Creación y administración de encuestas de compromiso

Nuestra función Encuestas de compromiso es una herramienta potente para recopilar comentarios frecuentes y prácticos de tu personal, lo que te permite evaluar rápidamente el sentir de los empleados y hacer un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo. Este enfoque continuo de los comentarios te ayuda a tomar decisiones basadas en datos que fomentan un entorno laboral positivo y comprometido.

En esta guía, te explicaremos cómo configurar una Encuesta de compromiso recurrente, utilizar una biblioteca de preguntas estándar, programar la frecuencia de distribución y administrar la encuesta activa.

Nota: Para conocer la perspectiva de un usuario de la interfaz, consulta el artículo Cómo responder encuestas.

1. Navegar a la herramienta Encuestas
2. Crear una encuesta de compromiso
   • Información de la encuesta
   • Preguntas
     • Secciones de la encuesta
   • Participantes y recompensa
   • Programación
   • Comunicación
3. Finalizar y publicar la encuesta
4. Administrar encuestas
5. Configurar recordatorios de encuestas
6. Compartir encuestas manualmente
7. Ver los resultados de la encuesta
8. Prácticas recomendadas para las encuestas de compromiso
9. Preguntas frecuentes

Navegar a la herramienta Encuestas

Nota: Antes de continuar, asegúrate de tener los permisos “Editar encuestas” y “Resultados de encuestas”. De lo contrario, no podrás acceder a la herramienta Encuestas.

Para acceder a la herramienta Encuestas de compromiso:

1. Inicia sesión en tu plataforma de reconocimiento.
2. Selecciona “Encuestas” en “Compromiso” en el menú de navegación izquierdo.

Crear una encuesta de compromiso

Para comenzar, haz clic en el botón “Crear encuesta” y selecciona la opción “Compromiso”.

Las Encuestas de compromiso se configuran mediante cinco pestañas principales: General, Participantes y recompensa, Preguntas, Programación y Comunicación.

Información de la encuesta

Completa la información básica de tu Encuesta de compromiso:

• Nombre de la encuesta: El título que verán los participantes.
• Descripción: Un breve resumen del propósito de la encuesta.
• Imagen: (Opcional) Sube una imagen para personalizar el aspecto.
• Descripción larga: (Opcional) Proporciona más detalles si es necesario.
• Nota de finalización: El mensaje que se muestra en el feed social al completar la encuesta.
• Anonimato: En las Encuestas de compromiso, las respuestas son siempre confidenciales para proteger la privacidad de los participantes. Este campo no se puede editar.
  • Para obtener información detallada sobre el tratamiento de datos, consulta la Declaración de derechos y confidencialidad de los datos disponible en la herramienta de encuestas.

Haz clic en “Guardar cambios” cuando termines y continúa con la pestaña Preguntas.

Preguntas

Las Encuestas de compromiso ofrecen preguntas estándar respaldadas por investigaciones, así como la opción de crear tus propias preguntas.

1. Haz clic en “Agregar pregunta” y selecciona: 
   • Estándar: Utiliza una biblioteca de preguntas temáticas diseñada para medir información y tendencias específicas.
   • Personalizada: Te permite crear y editar tus propias preguntas.

Preguntas estándar

1. Aparecerá el modelo de la Biblioteca de preguntas estándar.
2. Explora los Temas disponibles para encontrar lo que quieres medir.
3. Marca las casillas junto a las preguntas que quieras incluir.
4. En la parte inferior del modelo, especifica la configuración de las preguntas seleccionadas:
   • Respuesta obligatoria: Marca esta casilla para hacer obligatorias las preguntas seleccionadas.
   • Comentario opcional: Marca esta casilla para proporcionar un espacio donde los usuarios puedan agregar comentarios adicionales.
5. Haz clic en “Agregar (número X) preguntas”.

Nota: Cualquier configuración seleccionada en el modal (como “Respuesta obligatoria”) se aplicará a todas las preguntas que estés agregando en ese momento. Para asignar configuraciones diferentes a las preguntas, agrégalas primero y luego edítalas individualmente en la página principal de descripción general de Preguntas.

Preguntas personalizadas

Si seleccionas Personalizada, puedes agregar cualquiera de los siguientes tipos de preguntas. 

