Dieser Typ ist nützlich, um Budgets mit Ihrer Organisationshierarchie abzustimmen.

Nachdem Sie „Hierarchie“ ausgewählt haben, legen Sie im Feld „Top Level“ den Benutzer auf der obersten Hierarchieebene fest. Dieser Benutzer ist der Ausgangspunkt für die Hierarchiebudgetstruktur.

Manager

Der Budgettyp Manager weist automatisch jedem Einzelnen ein Budget zu, der mindestens einen direkten Bericht hat, basierend auf der „Supervisor ID“ in der Benutzerdatei. Dies vereinfacht den Prozess, da Budgets nicht manuell für jeden Manager in Ihrer Organisation erstellt werden müssen.

Sie können auch einschränken, welche Manager Budgets erhalten, indem Sie bestimmte Metadaten in der Benutzerdatei auswählen. Beispielsweise könnten Sie festlegen, dass nur Manager Budgets erhalten, bei denen „Level“ „Executive“, „VP“ oder „Director“ ist.

Zuweisung des Budgetzugangs: Geber oder Empfänger

Der Schalter „Based On“ bestimmt, wie der Budgetzugang den Benutzern gewährt wird. Sie können entweder Empfänger oder Geber wählen.

• Die Auswahl „Geber“ gewährt Budgetzugang basierend auf dem Benutzer, der die Anerkennungspunkte vergibt.
• Die Auswahl „Empfänger“ gewährt Budgetzugang basierend auf der Person, die die Punkte erhält.

So funktionieren die Einstellungen für den Budgetzugang bei den einzelnen Budgetgruppentypen:

• Metadata: Geber und Empfänger
• Hierarchie: Geber und Empfänger
• Manager: Geber

Automatisches Nachladen des Budgets

Wenn Sie möchten, dass Punkte automatisch nach einem regelmäßigen Zeitplan nachgeladen werden, schalten Sie die Option „Budget Auto-Reload“ auf „Ein“. Wählen Sie dann eine Auto-Reload-Regel aus dem Dropdown-Menü aus.

Wenn Sie noch keine Auto-Reload-Regel erstellt haben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf der Seite „Budgets“ auf den Tab „Auto-Reload Rules“ (über dem Schalter „Active-Archive“).
2. Klicken Sie auf „Regel hinzufügen“, um eine neue Regel einzurichten.
3. Definieren Sie die Nachladefrequenz, die Anzahl der nachzuladenden Punkte und die Budgets, auf die die Regel angewendet wird.
4. Überprüfen Sie die Zusammenfassung Ihrer Regel-Einstellungen und klicken Sie auf „Regel hinzufügen“.

Verweisen Sie auf den Support-Artikel zum automatischen Nachladen von Budgets für weitere Informationen zu den einzelnen Einstellungen im Einrichtungsprozess und zu den Feinheiten des automatischen Nachladens von Budgets.

Nach dem Klicken auf „Speichern“ erscheint die neu erstellte Budgetgruppe auf dem Tab „Budgets“.

Verwalten von Budgetgruppen

Um den Namen einer Budgetgruppe zu bearbeiten, den steuerlichen Status zu ändern, Punkte hinzuzufügen oder Punkte zu übertragen, klicken Sie auf die Auslassungspunkte (drei Punkte) rechts neben dem Budget. Hinweis: Die Felder Kostenstelle und Metadaten können nach der Erstellung der Budgetgruppe nicht mehr bearbeitet werden.

Wenn Sie auf die Auslassungspunkte eines übergeordneten Budgets klicken, haben Sie außerdem die Option, die Budgetgruppe zu archivieren. Budgetgruppen können nur auf diese Weise archiviert werden; eine Archivierung per CSV-Upload ist nicht möglich.

Für Manager-Budgetgruppen wird durch den Schalter „Archived Manager Budgets Retain Funds“ in den Plattform-Erweiterten Einstellungen gesteuert, wohin die Punkte nach der Archivierung des Budgets gehen.

• Wenn dieser Schalter aus ist (Standard), werden beim Archivieren eines Manager-Budgets verbleibende Punkte auf das Unternehmenskonto zurückgebucht und das Budget auf der Seite „Budgets“ ausgeblendet.
• Wenn dieser Schalter ein ist, werden archivierte Manager-Budgets auf den Tab „Archiviert“ verschoben, behalten ihren verbleibenden Saldo und können weiterhin als Quelle für Punktübertragungen zu anderen Budgets verwendet werden. Administratoren und Budgetinhaber mit Zugriff auf das archivierte Manager-Budget können bei Bedarf Punkte von diesem archivierten Budget auf andere Budgets übertragen.

