Gestionar reconocimientos monetarios grandes, como premios por vacaciones o de agradecimiento a empleados, requiere asegurarse de que la cuenta de canje esté adecuadamente financiada para evitar interrupciones. La prefinanciación permite a los administradores agregar fondos por adelantado para un programa específico, presupuesto o grupo de metadatos, asegurando que todos los premios se distribuyan sin problemas, incluso durante períodos de alta demanda. También garantiza que no se le facture dos veces por estos puntos. Este artículo guiará a través de los pasos para solicitar una factura y gestionar el proceso de prefinanciación de manera eficiente.
Nota: Este artículo se aplica a todos los clientes que no utilizan el método de facturación “Gestionado por el Cliente”.
¿Por qué Prefinanciar?
La prefinanciación ofrece algunos beneficios clave:
- Evitar Interrupciones del Programa: Asegura que la cuenta de canje esté suficientemente financiada para cubrir el aumento en el gasto de puntos por parte de los usuarios.
- Proceso de Premio Sin Interrupciones: Al agregar fondos por adelantado, los administradores pueden garantizar que todos los premios se emitan puntualmente sin esperar pagos adicionales.
- Opciones de Financiamiento Flexibles: Los fondos pueden agregarse directamente en la plataforma mediante ACH o tarjeta de crédito. También pueden enviarse fuera de la plataforma mediante ACH/transferencia bancaria y cheque físico.
- Mejora en Reportes y Presupuestos: Prefinanciar programas específicos ayuda a mantener registros financieros más claros. Presupuestos separados para programas grandes como premios por vacaciones o de agradecimiento a empleados simplifican el seguimiento y reporte financiero.
Cómo Prefinanciar un Gran Premio
Navegar a la Página de Facturación
Siga estos pasos para acceder a la Página de Facturación:
- Seleccione el botón de Administrador en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- Seleccione “Finanzas” y luego “Facturación” en el menú de navegación izquierdo.
Solicitar una Factura para la Prefinanciación
El paso clave en el proceso de prefinanciación es solicitar una factura. Siga estos pasos:
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Navegue a la pestaña de Facturas y haga clic en Solicitar Factura.
- Ingrese el monto solicitado para la factura. Este monto debe reflejar el total esperado para el programa de premios que se está prefinanciando.
- Indique si la factura es para prefinanciación:
- Si es así, seleccione el programa, presupuesto o grupo de metadatos que se está prefinanciando/de donde provendrán los puntos otorgados.
- Complete los detalles requeridos:
- Dirección de correo electrónico: Aquí se enviará la confirmación de la factura.
- Número de PO: Agregue cualquier referencia interna o identificador para uso organizacional si es aplicable.
- Notas: Incluya detalles o razones relevantes para la factura.
- Revise el desglose del pago y haga clic en Enviar Solicitud.
Una vez enviada, se recibirá un aviso de confirmación y la factura será procesada y enviada en un plazo de 24 a 48 horas hábiles.
Monitorear la Disponibilidad de Fondos
Una vez que la factura haya sido procesada, los fondos aparecerán en la línea de Depósitos de la sección Resumen de Financiamiento en la Página de Facturación.
- Los fondos agregados mediante tarjeta de crédito están disponibles instantáneamente, aunque se aplica una tarifa por procesamiento.
- Los pagos ACH no generan tarifa pero tardan de 3 a 5 días hábiles en procesarse. Esto es importante tenerlo en cuenta al prefinanciar programas grandes para evitar retrasos.
- El seguimiento de la prefinanciación comienza en el mes en que se recibe el pago. Por ejemplo, si un programa de vacaciones se prefinancia el 15 de diciembre, el seguimiento incluirá toda la prefinanciación en el presupuesto de vacaciones desde el 1 de diciembre.
Agregar Puntos a la Cuenta de la Empresa
Ahora, deberá agregarse una cantidad igual de puntos a los fondos depositados en la cuenta de la empresa. Para hacerlo:
- Haga clic en Agregar Puntos en la Página de Facturación.
- Ingrese la cantidad deseada de puntos (igual a los fondos depositados).
- Ingrese una nota y haga clic en Agregar Puntos.
- Seleccione Confirmar.
Los puntos depositados se muestran en la línea Cuenta de la Empresa del Resumen de Puntos. Puede asignar estos puntos a presupuestos según sea necesario. Consulte el artículo Gestionar Presupuestos para instrucciones detalladas.
Consejos Adicionales
- Crear Presupuestos y/o Programas Separados: Para programas grandes, como bonos de vacaciones o premios de agradecimiento a empleados, considere crear un presupuesto y/o programa dedicado. Esto permite reportes más claros y un seguimiento más sencillo de los fondos.
- Planificar con Anticipación: Para períodos de alta demanda de premios, como la temporada navideña, prefinancie la cuenta con suficiente antelación para evitar posibles retrasos en la distribución de premios.
- Monitorear los Saldo de la Cuenta de Canje: Revise regularmente el saldo de la cuenta de canje en la Página de Facturación para asegurar el funcionamiento ininterrumpido de los programas de reconocimiento.
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