• Selección de escala: Solicita a los encuestados que seleccionen un valor en una escala (por ejemplo, una escala de Likert).
  • Introduce el texto de la pregunta.
  • Introduce los valores de la escala (por ejemplo, “1”, “2”, “3”, “4”, “5”) escribiendo un valor y presionando Enter.
  • Marca la casilla Se requiere la respuesta del participante si es necesario.
  • Haz clic en “Guardar”.
• Selección única: Al igual que una pregunta de opción múltiple, una pregunta de selección única permite solo una respuesta.
  • Introduce el texto de la pregunta.
  • Agrega varias opciones de respuesta escribiendo una respuesta y presionando Enter.
  • Marca la casilla Se requiere la respuesta del participante si es necesario.
  • Haz clic en “Guardar”.
• Selección múltiple: Permite a los participantes elegir varias respuestas.
  • Introduce el texto de la pregunta y las opciones de respuesta.
  • Marca la casilla Se requiere la respuesta del participante si es necesario.
  • Haz clic en “Guardar”.
• Respuesta corta: Solicita respuestas escritas concisas.
  • Introduce el texto de la pregunta.
  • Marca la casilla Se requiere la respuesta del participante si corresponde.
  • Haz clic en “Guardar”.
  • Nota: El límite de caracteres para una respuesta corta es de 600.
• Respuesta larga: Invita a proporcionar respuestas escritas detalladas.
  • Introduce el texto de la pregunta.
  • Marca la casilla Se requiere la respuesta del participante si es necesario.
  • Haz clic en “Guardar”.
  • Nota: El límite de caracteres para una respuesta larga es de 4000.
• Selección de usuario: Solicita a los encuestados que nominen a un usuario para una pregunta específica.
  • Introduce el texto de la pregunta.
  • Marca la casilla Se requiere la respuesta del participante si es necesario.
  • Haz clic en “Guardar”.

Una vez agregadas todas las preguntas, organízalas según sea necesario y haz clic en “Vista previa” para ver la perspectiva de la interfaz. Haz clic en “Guardar cambios” y continúa con la pestaña Participantes y recompensa.

Secciones de la encuesta

Las secciones de la encuesta te ayudan a organizar las preguntas en grupos designados durante la creación de la encuesta. Las secciones también pueden mostrar una diapositiva con título y descripción en el flujo de respuesta de la encuesta, lo que ayuda a los participantes a distinguir entre grupos de preguntas.

Para agregar y usar una sección de encuesta:

1. Ve a la pestaña Preguntas y haz clic en Agregar sección.

2. Usa las secciones para organizar preguntas relacionadas durante la creación de la encuesta.

3. Para mostrar la diapositiva de título de la sección a quienes responden la encuesta, selecciona la casilla Mostrar diapositiva de título de la sección.

4. Deja sin marcar Mostrar diapositiva de título si quieres usar las secciones para organizar sin mostrarlas a quienes responden la encuesta.

5. Usa los menús de acciones de preguntas y secciones, la función de arrastrar y soltar y los controles de adición en línea para organizar la encuesta según sea necesario.

Cuando termines de agregar y organizar las preguntas y secciones, haz clic en Vista previa para ver la experiencia de quien responde la encuesta.

Participantes y recompensa

Usa esta pestaña para definir quién puede responder la encuesta.

1. Limitar elegibilidad: Activa esta opción para restringir la encuesta a grupos o personas específicos.
   1. Elegibles para responder la encuesta: Especifica la elegibilidad introduciendo nombres o grupos de metadatos. Si dejas la opción desactivada, la encuesta estará disponible para todos los usuarios.
      1. Comprender la lógica de elegibilidad:
         1. Declaración OR: Cuando agregas varios metadatos dentro del mismo campo (por ejemplo, seleccionar “Marketing” y “Éxito del cliente” en el campo “Departamento”), los participantes serán elegibles si cumplen CUALQUIERA de esos criterios.
         2. Declaración AND: Cuando agregas metadatos de distintos campos (por ejemplo, seleccionar “Éxito del cliente” en “Departamento” Y “San Francisco” en “Ubicación”), los participantes serán elegibles solo si cumplen AMBOS criterios.
2. Número máximo de envíos: Establece un límite o marca la casilla Permitir envíos ilimitados.
3. Acceder a la encuesta solo mediante un enlace: Para ocultar una encuesta de la sección Invitaciones a encuestas y distribuirla mediante un enlace:
   • Activa la opción Acceder a la encuesta solo mediante un enlace.
   • Haz clic en Guardar cambios.
   • Después de publicar la encuesta, copia el enlace de la encuesta desde la página principal de Encuestas y agrégalo a un correo electrónico de incorporación u otra comunicación.

