Paramètres du programme Earn

Les programmes d’incitation constituent une forme précieuse de reconnaissance et de récompense, allant au-delà des reconnaissances par les pairs ou les gestionnaires. Les programmes Earn permettent aux employés de prendre en charge leurs incitatifs en leur offrant la possibilité de gagner des récompenses pour l’atteinte d’objectifs, l’accomplissement de tâches et la participation à diverses initiatives. Ces programmes offrent une personnalisation organisationnelle pour s’aligner sur des objectifs et des budgets spécifiques. Cet article décrit les paramètres généraux des programmes Earn et fournit un guide étape par étape pour leur création et leur modification. L’article Création d’un programme Earn monétaire sert également de ressource supplémentaire.

 

1. Accéder à Earn
2. Ajouter un programme Earn
3. Paramètres généraux
4. Configurer les règles
5. Paramètres d’affichage
6. Paramètres des questions
7. Paramètres des notifications
8. Assistance supplémentaire

Accéder à Earn

Pour accéder aux paramètres du programme Earn :

1. Connectez-vous à votre compte Awardco.
2. Sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation de gauche.
3. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez « Reconnaissance », « Programmes », puis « Programmes Earn ». 
   
    

Sur cette page, vous pouvez activer ou désactiver les programmes Earn. Ce paramètre contrôle la visibilité des programmes Earn pour les employés sur la page d’accueil. La capture d’écran ci-dessous illustre la page d’accueil avec cette fonctionnalité activée.

Le texte saisi dans le champ « Titre de la page » apparaîtra comme nom de l’onglet dans la barre de navigation.

Sous le bouton bascule, une liste de tous les programmes Earn actifs est affichée. Cliquer sur le nom d’un programme vous permet de modifier ses paramètres. Pour dupliquer un programme Earn, cliquez sur l’icône « ... » à droite du nom du programme. Les programmes Earn archivés peuvent être consultés en activant l’option « Archivés ». 
 

Ajouter un programme Earn

Passons en revue le processus de création d’un programme Earn. Dans cet exemple, nous allons configurer un programme où les employés peuvent réclamer 10 points pour avoir complété une formation en RH.

1. Sélectionnez « Ajouter un programme » en haut à droite de l’écran.
2. Saisissez un nom pour le programme, une date de début et une heure de début.
3. Pour programmer la disponibilité du programme à une heure future spécifique, saisissez la date et l’heure souhaitées. Le fuseau horaire par défaut est le Temps universel coordonné (UTC), mais vous pouvez sélectionner votre fuseau horaire préféré dans le menu déroulant.
4. La sélection d’une date de fin archivera automatiquement le programme à la date spécifiée, empêchant les employés de gagner davantage de points via ce programme.
5. Une fois ces paramètres finalisés, sélectionnez « Créer le programme ». 
    

Paramètres généraux

Dans la vue des paramètres généraux, vous pouvez modifier le nom et les dates d’un programme Earn après sa création. De plus, vous avez la possibilité de télécharger une image personnalisée qui servira d’image d’en-tête pour le programme lorsque les utilisateurs sélectionneront ce type de reconnaissance. Une sélection d’images recommandées est disponible, ou vous pouvez télécharger votre propre image aux dimensions de 1200 px par 600 px pour un affichage optimal.

Ajouter une description concise du programme aide les utilisateurs à identifier et sélectionner facilement le programme pertinent. Inclure un lien « En savoir plus » offre un accès à des détails supplémentaires lorsque les utilisateurs cliquent sur l’option « en savoir plus » pour chaque programme. Cette fonctionnalité peut guider davantage les utilisateurs dans le choix du programme approprié pour leurs soumissions et la compréhension de ses spécificités.

