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Creación de programas de nominación

Actualización

Utilice los programas de nominación para recopilar envíos fácilmente, gestionar rondas de aprobación y votación, y celebrar a sus nominados y ganadores finales, asegurándose de que todos se sientan reconocidos y valorados. Este artículo se centra en la creación y configuración de un programa de nominación. Para obtener información sobre la gestión de su programa de nominación, consulte Gestión de programas de nominación.

 

  1. Valor e impacto de los programas de nominación
  2. Creación de un programa de nominación
  3. Configuración
  4. Cómo añadir el widget Programas de nominación a la página de inicio
  5. Implicaciones y aspectos que se deben considerar
  6. Preguntas frecuentes

 

Valor e impacto de los programas de nominación

Los programas de nominación le ayudan a:

  • Recopilar nominaciones de un grupo amplio de empleados.
  • Utilizar rondas de aprobación y votación para reducir el número de envíos.
  • Reconocer a los ganadores con premios.
  • Notificar a los no ganadores que fueron nominados y compartir detalles importantes de la nominación.
  • Añadir una forma estructurada de organizar concursos, premios y nominaciones entre compañeros.
  • Proporcionar visibilidad clara sobre las nominaciones y la etapa de revisión en la que se encuentran.
  • Automatizar las notificaciones y los reconocimientos tanto para ganadores como para nominados.

Esto mantiene sus programas transparentes, justos y atractivos para toda la empresa.

 

Creación de un programa de nominación

 

 

Siga estos pasos para crear un programa de nominación de principio a fin.

  1. Inicie sesión en su plataforma Awardco.
  2. En la página de inicio, seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
  3. En el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Reconocimiento”, “Programas” y, a continuación, “Programas de nominación”.
  4. Seleccione “Crear programa de nominación”, asigne un nombre al programa y seleccione “Crear programa”.

 

 

Configuración

Pestaña General

Después de crear un programa de nominación, verá la lista completa de configuraciones en la pestaña General.

Configuración general:

  • Nombre del programa.
  • Descripción del programa: breve descripción para ayudar a los usuarios a identificar el programa (límite de 125 caracteres).
  • Mensaje del enlace “Más información”: texto que se muestra cuando los usuarios seleccionan “más información” sobre el programa (límite de 2000 caracteres).
  • Imagen de portada del programa: cargue una imagen de encabezado para el programa; las dimensiones recomendadas son 1200 x 600 px, con un tamaño máximo de archivo de 50 MB.

Elegibilidad para las nominaciones

  • Elegibilidad de los nominadores
    • Seleccione “Todos” para permitir que todos los usuarios envíen nominaciones.
    • Seleccione “Limitar nominadores” para definir los usuarios elegibles mediante:
      • Usuarios: especifique usuarios individuales.
      • Metadatos: defina la elegibilidad mediante etiquetas de metadatos; por ejemplo, usuarios con los cargos “VP” o “Gerente”, o usuarios etiquetados como “Empleado” en una categoría y “Tiempo parcial” en otra.
  • Elegibilidad de los destinatarios
    • Seleccione “Todos” para permitir que todos los usuarios reciban nominaciones.
    • Seleccione “Limitar destinatarios” para definir los destinatarios elegibles por Usuarios o Metadatos, utilizando una lógica similar a la anterior.
      • Seleccione “Igual que el nominador” cuando trabaje con metadatos para asociar los destinatarios al mismo grupo de metadatos que los nominadores elegibles.

 

 

Periodo de envío

  • Utilice el Periodo de envío para programar cuándo pueden los empleados enviar nominaciones. Esto controla la recopilación de nominaciones del lado del empleado, no la línea de tiempo completa de gestión del programa.
    • Seleccione la fecha y hora de inicio del programa.
    • Active “Añadir una fecha de finalización” para establecer la fecha y hora de finalización del programa.
    • Seleccione la zona horaria del programa.

