Intégration à UKG Ready

Intégrez facilement UKG Ready à votre plateforme Awardco pour la remplir et la maintenir à jour grâce à la synchronisation HRIS d’Awardco. Cette intégration permet à votre organisation de gérer les données des employés de façon fluide, en veillant à ce que vos programmes de reconnaissance et de récompenses soient exacts et à jour grâce à la synchronisation avec les données RH complètes d’UKG Ready.

Avertissement : Si des données d’employés se trouvent déjà sur votre plateforme, veuillez confirmer que les identifiants d’employé utilisés dans votre nouveau flux de données sont cohérents avec les données actuelles de vos utilisateurs. Le non-respect de cette consigne peut entraîner la duplication d’utilisateurs, des erreurs de reconnaissance et une perte d’intégrité des données. 
 

1. Valeur
2. Comment l’implémenter
3. Paramètres généraux
   • Paramètres avancés
4. Paramètres de mappage
   • Champs pris en charge
   • Ajouter des champs de métadonnées
5. Remarques importantes

Valeur

L’intégration d’UKG Ready à Awardco offre de nombreux avantages :

• Synchronisation automatique des données : Maintenez automatiquement les données des employés — comme les embauches, les cessations d’emploi et les changements de rôle — synchronisées entre UKG Ready et Awardco, afin que vos programmes de reconnaissance restent à jour.
• Reconnaissance des étapes importantes : Célébrez les employés pour des étapes importantes comme les anniversaires de service, en fonction de leurs données d’emploi provenant d’UKG Ready.
• Réduction du travail manuel : Gagnez du temps en automatisant les mises à jour des données, en éliminant la nécessité de saisir manuellement les données et en réduisant les erreurs.
• Utilisation centralisée des données : Utilisez les données à jour des employés pour les programmes de reconnaissance, les approbations, les rôles et les autorisations, afin de simplifier vos processus.
• Meilleure allocation budgétaire : Assurez-vous que les récompenses et les incitatifs sont remis aux bonnes personnes grâce à des renseignements exacts sur les services, les emplacements et les rôles.

Comment l’implémenter

Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité payante. Veuillez communiquer avec votre représentant Awardco pour rendre cette intégration disponible avant de continuer.

Pour configurer l’intégration à UKG Ready, suivez les étapes ci-dessous :

1. Connectez-vous à Awardco avec des identifiants d’administrateur.
2. Sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
3. Sélectionnez « Platform », puis « Integrations », puis cliquez sur « Integrations Library ».
4. Trouvez et sélectionnez UKG Ready.
5. Cliquez sur Setup UKG Ready.
   
   
    
6. Cliquez sur Continue pour accepter les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité.
7. Examinez les autorisations demandées et cliquez sur Continue.
8. Suivez les instructions liées pour créer un utilisateur de service dans UKG Ready.
9. Une fois la configuration de l’utilisateur de service terminée, cochez la case à côté de « I’ve read and completed the instructions. »
10. Saisissez l’URL du service Web, le nom d’utilisateur, le mot de passe, la clé API et le nom abrégé de l’entreprise, puis cliquez sur Connect.
    
    
     
11. Un message de réussite confirmera la connexion. Cliquez sur Next pour finaliser les paramètres.
    • Souhaitez-vous archiver les employés qui sont inactifs dans UKG Ready ?
      • Ne pas archiver les employés
      • Archiver les employés (recommandé)
    • L’adresse courriel de l’employé dans HRIS Sync doit-elle remplacer toute adresse courriel saisie dans les paramètres de son profil ?
      • Ne pas remplacer les adresses courriel Awardco
      • Remplacer les adresses courriel Awardco
    • À quelle fréquence souhaitez-vous importer les renseignements sur les employés ?
      • Quotidienne
      • Hebdomadaire
      • Mensuelle
    • Souhaitez-vous exécuter une importation manuelle maintenant ?
      • Une importation manuelle est requise avant d’activer les importations automatiques. Elle peut prendre plusieurs minutes.
      • La sélection de « Skip for now » n’exécutera pas l’importation; une importation manuelle devra être effectuée ultérieurement à partir de l’onglet « General Settings ».
      • Si l’importation manuelle réussit, une notification confirmera l’importation et présentera une ventilation des changements apportés au fichier, comme les nouveaux utilisateurs, les utilisateurs mis à jour, les utilisateurs archivés et les utilisateurs restaurés. Appuyez sur Save Import.
    • La configuration est terminée. Souhaitez-vous commencer les importations automatiques maintenant ?
      • Mettre les importations automatiques en pause (les importations pourront être activées ultérieurement à partir de l’onglet « General Settings ».)
      • Commencer les importations automatiques

