Usa los programas de nominaciones para recopilar envíos fácilmente, administrar rondas de aprobación y votación, y celebrar a tus nominados y ganadores finales, asegurándote de que todos se sientan vistos y apreciados. Este artículo se centra en la administración y los informes de un programa de nominaciones. Para obtener información sobre cómo crear tu programa de nominaciones, consulta Creación de programas de nominaciones.
- Valor e impacto de los programas de nominaciones
- Administrar
- Informes sobre las nominaciones
- Implicaciones y aspectos que debes considerar
- Preguntas frecuentes
Valor e impacto de los programas de nominaciones
Los programas de nominaciones te ayudan a:
- Recopilar nominaciones de un grupo amplio de empleados.
- Usar rondas de aprobación y votación para reducir el número de envíos.
- Reconocer a los ganadores con premios.
- Notificar a los participantes que no ganaron que fueron nominados y compartir detalles importantes de la nominación.
- Agregar una forma estructurada de llevar a cabo concursos, premios y nominaciones entre compañeros.
- Obtener una visibilidad clara de las nominaciones y de la etapa de revisión en la que se encuentran.
- Automatizar las notificaciones y los reconocimientos tanto para ganadores como para nominados.
Esto mantiene tus programas transparentes, justos y atractivos para toda la empresa.
Para obtener información sobre cómo crear tu programa de nominaciones, consulta Creación de programas de nominaciones.
Administración de un programa de nominaciones
Sigue estos pasos para ir a un programa de nominaciones que ya hayas creado:
- Inicia sesión en tu plataforma de Awardco.
- En la página de inicio, selecciona el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, haz clic en “Reconocimiento”, “Programas” y, luego, “Programas de nominaciones”.
Una vez que el programa esté activo, lo administrarás desde la pestaña Administrar. Desde aquí, puedes ver todos los envíos, avanzar por las rondas de revisión y reconocer a los ganadores y nominados.
Pestaña Todos los envíos
Esta es la página principal para administrar las nominaciones una vez que tu programa de nominaciones esté activo. Antes de abrir las nominaciones, primero debes agregar el widget Programas de nominaciones a la página de inicio. El botón “Abrir nominaciones” no aparecerá hasta que se agregue este widget.
- Al seleccionar “Abrir nominaciones”, el programa estará visible y disponible para los participantes elegibles directamente en el widget de la página de inicio, lo que les permitirá descubrir el programa y comenzar a enviar nominaciones.
Nota: Si programas una fecha de inicio en la configuración del período de envío, no necesitas seleccionar manualmente “Abrir nominaciones”.
Una vez abierto el programa de nominaciones, podrás iniciar la ronda 1.
Completa la configuración del widget Programas de nominaciones en computadoras y dispositivos móviles antes de seleccionar Abrir nominaciones.
Usa la página “Todos los envíos” para hacer seguimiento de lo que ocurre en tu programa activo.
Desde aquí, puedes:
- Ver todos los nominados del programa, filtrar las nominaciones por metadatos y descargar un archivo CSV.
- Revisar las métricas de las nominaciones, las métricas de los nominados y la tasa de participación del programa.
- Compartir el enlace o un código QR para llevar a las personas directamente al programa de nominaciones.
- Ver el estado del nominado, por ejemplo, aprobación pendiente, en votación o ganador.
- Ver el número de nominaciones que tiene cada persona.
- Ordenar las nominaciones.
- Ver quién está asignado a la votación o aprobación de cada nominación.
Para controlar cuándo están abiertas y cerradas las nominaciones:
- Selecciona “Cerrar nominaciones” cuando estés listo para dejar de aceptar nuevas participaciones para la ronda.
- Vuelve a abrir las nominaciones si quieres aceptar más nominaciones y aún no has iniciado la ronda 1.
Antes de iniciar una ronda, debes asignar manualmente a sus aprobadores y votantes desde la página Evaluaciones (a menos que hayas elegido una ronda de aprobación automatizada en la que la aprobación se asigna a los supervisores).
