Administración de la configuración de los perfiles de usuario

Los perfiles de usuario ofrecen un centro centralizado para que los empleados personalicen su presencia y se conecten dentro de la plataforma. Como administrador de Awardco, tienes controles clave para configurar esta experiencia, asegurándote de que se alinee con las políticas de tu empresa y fomente la participación. Al administrar eficazmente la configuración y los widgets dentro de la administración de perfiles de usuario, puedes crear una experiencia valiosa y atractiva para tus empleados, fomentando la conexión y un mayor sentido de comunidad dentro de tu organización. Este artículo te guiará por las opciones disponibles para administrar los perfiles de usuario.

Consulta el artículo de asistencia “Tu guía de los perfiles de usuario” para obtener información sobre las vistas de los perfiles de usuario disponibles para los usuarios.

1. Acceder a la configuración de los perfiles de usuario
2. La pestaña Configuración
   • Campos del perfil
   • Información para identificar al usuario
3. La pestaña Widgets
   • Widget “Sobre mí”
     • Agregar secciones
     • Agregar campos
     • Administrar secciones y campos
     • Publicar y anular la publicación del widget “Sobre mí”
     • Aviso de finalización del perfil
     • Guardar y descartar cambios
   • Insignias de logros
   • Reconocimientos
4. Prácticas recomendadas y consideraciones
5. Preguntas frecuentes

Acceder a la configuración de los perfiles de usuario

Para acceder a la configuración administrativa de los perfiles de usuario:

1. Inicia sesión en tu cuenta.
2. En la página de inicio, selecciona el botón Administrador en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
3. En el menú de navegación izquierdo, haz clic en “Usuarios” y luego en “Perfiles”.

Ahora verás dos pestañas: Configuración y Widgets.

La pestaña Configuración

Campos del perfil

Esta sección de la pestaña Configuración, dentro de la sección administrativa de Perfiles de usuario, es donde administras la Política de usuarios. Esta página controla qué campos de información personal pueden ver o editar los empleados en sus perfiles. Aquí puedes:

• Establecer la visibilidad predeterminada: Determina si un campo es público o privado de forma predeterminada para todos los usuarios.
• Permitir la edición por parte del usuario: Concede a los empleados la posibilidad de editar el valor de campos específicos de información personal (por ejemplo, número de teléfono o correo electrónico secundario).
• Habilitar el control de visibilidad por parte del usuario: Permite a los usuarios cambiar la visibilidad de su información entre pública y privada.

Nota: Algunas opciones de edición y visibilidad están controladas por el sistema y no se pueden cambiar.

Nota importante sobre la visibilidad del correo electrónico: Bloquear la visibilidad de un correo electrónico principal o secundario en “no mostrar” solo se aplica a los perfiles de usuario. Si tu empresa ha elegido mostrar los correos electrónicos en otras partes de la plataforma (por ejemplo, en búsquedas de metadatos o informes de gerentes), esas opciones no se verán afectadas.

Consideraciones clave:

• Ten en cuenta las políticas de privacidad de datos de tu empresa al determinar la posibilidad de editar y la visibilidad predeterminada de la información personal.
• Los cambios realizados aquí afectarán la información que los empleados pueden ver y, potencialmente, editar en el widget Información personal de su pestaña Sobre mí.

Información para identificar al usuario

Selecciona la información que se muestra debajo del nombre de un usuario en los perfiles y los resultados de búsqueda. Esto facilita la identificación de las personas en la plataforma. Usa los menús desplegables de Metadatos para seleccionar los valores de metadatos (como el departamento o la ubicación) que aparecerán junto a los nombres de los empleados en los resultados de búsqueda de la plataforma. Esto ayuda a los usuarios a identificar al destinatario correcto mediante información relevante del archivo de usuarios. Asegúrate de que los metadatos estén incluidos en el archivo de usuarios para usar esta función.

La pestaña Widgets

La pestaña Widgets es donde administras los distintos widgets que aparecen en los perfiles de usuario. 