Paramètres généraux

Après la configuration, des ajustements peuvent être apportés dans l’onglet General Settings de la page d’intégration à UKG Ready :

• Importation manuelle : Exécutez une importation manuelle à tout moment pour mettre à jour les données des employés. Cette opération est requise avant d’activer les importations automatiques.
• Fréquence des importations automatiques : Choisissez la fréquence d’importation des données des employés — quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
• Mettre en pause ou reprendre les importations automatiques : Utilisez ce bouton pour arrêter les importations automatiques au besoin ou les reprendre une fois les problèmes résolus.
• Aperçu du fichier des utilisateurs : Téléchargez un fichier CSV contenant les données des utilisateurs pour en vérifier l’exactitude.

Paramètres avancés

Les paramètres avancés permettent de personnaliser davantage la façon dont les données sont importées depuis UKG Ready.
 

• Archiver les employés : Retirez automatiquement les employés qui ne figurent plus dans les futures importations de données. Ce paramètre est recommandé.
• Remplacer les adresses courriel : Activez cette option pour remplacer les adresses courriel des employés par les nouvelles données provenant d’UKG Ready lors de chaque importation.
• Ajouter le signe plus aux numéros de téléphone : Ajoutez automatiquement le préfixe « + » aux numéros de téléphone si les données importées n’en contiennent pas.
• Remplacer la date d’embauche : Cette option permet à la date d’embauche provenant d’UKG Ready de remplacer la date d’embauche existante dans Awardco.
• Identifiants d’employé : Choisissez d’importer les identifiants d’employé depuis UKG Ready ou de les générer dans Awardco.
• Ne pas importer les utilisateurs : Définissez des règles pour empêcher l’importation de certains utilisateurs. Communiquez avec un représentant Awardco pour obtenir de l’aide.
• Exclure des champs de l’importation : Indiquez les champs de données (comme en-têtes de colonne) à exclure de l’importation.
• Supprimer l’intégration : Déconnectez l’intégration à UKG Ready et supprimez tous les paramètres. Cette action est irréversible.

Paramètres de mappage

Configurez la façon dont les données des utilisateurs sont mappées entre UKG Ready et Awardco. Lorsque vous sélectionnez des champs dans les menus déroulants, vous verrez à la fois le nom du champ et un exemple de valeur provenant de vos données UKG Ready (la première valeur renseignée dans ce champ), ce qui vous aidera à repérer facilement le mappage approprié.

Champs pris en charge

Vous trouverez ci-dessous les champs principaux et les champs de métadonnées acceptés par l’intégration.

Champs principaux

Champs de métadonnées

*Vous ne trouvez pas le champ dont vous avez besoin ? Cliquez ici pour nous faire part de vos commentaires et demander la prise en charge future de champs supplémentaires.

Ajouter des champs de métadonnées

Les métadonnées personnalisées vous permettent d’importer des données supplémentaires sur les utilisateurs qui peuvent être affichées sur la plateforme ou utilisées pour configurer des paramètres avancés, comme l’admissibilité à un programme. Pour inclure des champs de métadonnées supplémentaires :

1. Cliquez sur le bouton + Add Metadata Field au bas de la page.
2. Sélectionnez le champ UKG Ready dans le menu déroulant et saisissez la façon dont vous souhaitez que le nom du champ soit affiché dans Awardco.
3. Cliquez sur Save après avoir apporté vos modifications.

Une fois un champ de métadonnées ajouté, cliquez sur les trois points empilés à côté du champ pour :

• Modifier le type : Définissez le champ comme « Default », « Associated » (utilisé pour associer des utilisateurs à des identifiants de superviseur supplémentaires dans le cadre de flux de travail complexes d’approbation de la reconnaissance) ou « Hidden » (utilisé par Awardco pour les cadeaux d’entreprise; ces données ne seront pas affichées sur la plateforme).
• Supprimer le champ.

Remarques importantes

• Vous devrez configurer un compte de service pour Awardco ou en utiliser un existant
• Le courriel est toujours configuré par défaut comme le courriel professionnel de l’utilisateur. S’il n’est pas disponible, le courriel personnel est utilisé. Si un courriel professionnel est disponible, un courriel personnel est utilisé comme courriel secondaire.
• Les numéros de téléphone doivent inclure un code de pays et commencer par le symbole + pour fonctionner avec la fonctionnalité de SMS d’Awardco. Un préfixe « + » peut être ajouté automatiquement pour les utilisateurs au besoin (paramètres avancés de HRIS Sync).

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le service de soutien aux administrateurs d’Awardco.