Administrar la configuración de los perfiles de usuario

Los perfiles de usuario ofrecen un centro para que los empleados personalicen su presencia y se conecten dentro de la plataforma. Como administrador de Awardco, tienes controles clave para dar forma a esta experiencia, asegurándote de que se alinee con las políticas de tu empresa y fomente la participación. Al administrar eficazmente la configuración y los widgets dentro de la administración de perfiles de usuario, puedes crear una experiencia valiosa y atractiva para tus empleados, fomentando la conexión y un mayor sentido de comunidad dentro de tu organización. Este artículo te guiará por las opciones disponibles para administrar los perfiles de usuario.

Consulta el artículo de soporte “Tu guía para los perfiles de usuario” para obtener información sobre las vistas de los perfiles de usuario orientadas a los usuarios.

1. Acceder a la configuración del perfil de usuario
2. La pestaña Configuración
   • Campos del perfil
   • Información para identificar al usuario
3. La pestaña Widgets
   • Acerca de mí 
     • Agregar secciones
     • Agregar campos
     • Administrar secciones y campos
     • Publicar y anular la publicación del widget “Acerca de mí”
     • Aviso de finalización del perfil
     • Guardar y descartar cambios
   • Insignias de logros
   • Reconocimientos
4. Prácticas recomendadas y consideraciones

Acceder a la configuración del perfil de usuario

Para acceder a la configuración administrativa de los perfiles de usuario:

1. Inicia sesión en tu cuenta.
2. En la página de inicio, selecciona el botón Administrador en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
3. En el menú de navegación izquierdo, haz clic en “Usuarios” y luego en “Perfiles”.

Ahora verás dos pestañas: Configuración y Widgets.

La pestaña Configuración

Campos del perfil

Esta sección de la pestaña Configuración, dentro de la sección administrativa de perfiles de usuario, es donde administras la política de usuarios. Esta página controla qué campos de información personal son visibles o editables para los empleados en sus perfiles. Aquí puedes:

• Establecer la visibilidad predeterminada: Determina si un campo es público o privado de forma predeterminada para todos los usuarios.
• Permitir la edición por parte del usuario: Concede a los empleados la posibilidad de editar el valor de campos específicos de información personal (por ejemplo, número de teléfono o correo electrónico secundario).
• Activar el control de visibilidad del usuario: Permite que los usuarios cambien la visibilidad de su información entre pública y privada.

Nota: Algunas opciones de edición y visibilidad están controladas por el sistema y no se pueden cambiar.

Nota importante sobre la visibilidad del correo electrónico: Bloquear la visibilidad de un correo electrónico principal o secundario en “no mostrar” solo se aplica a los perfiles de usuario. Si tu empresa ha elegido mostrar los correos electrónicos en otras partes de la plataforma (por ejemplo, búsquedas de metadatos o informes de gerentes), esa configuración no se verá afectada.

Consideraciones clave:

• Ten en cuenta las políticas de privacidad de datos de tu empresa al determinar la posibilidad de edición y la visibilidad predeterminada de la información personal.
• Los cambios realizados aquí afectarán la información que los empleados pueden ver y posiblemente editar en el widget Información personal de su pestaña Acerca de mí.

Información para identificar al usuario

Selecciona la información que aparece debajo del nombre de un usuario en los perfiles y resultados de búsqueda. Esto facilita la identificación de las personas en la plataforma. Usa los menús desplegables de metadatos para seleccionar los valores de metadatos (como departamento o ubicación) que aparecerán junto a los nombres de los empleados en los resultados de búsqueda de la plataforma. Esto ayuda a los usuarios a identificar al destinatario correcto mediante información relevante del archivo de usuario. Asegúrate de que los metadatos estén incluidos en el archivo de usuario para utilizar esta función.

La pestaña Widgets

La pestaña Widgets es donde administras los distintos widgets que aparecen en los perfiles de usuario. 

Acerca de mí

Nota: El widget “Acerca de mí” no está activado ni publicado de forma predeterminada. En esta sección se explica cómo agregar y editar campos del perfil dentro del widget “Acerca de mí”, y en la sección “Publicar y anular la publicación del widget ‘Acerca de mí’” se muestra cómo hacer que tus cambios se publiquen.

Para comenzar a editar los elementos de la sección “Acerca de mí”, haz clic en el nombre “Acerca de mí”. En la página de administración de Acerca de mí, puedes personalizar las secciones y los campos que los empleados pueden completar en su pestaña Acerca de mí.

Agregar secciones

Las secciones ayudan a organizar los campos de Acerca de mí, lo que facilita que los empleados naveguen y comprendan las categorías de información. Para agregar una sección nueva:

1. Haz clic en “Agregar sección”.
2. Introduce un nombre para la sección (máximo 100 caracteres). 
3. Haz clic en “Siguiente”.
4. Puedes agregar campos a esa sección en esta ventana (consulta la sección Agregar campos de este artículo) o hacer clic en “Listo”.

