Como administrador de la plataforma Awardco, puede configurar las preferencias de notificaciones de su organización. Esto incluye establecer las notificaciones predeterminadas para los usuarios nuevos, determinar qué configuraciones de notificaciones pueden modificar los usuarios y controlar las opciones de visibilidad de la información de reconocimientos.
Cómo configuran los usuarios sus preferencias de notificaciones
Antes de profundizar en la configuración del administrador, es útil comprender cómo los usuarios administran sus propias notificaciones. Los usuarios pueden personalizar su configuración de notificaciones siguiendo estos pasos:
Inicie sesión en su cuenta.
Haga clic en su foto de perfil en la navegación superior.
Seleccione "Mi perfil" en el menú desplegable.
Haga clic en la pestaña "Configuración".
Haga clic en el widget llamado "Notificaciones".
Desde la página Notificaciones, los usuarios pueden elegir qué notificaciones reciben y especificar las preferencias de notificaciones para diferentes grupos dentro de la organización. En las secciones siguientes se explicará cómo puede modificar, como administrador, estas configuraciones predeterminadas y las opciones de configuración disponibles.
Acceso a la configuración de notificaciones
Para acceder a la configuración de notificaciones dentro del portal de administración:
En la página de inicio, seleccione el botón Administrador en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
En el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Plataforma”, “Notificaciones” y, luego, en "Configuración de notificaciones".
Descripción general de la configuración de notificaciones
La página Configuración de notificaciones le permite configurar:
Canales de notificación: Los métodos mediante los cuales los usuarios reciben notificaciones.
Tipos de notificación: Las categorías de eventos que activan las notificaciones.
Notificaciones predeterminadas y bloqueadas: Configuración predeterminada para usuarios nuevos y restricciones sobre la capacidad de los usuarios para activar o desactivar determinadas notificaciones.
Visibilidad predeterminada de las notificaciones de la plataforma: Opciones para controlar la visibilidad de la información de reconocimientos.
Canales de notificación
Se pueden configurar los siguientes canales de notificación:
En la plataforma:
Los usuarios reciben notificaciones dentro de la plataforma mediante un ícono de campana en la navegación superior. Un círculo rojo indica la cantidad de notificaciones nuevas.
Correo electrónico:
Los usuarios pueden recibir notificaciones por correo electrónico sobre los reconocimientos que reciben, los reconocimientos recibidos por personas específicas o los comentarios sobre reconocimientos.
Slack o Microsoft Teams:
Los usuarios pueden recibir notificaciones de reconocimientos mediante Slack o Microsoft Teams. Si su organización se ha integrado con Slack, los usuarios deberán finalizar la integración y configurar sus preferencias.
Los usuarios pueden recibir un resumen semanal por correo electrónico de los reconocimientos recibidos por otras personas. Este se envía los viernes por la mañana.
Tipos de notificación
Se pueden configurar los siguientes tipos de notificación:
Reconocimientos
Mis reconocimientos: Notificaciones sobre los reconocimientos que reciben los usuarios.
Comentarios sobre reconocimientos: Notificaciones sobre comentarios en reconocimientos que los usuarios han otorgado, recibido o en los que han sido mencionados.
Reconocimientos de otras personas: Notificaciones sobre los reconocimientos recibidos por otras personas.
Resumen de reconocimientos: Resumen semanal por correo electrónico de los reconocimientos recibidos por otras personas.
Aprobaciones
Asignaciones de aprobación: Notificaciones sobre aprobaciones asignadas a usuarios específicos.
Aprobación completada: Notificaciones sobre la aprobación o el rechazo de una aprobación que usted envió.
Recordatorios de aprobación: Notificaciones que recuerdan al usuario que tiene aprobaciones pendientes para revisar.
Marketplace
Puntos para gastar: Recordatorios sobre el saldo actual para gastar y los puntos que están próximos a vencer.
Pedidos realizados: Confirmaciones de los pedidos realizados
Correo electrónico de activación: Notificación por correo electrónico con un enlace de activación para habilitar su pedido.
Nota: Estas notificaciones no se muestran en las plataformas donde la opción Ocultar puntos está habilitada.
Recordatorios de vencimiento de puntos: Notificación para informar a los empleados antes de que venzan sus puntos.
Resumen del vencimiento de puntos: Notificación por correo electrónico que muestra la cantidad total de puntos que vencerán dentro de un período determinado.
Encuestas
Invitación: Notificación inicial enviada cuando se abre la encuesta.
Nota importante sobre las notificaciones de encuestas por correo electrónico: La casilla de verificación "Enviar invitación por correo electrónico" en el flujo de creación de la encuesta debe estar marcada para que se cree y envíe cualquier notificación de invitación a la encuesta. Si la casilla no está marcada, no se crea ninguna notificación, independientemente de las preferencias de notificaciones del usuario o del administrador.
Alerta de fondos insuficientes: Alertas que se envían si los fondos de los premios no pueden cubrir a todos los participantes elegibles; solo se envían a los contactos destinatarios de errores especificados (hable con su contacto de Awardco para configurar estos contactos).
