Crear y administrar encuestas de compromiso

La función Encuestas de compromiso es una herramienta eficaz para recopilar comentarios frecuentes y prácticos de su personal, lo que le permite evaluar rápidamente la percepción de los empleados y realizar un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo. Este enfoque continuo de los comentarios le ayuda a tomar decisiones basadas en datos que fomentan un entorno laboral positivo y comprometido.

En esta guía, le explicaremos cómo configurar una encuesta de compromiso recurrente, utilizar una biblioteca de preguntas estándar, programar la frecuencia de distribución y administrar la encuesta activa.

Nota: Para consultar la perspectiva de un usuario del frontend, consulte el artículo Cómo responder encuestas.

1. Acceder a la herramienta Encuestas
2. Crear una encuesta de compromiso
   • Información de la encuesta
   • Preguntas
     • Secciones de la encuesta
   • Participantes y recompensa
   • Programación
   • Comunicación
3. Finalizar y publicar la encuesta
4. Administrar encuestas
5. Configurar recordatorios de encuestas
6. Compartir encuestas manualmente
7. Ver los resultados de la encuesta
8. Prácticas recomendadas para las encuestas de compromiso
9. Preguntas frecuentes

Acceder a la herramienta Encuestas

Nota: Antes de continuar, asegúrese de tener los permisos “Editar encuestas” y “Resultados de encuestas”. De lo contrario, no podrá acceder a la herramienta Encuestas.

Para acceder a la herramienta Encuestas de compromiso:

1. Inicie sesión en su plataforma de reconocimiento.
2. Seleccione “Encuestas” en “Compromiso”, en el menú de navegación izquierdo.

Crear una encuesta de compromiso

Para comenzar, haga clic en el botón “Crear encuesta” y seleccione la opción “Compromiso”.

Las encuestas de compromiso se configuran mediante cinco pestañas principales: General, Participantes y recompensa, Preguntas, Programación y Comunicación.

Información de la encuesta

Complete la información básica de su encuesta de compromiso:

• Nombre de la encuesta: El título que verán los participantes.
• Descripción: Una breve descripción del objetivo de la encuesta.
• Imagen: (Opcional) Cargue una imagen para personalizar el aspecto.
• Descripción larga: (Opcional) Proporcione más detalles si es necesario.
• Nota de finalización: El mensaje que se muestra en el feed social al finalizar.
• Anonimato: En las encuestas de compromiso, las respuestas siempre son confidenciales para proteger la privacidad de los participantes. Este campo no se puede editar.
  • Para obtener información detallada sobre el manejo de datos, consulte la Declaración de derechos y confidencialidad de los datos disponible en la herramienta de encuestas.

Haga clic en “Guardar cambios” cuando termine y continúe en la pestaña Preguntas.

Preguntas

Las encuestas de compromiso ofrecen preguntas estándar respaldadas por investigaciones y la opción de crear sus propias preguntas.

1. Haga clic en “Agregar pregunta” y seleccione: 
   • Estándar: Utiliza una biblioteca de preguntas temáticas diseñadas para medir información y tendencias específicas.
   • Personalizada: Le permite crear y editar sus propias preguntas.

Preguntas estándar

1. Aparecerá el modelo de la biblioteca de preguntas estándar.
2. Explore los temas disponibles para encontrar lo que desea medir.
3. Marque las casillas junto a las preguntas que desea incluir.
4. En la parte inferior del modelo, especifique la configuración de las preguntas seleccionadas:
   • Respuesta obligatoria: Marque esta casilla para hacer obligatorias las preguntas seleccionadas.
   • Comentario opcional: Marque esta casilla para proporcionar un espacio donde los usuarios puedan agregar comentarios adicionales.
5. Haga clic en “Agregar (número X) preguntas”.

Nota: Cualquier configuración seleccionada en el modal (como “Respuesta obligatoria”) se aplicará a todas las preguntas que esté agregando. Para asignar configuraciones diferentes a las preguntas, agréguelas primero y luego edítelas individualmente en la página principal de resumen de Preguntas.

Preguntas personalizadas

Si selecciona Personalizada, puede agregar cualquiera de los siguientes tipos de preguntas. 