Agregar campos

Los campos son las indicaciones o preguntas individuales dentro de cada sección que los empleados pueden responder. Hay dos tipos de campos que puedes agregar:

Campos estándar

Son campos predefinidos creados por Awardco. Están destinados a información común que puede utilizarse en futuras mejoras de la plataforma (por ejemplo, flujo de reconocimientos, recomendaciones para gastar puntos o grupos comunitarios). No puedes editar los nombres de los campos estándar, indicados mediante un icono de candado. Para agregar un campo estándar:

1. Haz clic en el botón “Agregar campos” dentro de una sección (o en el icono + ubicado en la parte superior de la sección).
2. Busca el campo estándar deseado en la ventana emergente.
3. Haz clic en “Agregar”.
4. Cuando termines de agregar campos estándar, selecciona “Listo”.

Campos personalizados

Son campos que creas tú mismo. Actualmente, los campos personalizados están limitados a entradas de texto con una longitud máxima de respuesta de 150 caracteres. Esto fomenta respuestas concisas, de una sola palabra o limitadas. Para agregar un campo personalizado:

1. Haz clic en el botón “Agregar campos”.
2. Desplázate hasta la parte inferior de la ventana emergente y haz clic en “Agregar campo personalizado”.
3. En la nueva ventana emergente, introduce un nombre para tu campo personalizado (máximo 100 caracteres).
4. Haz clic en “Guardar”.

Administrar secciones y campos

• Reordenar: Puedes reordenar los campos dentro de una sección haciendo clic en el icono de seis puntos situado junto al nombre del campo y arrastrándolo. Puedes reordenar las secciones haciendo clic en el icono de seis puntos situado junto al nombre de la sección y arrastrándolo.
• Editar: Para editar el nombre de un campo no estándar o de una sección, haz clic en el icono de lápiz situado junto a este. Los campos estándar no se pueden editar.
• Eliminar: Para eliminar un campo o una sección, haz clic en el icono de papelera.
  • Importante: Eliminar un campo o una sección eliminará permanentemente cualquier dato que los empleados hayan introducido previamente en esos campos. Aparecerá una ventana de advertencia para confirmar esta acción.

Publicar y anular la publicación del widget “Acerca de mí”

Cuando estés satisfecho con el formato del widget Acerca de mí, haz clic en “Publicar” en la parte superior de la página de administración. Si deseas anular la publicación del widget “Acerca de mí”, haz clic en “Anular publicación del widget”. 

• Cuando el widget está publicado, se muestran un indicador Activado y un botón Anular publicación del widget.
• Cuando el widget no está publicado, se muestran un indicador Desactivado y un botón Publicar widget.

Aviso de finalización del perfil

Cuando la pregunta de perfil “¿Cómo quieres que te reconozcan?” está activada, los usuarios que no la hayan respondido pueden ver un aviso en la página del enlace de reconocimiento. Esta es la página que los usuarios abren cuando seleccionan “Ver reconocimiento” desde un correo electrónico, mensaje de Slack, Teams o SMS.

El aviso aparece únicamente cuando el widget Perfil de usuario está activado y la pregunta está habilitada. No es un widget independiente. Una vez que un usuario responde la pregunta, el aviso deja de aparecer. Los usuarios no pueden descartar el aviso sin responder la pregunta. Actualmente, esta es la única pregunta de perfil que se utiliza para este aviso.

Para evitar que aparezca el aviso, elimina la pregunta del widget Perfil de usuario. Antes de eliminar el campo, revisa la advertencia en Administrar secciones y campos: eliminar un campo elimina permanentemente la información que los empleados hayan introducido.

Guardar y descartar cambios

Las modificaciones que hagas en el widget Acerca de mí no se aplicarán hasta que hagas clic en el botón Guardar cambios situado en la parte inferior de la pantalla. Este botón solo aparecerá cuando haya cambios sin guardar.

Si deseas deshacer los cambios que aún no se han guardado, haz clic en el botón Descartar cambios para revertir el widget a su último estado guardado.

Insignias de logros

Para ayudarte a celebrar los hitos de los empleados, la plataforma ofrece dos tipos distintos de insignias: de programa y de plataforma. Aunque ambas aparecen en los perfiles de usuario, se administran de forma diferente y se activan mediante comportamientos distintos.

