Si desea configurar una integración que importe todos los datos de los empleados de ADP Workforce Now a la plataforma de Awardco, consulte el artículo y el video a continuación para comenzar.
Nota: Para finalizar la integración, debe ser administrador tanto de Awardco como de ADP.
Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, confirme que los ID de empleado que utilizará en su nuevo flujo de datos sean coherentes con los datos de usuario actuales. No hacerlo puede provocar la duplicación de usuarios, errores de reconocimiento y pérdida de integridad de los datos.
Configuración
Comenzar la configuración
Aunque la integración se encuentra en ADP Marketplace, recomendamos comenzar la configuración en la biblioteca de integraciones de Awardco.
- Inicie sesión en Awardco, haga clic en “Admin”, luego en “Settings” y después en “Integrations”.
- Haga clic en “ADP Workforce Now”.
- Por último, haga clic en “Begin Setup”.
Comprar y conectar la integración
- Copie la clave temporal de la empresa proporcionada.
- Vaya a ADP mediante el enlace proporcionado en la ventana modal y haga clic en “Buy Now”.
- Asegúrese de comprar el nivel de precios adecuado de la integración para su organización. Si prevé superar el límite de usuarios especificado en el nivel elegido, seleccione un paquete que corresponda al tamaño de su plantilla laboral para ese año.
- Verá una alerta que dice “There is missing or incorrect information”. Haga clic en “Edit” y pegue la clave temporal de la empresa en el campo ‘Awardco Temporary Company Key’.
- Haga clic en “Save” y, luego, presione “Next”.
- Acepte los términos de servicio de ADP y haga clic en ‘Complete Purchase’.
- Regrese a la configuración en Awardco y presione 'Continue' para continuar con el asistente de configuración.
Completar la autorización del cliente
- El administrador de ADP debe hacer clic en el enlace de autorización del cliente.
- Acepte los términos y condiciones en ADP.
- Regrese a Awardco y haga clic en “Continue”.
Configurar los ajustes de asignación
- En esta página, asignará campos de ADP a campos de Awardco. También puede crear campos de metadatos personalizados utilizando datos de ADP (consulte nuestro artículo de soporte para obtener más información).
- Algunos campos, como ID de empleado e ID de supervisor, están preconfigurados para garantizar que la jerarquía organizativa se importe correctamente.
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Notas importantes:
- Tenga en cuenta que no se garantiza que todos los campos tengan valores, por lo que deberá ejecutar la importación y obtener un informe de usuarios para verificar que se esté completando la información correcta.
- La importación de ADP importará a todos los empleados que tengan un estado “Active” o “Leave” para su puesto principal.
- Employee Id y Supervisor Id están preconfigurados con el ADP Position Id del empleado y de su supervisor, respectivamente. Esto se hace para garantizar que la jerarquía organizativa se importe correctamente.
- Phone Number también está preconfigurado. El número de teléfono primero buscará un número móvil personal y, después, un número móvil laboral. El número de teléfono no se utiliza a menos que su empresa también utilice la función de SMS de Awardco.
- Algunos de los otros campos se han preconfigurado para mayor comodidad.
- First Name y Last Name son obligatorios, por lo que se recomienda utilizar “Legal First Name” y “Legal Last Name”, ya que ADP garantiza que esa información exista para cada empleado.
- Hire date tiene varios valores posibles:
- Se recomienda /workers/workAssignments/hireDate
- Campos que garantizan tener datos para todos los empleados:
- /workers/workAssignments/hireDate
- /workers/workerDates/originalHireDate
- Campos que no garantizan tener datos para todos los empleados:
- /workers/workAssignments/seniorityDate
- /workers/workerDates/rehireDate
- El símbolo “#” no es necesario (ni compatible) al agregar campos de metadatos en los ajustes de asignación.
- Cuando termine, asegúrese de hacer clic en “Save and Connect”.