A diferencia de muchos programas de reconocimiento estándar, no asignas aprobadores ni votantes antes de abrir un programa de nominaciones; este paso se realiza más adelante, en la pestaña Evaluaciones, ronda por ronda.
Pestaña Evaluaciones
Usa la página “Evaluaciones” para administrar las rondas que ya configuraste en Configuración de evaluación.
Desde aquí, puedes:
- Ver todas las rondas y sus resultados.
- Iniciar o detener rondas.
- Asignar revisores, incluidos votantes individuales o miembros del comité.
Para agregar otra ronda o eliminar una ronda futura, ve a “Configuración de evaluación”. Una vez asignados los revisores, selecciona “Iniciar ronda” cuando estés listo para comenzar la revisión.
NOTA: No puedes iniciar una ronda hasta que cada nominación tenga un aprobador, votante individual o comité asignado.
Ronda de votación
Usa una ronda de votación para reducir un grupo grande de nominados a un grupo más pequeño. Puedes usar la votación individual o la votación del comité.
Votación individual:
Cada votante revisa los nominados que tiene asignados y selecciona el número permitido para que avance.
Para asignar votantes individuales:
- Asigna las nominaciones manualmente.
- Filtra las nominaciones por metadatos, como departamento, ubicación o función.
- Asigna votantes en bloque para ahorrar tiempo.
- Asegúrate de que cada nominación tenga un votante asignado antes de iniciar la ronda.
Al iniciar la ronda, el administrador del programa establece cuántos nominados puede seleccionar cada votante.
Experiencia del votante individual:
- Los votantes reciben una notificación por correo electrónico tan pronto como se les asigna una nominación para revisar. Si se asignan varias nominaciones en bloque al mismo votante, recibe una sola notificación por correo electrónico en lugar de un correo separado por cada nominación.
- Pueden hacer clic en un enlace del correo electrónico para abrir su nominación y revisarla.
- Los votantes también pueden encontrar las nominaciones que necesitan revisar en la página de inicio, en Administrar > Aprobaciones > Nominaciones.
- Los votantes individuales seleccionan nominados de su grupo asignado. Los miembros del comité revisan a los nominados en el grupo de votación compartido del comité.
- Los votantes hacen sus selecciones y, luego, seleccionan “Confirmar selecciones” o siguen las instrucciones en pantalla para enviar su decisión.
Vista de administrador de la votación individual:
La vista de administrador de la votación individual se centra en asignar nominaciones, hacer seguimiento del progreso de los revisores y administrar la ronda de votación.
Desde la vista de administrador, puedes:
- Asignar nominaciones a votantes individuales.
- Ver qué revisores han iniciado o completado sus revisiones y qué revisores aún deben votar.
- Eliminar una nominación de la ronda de votación cuando sea necesario.
- Confirmar una nominación cuando sea necesario.
- Iniciar o finalizar la ronda de votación.
Usa la vista de administrador para supervisar el progreso y administrar la ronda. Los votantes usan su vista individual para revisar las nominaciones asignadas y enviar sus selecciones.
Votación del comité:
La votación del comité permite que un grupo revise un conjunto compartido de nominados para la ronda.
Para configurar la votación del comité:
- Asigna a los miembros del comité mediante CSV, metadatos o selección de usuarios.
- Configura cuántos nominados puede seleccionar cada miembro del comité.
- Establece cuántos nominados pueden avanzar a la siguiente ronda.
Solo se puede asignar un comité a cada ronda. Solo un miembro del comité debe enviar la decisión del comité.
Experiencias de los votantes del comité:
- Los votantes del comité reciben una notificación por correo electrónico tan pronto como se les asigna como votantes.
- Pueden hacer clic en un enlace del correo electrónico para abrir su nominación y revisarla.
- Los votantes del comité también pueden encontrar las nominaciones que necesitan revisar en la página de inicio, en Administrar > Aprobaciones > Nominaciones > Revisar.
Revisar y enviar tus votos
- Revisa las reglas y directrices de votación establecidas por el administrador del programa.
- Selecciona los nominados que quieres que avancen.
- Selecciona “Confirmar selecciones”.