La fonction FAQ, lorsqu’elle est activée, affiche un lien sur la page de soumission de reconnaissance. Cliquer sur ce lien ouvre une fenêtre contextuelle où vous pouvez exposer les directives du programme que les utilisateurs doivent prendre en compte lors de la soumission d’une récompense. Cliquez sur « Modifier » pour modifier le contenu visible par les utilisateurs. Si du texte est saisi dans le champ « Affichage », le lien FAQ sera visible sur l’écran de soumission, même si la zone de message est vide. La zone HTML vous permet de saisir du contenu pour la fenêtre contextuelle en utilisant du HTML, ce qui permet d’inclure des images, des PDF ou d’autres documents personnalisés.

Sélectionnez « Suivant » pour enregistrer vos paramètres généraux et continuer.
 

Configurer les règles

La section Règles vous permet de définir l’éligibilité à la participation, la fréquence de gain et les allocations budgétaires.

• Donneur de récompense : Spécifiez à qui la reconnaissance sera attribuée. Les options incluent le bot de l’entreprise, le superviseur du bénéficiaire, une étiquette de métadonnées spécifique associée à un utilisateur, ou un utilisateur désigné dans le système. Si l’option métadonnées est sélectionnée, le système vérifiera d’abord le superviseur du bénéficiaire pour une étiquette correspondante, puis remontera la chaîne hiérarchique jusqu’à ce qu’un utilisateur avec l’étiquette spécifiée soit trouvé.
• Limites d’éligibilité : Déterminez quels utilisateurs sont éligibles pour recevoir des récompenses via ce programme Earn. Vous pouvez choisir de rendre tous les utilisateurs éligibles ou de restreindre l’éligibilité selon des groupes, des étiquettes de métadonnées ou des sélections d’utilisateurs individuels. Seuls les utilisateurs désignés pourront réclamer des récompenses via le programme.
  • Limites de réclamation : Ces limites sont configurées comme des règles individuelles. N’oubliez pas de configurer la limite puis d’enregistrer chaque règle séparément. Vous pouvez choisir de ne pas appliquer de limites au programme Earn en activant « Pas de limites » ; cependant, cela n’est généralement pas recommandé. Les règles peuvent être configurées à l’aide des champs suivants :
  • Période de limite basée sur : Définissez le début de la période de limite. Les options incluent le premier jour de la période calendaire en cours (année, mois, trimestre, etc.) ou la date de début du programme. Si cette dernière est sélectionnée, les limites seront basées sur l’anniversaire le plus récent de la date de début (par exemple, si aujourd’hui est le 12 avril 2021, et que le programme a commencé le 23 juin 2019, l’anniversaire le plus récent est le 23 juin 2020 ; si la date de début était le 23 mars 2015, l’anniversaire le plus récent est le 23 mars 2021).
  • Bénéficiaire : Choisissez soit « Tous les utilisateurs » pour permettre à tout le monde dans votre organisation de réclamer des récompenses, soit sélectionnez un « Rôle » (employés, gestionnaires de groupe, gestionnaires exécutifs ou administrateurs) pour désigner des rôles spécifiques éligibles à réclamer des reconnaissances Earn.
  • Fréquence | Montant : Déterminez s’il faut limiter les réclamations par fréquence (nombre de soumissions) ou par la valeur monétaire totale des nominations sur une période définie (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle).
  • Afficher le reste : Lorsque cette option est réglée sur « Oui », le nombre de réclamations restantes disponibles pour un utilisateur soumettant une demande Earn sera affiché sur son formulaire de soumission de reconnaissance, basé sur les règles de limite que vous établissez. Par exemple, si les utilisateurs sont autorisés à faire quatre demandes Earn par trimestre, ils verront combien il leur en reste pour le trimestre en cours sur la page de soumission.

Pour notre exemple, le donneur de récompense sera le Bot, tous les utilisateurs seront éligibles pour réclamer une récompense une fois tous les trois mois, et la période de limite sera basée sur la date de début de l’année civile. Pour toute règle de limite de réclamation créée, n’oubliez pas de cliquer sur « Ajouter une règle » pour enregistrer vos modifications.

