Creación y gestión de encuestas simples

Nuestra función Encuestas es la herramienta ideal para crear y gestionar encuestas fácilmente y obtener información valiosa. Esta función está disponible para todos los clientes que utilicen Awardco Recognition, Awardco Engage o ambos. Ya sea que realice evaluaciones logísticas o recopile comentarios del equipo, esta herramienta fácil de usar agiliza todo el proceso. En esta guía, le explicaremos cómo configurar encuestas, personalizar preguntas y analizar resultados para ayudarle a tomar decisiones basadas en datos.
 

Nota: Para consultar la perspectiva de un usuario de la interfaz, consulte el artículo Cómo responder encuestas.

1. Acceso a la herramienta Encuestas
2. Creación de una encuesta simple
   • Información de la encuesta
   • Preguntas
     • Secciones de la encuesta
   • Participantes y recompensa
   • Programación
   • Comunicación
3. Finalización y publicación de la encuesta
4. Gestión de encuestas
5. Compartir encuestas manualmente
6. Envío de un recordatorio de encuesta
7. Visualización de los resultados de la encuesta
8. Prácticas recomendadas

Acceso a la herramienta Encuestas

Nota: Antes de continuar, asegúrese de tener los permisos “Edición de encuestas” y “Resultados de encuestas”. De lo contrario, no podrá acceder a la herramienta Encuestas. 

Para acceder a la herramienta Encuestas:

1. Inicie sesión en su plataforma Awardco.
2. Seleccione “Encuestas” en “Participación” en el menú de navegación izquierdo.

Creación de una encuesta

Para comenzar, haga clic en el botón “Crear encuesta”.

• Si solo tiene Recognition: Se le dirigirá directamente al creador de encuestas.

• Si tiene Awardco Engage™: Seleccione la opción Simple en el menú desplegable.
   

  

Las encuestas simples se configuran mediante cinco pestañas principales: Información de la encuesta, Preguntas, Participantes y recompensa, Programación y Comunicación.

Información de la encuesta

Complete la información básica de su encuesta de participación:

• Nombre de la encuesta: El título que verán los participantes.
• Descripción: Una breve descripción del propósito de la encuesta.
• Imagen: (Opcional) Cargue una imagen para personalizar la apariencia.
• Descripción larga: (Opcional) Proporcione más detalles si es necesario.
• Nota de finalización: El mensaje que se muestra en el feed social al finalizar.

Haga clic en “Guardar cambios” cuando termine y continúe a la pestaña Preguntas.

Preguntas

Haga clic en “Agregar pregunta” para crear preguntas para su encuesta. Puede elegir entre los siguientes tipos:
 

• Selección de escala: Solicita a los encuestados que seleccionen un valor en una escala (por ejemplo, una escala de Likert).
  • Introduzca el texto de la pregunta.
  • Introduzca los valores de la escala (por ejemplo, “1”, “2”, “3”, “4”, “5”) escribiendo un valor y presionando Intro.
  • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria si es necesario.
  • Haga clic en “Guardar”.

• Selección única: Similar a una pregunta de opción múltiple, una pregunta de selección única permite solo una respuesta.
  • Introduzca el texto de la pregunta.
  • Agregue varias opciones de respuesta escribiendo una respuesta y presionando Intro.
  • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria si es necesario.

  • Haga clic en “Guardar”.

    

• Selección múltiple: Permite a los participantes elegir varias respuestas.
  • Introduzca el texto de la pregunta y las opciones de respuesta.
  • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria si es necesario.

  • Haga clic en “Guardar”.

    

    
     

• Respuesta corta: Solicita respuestas escritas concisas.
  • Introduzca el texto de la pregunta.
  • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria si corresponde.
  • Haga clic en “Guardar”.

  • Nota: El límite de caracteres para una respuesta corta es de 600.

    

     

• Respuesta larga: Invita a proporcionar respuestas escritas detalladas.
  • Introduzca el texto de la pregunta.
  • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria si es necesario.
  • Haga clic en “Guardar”.

  • Nota: El límite de caracteres para una respuesta larga es de 4000.

    

     

• Selección de usuario: Solicita a los encuestados que nominen a un usuario para una pregunta específica.
  • Introduzca el texto de la pregunta.
  • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria si es necesario.

  • Haga clic en “Guardar”.