Revisar los resultados de la votación
- Lo que los miembros del comité pueden ver después de votar depende de la configuración de Resultados posteriores a la votación del administrador del programa:
- Desactivado: los miembros del comité no pueden ver los resultados posteriores a la votación.
- Solo resultados: los miembros del comité pueden ver los totales de votos agregados.
- Todos los detalles: los miembros del comité pueden ver los detalles de la votación individual, incluido quién votó por cada nominado.
*Ejemplo de la vista del miembro del comité cuando Resultados posteriores a la votación está configurado como Todos los detalles y la Confirmación del voto del comité está habilitada.
*Ejemplo de la vista del miembro del comité cuando Resultados posteriores a la votación está configurado como Solo resultados y la Confirmación del voto del comité está habilitada.
Confirmar la decisión del comité
- Si el administrador del programa habilita la Confirmación del voto del comité, los miembros del comité pueden revisar los resultados del comité antes de enviar la decisión final.
- Cualquier miembro del comité puede editar las selecciones del comité durante el paso de confirmación.
- El mensaje Aún queda algo por hacer indica que la decisión final del comité no se ha enviado.
- Solo un miembro del comité debe enviar la decisión final en nombre de todo el comité.
- Captura de pantalla del envío de la decisión final:
Vista de administrador de la votación del comité:
La vista de administrador ofrece una visión más amplia del progreso del comité y de las acciones disponibles para administrar la ronda de votación. Mientras los miembros del comité usan su vista de votación para revisar nominados y emitir votos, los administradores pueden supervisar la actividad de todo el comité.
Desde la vista de administrador, puedes:
- Supervisar qué miembros del comité han enviado sus votos y qué miembros aún deben votar.
- Revisar la actividad de votación actual del comité, incluidos los nominados que han seleccionado sus miembros.
- Editar las clasificaciones o selecciones cuando sea necesario.
- Enviar recordatorios a los miembros del comité que aún no hayan enviado sus votos (como se muestra en la imagen a continuación).
- Supervisar el progreso del comité durante el proceso de votación o confirmación.
Las acciones disponibles pueden depender de la visibilidad de los resultados de la ronda de votación y de la configuración de confirmación del voto del comité. Por ejemplo, los miembros del comité pueden editar sus selecciones durante el paso de confirmación cuando la Confirmación del voto del comité está habilitada. La vista de administrador también puede incluir acciones de administración que no están disponibles para los miembros del comité.
Usa la vista de administrador para administrar la ronda y hacer seguimiento de los votos pendientes. Usa la vista del miembro del comité para comprender lo que ven los votantes cuando revisan nominados, emiten votos, editan selecciones o envían la decisión final del comité.
Ronda de aprobación
Una ronda de aprobación se utiliza mejor como una verificación sencilla de “sí/no” para las nominaciones.
Elige el tipo de aprobación en la configuración de evaluación:
- Aprobación del supervisor:
- La nominación se envía automáticamente al supervisor del nominado; no es necesario realizar una asignación manual.
- Asignación manual:
- A diferencia del enrutamiento automatizado al supervisor, los nominados no tendrán automáticamente un supervisor asignado desde el principio.
- Asigna manualmente a los aprobadores a medida que llegan las nominaciones:
- Filtra las nominaciones por metadatos como departamento, ubicación o función.
- Asigna aprobadores en bloque para ahorrar tiempo cuando tengas muchas nominaciones que quieras asignar a una persona.
- Un administrador puede iniciar la ronda una vez que las nominaciones se hayan cerrado oficialmente y todos los envíos tengan un revisor asignado.
- Asegúrate de que cada nominación tenga un aprobador.
Revisa lo siguiente antes de iniciar la ronda:
- Todas las nominaciones de la ronda.
- Quién está asignado para aprobar cada nominación.
- Confirma que la configuración sea correcta.
Experiencia del aprobador:
- Los aprobadores reciben una notificación por correo electrónico tan pronto como se les asigna una nominación para revisar. Si se asignan varias nominaciones en bloque al mismo aprobador, recibe una sola notificación por correo electrónico en lugar de un correo separado por cada nominación.
