Configuración del Programa Earn

Los programas de incentivos sirven como una valiosa forma de reconocimiento y recompensa, que va más allá de los reconocimientos entre pares o gerenciales. Los programas Earn empoderan a los empleados para que tomen control de sus incentivos al permitirles ganar recompensas por alcanzar metas, completar tareas y participar en diversas iniciativas. Estos programas ofrecen personalización organizacional para alinearse con objetivos y presupuestos específicos. Este artículo describe la configuración general de los programas Earn y proporciona una guía paso a paso para su creación y edición. El artículo Construyendo un Programa Earn Monetario también sirve como recurso adicional.

 

1. Navegando a Earn
2. Agregar un Programa Earn
3. Configuración General
4. Configurando Reglas
5. Configuración de Visualización
6. Configuración de Preguntas
7. Configuración de Notificaciones
8. Asistencia Adicional

Navegando a Earn

Para acceder a la configuración del programa Earn:

1. Inicie sesión en su cuenta Awardco.
2. Seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
3. Desde el menú de navegación izquierdo, seleccione “Reconocimiento,” "Programas," luego "Programas Earn.”
   
    

En esta página, puede activar o desactivar los programas Earn. Esta configuración controla la visibilidad de los programas Earn para los empleados en la página principal. La captura de pantalla a continuación ilustra la página principal con esta función habilitada.

El texto ingresado en el campo "Título de la Página" aparecerá como el nombre de la pestaña en la barra de navegación.

Debajo del interruptor, se muestra una lista de todos los programas Earn activos. Hacer clic en el nombre de un programa le permite editar su configuración. Para duplicar un programa Earn, haga clic en el ícono "..." a la derecha del nombre del programa. Los programas Earn archivados pueden ser accedidos activando la opción "Archivados".
 

Agregar un Programa Earn

Vamos a recorrer el proceso de creación de un programa Earn. En este ejemplo, configuraremos un programa donde los empleados pueden reclamar 10 puntos por completar una capacitación de Recursos Humanos.

1. Seleccione "Agregar Programa" en la parte superior derecha de la pantalla.
2. Ingrese un nombre para el programa, una fecha de inicio y una hora de inicio.
3. Para programar que el programa esté disponible en un momento futuro específico, ingrese la fecha y hora deseadas. La zona horaria predeterminada es Tiempo Universal Coordinado (UTC), pero puede seleccionar su zona horaria preferida en el menú desplegable.
4. Seleccionar una fecha de finalización archivará automáticamente el programa en la fecha especificada, impidiendo que los empleados ganen más puntos a través de él.
5. Una vez finalizadas estas configuraciones, seleccione "Crear Programa."
    

Configuración General

En la vista de configuración general, puede modificar el nombre y las fechas de un programa Earn después de su creación. Además, tiene la opción de subir una imagen personalizada que servirá como imagen de encabezado para el programa cuando los usuarios seleccionen este tipo de reconocimiento. Hay una selección de imágenes recomendadas disponibles, o puede subir su propia imagen con dimensiones de 1200px por 600px para una visualización óptima.

Agregar una descripción concisa del programa ayuda a los usuarios a identificar y seleccionar fácilmente el programa relevante. Incluir un enlace de "Más Información" proporciona acceso a detalles adicionales cuando los usuarios hacen clic en la opción "más información" para cada programa. Esta función puede guiar aún más a los usuarios para elegir el programa correcto para las presentaciones y entender sus especificaciones.

La función de Preguntas Frecuentes (FAQ), cuando está habilitada, muestra un enlace en la página de envío de reconocimientos. Al hacer clic en este enlace se abre una ventana emergente donde puede detallar las pautas del programa que los usuarios deben considerar al enviar una recompensa. Haga clic en "Editar" para modificar el contenido que los usuarios ven. Si se ingresa algún texto en el campo "Mostrar", el enlace de FAQ será visible en la pantalla de envío, incluso si el cuadro de mensaje está vacío. El cuadro HTML le permite ingresar contenido para la ventana emergente usando HTML, permitiendo la inclusión de imágenes, PDFs u otros documentos personalizados.

Seleccione "Siguiente" para guardar su configuración general y continuar.
 

Configurando Reglas

La sección de Reglas le permite definir la elegibilidad de participación, la frecuencia de ganancia y las asignaciones presupuestarias.