 

 

Pestaña Reglas

Reglas de nominación

  • Configuración de destinatarios:
    • Determine si solo se pueden nominar individuos, grupos o tanto grupos como individuos.
    • Si selecciona Grupos, establezca el número mínimo y máximo de individuos por grupo.
  • Cambie entre sí/no para permitir que una persona se nomine a sí misma.
  • Introduzca el número de nominaciones que puede realizar un individuo o seleccione “Nominaciones ilimitadas”.
  • Cambie entre sí/no para permitir que una persona nomine varias veces a la misma persona.

 

 

Pestaña Preguntas

En la pestaña Preguntas, puede adaptar el formulario de nominación actualizando las preguntas predeterminadas y añadiendo las indicaciones adicionales necesarias para recopilar la información adecuada para su programa.

  • Pregunta principal: la pregunta principal es “¿Por qué desea nominar a esta persona?”. Puede modificar el texto y el orden de esta pregunta abierta para adaptarla a su programa, pero no puede eliminarla. La respuesta a esta pregunta principal es lo que aparece en el feed como texto del reconocimiento si decide enviar reconocimientos a sus ganadores y nominados.
  • Pregunta de selección de usuario: la pregunta de búsqueda de usuarios es “¿A quién desea nominar?”. Puede modificar el texto y el orden de esta pregunta, pero no puede eliminarla. Como esta pregunta se incluye en el formulario de manera predeterminada, no necesita añadir otra pregunta de tipo Selección de usuario solo para elegir al nominado. Utilice una pregunta de tipo Selección de usuario únicamente si necesita otra pregunta basada en usuarios en otra parte del formulario.


 

Haga clic en “Añadir pregunta” para crear preguntas adicionales para su encuesta. Puede elegir entre los siguientes tipos:

  • Respuesta corta: solicita respuestas escritas concisas.
    • Introduzca el texto de la pregunta.
    • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria, si corresponde.
    • Haga clic en “Guardar”.
    • Nota: el límite de caracteres para una respuesta corta es de 600.


       
  • Respuesta larga: invita a proporcionar respuestas escritas detalladas.
    • Introduzca el texto de la pregunta.
    • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria, si es necesario.
    • Haga clic en “Guardar”.
    • Nota: el límite de caracteres para una respuesta larga es de 4000.


 

  • Selección única: similar a una pregunta de opción múltiple, una pregunta de selección única permite solo una respuesta.
    • Introduzca el texto de la pregunta.
    • Añada varias opciones de respuesta escribiendo una respuesta y pulsando Intro.
    • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria, si es necesario.
    • Haga clic en “Guardar”.

 


 

  • Selección múltiple: permite a los participantes elegir varias respuestas.
    • Introduzca el texto de la pregunta y las opciones de respuesta.
    • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria, si es necesario.
    • Haga clic en “Guardar”.



 

  • Carga de archivos: solicita a los encuestados que carguen un archivo.
    • Introduzca el texto de la pregunta.
    • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria, si es necesario.
    • Haga clic en “Guardar”.

 

 

  • Multimedia: solicita a los encuestados que carguen un archivo multimedia.
    • Introduzca el texto de la pregunta.
    • Marque la casilla La respuesta del participante es obligatoria, si es necesario.
    • Haga clic en “Guardar”.

 

 

Reordene las preguntas arrastrando y soltando el icono de seis puntos situado junto a cualquier pregunta, excepto la pregunta principal, que actualmente no se puede reordenar.

 

Pestaña Configuración de evaluación

Los programas de nominación admiten la Configuración de evaluación, que le permite ejecutar varias rondas de aprobaciones y votaciones para reducir la lista de nominados y envíos y, en última instancia, determinar los ganadores.
 

Votación

Utilice una ronda de votación cuando quiera que los votantes reduzcan un grupo grande de nominados a un grupo más pequeño. Puede configurar la votación para votantes individuales o para un comité.

  • Votación individual: cada votante revisa sus nominados asignados y selecciona los nominados que avanzarán.
  • Votación del comité: un comité revisa un grupo compartido de nominados para la ronda. Puede asignar a los miembros del comité mediante CSV, metadatos o selección de usuarios. Solo se puede asignar un comité a cada ronda.

 

Votación individual

Para la votación individual:

  • Asigne nominaciones a los votantes manualmente.
  • Filtre las nominaciones por metadatos, como departamento, ubicación o función.
  • Asigne votantes en bloque para ahorrar tiempo.
  • Asegúrese de que cada nominación tenga un votante asignado antes de iniciar la ronda.