Widget “Sobre mí”

Nota: El widget “Sobre mí” no está habilitado ni publicado de forma predeterminada. Esta sección te guiará para agregar y editar campos del perfil dentro del widget “Sobre mí”, y la sección “Publicar y anular la publicación del widget ‘Sobre mí’” te mostrará cómo activar los cambios.

Para comenzar a editar los elementos de la sección “Sobre mí”, haz clic en el nombre “Sobre mí”. En la página de administración de Sobre mí, puedes personalizar las secciones y los campos que los empleados pueden completar en su pestaña Sobre mí.

Agregar secciones

Las secciones ayudan a organizar los campos de Sobre mí, lo que facilita que los empleados naveguen y comprendan las categorías de información. Para agregar una sección nueva:

1. Haz clic en “Agregar sección”.
2. Ingresa un nombre para la sección (máximo de 100 caracteres). 
3. Haz clic en “Siguiente”.
4. Puedes agregar campos a esa sección en esta ventana (consulta la sección Agregar campos de este artículo) o hacer clic en “Listo”.

Agregar campos

Los campos son indicaciones o preguntas individuales dentro de cada sección que los empleados pueden responder. Hay dos tipos de campos que puedes agregar:

Campos estándar

Son campos predefinidos creados por Awardco. Están destinados a información común que puede utilizarse en futuras mejoras de la plataforma (por ejemplo, flujo de reconocimientos, recomendaciones de puntos para gastar o grupos comunitarios). No puedes editar los nombres de los campos estándar, que se indican mediante un ícono de candado. Para agregar un campo estándar:

1. Haz clic en el botón “Agregar campos” dentro de una sección (o en el ícono + ubicado en la parte superior de la sección).
2. Busca el campo estándar deseado en la ventana emergente.
3. Haz clic en “Agregar”.
4. Cuando termines de agregar campos estándar, selecciona “Listo”.

Campos personalizados

Son campos que tú mismo creas. Actualmente, los campos personalizados están limitados a entradas de texto con una longitud máxima de respuesta de 150 caracteres. Esto fomenta respuestas concisas, de una sola palabra o limitadas. Para agregar un campo personalizado:

1. Haz clic en el botón “Agregar campos”.
2. Desplázate hasta la parte inferior de la ventana emergente y haz clic en “Agregar campo personalizado”.
3. En la nueva ventana emergente, ingresa un nombre para tu campo personalizado (máximo de 100 caracteres).
4. Haz clic en “Guardar”.

Administrar secciones y campos

• Reordenar: Puedes reordenar los campos dentro de una sección haciendo clic en el ícono de seis puntos situado junto al nombre del campo y arrastrándolo. Puedes reordenar las secciones haciendo clic en el ícono de seis puntos situado junto al nombre de la sección y arrastrándolo.
• Editar: Para editar el nombre de un campo no estándar o de una sección, haz clic en el ícono de lápiz situado junto a él. Los campos estándar no se pueden editar.
• Eliminar: Para eliminar un campo o una sección, haz clic en el ícono de papelera.
  • Importante: Eliminar un campo o una sección eliminará permanentemente todos los datos que los empleados hayan ingresado anteriormente en esos campos. Aparecerá una ventana emergente de advertencia para confirmar esta acción.

Publicar y anular la publicación del widget “Sobre mí”

Cuando estés satisfecho con el formato del widget Sobre mí, haz clic en “Publicar” en la parte superior de la página de administración. Si deseas anular la publicación del widget “Sobre mí”, haz clic en “Anular publicación del widget”. 

• Cuando el widget está publicado, se muestran un indicador Activado y un botón Anular publicación del widget.
• Cuando el widget no está publicado, se muestran un indicador Desactivado y un botón Publicar widget.

Aviso de finalización del perfil

Cuando la pregunta de perfil “¿Cómo quieres que te reconozcan?” está habilitada, los usuarios que no la hayan respondido pueden ver un aviso en la página del enlace de reconocimiento. Esta es la página que los usuarios abren cuando seleccionan “Ver reconocimiento” desde un correo electrónico, Slack, Teams o un mensaje SMS.