• Otorgante de Recompensa: Especifique a quién se atribuirá el reconocimiento. Las opciones incluyen el bot de la empresa, el supervisor del receptor, una etiqueta de metadatos específica asociada a un usuario o un usuario designado dentro del sistema. Si se selecciona la opción de metadatos, el sistema primero verificará el supervisor del receptor para una etiqueta coincidente, luego continuará hacia arriba en la cadena de mando hasta encontrar un usuario con la etiqueta especificada.
• Límites de Elegibilidad: Determine qué usuarios son elegibles para recibir premios a través de este programa Earn. Puede elegir hacer que todos los usuarios sean elegibles o restringir la elegibilidad según grupos, etiquetas de metadatos o selecciones individuales de usuarios. Solo los usuarios designados podrán reclamar recompensas a través del programa.
  • Límites de Reclamos: Estos se configuran como reglas individuales. Recuerde configurar el límite y luego guardar cada regla por separado. Puede optar por no tener límites en el programa Earn activando "Sin Límites"; sin embargo, generalmente no se recomienda. Las reglas pueden configurarse usando los siguientes campos:
  • Periodo de Límite Basado En: Defina el inicio del periodo de límite. Las opciones incluyen el primer día del periodo calendario actual (año, mes, trimestre, etc.) o la fecha de inicio del programa. Si se selecciona esta última, los límites se basarán en el aniversario más reciente de la fecha de inicio (por ejemplo, si hoy es 12 de abril de 2021 y el programa comenzó el 23 de junio de 2019, el aniversario más reciente es el 23 de junio de 2020; si la fecha de inicio fue el 23 de marzo de 2015, el aniversario más reciente es el 23 de marzo de 2021).
  • Receptor: Elija entre "Todos los Usuarios" para permitir que todos en su organización reclamen recompensas o seleccione un "Rol" (Empleados, Gerentes de Grupo, Gerentes Ejecutivos o Administradores) para designar roles específicos elegibles para reclamar reconocimientos Earn.
  • Frecuencia | Monto: Determine si limitar los reclamos por frecuencia (número de envíos) o por el valor monetario total de nominaciones dentro de un periodo establecido (mensual, trimestral, semestral o anual).
  • Mostrar Restante: Cuando se configura en "Sí", el número de reclamos restantes disponibles para un usuario que envía una solicitud Earn se mostrará en su formulario de envío de reconocimiento, basado en las reglas de límite que establezca. Por ejemplo, si a los usuarios se les permite cuatro solicitudes Earn por trimestre, verán cuántas les quedan para el trimestre actual en la página de envío.

Para nuestro ejemplo, el otorgante de la recompensa será el Bot, todos los usuarios serán elegibles para reclamar una recompensa una vez cada tres meses, y el periodo de límite se basará en la fecha de inicio del año calendario. Para cualquier regla de límite de reclamo creada, recuerde hacer clic en "Agregar Regla" para guardar sus cambios.