Configuración de notificaciones predeterminadas y bloqueadas
La configuración de notificaciones se presenta en un formato similar a una tabla, que muestra las categorías y los tipos de notificación disponibles. Use las casillas de verificación para seleccionar la combinación deseada de canales y tipos que se establecerá como predeterminada para los usuarios nuevos.
Al hacer clic en una casilla de verificación, se muestran las siguientes opciones:
Desactivada de forma predeterminada: Los usuarios no recibirán automáticamente estos tipos de notificaciones, pero podrán suscribirse.
Activada de forma predeterminada: Los usuarios recibirán automáticamente estos tipos de notificaciones, pero podrán cancelar la suscripción.
Desactivada y bloqueada: Los usuarios no recibirán automáticamente estos tipos de notificaciones y no podrán suscribirse.
Activada y bloqueada: Los usuarios recibirán automáticamente estos tipos de notificaciones y no podrán cancelar la suscripción.
Configuración de la visibilidad predeterminada de las notificaciones de la plataforma
Controle la visibilidad de la información de reconocimientos para los usuarios con las siguientes opciones:
Comentarios sobre reconocimientos (seleccione las opciones que desea poner a disposición de su organización):
Ninguno: Los usuarios pueden optar por no recibir notificaciones sobre comentarios en reconocimientos.
Solo menciones: Los usuarios pueden optar por recibir una notificación únicamente cuando alguien los menciona en un comentario sobre un reconocimiento.
Esta opción está activada de forma predeterminada y no se puede desactivar.
Todos: Los usuarios pueden optar por recibir notificaciones cuando alguien comente sobre un reconocimiento que hayan otorgado o recibido.
Opción predeterminada de comentarios sobre reconocimientos:
Seleccione la opción predeterminada para su organización. Esto determina el tipo de notificaciones de comentarios que recibirán los usuarios cuando inicien sesión por primera vez.
Opciones de visibilidad de los reconocimientos de otras personas (seleccione las opciones que desea poner a disposición de su organización):
Ninguno
Reportes directos: Solo los usuarios que le reportan directamente si usted es un gerente.
Equipo: Incluye a su supervisor, a cualquier persona que reporte a su supervisor y a cualquier persona que le reporte directamente a usted.
Personalizado: Notificaciones para cualquier persona con etiquetas de metadatos específicas. Nota: Seleccionar esta opción hará que TODOS los metadatos que importe o cree mediante el Creador de metadatos sean visibles para los usuarios finales.
Todos: Todas las personas de su organización.
Opción predeterminada de reconocimientos de otras personas:
Seleccione la opción predeterminada para su organización. Esto determina qué notificaciones de "Reconocimientos de otras personas" se activarán automáticamente para los usuarios cuando inicien sesión por primera vez.
Opciones de visibilidad de los resúmenes de reconocimientos (seleccione las opciones que desea poner a disposición de su organización):
Ninguno
Reportes directos: Solo los usuarios que le reportan directamente si usted es un gerente.
Equipo: Incluye a su supervisor, a cualquier persona que reporte a su supervisor y a cualquier persona que le reporte directamente a usted.
Mi círculo: Personas agregadas a su ‘Mi círculo’.
Personalizado: Notificaciones para cualquier persona con etiquetas de metadatos específicas.
Todos: Todas las personas de su organización
Opciones predeterminadas de los resúmenes de reconocimientos:
Seleccione la opción predeterminada para su organización. Esto determina qué grupos de usuarios se incluirán automáticamente en los resúmenes de reconocimientos de los usuarios cuando inicien sesión por primera vez.
Haga clic en “Guardar cambios” después de configurar la configuración de notificaciones de su organización.
Prácticas recomendadas para las notificaciones
La gestión eficaz de las notificaciones es fundamental para ofrecer una experiencia positiva a los usuarios en la plataforma Awardco. Considere las siguientes prácticas recomendadas al configurar la configuración de notificaciones de su empresa:
Use "Activada y bloqueada" con moderación: Aunque "Activada y bloqueada" proporciona a los administradores control sobre las notificaciones esenciales, generalmente es mejor usar esta opción con moderación. Restringir excesivamente las preferencias de notificaciones puede causar frustración a los usuarios. Permitir que los usuarios personalicen su propia configuración de notificaciones fomenta una sensación de control y garantiza que reciban información relevante para ellos sin sentirse abrumados. Reserve "Activada y bloqueada" para comunicaciones verdaderamente críticas y no negociables.
Asegúrese de que las plantillas de correo electrónico estén configuradas para los programas de reconocimientos: Para cualquier notificación por correo electrónico que desee enviar (por ejemplo, sobre reconocimientos recibidos, aprobaciones o rechazos), es fundamental que las plantillas de correo electrónico correspondientes estén configuradas y vinculadas dentro de sus respectivos programas de reconocimientos. Si no se especifican las plantillas de correo electrónico, el sistema no podrá enviar las notificaciones previstas y los usuarios no recibirán estas comunicaciones importantes. Al configurar o modificar un programa, asegúrese de seleccionar la plantilla de correo electrónico adecuada en la configuración del programa.
Notificaciones de aprobación inicial: La notificación dentro de la plataforma para las aprobaciones estará desactivada de forma predeterminada. Deberá activar manualmente esta configuración en las preferencias de notificaciones si desea recibir estas alertas en la plataforma.