• Budget : Toutes les récompenses Earn seront tirées d’un budget désigné unique. Utilisez cet outil pour sélectionner le budget pertinent. L’option « Gérer les budgets » offre un lien direct vers l’onglet Budgets.
• Réseau de récompenses : Le réseau de récompenses spécifié ici détermine les options de rachat disponibles pour les points attribués via ce programme. Dans la plupart des cas, « Standard » est approprié. Pour plus d’informations sur la restriction des options de rachat, veuillez consulter l’article « Gestion des réseaux de récompenses ».
• Approbation : Semblable aux limites de réclamation, l’option d’approbation est configurée comme une règle qui doit être enregistrée après la configuration. N’oubliez pas de cliquer sur « Ajouter une approbation » après avoir configuré chaque règle pour l’enregistrer dans le programme. Cette fonctionnalité permet jusqu’à trois niveaux d’approbation.
  • Règles Si/Alors : Le routage des approbations utilise des règles flexibles Si/Alors. Les conditions (« Si ») évaluent les attributs de la demande Earn, et le système assigne automatiquement l’approbateur approprié (« Alors ») lorsque ces conditions sont remplies.
    • Conditions « Si » : Les types de conditions disponibles comprennent Montant (valeur en points ou en dollars), Donneur (qui soumet), Contenu (mots ou phrases spécifiques dans le message — nécessite un téléchargement CSV avec chaque terme sur une ligne séparée dans une seule colonne), et Bénéficiaire (qui reçoit la récompense). Plusieurs conditions peuvent être combinées en utilisant la logique « Et » au sein d’une même règle.
    • « Alors » — Options d’approbateur :
      • Superviseur — Utilise la hiérarchie du fichier utilisateur pour identifier l’approbateur basé sur le superviseur du donneur ou du bénéficiaire.
      • Métadonnées hiérarchiques — Suit la hiérarchie des gestionnaires jusqu’à ce qu’un utilisateur correspondant à la valeur de métadonnée spécifiée soit trouvé. Si aucune correspondance n’est trouvée, l’approbation est envoyée à tous les administrateurs.
      • Association — Oriente vers des utilisateurs qui ne sont pas des gestionnaires directs, en utilisant la colonne de métadonnées associées dans le fichier utilisateur (voir l’article Formatage des fichiers utilisateur).
      • Utilisateur(s) spécifique(s) — Assigne des utilisateurs spécifiques pour approuver les demandes Earn routées vers cette règle.
  • Basé sur : Le premier niveau peut être basé sur le Donneur ou le Bénéficiaire. Les niveaux suivants peuvent également être basés sur le Dernier approbateur (la personne qui a approuvé le niveau précédent).
  • Ensembles de règles : Chaque niveau peut contenir plusieurs règles. Les règles sont évaluées de haut en bas — la première règle correspondante détermine le routage de l’approbation pour ce niveau. Les règles plus spécifiques doivent être placées au-dessus des règles plus générales, dites « attrape-tout ».
  • REMARQUE : Comme les nouvelles règles commencent par une condition « Toujours » par défaut, une règle laissée sur « Toujours » peut capter les demandes Earn avant une règle plus spécifique en dessous.
    • Les règles plus spécifiques doivent être placées au-dessus des règles plus générales, dites « attrape-tout ».
  • Niveaux multiples : Jusqu’à trois niveaux peuvent être configurés. Les demandes Earn progressent à travers chaque niveau séquentiellement, en commençant par le niveau 1. Chaque niveau doit être enregistré comme une règle distincte. Les gestionnaires ne seront pas invités à approuver leurs propres récompenses ; dans de tels cas, la récompense sera transmise à leur gestionnaire immédiat pour approbation.