    

Secciones de la encuesta

Las secciones de la encuesta le ayudan a organizar las preguntas durante la creación de la encuesta. También pueden mostrar una diapositiva con el título y la descripción en el flujo de respuesta para distinguir claramente un nuevo conjunto de preguntas.

Las secciones de la encuesta solo están disponibles para clientes de Awardco Engage™ y pueden utilizarse con encuestas simples y de Engage.

Para agregar una sección:

1. En la pestaña Preguntas, haga clic en Agregar sección.

2. Configure el título y la descripción de la sección.

3. Seleccione Mostrar diapositiva de título si desea que la diapositiva con el título y la descripción de la sección aparezca a los participantes.

4. Deje Mostrar diapositiva de título sin marcar si desea utilizar la sección para organizar las preguntas sin mostrarla a los participantes.

5. Agregue preguntas a la sección y use la función de arrastrar y soltar para organizar las preguntas y secciones según sea necesario.

También puede utilizar las acciones actualizadas de preguntas y secciones, y agregar preguntas o secciones directamente durante la creación de la encuesta.

Nota: Las secciones de la encuesta solo están disponibles para clientes de Awardco Engage™. Pueden utilizarse con encuestas simples y de Engage.

Una vez agregadas todas las preguntas y secciones, organícelas según sea necesario y haga clic en “Vista previa” para consultar la vista de la interfaz. Cuando esté satisfecho, haga clic en “Guardar cambios” y continúe a la pestaña Participantes y recompensa.

Participantes y recompensa

Use esta pestaña para definir quiénes pueden responder la encuesta.

1. Limitar elegibilidad: Actívela para restringir la encuesta a grupos o personas específicos.
   • Elegibles para responder la encuesta: Especifique la elegibilidad introduciendo nombres o grupos de metadatos. Si deja la opción desactivada, la encuesta estará disponible para todos los usuarios.
     • Comprensión de la lógica de elegibilidad:
       • Condición OR: Cuando agrega varios metadatos dentro del mismo campo (por ejemplo, al seleccionar “Marketing” y “Éxito del cliente” en el campo “Departamento”), los participantes serán elegibles si cumplen CUALQUIERA de esos criterios.
       • Condición AND: Cuando agrega metadatos de campos diferentes (por ejemplo, al seleccionar “Éxito del cliente” en “Departamento” Y “San Francisco” en “Ubicación”), los participantes serán elegibles únicamente si cumplen AMBOS criterios.
2. Número máximo de envíos: Establezca un límite o marque la casilla Permitir envíos ilimitados.
3. Anónima: Active esta opción si desea que las respuestas a esta encuesta sean anónimas, lo que significa que no se recopilará ningún dato sobre los participantes aparte de sus respuestas. Se informará a los participantes sobre la privacidad de la encuesta cuando la inicien.
4. Acceder a la encuesta solo mediante un enlace: Active esta opción para ocultar la encuesta de la sección Invitaciones de encuestas y distribuirla mediante un enlace directo a la encuesta. Esto puede ser útil para encuestas de incorporación que desee incluir en un correo electrónico de incorporación.
   • Esta configuración está disponible para encuestas simples y de Engage, pero solo los clientes con Awardco Engage™ pueden utilizarla.
   • Para distribuir una encuesta únicamente mediante un enlace:
     • Active Acceder a la encuesta solo mediante un enlace.
     • Complete las demás configuraciones de la encuesta y publíquela.
     • Vaya a la sección Gestionar encuestas.
     • Haga clic en el icono de tres puntos junto a la encuesta y seleccione Copiar enlace de la encuesta.
     • Agregue el enlace de la encuesta a su correo electrónico de incorporación u otra comunicación.

Nota: Actualmente, la elegibilidad de la encuesta no se puede restringir según el estado de inicio de sesión del usuario. Como solución alternativa, cree un grupo de metadatos para usuarios que hayan iniciado sesión mediante el Creador de metadatos y limite la participación en la encuesta a ese grupo.

Haga clic en “Guardar cambios” cuando termine y continúe a la pestaña Programación.

Nota sobre las recompensas: Es posible que observe que la pestaña se llama “Participantes y recompensa”. En las plataformas que solo tienen Engage, aparecerá la tarjeta Recompensa, pero el interruptor estará desactivado. Esta función permite a las organizaciones ofrecer puntos monetarios por completar encuestas; sin embargo, requiere una actualización de la plataforma. Si coloca el cursor sobre el interruptor desactivado, verá un mensaje que confirma que esta función no está activa en su plan actual. Comuníquese con su contacto de Awardco si le interesa recompensar económicamente la participación en encuestas.