El aviso aparece únicamente cuando el widget Perfil de usuario está habilitado y la pregunta está activada. No es un widget independiente. Una vez que el usuario responde la pregunta, el aviso deja de aparecer. Los usuarios no pueden descartar el aviso sin responder la pregunta. Actualmente, esta es la única pregunta de perfil que se utiliza para este aviso.

Para evitar que aparezca el aviso, elimina la pregunta del widget Perfil de usuario. Antes de eliminar el campo, revisa la advertencia en Administrar secciones y campos: eliminar un campo elimina permanentemente la información que los empleados hayan ingresado.

Guardar y descartar cambios

Las modificaciones que realices en el widget Sobre mí no se aplicarán hasta que hagas clic en el botón Guardar cambios en la parte inferior de la pantalla. Este botón solo aparecerá cuando haya cambios sin guardar.

Si deseas deshacer los cambios sin guardar, haz clic en el botón Descartar cambios para revertir el widget a su último estado guardado.

Insignias de logros

Para ayudarte a celebrar los hitos de los empleados, la plataforma ofrece dos tipos distintos de insignias: de programa y de plataforma. Aunque ambas aparecen en los perfiles de usuario, se administran de forma diferente y se activan mediante comportamientos distintos.

Encontrarás los controles de las insignias de logros en la sección Administrador > Usuarios > Perfiles de usuario, en la pestaña Widgets, dentro de una sección titulada “Insignias de logros”. Las insignias que puedes configurar en esta página son:

• Primer reconocimiento enviado:
  • Los usuarios obtienen esta insignia automáticamente después de enviar su primer reconocimiento.
  • No se muestra ningún “estado vacío” antes de obtenerla ni se envía una notificación cuando se logra. Los usuarios simplemente la obtienen al enviar su primer reconocimiento.
• Total de reconocimientos enviados:
  • Los usuarios obtienen niveles de esta insignia a medida que alcanzan hitos de reconocimientos.
  • Los niveles son:
    • Bronce: 10 reconocimientos
    • Plata: 25 reconocimientos
    • Oro: 50 reconocimientos
    • Platino: 100 reconocimientos
    • Diamante: 250 reconocimientos
  • Cómo se cuentan los reconocimientos: El conteo de esta insignia se basa en reconocimientos únicos, lo que significa que:
    • Los reconocimientos grupales (enviados a varias personas, ya sean públicos, privados o mixtos) cuentan como 1 reconocimiento, independientemente de cuántas personas se incluyan.
    • Los reconocimientos programados y los Encores también cuentan como 1 reconocimiento, siguiendo la misma regla de reconocimiento único.
    • Los reconocimientos en cola (por ejemplo, los cargados en el área Colas, los comentarios de Memorybook o los reconocimientos automatizados) no cuentan para esta insignia.

Puedes realizar un seguimiento sencillo de cuándo los usuarios obtienen insignias mediante el nuevo Informe de insignias obtenidas, disponible en Administrador > Informes > Insignias obtenidas. Este informe muestra la información personal de la persona que obtuvo la insignia, qué insignia obtuvo y la fecha y hora en que la obtuvo. Incluye controles de informes estándar, como filtros y visualización de columnas.

