Gestión de la Configuración de Perfiles de Usuario

Los Perfiles de Usuario ofrecen un centro centralizado para que los empleados personalicen su presencia y se conecten dentro de la plataforma. Como administrador de Awardco, tienes controles clave para moldear esta experiencia, asegurando que se alinee con las políticas de tu empresa y fomente la participación. Al gestionar eficazmente la configuración y los widgets dentro de la administración de Perfiles de Usuario, puedes crear una experiencia valiosa y atractiva para tus empleados, fomentando la conexión y un sentido más fuerte de comunidad dentro de tu organización. Este artículo te guiará a través de la configuración disponible para gestionar los Perfiles de Usuario.

Consulta el artículo de soporte “Tu Guía de Perfiles de Usuario” para obtener información sobre las vistas de los Perfiles de Usuario desde la perspectiva del usuario.

1. Acceder a la Configuración del Perfil de Usuario
2. La pestaña Configuración
   • Campos del Perfil
   • Información de Identificación del Usuario
3. La pestaña Widgets
   • Acerca de Mí 
     • Agregar Secciones
     • Agregar Campos
     • Gestionar Secciones y Campos
     • Publicar y Despublicar el Widget “Acerca de Mí”
     • Guardar y Descartar Cambios
   • Insignias de Logro
   • Reconocimientos
4. Mejores Prácticas y Consideraciones

Acceso a la Configuración del Perfil de Usuario

Para acceder a la configuración de administración de los Perfiles de Usuario:

1. Inicia sesión en tu cuenta.
2. En la página principal, selecciona el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
3. En el menú de navegación izquierdo, haz clic en “Usuarios” y luego en "Perfiles".

Ahora verás dos pestañas: Configuración y Widgets.

La pestaña Configuración

Campos del Perfil

Esta sección en la pestaña Configuración dentro del área de administración de Perfiles de Usuario es donde gestionas la Política de Usuario. Esta página controla qué campos de información personal son visibles y/o editables por los empleados en sus perfiles. Aquí puedes:

• Establecer Visibilidad Predeterminada: Determinar si un campo es público o privado por defecto para todos los usuarios.
• Permitir la Edición por el Usuario: Conceder a los empleados la capacidad de editar el valor de campos específicos de información personal (por ejemplo, número de teléfono, correo electrónico secundario).
• Habilitar el Control de Visibilidad por el Usuario: Permitir a los usuarios cambiar la visibilidad de su información entre pública y privada.

Nota: Algunas configuraciones de editabilidad y visibilidad están controladas por el sistema y no pueden cambiarse.

Nota Importante Sobre la Visibilidad del Correo Electrónico: Bloquear la visibilidad de un correo electrónico principal o secundario para que "no se muestre" solo es aplicable a los perfiles de usuario. Si tu empresa ha elegido mostrar correos electrónicos en otras partes de la plataforma (por ejemplo, búsqueda de metadatos o informes de gerentes), esas configuraciones no se verán afectadas.

Consideraciones Clave:

• Considera las políticas de privacidad de datos de tu empresa al determinar la editabilidad y visibilidad predeterminada de la información personal.
• Los cambios realizados aquí impactarán qué información pueden ver y potencialmente editar los empleados en el widget de Información Personal en su pestaña Acerca de.

Información de Identificación del Usuario

Selecciona la información que se muestra debajo del nombre de un usuario en los perfiles y resultados de búsqueda. Esto facilita identificar a las personas en la plataforma. Usa los menús desplegables de Metadatos para seleccionar valores de metadatos (como departamento o ubicación) que se mostrarán junto a los nombres de los empleados en los resultados de búsqueda de la plataforma. Esto ayuda a los usuarios a identificar al destinatario correcto mediante información relevante del archivo del usuario. Asegúrate de que los metadatos estén incluidos en el archivo del usuario para usar esta función.

La pestaña Widgets

La pestaña Widgets es donde gestionas los diversos widgets que aparecen en los perfiles de usuario. 

Acerca de Mí

Nota: El widget "Acerca de Mí" no está habilitado ni publicado por defecto. Esta sección te guiará para agregar y editar campos del perfil dentro del widget "Acerca de Mí", y la sección "Publicar y Despublicar el Widget 'Acerca de Mí'" te mostrará cómo hacer que tus cambios estén activos.

Para comenzar a editar elementos de la sección “Acerca de Mí”, haz clic en el nombre “Acerca de Mí”. En la página de Administración de Acerca de Mí, tienes la capacidad de personalizar las secciones y campos que los empleados pueden completar en su pestaña Acerca de.

