Wir empfehlen dringend, Genehmigungen nur bei Bedarf zu verwenden. Das Hinzufügen weiterer Genehmigungen und Genehmigungsebenen kann den Anerkennungsprozess verlangsamen, und eine zeitnahe Anerkennung ist am effektivsten. Unten finden Sie umfassende Informationen zur Einrichtung und Verwaltung bedingter Genehmigungskonfigurationen.
 

1. Allgemeine Einstellungen
   • „Wenn“ — Konfiguration der Bedingungen
     • „Und“-Bedingungen
   • „Dann“ — Zuweisung des Genehmigenden
     • Genehmigung basierend auf Vorgesetztem
     • Genehmigung basierend auf Metadaten des hierarchischen Vorgesetzten
     • Genehmigung basierend auf zugehörigen Metadaten
     • Genehmigung basierend auf einem bestimmten Benutzer
     • Genehmigung basierend auf manueller Überschreibung (per CSV)
     • Wenn keine Regeln zutreffen
   • Regelsätze
   • Mehrere Genehmigungsebenen
   • Inhaltsbasierte Weiterleitung
2. Erweiterte Einstellungen
3. Benachrichtigungen
4. FAQs

Allgemeine Einstellungen

Das bedingte Genehmigungssystem führt eine metadatenbasierte Benutzeroberfläche ein, um flexible Wenn/Dann-Regeln für die Genehmigungsweiterleitung zu erstellen. Anstatt sich ausschließlich auf monetäre Schwellenwerte zur Bestimmung der Genehmigungsebenen zu verlassen, können Bedingungen („Wenn“) mehrere Attribute einer Anerkennung auswerten und den entsprechenden Genehmigenden („Dann“) zuweisen, wenn diese Bedingungen erfüllt sind.

„Wenn“ — Konfiguration der Bedingungen

Jede Genehmigungsregel folgt einer einfachen Struktur:

• WENN eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind → DANN einen bestimmten Genehmigenden zuweisen

Regeln werden ausgewertet, wenn eine Anerkennung eingereicht wird. Wenn die Bedingungen einer Regel erfüllt sind, leitet die Plattform die Anerkennung an die(n) festgelegte(n) Genehmigenden weiter.

Wenn ein neuer Regelsatz erstellt wird, lautet die erste Bedingung standardmäßig „Immer“. Das bedeutet, dass jede Anerkennung, die diese Ebene und diesen Regelsatz erreicht, zur Genehmigung gesendet wird, sofern Sie die Bedingung nicht ändern.

Um die Standardbedingung „Immer“ zu ändern, klicken Sie auf „+Bedingung“. Dadurch wird das Bedienfeld auf der rechten Seite der Seite geöffnet, in dem Sie die gewünschte Bedingung auswählen können.

Danach kann die „Wenn“-Seite einer Regel die folgenden Kriterien auswerten:

„Und“-Bedingungen

Mehrere Regeln können innerhalb einer Ebene mit „Und“-Logik kombiniert werden. Zum Beispiel:

Wenn der Betrag zwischen 50–100 liegt UND der Inhalt bestimmte Schlüsselwörter enthält, dann Weiterleitung an [Genehmigenden].

Dies ermöglicht es, sehr gezielte Genehmigungsweiterleitungen zu erstellen, ohne separate Programme zu benötigen.

„Dann“ — Zuweisung des Genehmigenden

Die „Dann“-Seite jeder Regel weist immer den Genehmigenden zu. Der Genehmigende kann auf eine der folgenden Arten bestimmt werden:

Genehmigung basierend auf Vorgesetztem

Genehmigende werden durch den Vorgesetzten bestimmt, der der Person in der Benutzerdaten-Datei zugewiesen ist.

Beispiel: Ein Programm hat zwei Genehmigungsebenen. Die erste Ebene basiert auf dem Vorgesetzten des Empfängers, die zweite auf dem Vorgesetzten des letzten Genehmigenden. Wenn Jordan anerkannt wird, geht die erste Genehmigungsanfrage an Jordans Vorgesetzten Adam. Nach der Genehmigung geht die zweite Anfrage an Adams Vorgesetzten Michael. (Dies basiert auf der in Ihrer Benutzerdaten-Datei definierten Organisationshierarchie.)