Para una ronda de votación individual con revisores asignados manualmente, seleccione Iniciar ronda y establezca la Cantidad de votos, que determina cuántos nominados puede seleccionar cada revisor.

*Imagen de ejemplo de lo que verá un votante individual durante una ronda de votación.

 

Votación del comité

Para utilizar la votación del comité:

  1. Añada o edite una ronda de votación.
  2. Seleccione Votación del comité.
  3. Asigne a los miembros del comité mediante el método de asignación disponible, como:
    • Carga de CSV mediante una dirección de correo electrónico o un ID de empleado.
    • Metadatos.
    • Selección de usuarios.
  4. Configure los ajustes Cantidad de votos y Total de candidatos que avanzan. Cantidad de votos determina cuántos votos totales puede emitir cada votante. Total de candidatos que avanzan determina cuántos nominados puede hacer avanzar el comité a la siguiente ronda.
    • Ejemplo: cada votante puede emitir hasta 3 votos, pero el comité solo puede hacer avanzar a 1 nominado como ganador. 
  5. Configure la visibilidad de los resultados y, si lo prefiere, añada un paso de confirmación del voto del comité. Activar los resultados posteriores a la votación permite a los miembros del comité ver la distribución de votos después de emitir su voto. Activar la confirmación del voto del comité permite celebrar una reunión final, una vez emitidos todos los votos, para tomar una decisión final como comité.
  6. Añada una guía o rúbrica para revisores, si es necesario.
  7. Guarde la ronda.

Solo se puede asignar un comité a cada ronda. El comité se asigna automáticamente a la ronda de votación.

 

Las configuraciones de los pasos 4, 5 y 6 determinan cómo votan los miembros del comité, qué pueden ver después de votar y cómo el comité envía su decisión final.

 

Cantidad de votos

Utilice Cantidad de votos para controlar cuántos nominados puede seleccionar cada miembro del comité.

Puede establecer la cantidad como:

  • Limitada: cada votante puede seleccionar un número definido de nominados.
  • Ilimitada: cada votante puede seleccionar nominados sin un límite establecido.

 

Total de candidatos que avanzan

Utilice Total de candidatos que avanzan para controlar cuántos nominados avanzan desde la ronda.

Puede establecer el total como:

  • Limitado: avanza un número definido de nominados.
  • Ilimitado: pueden avanzar todos los nominados que cumplan las reglas de avance del programa.

 

Resultados y transparencia

Utilice la configuración de resultados y transparencia para controlar lo que los miembros del comité pueden ver después de votar.

Configure Resultados posteriores a la votación como:

  • Desactivados: los miembros del comité no ven los resultados posteriores a la votación.
  • Solo resultados: los miembros del comité ven los totales generales de votos.
  • Todos los detalles: los miembros del comité ven información detallada de la votación, incluido quién votó por cada nominado.

Active la Confirmación del voto del comité si desea que el comité revise sus resultados antes de enviar una decisión final. Los miembros del comité pueden revisar los resultados y editar sus selecciones si es necesario. Solo un miembro del comité debe confirmar y enviar la decisión final en nombre del comité.

 

Directrices para revisores

Añada una directriz o rúbrica para revisores a una ronda de votación cuando quiera proporcionarles criterios coherentes.

Solo los revisores pueden ver la directriz.

 

Aprobación

Una ronda de aprobación se utiliza mejor como una simple comprobación de “sí/no” de las nominaciones.

Elija el tipo de aprobación en la configuración:

  • Aprobación del supervisor:
    • La nominación se envía automáticamente al supervisor del nominado; no se necesita una asignación manual.
  • Asignación manual:
    • A diferencia del enrutamiento automatizado al supervisor mencionado anteriormente, los nominados NO tendrán un supervisor asignado automáticamente desde el principio.
    • Asigne manualmente a los aprobadores a medida que lleguen las nominaciones.
      • Filtre las nominaciones por metadatos como departamento, ubicación o función.
      • Asigne aprobadores en bloque para ahorrar tiempo cuando tenga muchas nominaciones que quiera asignar a una persona.