Haz clic en “Guardar cambios” cuando termines y continúa con la pestaña Programación.

Nota sobre las recompensas: Es posible que observes que la pestaña se denomina “Participantes y recompensa”. En las plataformas exclusivas de Engage, aparecerá la tarjeta Recompensa, pero la opción estará desactivada. Esta función permite a las organizaciones ofrecer puntos monetarios por completar la encuesta; sin embargo, requiere una actualización de la plataforma. Si pasas el cursor sobre la opción desactivada, verás un mensaje que confirma que esta función no está activa en tu plan actual. Ponte en contacto con tu representante de Awardco si te interesa recompensar económicamente la participación en encuestas.

Programación

Configura los siguientes ajustes: 

• ¿Con qué frecuencia se envía esta Encuesta de compromiso?: Selecciona una de las frecuencias recurrentes: semanalmente, quincenalmente, mensualmente, trimestralmente, semestralmente o una vez.
• Preguntas por envío: Si seleccionas una frecuencia recurrente (no “Una vez”), especifica el número de preguntas que verá cada empleado. Para evitar la fatiga de las encuestas, el sistema rota automáticamente tu conjunto de preguntas para que todas se formulen durante cada pulso, pero se distribuyan entre distintos grupos de empleados.
  • Ejemplo: Si tienes 15 preguntas en total y estableces “3 preguntas por envío”, el sistema divide a los usuarios elegibles en 5 grupos. Cada grupo recibe un conjunto diferente de 3 preguntas. Esto garantiza que recopiles datos sobre las 15 preguntas en cada pulso, mostrando solo 3 a cada persona.
  • Recomendación: Se recomienda enviar 3 preguntas o menos semanalmente para lograr una recopilación de datos óptima y tasas de respuesta más altas.
• ¿Cuándo se envía la primera Encuesta de compromiso?
  • Al publicar: La fecha en que se publica la encuesta
  • En una fecha: Especifica una fecha y hora de inicio concretas
    • Si la encuesta aún está en estado “Borrador”, asegúrate de publicarla antes de la fecha y hora programadas para la primera Encuesta de compromiso. De lo contrario, la encuesta no se enviará
• Cerrar encuesta: Elige cerrar la encuesta manualmente o especifica una fecha y hora concretas para que se cierre automáticamente.

Haz clic en “Guardar cambios” cuando termines y continúa con la pestaña Comunicación.

Comunicación

Configura cómo se notificará a los participantes sobre la encuesta.

• Invitación a la encuesta
  • Marca la casilla junto a “Enviar invitación” para notificar a los participantes elegibles mediante los canales disponibles una vez publicada.
  • Selecciona “Escribir mensaje personalizado” o “Usar plantilla guardada”.
    • Escribir mensaje personalizado: Este mensaje estará en una plantilla de correo electrónico genérica no personalizable.
      • Haz clic en “Vista previa del correo electrónico” para ver la plantilla de correo electrónico genérica.
        • Nota: La plantilla de correo electrónico “Escribir mensaje personalizado” no se puede editar actualmente y mostrará: “Nueva encuesta disponible: [Título de la encuesta] [Descripción de la encuesta]”, además de incluir un botón para acceder a la encuesta.
    • Usar plantilla guardada: Plantilla de correo electrónico personalizada para encuestas creada con el Editor de correo electrónico fácil.
      • Esto resuelve las necesidades de notificaciones en varios idiomas.
      • Usa el tipo de plantilla de correo electrónico “Notificación de encuesta” en el Editor de correo electrónico fácil.

• Visibilidad de los resultados
  • Los resultados de la encuesta se pueden configurar para que se publiquen automáticamente cuando se complete la encuesta o manualmente según el cronograma del creador de la encuesta. Cuando se publiquen los resultados, solo los usuarios con los permisos adecuados de Resultados de encuestas y visibilidad de datos elegible podrán verlos.
    • Nota: Solo puedes cambiar entre las opciones de publicación de resultados Manual e Inmediata en cualquier momento antes de iniciar la encuesta. Una vez iniciada la encuesta, esto no se puede ajustar.