Aclaraciones sobre las insignias

• Terminología: “Insignias de logros de programa” se refiere a las insignias obtenidas mediante programas de reconocimiento y ganancias. “Insignias de logros de plataforma” se refiere específicamente a las insignias “Primer reconocimiento enviado” y “Total de reconocimientos enviados”, que hacen un seguimiento de los niveles de reconocimiento.
• Deshabilitar insignias:
  • Si las insignias de logros están deshabilitadas, dejarán de aparecer en los perfiles de usuario.
  • Si se archiva un programa que tenía una insignia de programa, la insignia de programa permanecerá en el perfil.
  • Si se elimina una insignia de un programa, la insignia de programa asociada se eliminará de los perfiles de usuario.
• Vencimiento de las insignias: Las insignias no vencen. Las insignias de logros permanecerán mientras sus respectivos interruptores sigan habilitados. Las insignias de programa permanecerán mientras el programa asociado esté activo o archivado.
• Lanzamiento automático (usuarios de Awardco 2.0): Para los usuarios de Awardco 2.0, las insignias de logros se activarán automáticamente. Se realizará un proceso de incorporación retroactiva, lo que significa que los usuarios que ya hayan cumplido los criterios de Total de reconocimientos enviados (por ejemplo, haber enviado 10 reconocimientos) recibirán automáticamente la insignia correspondiente (por ejemplo, Bronce). Del mismo modo, quienes hayan enviado su primer reconocimiento recibirán la insignia Primer reconocimiento enviado.
• Fecha de obtención de las insignias existentes: Cuando la función Insignias de logros se habilita inicialmente, la “fecha de obtención” de cualquier insignia obtenida anteriormente reflejará la fecha en que se activó la función. A partir de entonces, una vez habilitada, todas las nuevas entradas de “fecha de obtención” serán exactas.
• Insignia de primer reconocimiento para quienes reconocieron anteriormente: Actualmente, no hay forma de evitar que los usuarios que hayan reconocido en el pasado reciban automáticamente la insignia Primer reconocimiento enviado una vez que se active la función. Si esta función es deseada, debe registrarse en Pendo para su consideración.

Reconocimientos

• Descargar reconocimientos: Permite a los usuarios descargar un archivo CSV de los reconocimientos que hayan dado o recibido. Esta opción aparecerá en la pestaña Reconocimientos del perfil de un usuario, encima del feed de reconocimientos.

Prácticas recomendadas y consideraciones

• Fomenta el uso de campos estándar: Aprovechar los campos estándar permitirá posibles mejoras e integraciones futuras dentro de la plataforma.
• Planifica cuidadosamente tus secciones y campos: Considera la información que deseas recopilar y cómo organizarla mejor para los empleados.
• Ten en cuenta la experiencia del usuario: Evita crear una cantidad abrumadora de campos o campos que puedan percibirse como demasiado personales, ya que esto podría disuadir a los empleados de completar sus perfiles.
• Comunica los cambios: Informa a los empleados sobre cualquier sección o campo nuevo que se agregue al widget Sobre mí.
• Comprende el impacto de eliminar campos: Asegúrate de comprender las implicaciones de eliminar campos, ya que esto provocará la pérdida de los datos proporcionados por los usuarios.
   

Preguntas frecuentes

¿Dónde administro la configuración de los perfiles de usuario?

• Ve a Administrador > Usuarios > Perfiles. Usa la pestaña Configuración para administrar los campos del perfil, la visibilidad, los permisos de edición y la información de identificación. Usa la pestaña Widgets para administrar widgets del perfil, como los widgets “Sobre mí”, “Insignias de logros” y “Reconocimientos”. Desde el widget “Sobre mí”, puedes editar las secciones y los campos. 

¿Cómo controlo lo que los usuarios pueden ver o editar en sus perfiles?

• En la pestaña Configuración, usa Campos del perfil para establecer la visibilidad predeterminada de un campo y, cuando esté disponible, permitir que los usuarios cambien su visibilidad o editen su valor. Algunos controles son administrados por el sistema, por lo que no se pueden cambiar. Por ejemplo, los usuarios no pueden editar su fecha de contratación ni su fecha de nacimiento en Mi cuenta.

¿Por qué mis cambios en Sobre mí no aparecen en los perfiles?

• Después de realizar cambios en la configuración del widget “Sobre mí”, haz clic en Guardar cambios. Si el widget no está publicado, haz clic en Publicar para que sea visible en los perfiles de usuario. Puedes comprobar si está publicado revisando el estado del widget en la pestaña Widgets.

Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con Soporte para administradores de Awardco.