Encontrarás los controles de las insignias de logros en la sección Administrador > Usuarios > Perfiles de usuario, en la pestaña Widgets, dentro de una sección titulada “Insignias de logros”. Las insignias que puedes configurar en esta página son:

• Primer reconocimiento enviado:
  • Los usuarios obtienen esta insignia automáticamente después de enviar su primer reconocimiento.
  • No se muestra ningún “estado vacío” antes de obtenerla ni se envía una notificación cuando se consigue. Los usuarios simplemente la obtienen al enviar su primer reconocimiento.
• Total de reconocimientos enviados:
  • Los usuarios obtienen niveles de esta insignia a medida que alcanzan hitos de reconocimientos.
  • Los niveles son:
    • Bronce: 10 reconocimientos
    • Plata: 25 reconocimientos
    • Oro: 50 reconocimientos
    • Platino: 100 reconocimientos
    • Diamante: 250 reconocimientos
  • Cómo se cuentan los reconocimientos: El conteo de esta insignia se basa en reconocimientos únicos, lo que significa lo siguiente:
    • Los reconocimientos grupales (enviados a varias personas, ya sean públicos, privados o mixtos) cuentan como 1 reconocimiento, independientemente de cuántas personas se incluyan.
    • Los reconocimientos programados y los Encores también cuentan como 1 reconocimiento, de acuerdo con la misma regla de reconocimientos únicos.
    • Los reconocimientos en cola (por ejemplo, los cargados en el área Colas, los comentarios de Memorybook o los reconocimientos automatizados) no cuentan para esta insignia.

Puedes hacer un seguimiento sencillo de cuándo obtienen las insignias los usuarios mediante el nuevo Informe de insignias obtenidas, disponible en Administrador > Informes > Insignias obtenidas. Este informe muestra la información personal de la persona que obtuvo la insignia, qué insignia obtuvo y la fecha y hora en que la obtuvo. Incluye controles de informes estándar, como el filtrado y la visualización de columnas.

Aclaraciones sobre las insignias

• Terminología: “Insignias de logros de programa” se refiere a las insignias obtenidas mediante programas de reconocimiento y de ganar. “Insignias de logros de plataforma” se refiere específicamente a las insignias “Primer reconocimiento enviado” y “Total de reconocimientos enviados”, que hacen un seguimiento de los niveles de reconocimiento.
• Desactivar insignias:
  • Si las insignias de logros están desactivadas, dejarán de aparecer en los perfiles de usuario.
  • Si se archiva un programa que tenía una insignia de programa, la insignia de programa permanecerá en el perfil.
  • Si se elimina una insignia de un programa, la insignia de programa asociada se eliminará de los perfiles de usuario.
• Caducidad de las insignias: Las insignias no caducan. Las insignias de logros permanecerán mientras sus respectivos controles de alternancia sigan activados. Las insignias de programa permanecerán mientras el programa asociado esté activo o archivado.
• Implementación automática (usuarios de Awardco 2.0): Para los usuarios de Awardco 2.0, las insignias de logros se activarán automáticamente. Se realizará un proceso de actualización retroactiva, lo que significa que los usuarios que ya hayan cumplido los criterios de Total de reconocimientos enviados (por ejemplo, haber enviado 10 reconocimientos) recibirán automáticamente la insignia correspondiente (por ejemplo, Bronce). Del mismo modo, quienes hayan enviado su primer reconocimiento recibirán la insignia Primer reconocimiento enviado.
• Fecha de obtención de las insignias existentes: Cuando la función Insignias de logros se active inicialmente, la “fecha de obtención” de cualquier insignia obtenida anteriormente reflejará la fecha en que se activó la función. A partir de ese momento, todas las nuevas entradas de “fecha de obtención” serán precisas.
• Insignia Primer reconocimiento para quienes reconocieron anteriormente: Actualmente, no hay forma de evitar que los usuarios que hayan enviado reconocimientos anteriormente reciban automáticamente la insignia Primer reconocimiento enviado una vez que se active la función. Si esta función es deseable, debe registrarse en Pendo para su consideración.

Reconocimientos

• Descargar reconocimientos: Permite a los usuarios descargar un CSV de los reconocimientos que hayan otorgado o recibido. Esta opción aparecerá en la pestaña Reconocimientos del perfil de un usuario, encima del feed de reconocimientos.

Prácticas recomendadas y consideraciones

• Fomenta el uso de campos estándar: Aprovechar los campos estándar permitirá posibles mejoras e integraciones futuras dentro de la plataforma.
• Planifica cuidadosamente tus secciones y campos: Considera la información que deseas recopilar y cómo organizarla de la mejor manera para los empleados.
• Ten en cuenta la experiencia del usuario: Evita crear una cantidad abrumadora de campos o campos que puedan percibirse como demasiado personales, ya que esto podría disuadir a los empleados de completar sus perfiles.
• Comunica los cambios: Informa a los empleados sobre cualquier sección o campo nuevo que se agregue al widget Acerca de mí.
• Comprende el impacto de eliminar campos: Asegúrate de comprender las implicaciones de eliminar campos, ya que esto provocará la pérdida de los datos proporcionados por los usuarios.

Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con Soporte para administradores de Awardco.