Genehmigung basierend auf Metadaten des hierarchischen Vorgesetzten

Genehmigende werden anhand eines bestimmten Metadatenwerts definiert, der in der Benutzerdaten-Datei enthalten ist. Beginnend beim Geber, Empfänger oder letzten Genehmigenden bewegt sich das System die Organisationshierarchie nach oben, bis es jemanden findet, dessen Metadaten mit dem angegebenen Wert übereinstimmen. Wenn niemand in der Hierarchie diesen Wert hat, wird die Anerkennung an alle Administratoren zur Genehmigung gesendet.

Beispiel: Ein Programm verlangt, dass jede Anerkennung von einem Vice President (VP) genehmigt wird, und die Genehmigungshierarchie basiert auf dem Empfänger. Wenn Mason anerkannt wird, prüft das System zunächst Johns Datensatz, ob er VP ist, dann Carlys und schließlich Sarahs. Wenn das System bestätigt, dass Sarahs Metadaten anzeigen, dass sie VP ist, wird die Anerkennung zur Genehmigung an Sarah gesendet. Wenn kein VP in Masons aufsteigender Hierarchie gefunden wird, wird die Anerkennung an alle Administratoren gesendet, damit einer von ihnen genehmigt.

Genehmigung basierend auf zugehörigen Metadaten

Diese Einstellung erlaubt Genehmigungen durch Benutzer, die nicht direkte Vorgesetzte des Nominators oder Empfängers sind. Um diesen Genehmigungsfluss zu verwenden, muss eine „Zugehörige Metadatenspalte“ zur Benutzerdaten-Datei hinzugefügt werden (siehe den Artikel „Formatierung von Benutzerdaten“). Wenn „Zugehörigkeit“ als Genehmigungsregel ausgewählt wird, erscheinen nur Werte aus der Spalte „Zugehörige Metadaten“ im Dropdown-Menü für Metadatenfelder.

Genehmigung basierend auf einem bestimmten Benutzer

Bestimmte einzelne Person(en) werden als Genehmigende festgelegt. Diese festgelegten Benutzer können auf jeder Genehmigungsebene variieren.

Beispiel: Der erste Genehmigende ist Jake, der zweite Sarah und der dritte entweder Michael oder Karl. Wenn Nathan anerkannt wird, ist Jake der erste Genehmigende. Nach Jakes Genehmigung ist Sarah die zweite Genehmigende. Für die endgültige Genehmigung geht die Anfrage an Michael und Karl, und nur einer von beiden muss genehmigen.

Genehmigung basierend auf manueller Überschreibung (per CSV)

Genehmigende werden für jeden Benutzer über einen CSV-Upload angegeben. Für die erste Genehmigungsebene kann der Genehmigende auf dem Empfänger oder dem Geber basieren. Für die zweite, dritte oder vierte Ebene kann der Genehmigende auf dem Empfänger, dem Geber oder dem letzten Genehmigenden der vorherigen Ebene basieren. Sie können sich in der Benutzerdaten-Datei nicht selbst als Genehmigenden zuweisen. Wenn das Genehmigungsfeld für einen Benutzer leer bleibt, wird die Genehmigungsanfrage an den Vorgesetzten dieser Person weitergeleitet. Hat die Person keinen zugewiesenen Vorgesetzten im System, geht die Genehmigung an alle Administratoren.

Wenn keine Regeln zutreffen

Wenn keine Regeln auf die Anerkennung zutreffen, wird die Anerkennung zur nächsten Genehmigungsebene weitergeleitet oder, falls keine weiteren Ebenen vorhanden sind, gesendet.

Diese Option kann nur konfiguriert werden, wenn eine weitere Genehmigungsebene existiert.

