Recomendamos encarecidamente usar aprobaciones solo cuando sea necesario. Agregar más aprobaciones y niveles de aprobación puede ralentizar el proceso de reconocimiento, y el reconocimiento oportuno es más efectivo. A continuación, encontrará información completa sobre cómo configurar y administrar configuraciones de aprobación condicional.
 

1. Configuración General
   • "Si" — Configuración de las Condiciones
     • Condiciones "Y"
   • "Entonces" — Asignación del Aprobador
     • Aprobación Basada en el Supervisor
     • Aprobación Basada en Metadatos del Supervisor de la Jerarquía
     • Aprobación Basada en Metadatos Asociados
     • Aprobación Basada en un Usuario Específico
     • Aprobación Basada en Anulación Manual (vía CSV)
     • Si No se Aplican Reglas
   • Conjuntos de Reglas
   • Múltiples Niveles de Aprobación
   • Enrutamiento Basado en Contenido
2. Configuraciones Avanzadas
3. Notificaciones
4. Preguntas Frecuentes

Configuración General

El sistema de aprobación condicional introduce una interfaz basada en metadatos para construir reglas flexibles de tipo Si/Entonces para el enrutamiento de aprobaciones. En lugar de depender únicamente de umbrales monetarios para determinar los niveles de aprobación, las condiciones ("Si") pueden evaluar múltiples atributos de un reconocimiento y asignar el aprobador adecuado ("Entonces") cuando se cumplen esas condiciones.

"Si" — Configuración de las Condiciones

Cada regla de aprobación sigue una estructura simple:

• SI se cumple una o más condiciones → ENTONCES asignar un aprobador específico

Las reglas se evalúan cuando se envía un reconocimiento. Cuando se satisfacen las condiciones de una regla, la plataforma envía el reconocimiento al/los aprobador(es) designado(s).

Cuando se crea un nuevo conjunto de reglas, la primera condición por defecto es "Siempre". Esto significa que todo reconocimiento que entre en ese nivel y conjunto de reglas se envía para aprobación a menos que actualice la condición.

Para cambiar la condición predeterminada "Siempre", haga clic en “+Condición.” Esto abre el panel en el lado derecho de la página, donde puede elegir la condición que desea usar.

Después de eso, el lado "Si" de una regla puede evaluar los siguientes criterios:

Condiciones "Y"

Se pueden combinar múltiples reglas usando la lógica "Y" dentro de un solo nivel. Por ejemplo:

Si la cantidad está entre 50–100 Y el contenido contiene palabras clave específicas, entonces enrutar a [Aprobador].

Esto hace posible construir un enrutamiento de aprobación altamente específico sin necesidad de programas separados.

"Entonces" — Asignación del Aprobador

El lado "Entonces" de cada regla siempre asigna al aprobador. El aprobador puede determinarse mediante uno de los siguientes métodos:

Aprobación Basada en el Supervisor

Los aprobadores se determinan por el supervisor asignado a la persona dentro del archivo de datos de usuario.

Ejemplo: Un programa tiene dos niveles de aprobación. El primer nivel se basa en el supervisor del receptor, y el segundo en el supervisor del último aprobador. Si Jordan es reconocido, la primera solicitud de aprobación irá al supervisor de Jordan, Adam. Una vez aprobado, la solicitud del segundo nivel irá al supervisor de Adam, Michael. (Esto se basa en la jerarquía organizacional definida en su archivo de datos de usuario.)

Aprobación Basada en Metadatos del Supervisor de la Jerarquía

Los aprobadores se definen usando un valor específico de metadatos incluido en el archivo de datos de usuario. Comenzando con el dador, receptor o último aprobador, el sistema subirá la jerarquía organizacional hasta encontrar a alguien cuyo metadato coincida con el valor especificado. Si nadie en la jerarquía coincide con ese valor, el reconocimiento se enviará a todos los administradores para su aprobación.

Ejemplo: Un programa requiere que cada reconocimiento sea aprobado por un Vicepresidente (VP), y la jerarquía de aprobación se basa en el receptor. Si Mason es reconocido, el sistema primero revisará el registro de John para ver si es VP, luego el de Carly, y finalmente el de Sarah. Cuando el sistema verifica que los metadatos de Sarah indican que es VP, el reconocimiento se enviará a Sarah para su aprobación. Si no se encontrara ningún VP en la jerarquía ascendente de Mason, el reconocimiento se enviaría a todos los administradores para que uno de ellos apruebe.