 

*Imagen de ejemplo de lo que verá un aprobador durante una ronda de aprobación

 

En Configuración de evaluación, puede crear distintos tipos de rondas, como una primera ronda de aprobación seguida de una segunda ronda de votación, seleccionando Añadir ronda. Las rondas funcionan como etapas en un proceso de revisión. En cada ronda, un grupo específico de aprobadores o votantes revisa las nominaciones y decide cuáles avanzan. Esto le permite reducir la lista paso a paso hasta llegar a los ganadores finales. También puede eliminar una ronda futura desde Configuración de evaluación si es necesario, pero no puede eliminar una ronda actual o pasada.

No hay límite en el número de rondas, pero lo ideal son 2 o 3 rondas.

 

 

Pestaña Reconocer

Utilice Reconocer para configurar los ajustes de reconocimiento de los nominados y ganadores.

Nominados

  • Seleccione la plantilla de correo electrónico para las notificaciones a los nominados.
  • Reconocer a los nominados al enviar la nominación:
    • Active enviar el reconocimiento en el momento de la nominación si desea que los empleados reciban reconocimientos cuando sean nominados (en tiempo real). 
      • Recomendamos encarecidamente reconocer a los nominados al enviar la nominación para generar impulso y aumentar la concienciación durante todo el proceso del programa de nominación; saber simplemente que fueron nominados aumenta el valor general y el impacto cultural del programa.
    • Si elige reconocer a los nominados al enviar la nominación, seleccione si el reconocimiento será público o privado y elija la imagen del banner del feed. 
    • Tenga en cuenta que la misma plantilla de correo electrónico que seleccione para los nominados también puede seleccionarse como plantilla de correo electrónico para los ganadores en la configuración siguiente.
  • Solo los nominados que un administrador retire manualmente del programa de nominación no recibirán una notificación.
  • Banner del feed: esta imagen aparecerá en el reconocimiento del nominado en el feed.
    • Utilice una imagen de 1200 x 300 para el reconocimiento en el feed.
    • Es ideal para distinguir los reconocimientos.

Nota: se recomienda comenzar con la plantilla de correo electrónico de Reconocimiento estándar para las notificaciones a los nominados y, a continuación, ajustar el contenido para adaptarlo a su programa de nominación específico.

 

 

Ganadores

  • Seleccione la plantilla de correo electrónico para los ganadores.
  • Seleccione el presupuesto del que se extraerán los puntos que se otorgarán al ganador.
  • Seleccione la Red de premios con la que se asociarán los puntos.
  • Banner del feed: esta imagen aparecerá en el reconocimiento del ganador en el feed.
    • Utilice una imagen de 1200 x 300 para el reconocimiento en el feed.
    • Es ideal para distinguir los reconocimientos.

Nota: se recomienda comenzar con la plantilla de correo electrónico de Reconocimiento estándar para las notificaciones a los nominados y, a continuación, ajustar el contenido para adaptarlo a su programa de nominación específico.

 

 

Cómo añadir el widget Programas de nominación a la página de inicio

El widget Programas de nominación aparece en un widget específico de la página de inicio para ofrecer la máxima visibilidad. Desde el widget, los empleados pueden hacer clic para acceder rápidamente a los programas de nominación. No puede abrir su programa de nominación hasta que se haya añadido este widget.

Configuración del widget Programas de nominación:

  1. En la página de inicio, seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
  2. En el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Personalizar” y, a continuación, en “Editor de la página de inicio”.
  3. En el lado izquierdo o derecho del editor de la página de inicio, haga clic en “Añadir contenido” y añada “Programas de nominación”.

 

 

  1. Opcionalmente, edite el título del widget.
  2. Añada también el widget Programas de nominación al diseño de la página de inicio móvil y asegúrese de que sea visible y fácil de acceder.

 

 

Se recomienda mover este widget más cerca de la parte superior de la página de inicio, al menos por encima del widget “Feed de reconocimientos”. Asegúrese también de obtener una vista previa de la ubicación del widget en la página de inicio móvil.

