Integración con UKG Ready

Integre fácilmente UKG Ready para completar su plataforma Awardco y mantenerla actualizada con la sincronización de HRIS de Awardco. Esta integración permite a su organización gestionar los datos de los empleados sin inconvenientes, lo que garantiza que sus programas de reconocimiento y recompensas sean precisos y oportunos al sincronizarse con los completos datos de RR. HH. de UKG Ready.

Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, confirme que los ID de empleado que utilizará en su nuevo feed de datos sean coherentes con los datos de usuarios actuales. De no hacerlo, podrían duplicarse los usuarios, producirse errores de reconocimiento y perderse la integridad de los datos. 
 

1. Valor
2. Cómo implementar
3. Configuración general
   • Configuración avanzada
4. Configuración de asignación
   • Campos compatibles
   • Agregar campos de metadatos
5. Notas importantes

Valor

La integración de UKG Ready con Awardco ofrece muchos beneficios:

• Sincronización automática de datos: Mantenga sincronizados automáticamente los datos de los empleados —como contrataciones, bajas y cambios de funciones— entre UKG Ready y Awardco, para garantizar que sus programas de reconocimiento estén siempre actualizados.
• Reconozca los hitos de los empleados: Celebre a los empleados por hitos como aniversarios, según sus datos laborales de UKG Ready.
• Reduzca el trabajo manual: Ahorre tiempo automatizando las actualizaciones de datos, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y reduciendo los errores.
• Uso centralizado de los datos: Utilice los datos actualizados de los empleados para programas de reconocimiento, aprobaciones, funciones y permisos, y agilice sus procesos.
• Mejor asignación del presupuesto: Asegúrese de que las recompensas y los incentivos se otorguen a las personas correctas con información precisa sobre departamentos, ubicaciones y funciones.

Cómo implementar

Nota: Esta es una función de pago. Póngase en contacto con su representante de Awardco para habilitar esta integración antes de continuar.

Para configurar la integración con UKG Ready, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Awardco con credenciales de administrador.
2. Seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
3. Seleccione “Platform”, luego “Integrations” y, después, haga clic en "Integrations Library."
4. Busque y seleccione UKG Ready.
5. Haga clic en Setup UKG Ready.
   
   
    
6. Haga clic en Continue para aceptar los términos del servicio y la política de privacidad.
7. Revise los permisos solicitados y haga clic en Continue.
8. Siga las instrucciones enlazadas para crear un usuario de servicio en UKG Ready.
9. Una vez finalizada la configuración del usuario de servicio, marque la casilla junto a “I’ve read and completed the instructions.”
10. Introduzca la URL del servicio web, el nombre de usuario, la contraseña, la clave de API y el nombre corto de la empresa; después, haga clic en Connect.
    
    
     
11. Un mensaje de éxito confirmará la conexión. Haga clic en Next para finalizar la configuración.
    • ¿Desea archivar a los empleados que están inactivos en UKG Ready?
      • Do Not Archive Employees
      • Archive Employees (Recommended)
    • ¿La dirección de correo electrónico del empleado en HRIS Sync debe reemplazar cualquier dirección de correo electrónico introducida en la configuración de su perfil?
      • Do Not Override Awardco Emails
      • Override Awardco Emails
    • ¿Con qué frecuencia desea importar la información de los empleados?
      • Diariamente
      • Semanalmente
      • Mensualmente
    • ¿Desea ejecutar una importación manual ahora?
      • Es necesario ejecutar una importación manual antes de habilitar las importaciones automáticas. La operación puede tardar varios minutos en completarse.
      • Al seleccionar “Skip for now” no se ejecutará la importación; posteriormente deberá realizarse una importación manual desde la pestaña ‘General Settings’.
      • Si la importación manual se realiza correctamente, una notificación confirmará la importación junto con un desglose de los cambios en el archivo, como usuarios nuevos, usuarios actualizados, usuarios archivados y usuarios restaurados. Pulse Save Import.
    • Ya está todo configurado. ¿Desea iniciar las importaciones automáticas ahora?
      • Pause Automatic Imports (las importaciones se pueden habilitar posteriormente desde la pestaña ‘General Settings’).
      • Start Automatic Imports

