Traitement des approbations pour les reconnaissances en attente et les demandes de gains (héritage)

Cet article décrit le processus étape par étape pour approuver les reconnaissances en attente et les demandes de gains, y compris les reconnaissances externes soumises via les programmes de reconnaissance externe. Les approbations garantissent que toutes les reconnaissances et demandes de récompenses respectent les normes organisationnelles avant d'être accordées. Les administrateurs et les approbateurs désignés sont responsables de la gestion de ces approbations.
 

1. Accéder à la file d'attente des approbations en attente  
2. Approuver les reconnaissances internes et les demandes de gains
3. Approuver les reconnaissances externes
   • Filtrage IA Awardco Intelligence pour les reconnaissances externes
4. Notifications d'approbation
5. Notes pour les approbateurs

Accéder à la file d'attente des approbations en attente

Pour commencer, veuillez vous connecter à votre compte. Cliquez sur l'icône de la cloche située dans le coin supérieur droit de l'écran pour accéder au portail administrateur.
 

Cette action vous mènera à une page affichant les reconnaissances que vous avez soumises et qui attendent une approbation. L'onglet "Mes approbations" montre les reconnaissances nécessitant votre approbation directe, tandis que l'onglet "Toutes en attente" affiche toutes les reconnaissances en attente dans toute l'organisation. Notez que l'onglet "Toutes en attente" est visible uniquement par les administrateurs. L'onglet "Reconnaissances externes" affiche toutes les reconnaissances soumises via un programme de reconnaissance externe actuellement en attente d'approbation.

Approuver les reconnaissances internes et les demandes de gains  

1. Cliquez sur une reconnaissance en attente pour en voir les détails.

   • Reconnaissances internes : Examinez le message de reconnaissance, le nombre de points demandés et tout média joint.
   • Demandes de gains : Vérifiez le nombre de points demandés et la justification fournie.
   • Budget : Le cas échéant, sélectionnez le budget approprié à partir duquel les points seront attribués.
   • Approuver ou refuser :
     • Cliquez sur « Approuver » pour accorder la reconnaissance et les points de récompense associés.
     • Cliquez sur « Refuser » pour rejeter la reconnaissance. Si vous refusez une demande, fournissez une raison pour ce refus. Cette raison sera enregistrée dans le journal des événements. De plus, la raison du refus peut être affichée dans l'email envoyé au soumetteur de la reconnaissance (notification email « Reconnaissance refusée ») grâce à la variable de modèle d'email {{ResponseText}}.

   Si la reconnaissance ou la demande de gains nécessite un seul niveau d'approbation, elle sera traitée et envoyée au destinataire. Si plusieurs niveaux d'approbation sont requis, la demande sera acheminée vers la ou les files d'attente d'approbation des prochains approbateurs désignés. Les super administrateurs ont accès à un bouton « Super Approuver » dans le menu déroulant des actions. Cliquer sur « Super Approuver » contournera toutes les étapes d'approbation restantes et enverra immédiatement la reconnaissance au destinataire.

Approuver les reconnaissances externes

Les reconnaissances externes sont des reconnaissances soumises par des clients, fournisseurs, partenaires ou autres tiers via les programmes de reconnaissance externe. Ces reconnaissances nécessitent également une approbation avant d'être publiées publiquement.

1. Dans l'onglet « Approbations », sélectionnez la section « Reconnaissances externes » pour voir toutes les reconnaissances externes en attente.

   Cliquez sur une reconnaissance externe en attente pour en examiner les détails, y compris le message de reconnaissance, les informations du soumetteur et les points de récompense suggérés. Si des points de récompense sont suggérés, vérifiez qu'ils respectent le budget d'accès autorisé désigné.

   • Approuver ou refuser :
     • Cliquez sur « Approuver » pour accorder la reconnaissance et les points de récompense (le cas échéant). La reconnaissance apparaîtra alors dans le fil social public.
     • Cliquez sur « Refuser » pour rejeter la reconnaissance. Si vous refusez une demande, fournissez une raison pour ce refus. Notez que ce message sera uniquement visible dans le journal des événements au sein des rapports et ne sera pas affiché au soumetteur original de la reconnaissance. 

Awardco Intelligence : Filtrage IA pour les reconnaissances externes

Lorsqu'il est activé, Awardco Intelligence améliore le processus d'approbation des reconnaissances externes en intégrant un filtrage alimenté par l'IA. Avant d'atteindre les approbateurs humains, les reconnaissances passent par trois étapes :

• Modération : L'IA identifie et bloque automatiquement le contenu nuisible ou inapproprié. Ces reconnaissances n'apparaîtront pas dans la file d'attente d'approbation.
• Analyse de sentiment : L'IA analyse le ton et l'intention de la reconnaissance, fournissant une recommandation pour approuver, refuser ou examiner davantage la soumission.
• Filtrage HIPAA : Les reconnaissances pouvant contenir des identifiants liés à la santé sont signalées pour révision. Il existe également une option pour utiliser l'IA afin de masquer les informations identifiantes.

Les suggestions générées par l'IA seront visibles dans l'interface d'approbation pour guider les approbateurs. Cependant, toutes les décisions finales d'approbation restent sous la responsabilité des examinateurs humains. Pour obtenir de l'aide concernant la configuration de cette fonctionnalité, veuillez contacter votre administrateur Awardco.

Notifications d'approbation

Dans la plupart des cas, les approbateurs recevront des notifications par courriel lorsqu'il y a des reconnaissances ou des demandes de gains en attente de leur approbation. Si vous ne recevez pas ces notifications, veuillez vérifier les paramètres du programme de Reconnaissance ou de Gains concerné.
 

Notes pour les approbateurs

• Si un utilisateur ayant soumis une reconnaissance ou une demande de gains pour approbation a un superviseur qui quitte l'organisation, la demande en attente peut être redirigée vers la file d'attente d'approbation de son nouveau superviseur. Veuillez en discuter avec votre CSM ou l’équipe technique CSM pour activer cette fonctionnalité. 
• Pour les reconnaissances externes soumises via des liens personnalisés d'utilisateur, les superviseurs directs ont la capacité d'approuver les reconnaissances pour leurs subordonnés directs. Assurez-vous que l'option « Assigner un superviseur pour approuver pour les subordonnés directs » est activée dans les paramètres du programme de reconnaissance externe.
• Awardco Intelligence peut offrir une assistance précieuse dans le processus d'approbation des reconnaissances externes en fournissant une analyse de sentiment et une modération de contenu. Vous pouvez activer cette fonctionnalité dans les paramètres du programme externe sous l'onglet « Paramètres ».

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.