• Selección de escala: Solicita a los encuestados que seleccionen un valor en una escala (por ejemplo, una escala de Likert).
  • Introduzca el texto de la pregunta.
  • Introduzca los valores de la escala (por ejemplo, “1”, “2”, “3”, “4”, “5”) escribiendo un valor y presionando Intro.
  • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria si es necesario.
  • Haga clic en “Guardar”.
• Selección única: Similar a una pregunta de opción múltiple, una pregunta de selección única permite una sola respuesta.
  • Introduzca el texto de la pregunta.
  • Agregue varias opciones de respuesta escribiendo una respuesta y presionando Intro.
  • Haga clic en “Guardar”.
• Selección múltiple: Permite a los participantes elegir varias respuestas.
  • Introduzca el texto de la pregunta y las opciones de respuesta.
  • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria si es necesario.
  • Haga clic en “Guardar”.
• Respuesta corta: Solicita respuestas escritas concisas.
  • Introduzca el texto de la pregunta.
  • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria si corresponde.
  • Haga clic en “Guardar”.
  • Nota: El límite de caracteres para una respuesta corta es de 600.
• Respuesta larga: Invita a proporcionar respuestas escritas detalladas.
  • Introduzca el texto de la pregunta.
  • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria si es necesario.
  • Haga clic en “Guardar”.
  • Nota: El límite de caracteres para una respuesta larga es de 4000.
• Selección de usuario: Solicita a los encuestados que nominen a un usuario para una pregunta específica.
  • Introduzca el texto de la pregunta.
  • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria si es necesario.
  • Haga clic en “Guardar”.

Una vez agregadas todas las preguntas, organícelas según sea necesario y haga clic en “Vista previa” para ver la perspectiva del frontend. Haga clic en “Guardar cambios” y continúe en la pestaña Participantes y recompensa.

Secciones de la encuesta

Las secciones de la encuesta le ayudan a organizar las preguntas en grupos designados durante la creación de la encuesta. Las secciones también pueden mostrar una diapositiva con título y descripción durante el flujo de respuesta, lo que ayuda a los participantes a distinguir entre grupos de preguntas.

Para agregar y utilizar una sección de encuesta:

1. Vaya a la pestaña Preguntas y haga clic en Agregar sección.

2. Use las secciones para organizar las preguntas relacionadas durante la creación de la encuesta.

3. Para mostrar la diapositiva del título de la sección a los participantes, seleccione la casilla Mostrar diapositiva de título de la sección.

4. Deje sin marcar Mostrar diapositiva de título si desea utilizar las secciones para organizarse sin mostrarlas a los participantes.

5. Use los menús de acciones de preguntas y secciones, la función de arrastrar y soltar y los controles de agregado en línea para organizar la encuesta según sea necesario.

Cuando termine de agregar y organizar las preguntas y secciones, haga clic en Vista previa para ver la experiencia del participante.

Participantes y recompensa

Use esta pestaña para definir quién puede responder la encuesta.

1. Limitar elegibilidad: Actívelo para restringir la encuesta a grupos o personas específicos.
   1. Elegibles para responder la encuesta: Especifique la elegibilidad introduciendo nombres o grupos de metadatos. Si deja la opción desactivada, la encuesta estará disponible para todos los usuarios.
      1. Comprender la lógica de elegibilidad:
         1. Declaración OR: Cuando agrega varios metadatos dentro del mismo campo (por ejemplo, selecciona “Marketing” y “Éxito del cliente” en el campo “Departamento”), los participantes serán elegibles si coinciden con CUALQUIERA de esos criterios.
         2. Declaración AND: Cuando agrega metadatos de diferentes campos (por ejemplo, selecciona “Éxito del cliente” en “Departamento” Y “San Francisco” en “Ubicación”), los participantes serán elegibles solo si coinciden con AMBOS criterios.
2. Número máximo de envíos: Establezca un límite o marque la casilla Permitir envíos ilimitados.
3. Acceder a la encuesta solo mediante un enlace: Para ocultar una encuesta de la sección Invitaciones a encuestas y distribuirla mediante un enlace:
   • Active el selector Acceder a la encuesta solo mediante un enlace.
   • Haga clic en Guardar cambios.
   • Después de publicar la encuesta, copie el enlace de la encuesta desde la página principal Encuestas y agréguelo a un correo electrónico de incorporación u otra comunicación.