Aprobación Basada en Metadatos Asociados

Esta configuración permite aprobaciones por usuarios que no son gerentes directos ni del nominador ni del receptor. Para usar este flujo de aprobación, debe añadirse una "Columna de Metadatos Asociados" al archivo de datos de usuario (consulte el artículo "Formateo de Archivos de Usuario"). Si se selecciona "Asociación" como regla de aprobación, solo aparecerán valores de la columna "Metadatos Asociados" en el menú desplegable del campo Metadatos.

Aprobación Basada en un Usuario Específico

Se designan individuos específicos como aprobadores. Estos usuarios designados pueden variar en cada nivel de aprobación.

Ejemplo: El primer aprobador es designado como Jake, el segundo como Sarah, y el tercero como Michael o Karl. Si Nathan es reconocido, Jake será el primer aprobador. Después de que Jake apruebe, Sarah será la segunda aprobadora. Para la aprobación final, la solicitud irá tanto a Michael como a Karl, y solo uno de ellos necesita aprobar.

Aprobación Basada en Anulación Manual (vía CSV)

Los aprobadores se especifican para cada usuario mediante una carga CSV. Para el primer nivel de aprobación, el aprobador puede basarse en el receptor o el dador. Para el segundo, tercer o cuarto nivel, el aprobador puede basarse en el receptor, el dador o el último aprobador del nivel anterior. No puede designarse a sí mismo como su propio aprobador en el archivo de datos de usuario. Si el campo de aprobador queda en blanco para un usuario, la solicitud de aprobación se enviará al supervisor de esa persona. Si la persona no tiene un supervisor asignado en el sistema, la aprobación se enviará a todos los administradores.

Si No se Aplican Reglas

Si no se aplican reglas al reconocimiento, este pasa al siguiente nivel de aprobación, o se envía si no hay niveles adicionales.

Esta opción solo puede configurarse si existe otro nivel de aprobación.

Conjuntos de Reglas

Cada nivel de aprobación puede contener múltiples conjuntos de reglas. Las reglas dentro de un nivel se evalúan de arriba hacia abajo, y la primera regla cuyas condiciones coincidan con el reconocimiento se usa para determinar el flujo de aprobación para ese nivel. Una vez que se encuentra una regla coincidente, se omiten las reglas posteriores en ese nivel.

En este ejemplo, un reconocimiento por 15 puntos coincidiría con la Regla 1 y se enrutaría a Mike. Un reconocimiento por 5 puntos no coincidiría con la Regla 1, por lo que el sistema pasaría a la Regla 2, que coincide y enruta la aprobación al supervisor del receptor.

Dado que las reglas se leen de arriba hacia abajo, el orden en que se organizan las reglas es importante. Las reglas más específicas o con mayor prioridad deben colocarse por encima de reglas más amplias.

NOTA: Debido a que los nuevos conjuntos de reglas comienzan con una condición "Siempre" por defecto, una regla dejada como "Siempre" puede capturar reconocimientos antes que una regla más específica debajo de ella.

Las reglas pueden reordenarse arrastrando el ícono de seis puntos o haciendo clic en el control de flechas arriba/abajo.

Múltiples Niveles de Aprobación

Las reglas pueden configurarse en varios niveles de aprobación (hasta cuatro niveles). El reconocimiento progresa a través de cada nivel secuencialmente, comenzando con el Nivel 1.

El primer nivel de aprobación puede basarse en el dador o el receptor. Los niveles posteriores (segundo, tercero y cuarto) pueden basarse en el dador, receptor o el último aprobador del nivel anterior.

Cuando se configuran múltiples niveles de aprobación, también es posible que varias personas revisen el mismo reconocimiento en un solo nivel listando varios aprobadores para la misma regla. En tales casos, aunque varias personas pueden revisar, solo se requiere una aprobación para que el reconocimiento avance al siguiente nivel.

