Configuración de la caducidad de puntos

La caducidad de puntos está diseñada para garantizar que los puntos otorgados a los usuarios se utilicen dentro de un plazo específico. Esto fomenta el canje oportuno de los puntos y evita que permanezcan sin utilizar en las billeteras de los usuarios. En este artículo, mostraremos varios casos de uso para la caducidad de puntos, proporcionaremos pasos detallados sobre cómo implementarla, analizaremos las prácticas recomendadas para garantizar una experiencia de usuario fluida y responderemos a las preguntas frecuentes.

Consulta el artículo Administración de redes de premios para obtener más información sobre cómo interactúan las configuraciones de caducidad de puntos con las redes de premios. También puedes consultar Lo que debes saber sobre la caducidad de puntos para conocer las preguntas comunes que pueden tener los usuarios finales.

Casos de uso de la caducidad de puntos
Creación de reglas de caducidad de puntos
Configuración de notificaciones de caducidad de puntos
Consideraciones para ofrecer la mejor experiencia de usuario
Preguntas frecuentes

Casos de uso de la caducidad de puntos

Hay varias razones por las que las organizaciones pueden querer implementar la caducidad de puntos:

Fomentar el uso: Los puntos pueden acumularse en las billeteras de los usuarios y permanecer sin utilizar. Al establecer una fecha de caducidad, se anima a los usuarios a canjear sus puntos antes y, de ese modo, aprovechar su valor más rápidamente.
Cuentas de gastos de estilo de vida y A-Pay: Muchas organizaciones ofrecen Cuentas de gastos de estilo de vida que proporcionan estipendios para compras de bienestar, gastos de trabajo remoto, alimentos, costos de cuidado infantil, cursos de educación financiera o desarrollo profesional. La caducidad de puntos puede ser especialmente útil en estos casos para garantizar que los puntos asignados se utilicen para los fines previstos dentro de un periodo específico. La caducidad de puntos también se integraría perfectamente si una LSA está conectada a la función A-Pay.
Fomentar la participación: Los puntos que caducan pueden impulsar la participación continua al crear una sensación de urgencia. Es más probable que los usuarios permanezcan activos y participen en los programas si saben que sus puntos tienen una duración limitada.
Planificación financiera: Para la organización, la caducidad de puntos puede ayudar a mejorar la planificación financiera y la contabilidad al reducir los pasivos asociados con los puntos pendientes.

Creación de reglas de caducidad de puntos

Navegación a la configuración de caducidad de puntos

Para ver y editar la configuración de caducidad de puntos:

En la página de inicio, selecciona el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
Haz clic en Marketplace y, a continuación, en Redes de premios en el menú de navegación izquierdo.
Selecciona el mosaico de la red de premios deseada.
Haz clic en la pestaña «Caducidad de puntos».

Adición de nuevas reglas

Haz clic en «Agregar nueva regla».
Ingresa un nombre para la regla.
Crea grupos específicos según los metadatos a los que se aplicará la caducidad de puntos (por ejemplo, la caducidad de puntos se aplica únicamente a los usuarios con la etiqueta de metadatos #Sales).
- Si se seleccionan varios metadatos, la lógica asumirá condiciones AND (por ejemplo, los puntos caducarán para los usuarios con las etiquetas de metadatos #Sales Y #Denver).
- Si no se selecciona ningún metadato, la caducidad de puntos se aplicará a todos los usuarios de la red de premios.
Especifica cuándo caducan los puntos:
- Según el tiempo transcurrido desde la asignación: Ingresa la antigüedad que deben tener los puntos cuando caduquen mediante el cuadro de texto y el menú desplegable «Caducar puntos con una antigüedad superior a». Las opciones de periodo son: semana(s), mes(es) o año(s).
  - Ejemplo: Si quieres que los puntos de esta red de premios caduquen 6 meses después de haber sido asignados, deja en blanco «Metadatos elegibles» (para aplicar la regla a todos los usuarios), selecciona «Según el tiempo transcurrido desde la asignación» e ingresa 6 mes(es) en el campo «Caducar puntos con una antigüedad superior a».
- Según una periodicidad específica: Selecciona el intervalo en el que caducan los puntos. Las opciones del menú desplegable «Caducar todos los puntos» son: semanalmente, mensualmente, trimestralmente (T1, T2, T3, T4) y anualmente.
  - Para las periodicidades específicas: Ingresa la periodicidad con la que se repetirá la caducidad mediante el cuadro de texto «Repetir cada» y la fecha de inicio en el cuadro de selección de fecha.
  - Antigüedad mínima antes de la caducidad (opcional): Al utilizar una regla de periodicidad, también puedes establecer una antigüedad mínima que los puntos deben alcanzar antes de poder caducar. Cada vez que se ejecuta la regla, Awardco hará lo siguiente:
    - Revisará todos los puntos que coincidan con la regla (red de premios, país, metadatos, etc.).
    - Solo hará caducar los puntos que tengan al menos la antigüedad mínima que hayas configurado (por ejemplo, al menos 2 años).
    - Dejará los puntos más recientes en la billetera del usuario hasta una ejecución futura, cuando cumplan la antigüedad mínima.
    - Ejemplo: Si quieres que los puntos de esta red de premios caduquen anualmente para todos los empleados a tiempo parcial, pero solo caduquen los puntos con más de 2 años de antigüedad, ingresa #part-time en el campo «Metadatos elegibles», selecciona «Según una periodicidad específica», selecciona «Anualmente» en el menú desplegable «Caducar todos los puntos», ingresa 1 en el campo «Repetir cada», selecciona una fecha de inicio y establece la antigüedad mínima en 2 años.
Haz clic en «Listo».
Haz clic en «Guardar y aplicar regla(s)» y confirma los cambios.