Bearbeiten von Metadata-Budgetgruppen

In einer Metadata-Budgetgruppe zeigt das Schloss-Symbol bei jedem Metadatenwert in den einzelnen Zugriffsbereichen der untergeordneten Budgets an, dass diese Metadatenwerte der untergeordneten Budgets nicht geändert werden können.

Standardmäßig haben alle Rollentypen, die mit einem Metadatenwert verknüpft sind, Zugriff auf das Budget. Wenn Sie den Zugriff auf bestimmte Rollen beschränken müssen, klicken Sie in das Suchfeld des Budgets und fügen Sie den Rollennamen zu den Zugriffsparametern hinzu. Sie können auch nach anderen Personen oder Manager-Gruppen suchen und diese hinzufügen, um ihnen Budgetzugang zu gewähren. Sie können Metadaten zum Budgetzugang eines Unterbudgets hinzufügen, solange es sich nicht um dieselben Metadaten handelt, die vom übergeordneten Budget verwendet werden.

Um den Namen, die Kostenstelle und die Budgetinhaber eines Unterbudgets zu bearbeiten, klicken Sie auf das Auslassungspunkte-Symbol rechts neben dem Unterbudget. Sie können auch Punkte hinzufügen oder entfernen und Punkte an andere Budgets oder Unterbudgets aus diesem Menü übertragen. Zusätzlich finden Sie die Option „Neue Untergruppe erstellen“, mit der Sie den Budgetzugang mithilfe eines weiteren Metadatenwerts basierend auf dem ursprünglichen Metadatenfeld der Budgetgruppe weiter verfeinern können.

Erstellen von Untergruppen

Nach Auswahl der Option zum Erstellen von Untergruppen-Budgets gelangen Sie zu einer Seite, auf der Sie:

• der Untergruppe einen Namen geben
• eine Kostenstelle auswählen (falls zutreffend)
• ein neues Metadatenfeld zur Definition des Budgetzugangs auswählen

Wichtig: Wenn Sie Untergruppen-Budgets erstellen, werden alle derzeit im Unterbudget enthaltenen Punkte auf das Unternehmenskonto zurückgebucht. Sie müssen diese Punkte dann bei Bedarf den neuen Unterbudgets und Untergruppenbudgets neu zuweisen.

Beispiel:

Angenommen, Sie erstellen Untergruppen-Budgets innerhalb des Unterbudgets „Client Success“. Sie weisen dieser Untergruppe die „Kostenstelle 1“ zu und verwenden das Metadatenfeld „#Job Level“. Nach dem Klicken auf „Speichern“ werden drei neue Untergruppen-Budgets für Client-Success-Mitarbeiter mit den Job Levels 1, 2 und 3 erstellt. Die Punkte, die sich im Hauptbudget „Client Success“ befanden, sind nun auf dem Unternehmenskonto und müssen diesen neuen Untergruppen-Budgets hinzugefügt werden.

Bearbeiten von Hierarchie- und Manager-Budgetgruppen

Klicken Sie auf das Auslassungspunkte-Symbol rechts neben einem übergeordneten Budget in einer Budgetgruppe, um den Namen der Budgetgruppe, steuerliche Informationen oder Auto-Reload-Regeln zu bearbeiten. Außerdem können Sie die Gruppe archivieren, die Liste der Benutzer mit Budgetzugang in der Budgetgruppe durchsuchen oder Unterbudgets hinzufügen.

Klicken Sie bei einem übergeordneten Budget auf das Auslassungspunkte-Symbol, um Folgendes zu bearbeiten:

Hierarchie übergeordnetes Budget

• Name
• Steuerliche Informationen
• Welche Manager sollen einbezogen werden? (Alle, Einschränken)
  • Begrenzen Sie, welche Manager einbezogen werden sollen, indem Sie Metadaten aus dem Dropdown-Menü auswählen.
• Auto-Reload-Regel

Manager übergeordnetes Budget

• Name
• Steuerliche Informationen
• Welche Manager sollen einbezogen werden? (Alle, Einschränken)
  • Begrenzen Sie, welche Manager einbezogen werden sollen, indem Sie Metadaten aus dem Dropdown-Menü auswählen.
• Budgetinhaber
  • Verwenden Sie dieses Feld, um einem Budgetinhaber in allen Budgets innerhalb der Manager-Budgetgruppe in großer Menge hinzuzufügen.
• Auto-Reload-Regel