Haga clic en “Guardar cambios” cuando termine y continúe en la pestaña Programación.

Nota sobre las recompensas: Es posible que observe que la pestaña se denomina “Participantes y recompensa”. En las plataformas exclusivas de Engage, aparecerá la tarjeta Recompensa, pero el selector estará desactivado. Esta función permite a las organizaciones ofrecer puntos monetarios por completar encuestas; sin embargo, requiere una actualización de la plataforma. Si pasa el cursor sobre el selector desactivado, verá un mensaje que confirma que esta función no está activa en su plan actual. Hable con su contacto de Awardco si le interesa otorgar recompensas monetarias por la participación en encuestas.

Programación

Configure los siguientes ajustes: 

• ¿Con qué frecuencia se envía esta encuesta de compromiso?: Seleccione una de las frecuencias recurrentes: semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o una vez.
• Preguntas por envío: Si selecciona una frecuencia recurrente (no “Una vez”), especifique el número de preguntas que verá cada empleado. Para evitar la fatiga de las encuestas, el sistema rota automáticamente el conjunto de preguntas para que todas se formulen durante cada pulso, pero se distribuyan entre diferentes grupos de empleados.
  • Ejemplo: Si tiene 15 preguntas en total y establece “3 preguntas por envío”, el sistema divide a los usuarios elegibles en 5 grupos. Cada grupo recibe un conjunto diferente de 3 preguntas. Esto garantiza que recopile datos sobre las 15 preguntas en cada pulso, mostrando solo 3 a cada persona.
  • Recomendación: Se recomienda enviar 3 preguntas o menos semanalmente para obtener una recopilación de datos óptima y mayores tasas de respuesta.
• ¿Cuándo se enviará la primera encuesta de compromiso?
  • Al publicar: La fecha en que se publica la encuesta.
  • En una fecha: Especifique una fecha y hora de inicio concretas.
    • Si la encuesta aún tiene el estado “Borrador”, asegúrese de publicarla antes de la fecha y hora programadas para la primera encuesta de compromiso. De lo contrario, la encuesta no se enviará.
• Cerrar encuesta: Elija cerrar la encuesta manualmente o especifique una fecha y hora concretas para que se cierre automáticamente.

Haga clic en “Guardar cambios” cuando termine y continúe en la pestaña Comunicación.

Comunicación

Configure cómo se notificará a los participantes sobre la encuesta.

• Invitación a la encuesta
  • Marque la casilla junto a “Enviar invitación” para notificar a los participantes elegibles mediante los canales disponibles una vez publicada.
  • Seleccione “Escribir mensaje personalizado” o “Usar plantilla guardada”.
    • Escribir mensaje personalizado: Este mensaje estará incluido en una plantilla de correo electrónico genérica no personalizable.
      • Haga clic en “Vista previa del correo electrónico” para ver la plantilla de correo genérica.
        • Nota: La plantilla de correo “Escribir mensaje personalizado” no se puede editar actualmente y mostrará: “Nueva encuesta disponible: [Título de la encuesta] [Descripción de la encuesta]”, además de incluir un botón para acceder a la encuesta.
    • Usar plantilla guardada: Plantilla de correo electrónico personalizada para encuestas creada mediante el Editor de correo electrónico fácil.
      • Esto resuelve las necesidades de notificaciones en varios idiomas.
      • Use el tipo de plantilla de correo electrónico “Notificación de encuesta” en el Editor de correo electrónico fácil.

• Visibilidad de los resultados
  • Los resultados de la encuesta se pueden configurar para que se publiquen automáticamente cuando se complete la encuesta o manualmente según el calendario del creador. Cuando se publiquen los resultados, solo podrán verlos los usuarios con los permisos adecuados de Resultados de encuestas y la visibilidad de datos correspondiente.
    • Nota: Solo puede cambiar entre las opciones de publicación de resultados Manual e Inmediata en cualquier momento antes de iniciar la encuesta. Una vez iniciada, esta opción no se puede modificar.