- Pueden hacer clic en un enlace del correo electrónico para abrir su nominación y revisarla.
- Los aprobadores también pueden encontrar las nominaciones que necesitan revisar en la página de inicio, en Administrar > Aprobaciones > Nominaciones.
- Para cada nominación, el aprobador la aprueba o la rechaza.
Vista de administrador de las aprobaciones:
La vista de administrador de las aprobaciones se centra en asignar nominaciones, hacer seguimiento del progreso de los revisores y administrar la ronda de aprobación. Cada aprobador revisa las nominaciones que tiene asignadas.
Desde la vista de administrador, puedes:
- Asignar nominaciones a aprobadores individuales.
- Ver qué revisores han iniciado o completado sus revisiones y qué revisores aún deben aprobar.
- Eliminar una nominación de la ronda de aprobación cuando sea necesario.
- Confirmar una nominación cuando sea necesario.
- Iniciar o finalizar la ronda de aprobación.
Usa la vista de administrador para supervisar el progreso y administrar la ronda. Los aprobadores usan su vista individual para revisar las nominaciones asignadas y enviar sus selecciones.
Finalizar rondas
Una vez que se hayan tomado las decisiones de los revisores, el administrador del programa de nominaciones cerrará la ronda.
La ronda finalizará y no se podrán realizar más cambios después de que haya terminado.
No puedes pasar a la siguiente ronda hasta que todos los responsables de la decisión hayan tomado sus decisiones para la ronda.
Si todavía hay nominaciones pendientes que requieren aprobación, los administradores del programa de nominaciones pueden:
- Aprobar las nominaciones restantes, o
- Rechazar las nominaciones restantes
Pestaña Ganadores
Cuando se hayan completado todas las rondas, usa el botón “Cerrar ronda final” para finalizar el programa. Esto NO notifica automáticamente a los ganadores; tendrás la oportunidad de reconocerlos en la página Ganadores.
Desde la página Ganadores, puedes:
- Ver la lista final de ganadores.
- Revisar el estado final de todos los nominados.
- Confirmar quiénes serán reconocidos y celebrados.
Reconocer a los ganadores
Usa la página Ganadores para:
- Enviar reconocimientos a los ganadores según la configuración de tus premios.
- Asegurarte de que los ganadores reciban:
- Sus puntos o premios.
- Los mensajes y la imagen de marca correctos del programa.
- Programar los reconocimientos para que se envíen en una fecha posterior o de inmediato.
Nota: No se mostrará ningún “de” cuando se otorgue el reconocimiento. En su lugar, aparecerá el nombre del programa.
La pestaña Ganadores se mostrará incluso mientras el programa siga activo y aún no se hayan seleccionado los ganadores. Como recordatorio, cerrar la ronda final agrega a los ganadores a esta página, pero no les notifica automáticamente ni envía su reconocimiento de ganador.
Notificar a los nominados que no ganaron
Como recordatorio, las notificaciones a los nominados pueden enviarse desde dos lugares:
- En tiempo real: se puede notificar a los nominados en el momento en que son nominados. (Configura esto mediante la opción Enviar reconocimiento al momento de enviar la nominación en la configuración del programa).
- Desde la página Ganadores: las notificaciones pueden enviarse al final del programa si no se enviaron al momento del envío.
Estas notificaciones informan a los nominados que fueron reconocidos y muestran la respuesta a la pregunta principal de la nominación, indicándoles exactamente por qué fueron nominados o qué hicieron bien. Esto ayuda a mantener una actitud positiva en el programa, ya que garantiza que los nominados sepan que sus esfuerzos fueron reconocidos.
Informes sobre las nominaciones
Usa la página “Todos los envíos” en la configuración de tu programa como vista principal de informes.
En esta página, puedes:
- Ver el estado de cada nominado (por ejemplo, pendiente, en revisión, ganador o no seleccionado).
- Ver el número total de nominaciones del programa.
- Ver quién está asignado a cada nominación o ronda.
- Revisar la tasa de participación y otras métricas generales.