• Presupuesto: Todos los premios Earn se extraerán de un solo presupuesto designado. Use esta herramienta para seleccionar el presupuesto relevante. La opción "Gestionar Presupuestos" proporciona un enlace directo a la pestaña de Presupuestos.
• Red de Premios: La red de premios especificada aquí determina las opciones de redención disponibles para los puntos otorgados a través de este programa. En la mayoría de los casos, "Estándar" es apropiado. Para información sobre cómo restringir las opciones de redención, consulte el artículo "Gestionando Redes de Premios".
• Aprobación: Similar a los límites de reclamos, la opción de aprobación se configura como una regla que debe guardarse después de configurarla. Recuerde hacer clic en "Agregar Aprobación" tras configurar cada regla para guardarla en el programa. Esta función permite hasta tres niveles de aprobación.
  • Reglas If/Then: El enrutamiento de aprobación usa reglas flexibles If/Then. Las condiciones ("If") evalúan atributos de la solicitud Earn, y el sistema asigna automáticamente el aprobador apropiado ("Then") cuando se cumplen esas condiciones.
    • Condiciones "If": Los tipos de condición disponibles incluyen Monto (valor en puntos o dólares), Otorgante (quién está enviando), Contenido (palabras o frases específicas en el mensaje — requiere una carga CSV con cada término en una fila separada en una sola columna), y Receptor (quién está ganando la recompensa). Se pueden combinar múltiples condiciones usando la lógica "Y" dentro de una sola regla.
    • "Then" — Opciones de Aprobador:
      • Supervisor — Usa la jerarquía del archivo de usuarios para identificar al aprobador basado en el supervisor del otorgante o receptor.
      • Metadatos de Jerarquía — Sigue la jerarquía de gerentes hasta encontrar un usuario que coincida con el valor de metadatos especificado. Si no se encuentra coincidencia, la aprobación se envía a todos los administradores.
      • Asociación — Enruta a usuarios que no son gerentes directos, usando la Columna de Metadatos Asociados en el archivo de usuarios (consulte el artículo Formateando Archivos de Usuarios).
      • Usuario(s) Específico(s) — Asigna usuarios específicos para aprobar solicitudes Earn enrutadas a esta regla.
  • Basado en: El primer nivel puede basarse en el Otorgante o el Receptor. Los niveles siguientes también pueden basarse en el Último Aprobador (la persona que aprobó el nivel anterior).
  • Conjuntos de Reglas: Cada nivel puede contener múltiples reglas. Las reglas se evalúan de arriba hacia abajo — la primera regla que coincida determina el enrutamiento de aprobación para ese nivel. Las reglas más específicas deben colocarse por encima de reglas más amplias o generales.
  • NOTA: Debido a que las nuevas reglas comienzan con una condición "Siempre" por defecto, una regla dejada como "Siempre" puede capturar solicitudes Earn antes que una regla más específica debajo.
    • Las reglas más específicas deben colocarse por encima de reglas amplias o generales.
  • Niveles Múltiples: Se pueden configurar hasta tres niveles. Las solicitudes Earn avanzan a través de cada nivel secuencialmente, comenzando con el Nivel 1. Cada nivel escalonado debe guardarse como una regla separada. No se pedirá a los gerentes que aprueben sus propias recompensas; en tales casos, la recompensa será enviada al gerente inmediato para aprobación.

Información adicional sobre aprobaciones puede encontrarse en el artículo "Opciones de Configuración de Aprobación Condicional". Para nuestro ejemplo, todos los premios en el programa Earn se extraerán del presupuesto de Ciberseguridad, los usuarios pueden canjear puntos a través de la Red de Premios Estándar, y se configurará un solo nivel de aprobación: cualquier solicitud Earn que supere los 15 puntos requerirá la aprobación del supervisor del usuario. 

Seleccione "Siguiente" para proceder a la configuración de Visualización.
 

Configuración de Visualización

La configuración de visualización controla cómo aparece su programa Earn a los usuarios y las opciones disponibles para ellos. Configure estas secciones una por una usando las siguientes pautas.