Regelsätze

Jede Genehmigungsebene kann mehrere Regelsätze enthalten. Regeln innerhalb einer Ebene werden von oben nach unten ausgewertet, und die erste Regel, deren Bedingungen mit der Anerkennung übereinstimmen, wird verwendet, um den Genehmigungsfluss für diese Ebene zu bestimmen. Sobald eine passende Regel gefunden wurde, werden spätere Regeln auf dieser Ebene übersprungen.

In diesem Beispiel würde eine Anerkennung im Wert von 15 Punkten Regel 1 entsprechen und an Mike weitergeleitet werden. Eine Anerkennung im Wert von 5 Punkten würde Regel 1 nicht entsprechen, sodass das System zu Regel 2 übergeht, die zutrifft und die Genehmigung an den Vorgesetzten des Empfängers weiterleitet.

Da Regeln von oben nach unten gelesen werden, ist die Reihenfolge, in der Regeln angeordnet sind, wichtig. Spezifischere oder höher priorisierte Regeln sollten über allgemeineren Regeln platziert werden.

HINWEIS: Da neue Regelsätze standardmäßig mit einer „Immer“-Bedingung beginnen, kann eine Regel, die als „Immer“ belassen wird, Anerkennungen erfassen, bevor eine spezifischere Regel darunter greift.

Regeln können durch Ziehen des sechs-Punkte-Symbols oder durch Klicken der Auf-/Ab-Pfeile neu angeordnet werden.

Mehrere Genehmigungsebenen

Regeln können über mehrere Genehmigungsebenen hinweg konfiguriert werden (bis zu vier Ebenen). Anerkennungen durchlaufen jede Ebene nacheinander, beginnend mit Ebene 1.

Die erste Genehmigungsebene kann entweder auf dem Geber oder dem Empfänger basieren. Nachfolgende Ebenen (zweite, dritte und vierte) können auf dem Geber, Empfänger oder dem letzten Genehmigenden der vorherigen Ebene basieren.

Wenn mehrere Genehmigungsebenen konfiguriert sind, ist es auch möglich, dass mehrere Personen dieselbe Anerkennung auf einer Ebene überprüfen, indem mehrere Genehmigende für dieselbe Regel aufgelistet werden. In solchen Fällen können zwar mehrere Personen prüfen, aber nur eine Genehmigung ist erforderlich, damit die Anerkennung zur nächsten Ebene weitergeleitet wird.

Inhaltsbasierte Weiterleitung

Wenn „Inhalt“ als „Wenn“-Bedingung verwendet wird, bewertet das System bestimmte Wörter oder Phrasen innerhalb der Anerkennungsnachricht. Wenn die Anerkennungsnachricht die spezifischen Wörter oder Phrasen enthält, wird sie gemäß der Regel weitergeleitet. Um inhaltsbasierte Regeln zu konfigurieren:

1. Bereiten Sie eine CSV-Datei mit den zu suchenden Wörtern oder Phrasen vor. Jedes Wort oder jede Phrase sollte in einer separaten Zeile innerhalb einer einzigen Spalte stehen.

2. Laden Sie die CSV in den Genehmigungskonfigurationseinstellungen hoch.
3. Definieren Sie die „Dann“-Aktion (welcher Genehmigende zugewiesen werden soll, wenn der Inhalt übereinstimmt).

Mehrere CSV-Listen mit markierten Wörtern können hochgeladen werden; jedoch kann für diese spezifische „Wenn“-Bedingung nur eine ausgewählt werden.

Erweiterte Einstellungen

Der Tab Erweiterte Einstellungen steuert einige optionale Verhaltensweisen, die beeinflussen, wie Genehmigungen nach dem Einreichen einer Anerkennung funktionieren.

Vom Geber finanziert

• Verwenden Sie diese Einstellung, um festzulegen, ob die Auszeichnung vom Geber oder vom Genehmigenden finanziert werden soll. Wenn „Ja“ ausgewählt ist, stammt die Finanzierung vom Geber. Hat der Geber nicht genügend Mittel, kann der Genehmigende die Anerkennung dennoch finanzieren.

Geber darf Betrag vorschlagen

• Wenn „Ja“ ausgewählt ist, kann der Geber während der Einreichung einen Betrag vorschlagen, während die endgültige Entscheidung beim Genehmigenden liegt.