Programación

Configure las fechas de inicio y finalización de la encuesta.

• Abrir encuesta: Seleccione Al publicar para que esté disponible de inmediato, o En una fecha para especificar una hora de inicio futura.
• Cerrar encuesta: Seleccione Manualmente para mantenerla abierta indefinidamente, o En una fecha para establecer una hora de cierre automática.

Nota: Las encuestas simples están diseñadas para envíos puntuales y ad hoc. No se pueden configurar para que se repitan semanal o mensualmente.

Haga clic en “Guardar cambios” cuando termine y continúe a la pestaña Comunicación.

Comunicación

Configure cómo se notificará a los participantes sobre la encuesta.

• Invitación a la encuesta
  • Marque la casilla junto a “Enviar invitación” para notificar a los participantes elegibles mediante los canales disponibles una vez publicada.
  • Seleccione “Escribir mensaje personalizado” o “Usar plantilla guardada”.
    • Escribir mensaje personalizado: Este mensaje se incluirá en una plantilla de correo electrónico genérica no personalizable.
      • Haga clic en “Vista previa del correo electrónico” para consultar la plantilla de correo electrónico genérica.
        • Nota: La plantilla de correo electrónico “Escribir mensaje personalizado” no se puede editar actualmente y mostrará: “Nueva encuesta disponible: [Título de la encuesta] [Descripción de la encuesta]”, además de incluir un botón para acceder a la encuesta.
    • Usar plantilla guardada: Plantilla de correo electrónico personalizada para encuestas creada con el Editor de correo electrónico fácil.
      • Esta opción resuelve las necesidades de notificaciones con variantes en varios idiomas.
      • Utilice el tipo de plantilla de correo electrónico “Notificación de encuesta” en el Editor de correo electrónico fácil.

• Visibilidad de los resultados
  • Los resultados de la encuesta pueden configurarse para publicarse automáticamente cuando se complete la encuesta o manualmente según el cronograma del creador de la encuesta. Cuando se publiquen los resultados, solo los usuarios con los permisos adecuados de Resultados de encuestas y la visibilidad de datos elegible podrán verlos.
    • Nota: Solo puede cambiar entre las opciones de publicación de resultados Manual e Inmediata antes de iniciar la encuesta. Una vez iniciada, esta opción no se puede ajustar.

• Recordatorios

  • Nota: La opción de enviar recordatorios de encuestas es una función exclusiva de Awardco Engage™. Si su cuenta no incluye Awardco Engage™, la opción de recordatorio no aparecerá en la configuración de la encuesta.

    • Los recordatorios solo se pueden enviar cuando una encuesta está activa (estado Abierta). Para enviar un recordatorio único:
      • Vaya a la pestaña Comunicación de una encuesta activa.
      • En Recordatorios, seleccione “Crear”
        
        
         
      • Seleccione “Escribir mensaje personalizado” o “Usar plantilla guardada”.
        • Escribir mensaje personalizado: Este mensaje se incluirá en una plantilla de correo electrónico genérica no personalizable.
          • Personalice el asunto, el cuerpo y el texto del enlace, y haga clic en “Enviar”.

• Usar plantilla guardada: Plantilla de correo electrónico personalizada para encuestas creada con el Editor de correo electrónico fácil.
  • Esta opción resuelve las necesidades de notificaciones con variantes en varios idiomas.
  • Utilice el tipo de plantilla de correo electrónico “Notificación de encuesta” en el Editor de correo electrónico fácil.

Haga clic en “Guardar cambios”.

Finalización y publicación de la encuesta

Una vez configuradas las cinco pestañas y guardada la configuración, haga clic en “Revisar y publicar” (o en “Revisar y programar” si la fecha de inicio es futura).

Nota: El correo electrónico de invitación es una plantilla estándar que muestra el título y la descripción de la encuesta; actualmente no se puede personalizar.