• Recordatorios
  • Los recordatorios solo se pueden enviar cuando una encuesta está activa (estado Abierta). Para enviar un recordatorio único:
    • Ve a la pestaña Comunicación de una encuesta activa.

    • En Recordatorios, selecciona “Crear”
      
       

      

      
       

    • Selecciona “Escribir mensaje personalizado” o “Usar plantilla guardada”.
      • Escribir mensaje personalizado: Este mensaje estará en una plantilla de correo electrónico genérica no personalizable.
        • Personaliza el asunto, el cuerpo y el texto del enlace y, luego, haz clic en “Enviar”.

• Usar plantilla guardada: Plantilla de correo electrónico personalizada para encuestas creada con el Editor de correo electrónico fácil.
  • Esto resuelve las necesidades de notificaciones en varios idiomas.
  • Usa el tipo de plantilla de correo electrónico “Notificación de encuesta” en el Editor de correo electrónico fácil.

Configuración importante de las notificaciones: Revisa la configuración de notificaciones de tu empresa. Si los empleados pueden desactivar las notificaciones de invitación, no recibirán la notificación mediante algunos canales. Para garantizar que los usuarios reciban siempre las invitaciones, asegúrate de que la configuración de invitaciones esté “bloqueada” en la configuración de notificaciones de tu plataforma.

Haz clic en “Guardar cambios”.

 

Finalizar y publicar tu Encuesta de compromiso

Una vez que hayas configurado las cinco pestañas y guardado los ajustes, haz clic en “Revisar y publicar” en la parte superior de la página (el botón aparecerá como Revisar y programar si estableciste una fecha y hora de inicio futuras en la pestaña Programación). 

Nota: Ten en cuenta la configuración “Programada” que configuraste en la pestaña Configuración antes de publicar. Si estableciste que la primera encuesta de compromiso se envíe “Al publicar”, la primera encuesta se enviará en cuanto hagas clic en “Revisar y publicar”. Si estableciste que la primera encuesta de compromiso se envíe en una fecha programada, no se enviará al hacer clic en “Revisar y programar”.

Administrar encuestas

Una vez publicada una encuesta, aparecerá en “Estado abierto” en la página principal de Encuestas.

Para organizar y localizar fácilmente encuestas específicas, usa las herramientas Filtrar y Buscar en la parte superior de la página. Puedes limitar la vista por:

• Propietario: Selecciona “Mis encuestas” para ver solo las que creaste.
• Tipo: Filtra por encuestas de Compromiso o Simples.
• Estado: Cambia entre Programada, Abierta, Cerrada o Borrador.

De forma predeterminada, los creadores de encuestas solo ven sus propias encuestas en esta página, a menos que tengan permisos de “Acceso a todas las encuestas”.

Configurar recordatorios de encuestas

Mientras la encuesta se encuentre en estado de borrador, la opción de enviar recordatorios estará desactivada. Una vez publicada la encuesta (estado Abierta):

1. Busca tu encuesta en la sección Administrar encuestas.
2. Haz clic en el icono de tres puntos apilados (Acciones) a la derecha de la encuesta.

3. Haz clic en “Crear y enviar recordatorio”.
   
    

   

   
    

4. Introduce el asunto, el cuerpo y el texto que debe tener el enlace de la encuesta.
5. Haz clic en “Enviar”. Esto envía un recordatorio único.

Nota: El progreso guardado no cuenta como envío de encuesta. En las encuestas con recordatorios activados, los usuarios elegibles que hayan comenzado pero no enviado la encuesta aún pueden recibir un recordatorio.

Encuestas abiertas y anteriores

• Encuestas abiertas: Encuestas abiertas: muestra las encuestas que se están ejecutando actualmente. Las encuestas cuya invitación inicial se haya enviado aparecerán en Invitaciones a encuestas. Las encuestas con Acceder a la encuesta solo mediante un enlace activado están ocultas en Invitaciones a encuestas y siguen disponibles en la sección Administrar encuestas.
• Encuestas anteriores: Muestra las encuestas en estado “Cerrada”. Los datos de respuestas siguen estando disponibles al hacer clic en “Resultados”. También puedes duplicar la encuesta o ver la configuración haciendo clic en el icono de tres puntos apilados.