Para obtener instrucciones más detalladas sobre cómo personalizar el diseño, consulte nuestro artículo de soporte sobre el Editor de la página de inicio.

 

 

Su programa de nominación ya está configurado. Para abrir las nominaciones, gestionar los envíos, ejecutar rondas de aprobación o votación y reconocer a los ganadores, consulte Gestión de programas de nominación.

 

Implicaciones y aspectos que se deben considerar

Al configurar un programa de nominación, tenga en cuenta los siguientes aspectos:

  • Presupuesto y premios:
    • Asegúrese de que el presupuesto para premios coincida con el número previsto de ganadores.
    • Decida si todos los ganadores recibirán el mismo premio o si habrá distintos niveles.
  • Carga de trabajo de aprobadores y votantes:
    • Tenga en cuenta cuántas nominaciones asigna a un solo revisor para aprobarlas o votar sobre ellas.
    • Utilice filtros y asignaciones en bloque para distribuir el trabajo de forma justa.
  • Cronograma:
    • Defina claramente:
      • Las fechas de apertura y cierre de las nominaciones.
      • Las fechas de inicio y finalización de cada ronda.
      • Cuándo se anunciarán los ganadores.
  • Comunicación:
    • Informe a los empleados:
      • Quién puede nominar.
      • Qué hace que una nominación sea sólida.
      • Cómo y cuándo se elegirán los ganadores.
    • Planifique anuncios para:
      • El lanzamiento del programa.
      • El cierre de las nominaciones.
      • Las notificaciones a ganadores y nominados.
  • Datos y equidad:
    • Utilice criterios coherentes en las preguntas del programa.
    • Asegúrese de que los aprobadores y votantes entiendan qué deben buscar.
    • Utilice varias rondas si necesita más control o más revisión.

 

Preguntas frecuentes

¿Quién puede utilizar los programas de nominación?

Los programas de nominación están diseñados para administradores de Awardco y propietarios de programas que gestionan programas de reconocimiento. Los usuarios finales ven el formulario de nominación y las notificaciones que usted configura, pero solo los administradores de programas de nominación gestionan las rondas y los resultados.

¿Cuál es la diferencia entre aprobación y votación?

La aprobación es una decisión simple de aprobar o rechazar cada nominación. La votación permite que los revisores elijan un número determinado de nominados de un grupo, lo que resulta útil cuando necesita reducir un grupo grande a un conjunto más pequeño de finalistas o ganadores.

¿Puedo tener más de una ronda?

Sí. Puede crear varias rondas de aprobación o votación. Usted decide cuántas rondas desea al configurar el programa.

¿Cuándo se notifica a los nominados?

Los nominados pueden recibir notificaciones de dos maneras: inmediatamente después de ser nominados, si la opción Enviar reconocimiento en el momento del envío de la nominación está activada, o al final del programa desde la página Ganadores, si aún no habían recibido una notificación. Si no se utiliza ninguna de estas opciones, los nominados no recibirán ninguna notificación.

¿Puedo ver cuántas personas participaron?
Sí. La pestaña Todos los envíos muestra la tasa de participación, el total de nominaciones y otras métricas clave del programa.

¿Puedo nominar a un grupo de individuos?
Sí. Para permitir nominaciones grupales, vaya a Configuración y, a continuación, a Reglas. En Configuración de destinatarios, seleccione “Grupos” o “Grupos e individuos”. Si selecciona Grupos, establezca el número mínimo y máximo de individuos permitidos en cada nominación grupal.

Para quienes fueron nominados pero no ganaron, ¿qué texto aparece en su feed de reconocimientos?

El nominado verá la respuesta que el nominador escribió para la pregunta principal, normalmente “¿Por qué desea nominar a esta persona?”.

¿Cuál es la diferencia entre la votación individual y la votación del comité?

En la votación individual, las nominaciones se asignan a votantes individuales. En la votación del comité, un comité revisa un grupo de votación compartido y envía una decisión grupal por ronda.

¿Puede un miembro del comité retirar un voto enviado?

Un miembro del comité puede retirar un voto cuando la confirmación del voto del comité está activada. Un superadministrador puede retirar un voto independientemente de la configuración.
 

 

Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con Soporte para administradores de Awardco.

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