• Publicar en el Feed Social: Elija si las recompensas ganadas a través de este programa se mostrarán en el feed social. Cuando se selecciona "Apagado", solo el receptor y el otorgante verán el reconocimiento ganado. El reconocimiento seguirá estando disponible para fines de informes. El valor monetario de una recompensa ganada permanecerá privado para el receptor, independientemente de la configuración de visibilidad del feed.
• Imagen de Banner: La imagen de banner sirve como elemento de fondo en el recuadro del feed de reconocimientos. Si no se sube una imagen personalizada, se usará la imagen del programa como banner de fondo predeterminado. Para resultados óptimos, use imágenes con dimensiones de 1200x300px sin texto. Puede ocurrir algún recorte según el tamaño de pantalla del usuario.
• Montos de Recompensa: Esta sección define los botones de valor de premio que se muestran a los usuarios en la página de envío. Por ejemplo, para permitir que los usuarios elijan entre $5, $10 y $15 al enviar un premio en este programa, ingrese estos valores aquí.
• Montos Preestablecidos en USD y Puntos: Ingrese los valores monetarios que desea mostrar. Solo necesita ingresar valores en los campos de moneda o puntos; el sistema convertirá automáticamente entre ambos. Ingrese valores en este campo incluso si solo muestra etiquetas en la pantalla de envío de reconocimiento. Esta sección indica al sistema el valor que asignará a los botones mostrados a los usuarios que ganan premios.
• Etiquetas de Montos Preestablecidos: Las etiquetas deben usarse cuando un nivel específico de premio o significado está asociado con el monto ganado. Este significado debe comunicarse ampliamente mediante documentos de capacitación interna durante el despliegue de la plataforma. Las etiquetas ingresadas aquí corresponderán directamente, una por una, con los valores en el campo de moneda y puntos arriba. Por ejemplo, si ha seleccionado "Etiquetas" en la sección de Unidades e ingresado 5, 10 y 15 puntos, y "Bronce," "Plata" y "Oro" como etiquetas, el programa solo mostrará las etiquetas "Bronce," "Plata" y "Oro" con valores de 5, 10 y 15 puntos respectivamente al usuario que envía el premio.
• Mostrar Selección de Monto a los Receptores: Cuando está activado, los usuarios que reclaman recompensas seleccionarán un monto de premio. Si está desactivado, se requiere un proceso de aprobación para seleccionar el monto, y el aprobador inicial será responsable de elegir el monto del premio.
• Montos Personalizados: Habilitar esta opción permite a los usuarios ingresar un monto personalizado en un campo de texto libre al enviar una solicitud Earn. Para habilitar montos personalizados, primero deben configurarse las aprobaciones. Una vez configuradas, ingrese un rango permitido (por ejemplo, 0 como mínimo y 10 como máximo).
• Nota de Recompensa: Esta nota aparece en la página de aprobaciones, en el reconocimiento en el feed social y puede incluirse en comunicaciones por correo electrónico.
• Permitir Comentarios del Usuario y Solicitud de Comentario: Cuando está activado, los usuarios que reclaman una recompensa deberán proporcionar una respuesta libre a una pregunta o instrucción ingresada en la sección "Solicitud de Comentario".
• Etiquetas: En la sección de Etiquetas, puede hacer que los valores de la empresa u otros identificadores estén disponibles para que los usuarios los seleccionen y adjunten a sus premios. Si usa etiquetas para seguimiento o generación de datos, seleccionar "Requerido (1)" y habilitar solo una etiqueta la adjuntará automáticamente a cada reconocimiento procesado a través de este programa. Edite las etiquetas disponibles en la subpestaña "Hashtags" dentro de Configuración.
• Insignias de Logro: Habilitar esta opción permite a los usuarios ganar una insignia con su reconocimiento ganado, la cual se mostrará públicamente en su perfil de usuario. Nombre la insignia y suba una imagen para la insignia. Para mejores resultados, use una imagen de 256x256px que pueda recortarse en forma de círculo.

En este programa, los reconocimientos ganados se publicarán en el feed social. Se usará la imagen de banner predeterminada, y los usuarios pueden reclamar 5 puntos por completar la capacitación de Recursos Humanos subiendo una captura de pantalla de la confirmación de finalización para aprobación. También se ha habilitado la opción para que los usuarios reclamen un monto personalizado entre 0 y 10 puntos.

Seleccione "Siguiente" para proceder a la configuración de Preguntas.

Configuración de Preguntas 

La página de configuración de "Preguntas" le permite seleccionar las preguntas que se presentarán a los usuarios al enviar una solicitud Earn a través de este programa. La pregunta predeterminada es "Por favor proporcione una captura de pantalla de la pantalla de confirmación," pero puede modificar esta pregunta abierta con texto específico para su programa. El botón "Agregar Pregunta" permite incluir preguntas adicionales en el formulario de envío del programa, como preguntas de opción múltiple, preguntas de respuesta corta y cargas de imágenes. Aunque puede agregar numerosas preguntas, mantener la página de envío concisa y sencilla es clave para maximizar la participación de los empleados con su plataforma de reconocimiento.

Agregar Pregunta por Tipo: Recuerde hacer clic en "Guardar" después de configurar cada pregunta adicional.

