Este artículo detalla cómo revisar y procesar las aprobaciones pendientes para reconocimientos y solicitudes de ganancias. La página actualizada de Aprobaciones incluye vistas separadas para envíos, aprobaciones asignadas a usted y todas las aprobaciones pendientes, facilitando la revisión de los elementos correctos en la etapa adecuada.
- Acceso a la Cola de Aprobaciones Pendientes
- Aprobación de Reconocimientos Internos y Solicitudes de Ganancias
- Aprobación de Reconocimientos Externos
- Notificaciones de Aprobación
- Reasignación de Aprobadores
- Notas para Aprobadores
Acceso a la Cola de Aprobaciones Pendientes
Para comenzar:
- Inicie sesión en su cuenta.
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Haga clic en el icono de campana en el menú de navegación superior, luego seleccione “Ver Todo” bajo Aprobaciones Pendientes, o seleccione “Aprobaciones” en el menú de navegación izquierdo.
- Esta acción lo dirigirá a una página que muestra los reconocimientos que usted envió y que están esperando aprobación.
- “Mis Envíos” muestra las aprobaciones que usted envió e incluye columnas de Fecha, Estado, Tipo y Detalles.
- “Mis Aprobaciones” muestra los elementos que están esperando su revisión e incluye columnas de Fecha, Enviado por, Tipo y Detalles.
- “Todos Pendientes” muestra todas las aprobaciones pendientes en toda la organización e incluye una columna de Nivel para que los administradores puedan ver en qué etapa se encuentra un elemento dentro de un flujo de aprobación multinivel.
- La pestaña “Todos Pendientes” es visible solo para administradores.
- La pestaña “Nominaciones” mostrará las nominaciones pendientes que se le asignaron para revisar.
- La pestaña “Reconocimientos Externos” permanece disponible para reconocimientos externos pendientes.
Si su empresa utiliza el pago de reconocimientos con tarjeta de crédito, los reconocimientos aprobados que aún necesiten información de pago aparecerán en la pestaña “Pago Pendiente”. Esto mantiene la página de aprobaciones centrada en las aprobaciones mientras mueve el seguimiento de pagos a una ubicación separada.
Aprobación de Reconocimientos Internos y Solicitudes de Ganancias
- Haga clic en un reconocimiento pendiente para ver su información detallada.
- Reconocimientos Internos: Revise el mensaje del reconocimiento, la cantidad de puntos solicitados y cualquier medio adjunto. Si el reconocimiento fue enviado a través de un programa con la Guía de Donaciones habilitada, la interfaz de aprobación mostrará la cantidad recomendada de puntos, las métricas específicas (p. ej., Impacto, Esfuerzo) y las respuestas seleccionadas por el otorgante (p. ej., Alto impacto) para ayudar a los aprobadores a comprender el contexto del monto otorgado.
- Solicitudes de Ganancias: Verifique la cantidad de puntos solicitados y la justificación proporcionada.
- Presupuesto: Si corresponde, seleccione el presupuesto apropiado del cual se otorgarán los puntos.
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Aprobar o Denegar:
- Haga clic en ‘Aprobar’ para otorgar el reconocimiento y los puntos de recompensa asociados.
- Haga clic en ‘Denegar’ para rechazar el reconocimiento. Si deniega una solicitud, proporcione un motivo para la denegación. Esta razón de denegación se registrará en el registro de eventos. Además, la razón de la denegación puede mostrarse en el correo electrónico al remitente del reconocimiento (notificación por correo electrónico “Reconocimiento Denegado”) usando la variable de plantilla de correo electrónico ${{ResponseText}}$.
Si el reconocimiento o la solicitud de ganancias requieren solo un nivel de aprobación, se procesará y enviará al destinatario. Si se requieren múltiples niveles de aprobación, la solicitud se dirigirá a la(s) cola(s) de aprobación del siguiente(s) aprobador(es) designado(s). Los Super Administradores tienen acceso a un botón de ‘Super Aprobar’ dentro del menú de acciones. Hacer clic en ‘Super Aprobar’ omitirá cualquier paso de aprobación restante y enviará inmediatamente el reconocimiento al destinatario.
Aprobación de Reconocimientos Externos
Los reconocimientos externos provienen de clientes, proveedores, socios u otros terceros a través de Programas de Reconocimiento Externo y necesitan aprobación antes de ser publicados.
- En la pestaña ‘Aprobaciones’, seleccione la sección ‘Reconocimientos Externos’ para ver todos los reconocimientos externos pendientes.