Configurar los ajustes de conexión
- Haga clic en la pestaña “Connection Settings” en la página de configuración de la integración de ADP Workforce Now de Awardco.
- Seleccione la frecuencia de sincronización de sus datos de usuario de ADP a Awardco (diaria, semanal o mensual).
- Configure los Advanced Settings según sea necesario. Los representantes de Awardco pueden ayudarle con estas configuraciones.
Comenzar a usar la integración
¡Ya está listo para usar la integración! Haga clic en “Connect” en la página de ajustes de conexión de ADP en Awardco. La integración se ejecutará según la frecuencia seleccionada.
Cómo actualizar su suscripción de ADP
- Vaya a Admin Portal > Settings > Integrations > ADP Workforce Now.
- Haga clic en la pestaña “Connection Settings” y abra Advanced Settings.
- Haga clic en “Update Subscription”.
- Copie la Awardco Temporary Company Key proporcionada.
- Haga clic en el enlace “Go to ADP”.
- Inicie sesión en ADP y, en la página de Marketplace, haga clic en “Manage App”.
- Vaya a la pestaña “Update Subscription”.
- Seleccione el nivel de suscripción deseado.
- Haga clic en “Continue”.
- Pegue la Awardco Temporary Company Key y, luego, haga clic en “Check” para confirmar.
- Revise los detalles actualizados del pago y del pedido.
- Acepte los términos de ADP Marketplace y haga clic en “Place Order”.
Su nivel de suscripción ahora debería estar actualizado.
Preguntas y respuestas
¿Qué clientes pueden utilizar esta integración?
- Awardco para ADP Workforce Now está disponible actualmente solo para clientes con sede en EE. UU. Debe utilizar ADP Workforce Now y tener acceso a ADP Marketplace.
¿Con qué plataformas de ADP funciona esta integración?
- Esta integración está diseñada para ADP Workforce Now, pero también funciona para clientes de ADP TotalSource. Para los clientes que utilizan otras plataformas de ADP (como Vantage HCM o Enterprise HR), recomendamos transferir los archivos de usuarios mediante API o SFTP.
Estoy recibiendo un error que indica que “Request Header is too long”. ¿Cómo lo soluciono?
- Intente realizar el proceso de instalación utilizando una ventana de navegación de incógnito/privada. Si el problema persiste, comuníquese con ADP para obtener ayuda.
¿Qué campos de usuario admite esta integración?
- Esta integración admite todos nuestros campos de usuario estándar y también permite crear campos de metadatos.
¿Esta integración admite filtros de metadatos para empresas que desean enviar datos desde varias plataformas HRIS a Awardco?
- No, la integración de ADP actualmente no admite el filtrado de metadatos. La solución alternativa actual consiste en introducir los ID de empleado de los usuarios que no pertenecen a ADP en el ajuste “Do Not Archive” de la integración de ADP (lo que, obviamente, requeriría trabajo manual). La siguiente mejor opción sería realizar importaciones SFTP tradicionales tanto con ADP como con otras bases de datos de empleados y utilizar nuestra funcionalidad de filtrado de metadatos.
¿Con qué frecuencia se ejecutan las importaciones de datos?
- Nuestra importación diaria se ejecuta todos los días a las 10:30 a. m. UTC. Si la frecuencia es semanal, se ejecuta los lunes a las 10:30 a. m. UTC.
Estoy recibiendo un archivo de usuarios vacío cuando ejecuto una importación mediante la integración. ¿Cómo lo soluciono?
- La integración filtra a los usuarios que no tienen un estado activo en ADP. Deberá habilitar el permiso ‘Status’ en su perfil personalizado de Awardco Marketplace en ADP para que la integración sepa quién está activo y quién no. Si el permiso no está habilitado, ningún empleado se registrará como activo y no se enviarán datos de usuario.
Si tiene alguna pregunta, comuníquese con Soporte para administradores de Awardco.