Enrutamiento Basado en Contenido

Al usar Contenido como condición “Si”, el sistema evalúa palabras o frases específicas dentro del mensaje de reconocimiento. Si el mensaje contiene las palabras o frases específicas, se enrutará según lo determine la regla. Para configurar reglas basadas en contenido:

1. Prepare un archivo CSV con las palabras o frases que se deben coincidir. Cada palabra o frase debe estar en una fila separada dentro de una sola columna.

2. Cargue el CSV en la configuración de aprobación.
3. Defina la acción "Entonces" (qué aprobador debe asignarse cuando el contenido coincida).

Se pueden cargar múltiples listas CSV de palabras marcadas; sin embargo, solo se puede seleccionar una para esa condición “Si” específica.

Configuraciones Avanzadas

La pestaña Configuraciones Avanzadas controla algunos comportamientos opcionales que afectan cómo funcionan las aprobaciones después de que se envía un reconocimiento.

Financiado por el Dador

• Use esta configuración para determinar si la financiación del premio debe provenir del dador o del aprobador. Si se selecciona ‘Sí’, la financiación proviene del dador. Si el dador no tiene fondos suficientes disponibles, el aprobador aún puede financiar el reconocimiento.

Permitir al Dador Sugerir la Cantidad

• Si se selecciona ‘Sí’, esta configuración permite que el dador proponga una cantidad durante el envío, dejando la decisión final al aprobador.

Enrutamiento Adicional de Aprobación

• Use esta sección para definir qué sucede cuando el único aprobador también está directamente involucrado en el reconocimiento.
• Puede elegir si la aprobación permanece con el dador o receptor cuando son el único aprobador, o si debe enviarse al supervisor de esa persona en su lugar.

Notificaciones

La pestaña Notificaciones le permite elegir qué plantillas de notificación se usan para los mensajes relacionados con aprobaciones.

Los tipos de notificación disponibles son:

• Reconocimiento Necesita Aprobación
• Reconocimiento Fue Aprobado
• Reconocimiento Fue Rechazado

Cada tipo de notificación incluye un campo de plantilla seleccionable, y puede usar Administrar Plantillas para revisar o actualizar esas plantillas.

Preguntas Frecuentes

¿Cuándo aparecerá la campana de aprobación para los aprobadores en la plataforma?

• La campana de aprobación puede tardar hasta una hora en aparecer para los aprobadores después de que las aprobaciones se activan y asignan inicialmente.

¿Cuándo se envían las notificaciones de recordatorio de aprobación?

• Si los recordatorios de aprobación están habilitados, se envían cada lunes por la mañana.

Si un reconocimiento se enruta a múltiples aprobadores en el mismo nivel, ¿cuántas aprobaciones se necesitan?

• Solo una persona necesita aprobar el reconocimiento para que avance al siguiente nivel.

¿Puedo aprobar un reconocimiento que envié o recibí?

• Generalmente, no. No puede aprobar un reconocimiento que usted haya enviado ni uno en el que sea el receptor.

¿Qué sucede si el único aprobador también es el dador o receptor?

• Por defecto, la solicitud se enruta al supervisor de esa persona. Si no hay supervisor asignado, la solicitud se envía a todos los administradores. Este comportamiento puede ajustarse en Configuraciones Avanzadas para permitir que el dador o receptor apruebe cuando son el único aprobador designado.

¿Qué sucede si estoy listado como aprobador junto con otros usuarios específicos?

• Si también es el dador o receptor de ese reconocimiento, la solicitud de aprobación se envía a los otros aprobadores listados, y usted queda excluido de la aprobación.

¿Puede la misma persona aprobar un reconocimiento más de una vez?

• Sí. Si la misma persona está designada como aprobador en diferentes niveles de aprobación, puede aprobar el mismo reconocimiento más de una vez.

¿Qué detalles pueden ver ahora los aprobadores directamente en las tablas de aprobación?

• Los aprobadores ahora pueden expandir las notas del reconocimiento directamente dentro de las filas de la tabla para revisar detalles más rápido sin navegación adicional.
• La tabla de aprobaciones también muestra el dador y receptor directamente en la tabla.
• Hay una columna de Detalles disponible en Todas las Pendientes y Mis Aprobaciones. Para programas de Reconocimiento y Ganancia, esa columna muestra el Programa y la Cantidad. Esta columna también está diseñada para soportar futuros tipos de aprobación mostrando los detalles más relevantes para cada tipo.

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