Como administrador de la plataforma, configurar la automatización de premios de cumpleaños es una manera sencilla de automatizar una tarea recurrente. Ya sea que otorgue un premio monetario o simplemente envíe un correo electrónico de felicitación, la automatización se encarga de ello por usted. También puede programar una notificación para el gerente que se envíe en o antes del cumpleaños del empleado, asegurando que el gerente esté al tanto del evento próximo.
Nota: Si los empleados desean optar por no recibir reconocimientos de cumpleaños, deben seguir las instrucciones en el artículo "Optar por no recibir reconocimientos de cumpleaños". Una vez que un empleado opta por no participar, los administradores y gerentes no pueden ver la fecha de nacimiento del empleado en su cuenta. Esta acción puede ser revertida por el empleado si lo desea.
- Crear un Programa de Reconocimiento de Premios de Cumpleaños
- Acceder a la Automatización de Premios de Cumpleaños
- Configuraciones Predeterminadas
- Agregar/Editar Reglas
- Lanzar la Automatización de Premios de Cumpleaños
- Cargar CSV
Crear un Programa de Reconocimiento de Premios de Cumpleaños
Antes de comenzar, cree un programa de reconocimiento "temporal". Esto asegura un reporte limpio que refleja con precisión los reconocimientos enviados a través de la automatización de premios de cumpleaños. Para configurar un programa de reconocimiento de cumpleaños:
- Seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, seleccione “Reconocimiento,” "Programas," luego "Programas de Reconocimiento.”
- Seleccione "Crear Programa Automatizado" en la página de configuración del Programa de Reconocimiento.
- Ingrese el nombre del programa (por ejemplo, "Cumpleaños"), el tipo de programa ("Cumpleaños") y la Red de Premios (la red de opciones de canje disponibles para los puntos ganados a través de los cumpleaños).
- Haga clic en "Crear Programa."
Ahora está listo para configurar la automatización de cumpleaños.
Acceder a la Automatización de Premios de Cumpleaños
Para acceder a la configuración de la Automatización de Premios de Cumpleaños:
- Seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, seleccione “Reconocimiento,” "Programas," luego "Premios de Cumpleaños.”
Configuraciones Predeterminadas
Antes de agregar nuevas reglas, ajuste las configuraciones predeterminadas. Para configurar las configuraciones predeterminadas, haga clic en el botón "Configuraciones Predeterminadas". Estas configuraciones se aplican a todas las reglas de premios de cumpleaños a menos que sean anuladas por la función de carga de CSV.
General
- De: Seleccione el usuario desde el cual vendrá el reconocimiento (usualmente una cuenta de reconocimiento general) o marque la opción "De Supervisor" para que el reconocimiento provenga del supervisor directo de cada destinatario del premio.
- Nota: Ingrese un mensaje que se mostrará con el reconocimiento. Dependiendo de la configuración de su plantilla de correo electrónico, esta nota puede enviarse directamente a la bandeja de entrada del empleado. Aunque las notas suelen ser cortas, puede incluir un mensaje más largo (hasta 1000 caracteres).
- Visibilidad: Elija si el reconocimiento es visible en el feed social o privado usando este menú desplegable. Recomendamos hacer los reconocimientos públicos para que todos los cumpleaños puedan ser reconocidos.
-
Nombre del Programa: Designe el programa bajo el cual se envía el premio usando este menú desplegable. Seleccionar un programa es opcional pero proporciona reportes consistentes y puede restringir los premios a redes de premios específicas. Para crear un programa de reconocimiento automatizado:
- Vaya a Configuración del Programa de Reconocimiento.
- Haga clic en "Crear Programa Automatizado."
- Nombre el programa, seleccione el tipo de programa y la Red de Premios, y haga clic en "Enviar."
- Presupuesto: Seleccione el presupuesto del cual se extraerán los puntos usando el menú desplegable.
Haga clic en "Guardar."
Notificaciones
- Hora de Envío de Notificación: Seleccione la hora en que se enviará la notificación de cumpleaños al destinatario. La zona horaria para cada empleado se basa en el código de país asociado en el archivo de usuario. Consulte la hoja de códigos de país para determinar la zona horaria adecuada. Marque la casilla si desea que las notificaciones se envíen los sábados y domingos. Si se selecciona y la fecha de nacimiento cae en fin de semana, la notificación se enviará el día hábil anterior.
- Enviar Basado en: Elija enviar el premio en el cumpleaños del usuario, el lunes antes del cumpleaños o el primer día del mes del cumpleaños.
- Enviar Notificación al Empleado: Active esta opción para enviar una notificación al destinatario del premio de cumpleaños. Luego, seleccione la plantilla de correo electrónico que se usará para notificar al destinatario desde el menú desplegable. Verifique la plantilla de correo electrónico deseada seleccionando la opción "Administrar Plantillas de Correo Electrónico".
- Enviar Notificación al Gerente: Active esta opción para enviar una notificación al gerente del destinatario del premio de cumpleaños. Luego, seleccione la plantilla de correo electrónico que se usará para notificar al gerente desde el menú desplegable. Verifique la plantilla de correo electrónico deseada seleccionando la opción "Administrar Plantillas de Correo Electrónico". Después, configure el tiempo de notificación para el gerente usando el campo "Tiempo de Notificación". Ingresar "0" envía el correo de notificación al gerente el día del cumpleaños del destinatario.
Haga clic en "Guardar.”
Exclusiones
Active la configuración de "Exclusiones" para hacer que grupos o individuos específicos no sean elegibles para premios de cumpleaños. Luego, ingrese las personas o valores de metadatos que desea excluir.
Haga clic en "Guardar."
Agregar/Editar Reglas
Para agregar una regla de premio de cumpleaños, haga clic en el botón "Agregar Regla". Ingrese el monto del premio. Si corresponde, ingrese un valor de metadato en el campo "Metadato Elegible" para especificar quién es elegible para el premio. Haga clic en "Guardar."
La regla guardada aparece en la página de automatización de Premios de Cumpleaños. Haga clic en el ícono de lápiz para editar la regla, el ícono de páginas para copiar la regla y el ícono de papelera para eliminar la regla.
Lanzar la Automatización de Premios de Cumpleaños
Para lanzar la automatización de Premios de Cumpleaños, haga clic en el botón "Lanzar Ahora". Para programar el lanzamiento para una fecha futura, haga clic en el enlace "Programar Lanzamiento" y seleccione una fecha de inicio.
Para desactivar la automatización de Premios de Cumpleaños, haga clic en "Mostrar Configuraciones Avanzadas" en la página de automatización de Premios de Cumpleaños y seleccione "Desactivar Premios de Cumpleaños."
Cargar CSV
Puede configurar la automatización de premios de cumpleaños usando un archivo CSV. Para hacerlo, haga clic en "Cargar CSV" y descargue la plantilla proporcionada. Consulte este artículo de soporte para ayudarle a completar y cargar el archivo.
Configurar la automatización de premios de cumpleaños con un archivo CSV es útil cuando necesita que las Configuraciones Predeterminadas varíen para cada reconocimiento de cumpleaños. Por ejemplo, puede asignar diferentes remitentes para distintos grupos meta, personalizar mensajes, ajustar la visibilidad y establecer presupuestos únicos.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.