Configuración general

Después de la configuración, puede realizar ajustes en la pestaña General Settings de la página de integración de UKG Ready:

• Importación manual: Ejecute una importación manual en cualquier momento para actualizar los datos de los empleados. Esto es necesario antes de habilitar las importaciones automáticas.
• Frecuencia de importación automática: Elija con qué frecuencia se importan los datos de los empleados: diariamente, semanalmente o mensualmente.
• Pausar/reanudar las importaciones automáticas: Utilice este botón para detener las importaciones automáticas si es necesario o reanudarlas una vez resueltos los problemas.
• Vista previa del archivo de usuarios: Descargue un archivo CSV con los datos de los usuarios para revisar su precisión.

Configuración avanzada

La configuración avanzada permite personalizar aún más cómo se importan los datos desde UKG Ready.
 

• Archivar empleados: Elimine automáticamente a los empleados que ya no estén presentes en futuras importaciones de datos. Se recomienda habilitar esta configuración.
• Reemplazar correos electrónicos: Habilite esta opción para sobrescribir las direcciones de correo electrónico de los empleados con datos nuevos de UKG Ready durante cada importación.
• Agregar el signo más a los números de teléfono: Agregue automáticamente el prefijo “+” a los números de teléfono si los datos importados no lo incluyen.
• Reemplazar la fecha de contratación: Esta opción permite que la fecha de contratación de UKG Ready sobrescriba la fecha de contratación existente en Awardco.
• ID de empleado: Elija si desea importar los ID de empleado desde UKG Ready o generarlos en Awardco.
• No importar usuarios: Establezca reglas para impedir que se importen usuarios específicos. Póngase en contacto con un representante de Awardco para obtener ayuda.
• Excluir campos de la importación: Especifique los campos de datos —como encabezados de columna— que desea excluir de la importación.
• Eliminar integración: Desconecte la integración de UKG Ready y elimine toda la configuración. Esta acción no se puede deshacer.

Configuración de asignación

Configure cómo se asignan los datos de los usuarios entre UKG Ready y Awardco. Al seleccionar campos en los menús desplegables, verá tanto el nombre del campo como un valor de muestra de sus datos de UKG Ready (el primer valor completado de ese campo), lo que le ayudará a identificar fácilmente la asignación correcta.

Campos compatibles

A continuación se indican los campos principales y de metadatos aceptados por la integración.

Campos principales

Campos de metadatos

*¿No ve el campo que necesita? Haga clic aquí para enviar comentarios y solicitar compatibilidad futura con campos adicionales.

Agregar campos de metadatos

Los metadatos personalizados permiten importar datos adicionales de los usuarios que se pueden mostrar en la plataforma o utilizar para configurar opciones avanzadas, como la elegibilidad para programas. Para incluir campos de metadatos adicionales:

1. Haga clic en el botón + Add Metadata Field en la parte inferior de la página.
2. Seleccione el campo de UKG Ready en el menú desplegable e introduzca cómo desea que se muestre el nombre del campo en Awardco.
3. Haga clic en Save después de realizar los cambios.

Después de agregar un campo de metadatos, haga clic en los tres puntos apilados junto al campo para:

• Cambiar el tipo: Haga que el campo sea “Default”, “Associated” (se utiliza para vincular usuarios con ID de supervisores adicionales para flujos de trabajo complejos de aprobación de reconocimientos) o “Hidden” (lo utiliza Awardco para los obsequios corporativos; estos datos no se mostrarán en la plataforma).
• Eliminar el campo.

Notas importantes

• Deberá configurar una cuenta de servicio para Awardco o utilizar una existente.
• De forma predeterminada, el correo electrónico siempre es el correo electrónico laboral del usuario. Si no está disponible, se utiliza el correo electrónico personal. Si hay un correo electrónico laboral, el correo electrónico personal se utiliza como correo electrónico secundario.
• Los números de teléfono deben incluir un código de país y comenzar con el símbolo + para funcionar con la función de SMS de Awardco. Si es necesario, se puede agregar automáticamente un prefijo con el símbolo + a los usuarios (Configuración avanzada de HRIS Sync).

Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con Soporte para administradores de Awardco.