Agregar Secciones

Las secciones ayudan a organizar los campos de Acerca de Mí, facilitando a los empleados navegar y entender las categorías de información. Para agregar una nueva sección:

1. Haz clic en “Agregar Sección.”
2. Ingresa un nombre para la sección (máximo 100 caracteres).
3. Haz clic en “Siguiente”.
4. Puedes agregar campos a esa sección en esta ventana (consulta la sección Agregar Campos de este artículo), o haz clic en “Listo.”

Agregar Campos

Los campos son las indicaciones o preguntas individuales dentro de cada sección que los empleados pueden responder. Hay dos tipos de campos que puedes agregar:

Campos Estándar

Estos son campos predefinidos creados por Awardco. Están destinados a información común que puede usarse en futuras mejoras de la plataforma (por ejemplo, flujo de reconocimiento, recomendaciones de puntos para gastar, grupos comunitarios). No puedes editar los nombres de los campos estándar, indicados con un ícono de candado. Para agregar un campo estándar:

1. Haz clic en el botón “Agregar Campos” dentro de una sección (o en el ícono + en la parte superior de la sección).
2. Busca el campo estándar deseado en el modal emergente.
3. Haz clic en “Agregar”.
4. Cuando termines de agregar campos estándar, selecciona “Listo.”

Campos Personalizados

Estos son campos que creas tú mismo. Actualmente, los campos personalizados están limitados a entrada de texto con una longitud máxima de respuesta de 150 caracteres. Esto fomenta respuestas concisas, de una sola palabra o limitadas. Para agregar un campo personalizado:

1. Haz clic en el botón “Agregar Campos”.
2. Desplázate hasta el final del modal y haz clic en “Agregar Campo Personalizado”.
3. En el nuevo pop-up, ingresa un nombre para tu campo personalizado (máximo 100 caracteres).
4. Haz clic en “Guardar”.

Gestionar Secciones y Campos

• Reordenar: Puedes reordenar los campos dentro de una sección haciendo clic y arrastrando el ícono de seis puntos junto al nombre del campo. Puedes reordenar las secciones haciendo clic y arrastrando el ícono de seis puntos junto al nombre de la sección.
• Editar: Para editar el nombre de un campo no estándar o una sección, haz clic en el ícono de lápiz junto a él. Los campos estándar no pueden editarse.
• Eliminar: Para eliminar un campo o sección, haz clic en el ícono de la papelera.
  • Importante: Eliminar un campo o sección eliminará permanentemente cualquier dato que los empleados hayan ingresado previamente en esos campos. Aparecerá un modal de advertencia para confirmar esta acción.

Publicar y Despublicar el Widget “Acerca de Mí”

Una vez que estés satisfecho con el formato del Widget Acerca de Mí, haz clic en “Publicar” en la parte superior de la página de administración. Si deseas despublicar el widget “Acerca de Mí”, haz clic en “Despublicar Widget.” 

• Cuando el widget está publicado, se mostrará un indicador Activado y un botón Despublicar Widget.
• Cuando el widget está despublicado, se mostrará un indicador Desactivado y un botón Publicar Widget.

Guardar y Descartar Cambios

Cualquier modificación que hagas en el widget Acerca de Mí no estará activa hasta que hagas clic en el botón Guardar Cambios en la parte inferior de la pantalla. Este botón solo aparecerá cuando haya cambios no guardados.

Si deseas deshacer cualquier cambio no guardado, haz clic en el botón Descartar Cambios para revertir el widget a su último estado guardado.

Insignias de Logro

Para ayudarte a celebrar los hitos de los empleados, la plataforma ofrece dos tipos distintos de insignias: de Programa y de Plataforma. Aunque ambas aparecen en los perfiles de usuario, se gestionan de manera diferente y se activan por diferentes comportamientos.

Encontrarás controles para las Insignias de Logro en Admin > Usuarios > Perfiles de Usuario, bajo la pestaña Widgets, en una sección titulada "Insignias de Logro." Las insignias que puedes configurar en esta página son:

• Primer Reconocimiento Enviado:
  • Los usuarios obtienen esta insignia automáticamente después de enviar su primer reconocimiento.
  • No se muestra un "estado vacío" antes de obtenerla, ni se envía notificación al lograrla. Los usuarios simplemente la obtienen al enviar su primer reconocimiento.
• Total de Reconocimientos Enviados:
  • Los usuarios obtienen niveles de esta insignia a medida que alcanzan hitos de reconocimiento.
  • Los niveles son:
    • Bronce: 10 reconocimientos
    • Plata: 25 reconocimientos
    • Oro: 50 reconocimientos
    • Platino: 100 reconocimientos
    • Diamante: 250 reconocimientos
  • Cómo se cuentan los Reconocimientos: El conteo para esta insignia se basa en reconocimientos únicos, lo que significa:
    • Los reconocimientos grupales (enviados a varias personas, ya sean públicos, privados o mixtos) cuentan como 1 reconocimiento, sin importar cuántas personas estén incluidas.
    • Los reconocimientos programados y las repeticiones también cuentan como 1 reconocimiento, siguiendo la misma regla de reconocimiento único.
    • Los reconocimientos en cola (por ejemplo, los subidos al área de Colas, comentarios en el Libro de Memorias o reconocimientos automatizados) no cuentan para esta insignia.

Puedes rastrear fácilmente cuándo los usuarios obtienen insignias a través del nuevo Reporte de Insignias Obtenidas, que se encuentra en Admin > Reportes > Insignias Obtenidas. Este reporte muestra la información personal de la persona que obtuvo la insignia, qué insignia obtuvo y la fecha/hora en que la obtuvo. Incluye controles estándar de reporte como filtrado y visualización de columnas.

Aclaraciones sobre las Insignias

• Terminología: "Insignias de Logro de Programa" se refieren a las insignias obtenidas a través de programas de reconocimiento y ganancia. "Insignias de Logro de Plataforma" se refieren específicamente a las insignias "Primer Reconocimiento Enviado" y "Total de Reconocimientos Enviados" que rastrean niveles de reconocimiento.
• Desactivar Insignias:
  • Si se desactivan las Insignias de Logro, ya no aparecerán en los perfiles de usuario.
  • Si un programa que tenía una Insignia de Programa es archivado, la Insignia de Programa permanecerá en el perfil.
  • Si se elimina una insignia de un programa, la Insignia de Programa asociada se eliminará de los perfiles de usuario.
• Caducidad de Insignias: Las insignias no caducan. Las Insignias de Logro persistirán mientras sus respectivos conmutadores permanezcan habilitados. Las Insignias de Programa permanecerán mientras el programa asociado esté activo o archivado.
• Implementación Automática (Usuarios Awardco 2.0): Para usuarios de Awardco 2.0, las Insignias de Logro se activarán automáticamente. Se realizará un proceso de llenado retroactivo, lo que significa que los usuarios que ya hayan cumplido con los criterios para Total de Reconocimientos Enviados (por ejemplo, enviado 10 reconocimientos) recibirán automáticamente la insignia correspondiente (por ejemplo, Bronce). De manera similar, quienes hayan enviado su primer reconocimiento recibirán la insignia de Primer Reconocimiento Enviado.
• Fecha de Obtención para Insignias Existentes: Cuando la función de Insignias de Logro se habilita inicialmente, la "fecha de obtención" para cualquier insignia obtenida previamente reflejará la fecha en que se activó la función. En adelante, una vez habilitada, todas las nuevas entradas de "fecha de obtención" serán precisas.
• Insignia de Primer Reconocimiento para Reconocedores Pasados: Actualmente, no hay forma de evitar que los usuarios que han reconocido en el pasado reciban automáticamente la insignia de Primer Reconocimiento Enviado una vez que se activa la función. Si esta es una característica deseada, debe registrarse en Pendo para su consideración.

Reconocimientos

• Descargar Reconocimientos: Permite a los usuarios descargar un archivo CSV de los reconocimientos que han dado o recibido. Esta opción aparecerá en la pestaña Reconocimientos en el perfil del usuario, arriba del feed de reconocimientos.

Mejores Prácticas y Consideraciones

• Fomenta el uso de Campos Estándar: Aprovechar los campos estándar permitirá posibles mejoras e integraciones futuras dentro de la plataforma.
• Planifica cuidadosamente tus Secciones y Campos: Considera la información que deseas recopilar y cómo puede organizarse mejor para los empleados.
• Ten en cuenta la experiencia del usuario: Evita crear un número abrumador de campos o campos que puedan percibirse como demasiado personales, ya que esto podría disuadir a los empleados de completar sus perfiles.
• Comunica los cambios: Informa a los empleados sobre cualquier nueva sección o campo agregado al widget Acerca de Mí.
• Comprende el impacto de eliminar campos: Asegúrate de entender las implicaciones de eliminar campos, ya que esto resultará en la pérdida de datos proporcionados por los usuarios.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.