Zusätzliche Genehmigungsweiterleitung

• Verwenden Sie diesen Abschnitt, um festzulegen, was passiert, wenn der einzige Genehmigende direkt an der Anerkennung beteiligt ist.
• Sie können wählen, ob die Genehmigung beim Geber oder Empfänger bleibt, wenn sie der einzige Genehmigende sind, oder ob sie stattdessen an den Vorgesetzten dieser Person weitergeleitet werden soll.

Benachrichtigungen

Der Tab Benachrichtigungen ermöglicht es Ihnen, auszuwählen, welche Benachrichtigungsvorlagen für genehmigungsbezogene Nachrichten verwendet werden.

Die verfügbaren Benachrichtigungstypen sind:

• Anerkennung benötigt Genehmigung
• Anerkennung wurde genehmigt
• Anerkennung wurde abgelehnt

Jeder Benachrichtigungstyp enthält ein auswählbares Vorlagenfeld, und Sie können Vorlagen verwalten, um diese Vorlagen zu überprüfen oder zu aktualisieren.

FAQs

Wann erscheint die Genehmigungsglocke für Genehmigende auf der Plattform?

• Die Genehmigungsglocke kann bis zu einer Stunde benötigen, um für Genehmigende sichtbar zu werden, nachdem Genehmigungen zunächst aktiviert und ihnen zugewiesen wurden.

Wann werden Erinnerungsbenachrichtigungen für Genehmigungen gesendet?

• Wenn Genehmigungserinnerungen aktiviert sind, werden sie jeden Montagmorgen gesendet.

Wenn eine Anerkennung an mehrere Genehmigende auf derselben Ebene weitergeleitet wird, wie viele Genehmigungen sind erforderlich?

• Nur eine Person muss die Anerkennung genehmigen, damit sie zur nächsten Ebene weitergeleitet wird.

Kann ich eine Anerkennung genehmigen, die ich eingereicht oder erhalten habe?

• Im Allgemeinen nein. Sie können keine Anerkennung genehmigen, die Sie eingereicht haben oder bei der Sie der Empfänger sind.

Was passiert, wenn der einzige Genehmigende auch der Geber oder Empfänger ist?

• Standardmäßig wird die Anfrage an den Vorgesetzten dieser Person weitergeleitet. Wenn kein Vorgesetzter zugewiesen ist, wird die Anfrage an alle Administratoren gesendet. Dieses Verhalten kann in den Erweiterten Einstellungen angepasst werden, um dem Geber oder Empfänger zu erlauben, zu genehmigen, wenn sie der einzige festgelegte Genehmigende sind.

Was passiert, wenn ich zusammen mit anderen bestimmten Benutzern als Genehmigender aufgeführt bin?

• Wenn Sie auch der Geber oder Empfänger dieser Anerkennung sind, wird die Genehmigungsanfrage an die anderen aufgeführten Genehmigenden gesendet, und Sie werden von der Genehmigung ausgeschlossen.

Kann dieselbe Person eine Anerkennung mehr als einmal genehmigen?

• Ja. Wenn dieselbe Person auf verschiedenen Genehmigungsebenen als Genehmigender festgelegt ist, kann sie dieselbe Anerkennung mehrmals genehmigen.

Welche Details können Genehmigende jetzt direkt in den Genehmigungstabellen sehen?

• Genehmigende können jetzt Anerkennungsnotizen direkt in den Tabellenzeilen erweitern, um Details schneller ohne zusätzliche Navigation zu überprüfen.
• Die Genehmigungstabelle zeigt auch den Geber und Empfänger direkt in der Tabelle an.
• Eine Details-Spalte ist in „Alle ausstehenden“ und „Meine Genehmigungen“ verfügbar. Für Anerkennungs- und Verdienstprogramme zeigt diese Spalte das Programm und den Betrag an. Diese Spalte ist auch so gestaltet, dass sie zukünftige Genehmigungstypen unterstützt, indem sie die relevantesten Details für jeden Typ anzeigt.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.