Gestión de encuestas

Una vez publicada una encuesta, aparecerá con el estado Abierta en la página principal de Encuestas. Use las herramientas Filtrar y Buscar situadas en la parte superior de la página para organizar la vista por propietario (Mis encuestas), tipo (Participación o Simple) o estado (Programada, Abierta, Cerrada o Borrador). De forma predeterminada, los creadores de encuestas solo ven sus propias encuestas en esta página, a menos que tengan permisos de “Acceso a todas las encuestas”.
 

• Encuestas abiertas: Las encuestas cuyas notificaciones de invitación se hayan enviado aparecerán en la sección Invitaciones de encuestas. Las encuestas con estado Abierta también aparecerán en la sección Gestionar encuestas, incluso si no se envió un correo electrónico de invitación.

  • Las encuestas con la opción Acceder a la encuesta solo mediante un enlace activada no aparecerán en Invitaciones de encuestas. Seguirán apareciendo en la sección Gestionar encuestas, donde podrá gestionar la encuesta o copiar su enlace.

  

• Encuestas anteriores: Las encuestas con estado “Cerrada” aparecen más abajo en la página. Aún puede acceder a los datos de las respuestas haciendo clic en Resultados o duplicar la encuesta haciendo clic en el icono de tres puntos.

Compartir encuestas manualmente

Haga clic en los tres puntos junto a cualquier encuesta para:

• Copiar enlace de la encuesta: Compartir la URL directa.
• Código QR: Descargar un código QR para señalización física o presentaciones.

Envío de un recordatorio de encuesta

Mientras la encuesta se encuentre en estado de borrador, la opción de enviar recordatorios estará desactivada. Una vez publicada la encuesta (estado Abierta):

1. Busque la encuesta en la sección Gestionar encuestas.
2. Haga clic en el icono de tres puntos apilados (Acciones) a la derecha de la encuesta.

3. Haga clic en “Redactar y enviar recordatorio”.
    

   

    

4. Introduzca el asunto, el cuerpo y el texto que debe tener el enlace de la encuesta.

5. Haga clic en “Enviar”. Esto envía un recordatorio único.
    

   

Nota: La opción de enviar recordatorios de encuestas es una función exclusiva de Awardco Engage™. Si su cuenta no incluye Awardco Engage™, la opción de recordatorio no aparecerá en la configuración de la encuesta.

Visualización de los resultados de la encuesta

Para consultar los datos de su encuesta, haga clic en “Resultados” junto a cualquier encuesta con estado “Abierta” o “Cerrada” en la sección Gestionar encuestas. Los creadores de encuestas solo pueden ver y gestionar las encuestas que han creado, junto con los resultados de esas encuestas. No pueden ver encuestas ni resultados creados por otros usuarios, a menos que tengan permisos de “Acceso a todas las encuestas”.
 

La página de resultados muestra lo siguiente:

• Filtrado: Use el menú desplegable Filtrar por para limitar los datos de respuesta según los metadatos.
• Resumen: La parte superior de la página muestra las estadísticas de las respuestas (tasa y recuento total).
• Visualizaciones: Las respuestas de cada pregunta se representan en gráficos de datos más abajo en la página.
• Exportación: Haga clic en “Exportar CSV” para descargar los datos sin procesar. La exportación reflejará los filtros actuales.

Más información: Esta sección proporciona una descripción general básica. Para datos tácticos y administrativos (como tallas de camisetas), la vista de resumen suele ser suficiente. Para obtener una guía completa sobre análisis avanzados, consulte nuestro artículo [title].

Prácticas recomendadas

• Defina un objetivo claro: Antes de crear la encuesta, sepa exactamente qué desea medir (por ejemplo, comentarios sobre un evento, preferencias de recompensas o evaluación posterior a una capacitación). Las encuestas simples funcionan mejor cuando se centran en un objetivo único y específico.
• Mantenga la encuesta concisa: Como las encuestas simples suelen ser solicitudes puntuales, procure no superar las 10-15 preguntas. Respete el tiempo de los participantes; una encuesta más corta produce una mayor tasa de finalización y datos de mejor calidad.
• Use los campos obligatorios con moderación: Marque una pregunta como Obligatoria solo si la respuesta es absolutamente fundamental para su objetivo. Hacer obligatorias demasiadas preguntas puede provocar frustración y abandono por parte de los participantes.
• Utilice recordatorios: Envíe un solo recordatorio unos días antes de la fecha de cierre para captar a los usuarios que no respondieron a la invitación inicial.  

Si tiene alguna pregunta, comuníquese con Soporte para administradores de Awardco.