Importante

Las reglas de caducidad entran en vigor inmediatamente después de guardarse.
Los puntos existentes que cumplan los criterios de la regla se verán afectados.
Si tu regla utiliza una antigüedad mínima con una caducidad basada en una periodicidad, los puntos existentes que ya cumplan tanto los criterios de la regla como la antigüedad mínima podrán caducar la primera vez que se ejecute la regla después de guardarla. Los puntos más recientes permanecerán en la billetera del usuario hasta una ejecución futura, cuando cumplan la antigüedad mínima.
Los recordatorios por correo electrónico comenzarán a enviarse según el número de días que establezcas antes de la caducidad.

Administración de reglas

Cualquier regla creada (con estado «No aplicada» o «Aplicada») aparecerá en la sección de reglas de caducidad de puntos. La tabla mostrará el nombre y el estado de la regla, a quién se aplica, los detalles de la regla de caducidad de puntos y la próxima fecha en que se ejecutará.

Haz clic en los tres puntos apilados a la derecha de la regla para editarla, archivarla o eliminarla. Al archivar la regla, el estado cambiará de «Aplicada» y la regla pasará a la pestaña «Archivadas».

Configuración de notificaciones de caducidad de puntos

En la pestaña «Caducidad de puntos», selecciona «Ir a configuración de notificaciones».

También puedes acceder a la configuración de notificaciones desde el portal de administración:

En la página de inicio, selecciona el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
En el menú de navegación izquierdo, selecciona «Plataforma», «Notificaciones» y, a continuación, «Configuración de notificaciones».
Expande la sección «Marketplace».

En «Recordatorios de caducidad de puntos», los administradores pueden configurar:

Canales de notificación, incluidas las notificaciones dentro de la plataforma o push, el correo electrónico, Slack y Microsoft Teams.
El estado predeterminado o bloqueado de cada canal: desactivado de forma predeterminada, activado de forma predeterminada, desactivado y bloqueado, o activado y bloqueado.
El momento de los recordatorios: 24 horas antes de la caducidad, 7 días antes de la caducidad o un plazo personalizado.

Los «Resúmenes de caducidad de puntos» combinan varias notificaciones de caducidad de puntos en un único resumen que se envía con una periodicidad determinada.

Los usuarios pueden administrar sus preferencias de canales de notificación dentro de las opciones y restricciones establecidas por su administrador.

Si tu organización utiliza notificaciones por correo electrónico, administra el contenido de correo electrónico relacionado desde «Plataforma», «Notificaciones» y, a continuación, «Plantillas de correo electrónico». Utiliza el Editor sencillo de plantillas de correo electrónico para crear o actualizar las plantillas de correo electrónico de caducidad de puntos correspondientes.

Consideraciones para ofrecer la mejor experiencia de usuario

Para garantizar una experiencia de usuario positiva, considera lo siguiente:

Visibilidad de los puntos que caducan: Los usuarios recibirán información sobre los puntos que caducan tanto dentro de la plataforma como por correo electrónico. Los recordatorios por correo electrónico pueden configurarse para enviarse un número específico de días antes de la caducidad, y las notificaciones dentro de la plataforma serán visibles a partir de 30 días antes de que los puntos caduquen. Esto puede verse tanto en la nueva página de inicio como en la página de destino «Gastar puntos».
Comunicación:
- Comunica claramente la política de caducidad de puntos dentro de tu organización.
- Utiliza el Editor sencillo de plantillas de correo electrónico para configurar un correo electrónico de caducidad de puntos. Agrega una plantilla de correo electrónico, clasifícala bajo «Tipo de correo electrónico: Puntos por caducar» y personaliza la plantilla predeterminada. Este correo electrónico se enviará 7 días antes de que caduquen los puntos.
- Notifica a los usuarios las políticas de caducidad de puntos cuando se otorguen los puntos. Utiliza la variable {{PointExpirationDate}} para incluir la fecha de caducidad en estas notificaciones por correo electrónico asociadas con programas de reconocimiento, programas para ganar puntos, etc. Por ejemplo: «Asegúrate de utilizar estos puntos pronto, ya que caducan el {{PointExpirationDate}}».
Consideraciones sobre la zona horaria
- Consideraciones sobre la zona horaria
  - Los puntos caducan a las 12:00 a. m. UTC del primer día del mes siguiente. Por ejemplo, los puntos configurados para caducar el 1 de noviembre caducarán a las 7:00 p. m. EST del 31 de octubre. Asegúrate de que los usuarios conozcan este horario si operan en zonas horarias diferentes, ya que puede afectar la última oportunidad de canjear sus puntos.

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si se me factura por la cuenta de canje de los puntos otorgados?
- Si se te factura por los puntos otorgados, los puntos que caduquen se acreditarán a tu organización en la factura del mes siguiente.
¿A dónde van los puntos después de caducar?
- Los puntos caducados regresan a la cuenta de la empresa a las 12:00 a. m. del primer día del mes siguiente.
¿Qué sucede si agrego una regla de caducidad basada en una periodicidad con una antigüedad mínima?
- Cuando guardas una nueva regla de caducidad basada en una periodicidad con una antigüedad mínima, Awardco evalúa todos los puntos existentes que coincidan con los criterios de la regla. La primera vez que la regla se ejecute después de guardarla, todos los puntos que tengan al menos la antigüedad mínima que hayas establecido caducarán según la periodicidad. Los puntos que aún no tengan la antigüedad suficiente permanecerán en la billetera del usuario y se incluirán en una ejecución futura una vez que alcancen la antigüedad mínima.

Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con Soporte para administradores de Awardco.

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