• Recordatorios
  • Los recordatorios solo se pueden enviar cuando una encuesta está activa (estado Abierta). Para enviar un recordatorio único:
    • Vaya a la pestaña Comunicación de una encuesta activa.

    • En Recordatorios, seleccione “Crear”.
      
       

      

      
       

    • Seleccione “Escribir mensaje personalizado” o “Usar plantilla guardada”.
      • Escribir mensaje personalizado: Este mensaje estará incluido en una plantilla de correo electrónico genérica no personalizable.
        • Personalice el asunto, el cuerpo y el texto del enlace; después, haga clic en “Enviar”.

• Usar plantilla guardada: Plantilla de correo electrónico personalizada para encuestas creada mediante el Editor de correo electrónico fácil.
  • Esto resuelve las necesidades de notificaciones en varios idiomas.
  • Use el tipo de plantilla de correo electrónico “Notificación de encuesta” en el Editor de correo electrónico fácil.

Configuración importante de las notificaciones: Revise la configuración de notificaciones de su empresa. Si los empleados pueden desactivar las notificaciones de invitación, no recibirán la notificación mediante algunos canales. Para asegurarse de que los usuarios reciban siempre las invitaciones, compruebe que la configuración de invitaciones esté “bloqueada” en la configuración de notificaciones de su plataforma.

Haga clic en “Guardar cambios”.

 

Finalizar y publicar su encuesta de compromiso

Una vez que haya configurado las cinco pestañas y guardado la configuración, haga clic en “Revisar y publicar” en la parte superior de la página (el botón aparecerá como Revisar y programar si ha establecido una fecha y hora de inicio futuras en la pestaña Programación). 

Nota: Tenga en cuenta la configuración “Programada” que configuró en la pestaña Configuración antes de publicar. Si configuró el envío de la primera encuesta de compromiso “Al publicar”, la primera encuesta se enviará en cuanto haga clic en “Revisar y publicar”. Si configuró el envío de la primera encuesta de compromiso para una fecha programada, no se enviará al hacer clic en “Revisar y programar”.

Administrar encuestas

Una vez publicada una encuesta, aparecerá en “Estado abierto” en la página principal Encuestas.

Para organizar y localizar fácilmente encuestas específicas, use las herramientas Filtrar y Buscar en la parte superior de la página. Puede limitar la vista por:

• Propietario: Seleccione “Mis encuestas” para ver solo las que creó.
• Tipo: Filtre por encuestas de compromiso o encuestas simples.
• Estado: Cambie entre Programada, Abierta, Cerrada o Borrador.

De forma predeterminada, los creadores de encuestas solo ven sus propias encuestas en esta página, a menos que tengan permisos de “Acceso a todas las encuestas”.

Configurar recordatorios de encuestas

Mientras la encuesta tenga el estado de borrador, la opción de enviar recordatorios está desactivada. Una vez publicada la encuesta (estado Abierta):

1. Busque su encuesta en la sección Administrar encuestas.
2. Haga clic en el icono de tres puntos apilados (Acciones) a la derecha de la encuesta.

3. Haga clic en “Redactar y enviar recordatorio”.
   
    

   

   
    

4. Introduzca el asunto, el cuerpo y el texto que debe tener el enlace de la encuesta.
5. Haga clic en “Enviar”. Esto envía un recordatorio único.

Encuestas abiertas y anteriores

• Encuestas abiertas: Muestra las encuestas que están actualmente activas. Las encuestas cuya invitación inicial se envió aparecerán en Invitaciones a encuestas. Las encuestas con Acceder a la encuesta solo mediante un enlace activado están ocultas en Invitaciones a encuestas y siguen disponibles en la sección Administrar encuestas.
• Encuestas anteriores: Muestra las encuestas con estado “Cerrada”. Los datos de respuesta siguen disponibles al hacer clic en “Resultados”. También puede duplicar la encuesta o ver la configuración haciendo clic en el icono de tres puntos apilados.