Klicken Sie bei einem Unterbudget auf das Auslassungspunkte-Symbol, um Folgendes zu bearbeiten:

Hierarchie Unterbudgets

• Kostenstelle (falls zutreffend)
• Budgetinhaber
• Auto-Reload-Regel

Manager Unterbudgets

• Name
• Kostenstelle (falls zutreffend)
• Steuerliche Informationen
• Welche Manager sollen einbezogen werden? (Alle, Einschränken)
  • Beziehen Sie alle Manager ein, wenn sie 1+ direkte Berichte haben, oder beschränken Sie Manager über Metadaten. 
• Budgetinhaber
• Auto-Reload-Regel

Punkte in großen Mengen übertragen

Administratoren und Budgetinhaber können mit der Funktion zum Massenübertragen Punkte schnell auf mehrere Budgets innerhalb einer Budgetgruppe auffüllen. Dies ist besonders nützlich für Budgetinhaber, die Punkte für eine große Gruppe von Managern verwalten.

1. Navigieren Sie zu der spezifischen Budgetgruppe, die Sie auffüllen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Punkte in großen Mengen übertragen“. Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn Sie die spezifische Manager-Budgetgruppe anzeigen.
   
    
   
    
3. Exportieren Sie im Modal die CSV-Vorlage.
4. Geben Sie in der CSV die „von“-Budget-ID an (das Budget, von dem die Punkte übertragen werden, in der Regel ein individuelles Budget, das der Budgetinhaber besitzt) und die Punktzahl, die an jedes Unterbudget in der Gruppe gesendet werden soll.
5. Laden Sie die ausgefüllte CSV über das Modal hoch, um die Massenübertragung auszuführen.

Hinweis zum Budgetinhaber-Zugang: Ein Budgetinhaber, der Zugriff auf eine Manager-Budgetgruppe erhält, hat Zugriff auf die Seite „Budgets“, kann jedoch nur Budgets sehen, bei denen er ausdrücklich als Budgetinhaber zugewiesen ist. Die Funktion „Punkte in großen Mengen übertragen“ befindet sich auf der Seite der Manager-Budgetgruppe. 

Nutzung von Budgetgruppen in Anerkennungsprogrammen

Sie können Budgetgruppen in den Budgeteinstellungen Ihrer Anerkennungsprogramme verwenden (Admin > Programme > Anerkennungsprogramme > Programmname auswählen > Punkte).

Passen Sie im Abschnitt „Punkte“ der Einstellungen des Anerkennungsprogramms die Einstellungen zum Budgetzugang wie folgt an:

• Erlaubte Zugriffsbudgets: Dies ermöglicht Benutzern mit Zugriff auf bestimmte Budgets in der Budgetgruppe, diese Budgets für Anerkennungen zu verwenden.
• Empfängerbasierte Budgetgruppe: (Für empfängerbasierte Programme) Dies richtet den Budgetzugang des Programms an empfängerbasierten Budgetgruppen aus.

Hinweis: Der zentrale Budgetzugang ermöglicht es jedem, der berechtigt ist, Anerkennung im Programm zu vergeben, auf das ausgewählte Programm-Budget zuzugreifen, auch wenn ihnen auf dem Tab „Budgets“ kein spezifischer Zugriff gewährt wurde.

Um eine Budgetgruppe zu verwenden, geben Sie den Namen des übergeordneten Budgets in die Suchleiste ein.

Wichtig: Bevor Sie die Einstellungen des Anerkennungsprogramms verlassen, stellen Sie sicher, dass „Nominator darf Betrag vorschlagen“ unter dem Abschnitt „Finanzierung“ auf „Ein“ geschaltet ist.

Nun sieht jeder mit Budgetzugang innerhalb der angegebenen Budgetgruppe, der berechtigt ist, in diesem Programm Anerkennung zu vergeben, die Option, sein zugewiesenes Budget im Anerkennungsformular auszuwählen. Ebenso kann jeder mit Budgetzugang in derselben Budgetgruppe, der eine Anerkennung genehmigen muss, diese aus seinem eigenen Budget finanzieren.

Beispiel:

In der Genehmigungswarteschlange kann dieser Genehmiger Punkte aus dem Unterbudget „Sales“ innerhalb der Budgetgruppe „Department“ vergeben.

In der Genehmigungswarteschlange kann dieser Genehmiger Punkte aus dem Unterbudget „Sales“ vergeben.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.