Compartir encuestas manualmente

Para compartir una encuesta:

1. Haz clic en los tres puntos junto a la encuesta en la página principal de Encuestas.

2. Selecciona Copiar enlace de la encuesta para copiar el enlace.

3. Agrega el enlace a un correo electrónico de incorporación u otra comunicación.

4. Selecciona Código QR para descargar un código QR que dirija a los participantes a la encuesta.

Si Acceder a la encuesta solo mediante un enlace está activado, la encuesta no aparecerá en la sección Invitaciones a encuestas. Los participantes podrán acceder a ella mediante el enlace de la encuesta o el código QR.

Ver los resultados de la encuesta

Para ver los datos de tu encuesta, haz clic en “Resultados” junto a cualquier encuesta con estado “Abierta” o “Cerrada” en la sección Administrar encuestas. Los creadores de encuestas pueden ver y administrar únicamente las encuestas que han creado, junto con los resultados de esas encuestas. No pueden ver encuestas ni resultados creados por otros usuarios a menos que tengan permisos de “Acceso a todas las encuestas”.

La página inicial de resultados ofrece una descripción general del sentir de los empleados, que incluye:

• Filtrar por: Usa el menú desplegable para limitar los datos por metadatos. Si tienes los permisos correctos, puedes usar la Vista de administrador para ver los resultados de tu línea jerárquica específica.
• Estadísticas de respuestas: Consulta tu tasa de respuesta general y el número total de participantes.
• Puntuación temática: Consulta la puntuación de tu organización en Indicadores y Temas de acción específicos (por ejemplo, Compromiso, Colaboración o Intención de permanecer).
• eNPS y eSAT: Consulta tus puntuaciones de Promotor Neto del Empleado y Satisfacción del Empleado.
• Exportar CSV: Descarga los datos sin procesar de la vista actual que estás filtrando.

Nota de confidencialidad: Para proteger la privacidad de los empleados, los resultados solo son visibles cuando se alcanza el umbral mínimo de confidencialidad (normalmente 5 respuestas o más por grupo). Los administradores de la plataforma y los gerentes no pueden identificar a los encuestados individuales.

Profundiza: Esta sección ofrece una descripción general básica de cómo acceder a tus datos. Para obtener una guía completa sobre cómo interpretar las puntuaciones temáticas, utilizar las vistas de administrador y profundizar en información detallada, consulta nuestro artículo Ver los resultados de la encuesta: encuestas de pulso.

Prácticas recomendadas para las encuestas de compromiso

• Frecuencia ideal: Los pulsos semanales o quincenales proporcionan datos oportunos y prácticos. La frecuencia mensual es una buena alternativa para mediciones menos frecuentes.
• Cantidad de preguntas: Usa la función “Preguntas por envío”. Un menor número de preguntas (2-4) por envío aumenta las tasas de finalización y reduce la fatiga de las encuestas.
• Anonimato: Las respuestas de las Encuestas de compromiso siempre son confidenciales. Comunícalo a tu personal para fomentar comentarios honestos y generar confianza.

Preguntas frecuentes

• P: ¿Qué debo hacer después de ver los resultados?
  • R: Revisarlos es solo el primer paso. Comparte los hallazgos clave con los empleados y comunica las acciones que planeas tomar a partir de los comentarios para cerrar el ciclo.
• P: ¿Por qué algunos empleados no recibieron la notificación de invitación?
  • R: Comprueba la configuración de notificaciones de tu plataforma. Si la notificación de Invitación a la encuesta no está “bloqueada”, es posible que los usuarios la hayan desactivado. Asegúrate de que esta configuración esté configurada correctamente para garantizar la entrega.
• P: ¿Cómo protegerá Awardco la privacidad de mis empleados?
  • R: Las respuestas individuales son confidenciales, lo que significa que los administradores de la encuesta nunca verán información de identificación personal. Los resultados se presentan de forma agregada y solo son visibles cuando se alcanza el umbral mínimo de confidencialidad (por ejemplo, al menos 5 respuestas por grupo). Esto se detalla en la Declaración de derechos y confidencialidad de los datos disponible en la herramienta de encuestas.

Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con Soporte para administradores de Awardco.