• Opción Múltiple:
• Pregunta: Ingrese la pregunta que desea hacer a los encuestados.
• Respuestas: Escriba cada respuesta y presione Enter para registrar la entrada y comenzar la siguiente. Asegúrese de que sus entradas estén correctamente escritas y gramaticalmente correctas, ya que aparecerán exactamente como se ingresaron.
• Respuesta Corta: Esta opción le permite proporcionar una indicación y un cuadro de texto abierto para respuestas, similar al campo "Razón del reconocimiento". Puede establecer un conteo mínimo o máximo de caracteres para guiar la longitud de las respuestas de los usuarios.
• Medios: La opción de medios le permite mejorar los reconocimientos con íconos, GIFs, imágenes, videos u otros elementos atractivos. Cuando los usuarios incluyen imágenes o videos, estos se publicarán en el feed social de su empresa junto con su texto de reconocimiento, siempre que el programa permita reconocimientos públicos. Incorporar medios puede hacer que su feed social sea más animado y festivo, similar a plataformas populares de redes sociales.
  • Permitir Imágenes Subidas por el Usuario: Habilite esto para permitir que los usuarios suban sus propias imágenes con solicitudes Earn.
  • Permitir que el Usuario Seleccione Imágenes de la Biblioteca de Imágenes: Habilite esto para dar a los usuarios acceso a una biblioteca de imágenes preseleccionadas. Si está habilitado, elija las categorías de imágenes disponibles para envíos de reconocimiento. Puede administrar estas imágenes y categorías a través de la Biblioteca de Imágenes. Si se seleccionan múltiples categorías, puede destacar una haciendo clic en el ícono de estrella junto a ella, haciendo que aparezca primero.
  • Permitir Videos Subidos por el Usuario: Habilite esto para permitir que los usuarios suban sus propios videos con sus solicitudes Earn. Los videos deben tener una duración máxima de 1:00 minuto y no superar los 50 MB.
  • También puede especificar si la presentación de medios es obligatoria u opcional usando la configuración bajo "¿Es obligatorio u opcional el medio?"

En este ejemplo, se mantendrá la pregunta predeterminada y se requerirá que el remitente suba una imagen de la pantalla de confirmación.

Notas:

• Si se permiten imágenes subidas por el usuario y se requiere una imagen, también debe seleccionarse una categoría de imagen preestablecida (esto funciona de manera similar a los programas de reconocimiento). Este requisito será actualizado en una futura versión para eliminar la dependencia de la biblioteca de imágenes preestablecida.
• Las imágenes serán visibles en el feed si el programa es público.
• Si la imagen requerida contiene información sensible o el cliente prefiere que no aparezca en el feed, se recomienda configurar el programa Earn como privado.

Haga clic en "Siguiente" para guardar su configuración y continuar al siguiente paso.

Configuración de Notificaciones

En la página de configuración de notificaciones, puede configurar las plantillas de correo electrónico automáticas que se envían para cada programa de reconocimiento que crea. Colabore con su Gerente de Éxito del Cliente Awardco para diseñar y subir plantillas de correo electrónico personalizadas que incorporen su marca y directrices para los usuarios. Cada uno de estos campos de notificación es opcional; los correos electrónicos solo se enviarán si los campos correspondientes están completados. Para optar por no enviar notificaciones, deje los campos en blanco y haga clic en "Finalizar."

• Necesita Aprobación: Esta plantilla se envía a los aprobadores tan pronto como una recompensa entra en su cola de aprobación. Use esta plantilla para enfatizar la importancia de una respuesta oportuna para asegurar el buen funcionamiento del programa.
• Nominación Rechazada: Esta plantilla se envía a los nominadores cuando un aprobador rechaza una nominación. Puede configurarse para incluir el mensaje proporcionado por el aprobador al rechazar el reconocimiento.
• Reconocimiento: Esta plantilla se envía a los receptores de reconocimientos a través de este programa. Estos correos se envían en el momento del reconocimiento. Si el programa no tiene un proceso de aprobación, el correo se envía al momento del envío. Si hay un proceso de aprobación, el correo se envía cuando el aprobador final aprueba la recompensa.

En este ejemplo, la plantilla de correo "Aprobación Earn" se asignará para la notificación de Necesita Aprobación, y la plantilla "Notificación Earn" se usará para la notificación de Reconocimiento.
 

Haga clic en "Finalizar" para guardar la configuración de notificaciones y completar la configuración de su programa Earn.
 

Asistencia Adicional

Configurar los programas Earn de su plataforma puede ser un proceso detallado. Recuerde que su punto de contacto Awardco (CSM/TCSM) posee amplia experiencia en la configuración de programas dentro de esta función. Si tiene alguna pregunta sobre configuraciones específicas o desea discutir sus programas a un nivel más amplio, su punto de contacto Awardco está disponible para ayudarle.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.