Compartir encuestas manualmente

Para compartir una encuesta:

1. Haga clic en los tres puntos junto a la encuesta en la página principal Encuestas.

2. Seleccione Copiar enlace de la encuesta para copiar el enlace.

3. Agregue el enlace a un correo electrónico de incorporación u otra comunicación.

4. Seleccione Código QR para descargar un código QR que dirija a los participantes a la encuesta.

Si está activado Acceder a la encuesta solo mediante un enlace, la encuesta no aparecerá en la sección Invitaciones a encuestas. En su lugar, los participantes podrán acceder mediante el enlace de la encuesta o el código QR.

Ver los resultados de la encuesta

Para ver los datos de su encuesta, haga clic en “Resultados” junto a cualquier encuesta con estado “Abierta” o “Cerrada” en la sección Administrar encuestas. Los creadores de encuestas solo pueden ver y administrar las encuestas que han creado, junto con sus resultados. No pueden ver encuestas ni resultados creados por otros usuarios a menos que tengan permisos de “Acceso a todas las encuestas”.

La página de resultados inicial proporciona una visión general de la percepción de los empleados, que incluye:

• Filtrar por: Use el menú desplegable para limitar los datos por metadatos. Si tiene los permisos correctos, puede usar la Vista del gerente para ver los resultados de su línea jerárquica específica.
• Estadísticas de respuestas: Vea la tasa de respuesta general y el número total de participantes.
• Puntuación temática: Vea la puntuación de su organización en temas específicos de Indicadores y Acciones (por ejemplo, compromiso, colaboración o intención de permanencia).
• eNPS y eSAT: Vea las puntuaciones del índice de recomendación neta de los empleados y de satisfacción de los empleados.
• Exportar CSV: Descargue los datos sin procesar de la vista actual que está filtrando.

Nota de confidencialidad: Para proteger la privacidad de los empleados, los resultados solo son visibles cuando se alcanza el umbral mínimo de confidencialidad (normalmente, 5 respuestas o más por grupo). Los administradores de la plataforma y los gerentes no pueden identificar a los encuestados individualmente.

Profundizar: Esta sección proporciona una descripción básica de cómo acceder a los datos. Para obtener una guía completa sobre la interpretación de las puntuaciones temáticas, el uso de las vistas del gerente y el análisis detallado de la información, consulte nuestro artículo Ver los resultados de la encuesta: encuestas de pulso.

Prácticas recomendadas para las encuestas de compromiso

• Frecuencia ideal: Los pulsos semanales o quincenales proporcionan datos oportunos y prácticos. La frecuencia mensual es una buena alternativa para mediciones menos frecuentes.
• Cantidad de preguntas: Use la función “Preguntas por envío”. Un menor número de preguntas (de 2 a 4) por envío aumenta las tasas de finalización y reduce la fatiga de las encuestas.
• Anonimato: Las respuestas de las encuestas de compromiso siempre son confidenciales. Comuníquelo a su personal para fomentar comentarios sinceros y generar confianza.

Preguntas frecuentes

• P: ¿Qué debo hacer después de ver los resultados?
  • R: La revisión es solo el primer paso. Comparta los hallazgos clave con los empleados y comunique las acciones que planea realizar a partir de los comentarios para cerrar el ciclo.
• P: ¿Por qué algunos empleados no recibieron la notificación de invitación?
  • R: Compruebe la configuración de notificaciones de su plataforma. Si la notificación de Invitación a la encuesta no está “bloqueada”, es posible que los usuarios la hayan desactivado. Asegúrese de que esta configuración esté correctamente configurada para garantizar la entrega.
• P: ¿Cómo protegerá Awardco la privacidad de mis empleados?
  • R: Las respuestas individuales son confidenciales, lo que significa que los administradores de la encuesta nunca verán información de identificación personal. Los resultados se informan de forma agregada y solo son visibles cuando se alcanza el umbral mínimo de confidencialidad (por ejemplo, al menos 5 respuestas por grupo). Esto se detalla en la Declaración de derechos y confidencialidad de los datos disponible en la herramienta de encuestas.

Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con Soporte para administradores de Awardco.