- Haga clic en un reconocimiento externo pendiente para revisar sus detalles, incluyendo el mensaje de reconocimiento, la información del remitente y cualquier punto de recompensa sugerido. Si se sugieren puntos de recompensa, verifique que los puntos estén dentro del presupuesto permitido designado.
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Aprobar o Denegar:
- Haga clic en ‘Aprobar’ para otorgar el reconocimiento y los puntos de recompensa (si corresponde). El reconocimiento aparecerá entonces en el feed social público.
- Haga clic en ‘Denegar’ para rechazar el reconocimiento. Si deniega una solicitud, proporcione un motivo para la denegación. Tenga en cuenta que este mensaje solo será visible en el registro de eventos dentro de los informes y no se mostrará al remitente original del reconocimiento.
Awardco Intelligence: Filtrado con IA para Reconocimientos Externos
Cuando está habilitado, Awardco Intelligence mejora el proceso de aprobación de reconocimientos externos incorporando un filtrado potenciado por IA. Antes de llegar a los aprobadores humanos, los reconocimientos pasan por tres etapas:
- Moderación: La IA identifica y bloquea automáticamente contenido dañino o inapropiado. Estos reconocimientos no aparecerán en la cola de aprobación.
- Análisis de Sentimiento: La IA analiza el tono e intención del reconocimiento, proporcionando una recomendación para aprobar, rechazar o revisar más a fondo la presentación.
- Filtrado HIPAA: Los reconocimientos que potencialmente contienen identificadores relacionados con la salud son marcados para revisión. También existe una opción para usar IA para redactar información identificativa.
Las sugerencias generadas por IA serán visibles en la interfaz de aprobación para guiar a los aprobadores. Sin embargo, todas las decisiones finales de aprobación siguen siendo responsabilidad de los revisores humanos. Para asistencia con la configuración de esta función, por favor contacte a su administrador de Awardco.
Notificaciones de Aprobación
Los aprobadores usualmente reciben alertas por correo electrónico para reconocimientos o solicitudes de ganancias que necesitan aprobación. Si no es así, revise la configuración del programa de Reconocimiento o Ganancias.
Reasignación de Aprobadores
Si va a salir de vacaciones o tiene una aprobación que fue dirigida incorrectamente a usted, puede reasignarla fácilmente a un nuevo aprobador o conjunto de aprobadores. Solo siga estos pasos:
- Inicie sesión en su cuenta y navegue a su cola de Aprobaciones.
- Haga clic en la pestaña “Todos Pendientes”.
- Localice el reconocimiento pendiente o la solicitud de ganancias que desea reasignar.
- Haga clic en el icono de tres puntos apilados (menú de Acciones) junto a la aprobación.
- En el menú desplegable, seleccione “Editar Aprobadores”.
- En la ventana emergente, use la barra de búsqueda para seleccionar los nombres del nuevo(s) aprobador(es) de la lista. Puede elegir múltiples aprobadores si es necesario.
- (Opcional) Agregue una nota en el campo de texto proporcionado explicando por qué está reasignando a los aprobadores. Tenga en cuenta: Esta es una nota interna y solo será visible para otros administradores y aprobadores con acceso a los detalles de la aprobación.
- Haga clic en “Guardar” para confirmar la reasignación.
El reconocimiento o la solicitud de ganancias ahora aparecerán en la cola de aprobación del nuevo(s) aprobador(es) asignado(s).
Nota: Si no ve disponible la opción "Editar Aprobadores", por favor consulte con su administrador interno de Awardco. Ellos deberán habilitar el permiso “Editar Aprobadores” para su tipo de rol.
Notas para Aprobadores
- Si el supervisor de un usuario se va, las solicitudes pendientes de reconocimiento o ganancias pueden redirigirse al nuevo supervisor. Contacte a su CSM o al equipo Técnico de CSM para habilitar esta función.
- Para reconocimientos externos enviados a través de enlaces personalizados de usuario, los supervisores directos pueden aprobar reconocimientos para sus reportes directos. Asegúrese de que la opción "Asignar Supervisor para Aprobar por reportes directos" esté habilitada dentro de la configuración del Programa de Reconocimiento Externo.
- Awardco Intelligence puede brindar asistencia valiosa en el proceso de aprobación de reconocimientos externos ofreciendo análisis de sentimiento y moderación de contenido. Puede habilitar esta función en la Configuración del Programa Externo bajo la pestaña ‘Configuración’.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.