- Exportar o revisar los datos (según disponibilidad) mediante un archivo CSV para compartirlos con los líderes o hacer seguimiento del éxito del programa.
- Ver a los ganadores y a quienes recibieron nominaciones mediante el informe de detalles del reconocimiento.
Implicaciones y aspectos que debes considerar
Al configurar un programa de nominaciones, ten en cuenta los siguientes puntos:
- Presupuesto y premios:
- Asegúrate de que el presupuesto de premios coincida con el número previsto de ganadores.
- Decide si todos los ganadores recibirán el mismo premio o si habrá diferentes niveles.
- Carga de trabajo de aprobadores y votantes:
- Ten en cuenta cuántas nominaciones asignas a un solo revisor para aprobar o votar.
- Usa filtros y asignaciones en bloque para distribuir el trabajo de manera justa.
- Cronograma:
- Define claramente:
- Las fechas de apertura y cierre de las nominaciones.
- Las fechas de inicio y finalización de cada ronda.
- Cuándo se anunciarán los ganadores.
- Define claramente:
- Comunicación:
- Informa a los empleados:
- Quién puede nominar.
- Qué hace que una nominación sea sólida.
- Cómo y cuándo se elegirán los ganadores.
- Planifica anuncios para:
- El lanzamiento del programa.
- El cierre de las nominaciones.
- Las notificaciones de ganadores y nominados.
- Informa a los empleados:
- Datos y equidad:
- Usa criterios coherentes en las preguntas de tu programa.
- Asegúrate de que los aprobadores y votantes entiendan qué deben buscar.
- Usa varias rondas si necesitas más control o una revisión más exhaustiva.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede usar los programas de nominaciones?
Los programas de nominaciones están diseñados para los administradores de Awardco y los propietarios de programas que administran programas de reconocimiento. Los usuarios finales ven el formulario de nominación y las notificaciones que configures, pero solo los administradores de programas de nominaciones administran las rondas y los resultados.
¿Cuál es la diferencia entre aprobación y votación?
La aprobación es una decisión sencilla de aprobar o rechazar cada nominación. La votación permite que los revisores elijan un número determinado de nominados de un grupo, lo que resulta útil cuando necesitas reducir un grupo grande a un conjunto más pequeño de finalistas o ganadores.
¿Puedo tener más de una ronda?
Sí. Puedes crear varias rondas de aprobación o votación. Tú decides cuántas rondas quieres cuando configuras el programa.
¿Cuándo se notifica a los nominados?
Los nominados pueden recibir una notificación de dos maneras: inmediatamente cuando son nominados, si la opción Enviar reconocimiento al momento de enviar la nominación está habilitada, o al final del programa desde la página Ganadores si aún no habían recibido una notificación. Si no se usa ninguna de las dos opciones, los nominados no recibirán ninguna notificación.
¿Puedo ver cuántas personas participaron?
Sí. La pestaña Todos los envíos muestra la tasa de participación, el total de nominaciones y otras métricas importantes del programa.
¿Puedo nominar a un grupo de personas?
Sí. Para permitir nominaciones grupales, ve a Configuración y, luego, a Reglas. En Configuración de destinatarios, selecciona “Grupos” o “Grupos y personas”. Si seleccionas Grupos, establece el número mínimo y máximo de personas permitidas en cada nominación grupal.
Para quienes fueron nominados pero no ganaron, ¿qué texto aparece en su feed de reconocimientos?
El nominado verá la respuesta que el nominador escribió para la pregunta principal, normalmente “¿Por qué quieres nominar a esta persona?”.
¿Cuál es la diferencia entre la votación individual y la votación del comité?
En la votación individual, las nominaciones se asignan a votantes individuales. En la votación del comité, un comité revisa un grupo de votación compartido y envía una decisión grupal por ronda.
¿Puede un miembro del comité retirar un voto enviado?
Un miembro del comité puede retirar un voto cuando la confirmación del voto del comité está habilitada. Un superadministrador puede retirar un voto independientemente de la configuración.
Si tienes alguna pregunta, comunícate con el equipo de soporte para administradores de Awardco.