Des informations supplémentaires sur les approbations sont disponibles dans l’article « Options de configuration d’approbation conditionnelle ». Pour notre exemple, toutes les récompenses du programme Earn seront tirées du budget Cybersécurité, les utilisateurs pourront échanger leurs points via le Réseau de récompenses Standard, et un seul niveau d’approbation sera mis en place : toute demande Earn dépassant 15 points nécessitera l’approbation du superviseur de l’utilisateur. 

Sélectionnez « Suivant » pour passer aux paramètres d’affichage.
 

Paramètres d’affichage

Les paramètres d’affichage contrôlent la façon dont votre programme Earn apparaît aux utilisateurs et les options qui leur sont disponibles. Configurez ces paramètres section par section en suivant les directives ci-dessous.

• Publier dans le fil social : Choisissez si les récompenses gagnées via ce programme seront affichées dans le fil social. Lorsque « Désactivé » est sélectionné, seuls le bénéficiaire et le donneur verront la reconnaissance obtenue. La reconnaissance restera toutefois disponible à des fins de rapport. La valeur monétaire d’une récompense gagnée restera privée pour le bénéficiaire, quel que soit le paramètre de visibilité du fil.
• Image de bannière : L’image de bannière sert d’élément d’arrière-plan sur la vignette du fil de reconnaissance. Si aucune image personnalisée n’est téléchargée, l’image du programme sera utilisée comme bannière d’arrière-plan par défaut. Pour des résultats optimaux, utilisez des images aux dimensions 1200x300 px sans texte. Un certain recadrage peut se produire selon la taille de l’écran de l’utilisateur.
• Montants des récompenses : Cette section définit les boutons de valeur des récompenses affichés aux utilisateurs sur la page de soumission. Par exemple, pour permettre aux utilisateurs de choisir entre 5 $, 10 $ et 15 $ lors de la soumission d’une récompense dans ce programme, saisissez ces valeurs ici.
• Montants prédéfinis en USD et en points : Saisissez les valeurs monétaires que vous souhaitez afficher. Vous n’avez besoin de saisir des valeurs que dans l’un des champs de saisie, soit la monnaie soit les points ; le système convertira automatiquement entre les deux. Saisissez les valeurs dans ce champ même si vous ne faites qu’afficher des étiquettes sur l’écran de soumission de reconnaissance. Cette section indique au système la valeur à attribuer aux boutons affichés aux utilisateurs gagnant des récompenses.
• Étiquettes de montants prédéfinies : Les étiquettes doivent être utilisées lorsqu’un niveau de récompense ou une signification spécifique est associé au montant gagné. Cette signification doit être largement communiquée via des documents de formation interne lors du déploiement de la plateforme. Les étiquettes saisies ici correspondront directement, une par une, aux valeurs dans le champ des montants en monnaie et en points ci-dessus. Par exemple, si vous avez sélectionné « Étiquettes » dans la section Unités et saisi 5, 10 et 15 points, ainsi que « Bronze », « Argent » et « Or » comme étiquettes, le programme affichera uniquement les étiquettes « Bronze », « Argent » et « Or » avec des valeurs de 5, 10 et 15 points respectivement à l’utilisateur soumettant la récompense.
• Afficher la sélection du montant aux bénéficiaires : Lorsque cette option est activée, les utilisateurs réclamant des récompenses sélectionneront un montant de récompense. Si désactivée, un processus d’approbation est requis pour que le montant soit sélectionné, et l’approbateur initial sera responsable du choix du montant de la récompense.
• Montants personnalisés : Activer cette option permet aux utilisateurs de saisir un montant personnalisé dans un champ de texte libre lors de la soumission d’une demande Earn. Pour activer les montants personnalisés, les approbations doivent d’abord être configurées. Une fois les approbations mises en place, saisissez une plage autorisée (par exemple, 0 comme minimum et 10 comme maximum).
• Note de récompense : Cette note apparaît sur la page des approbations, dans la reconnaissance sur le fil social, et peut être incluse dans les communications par courriel.
• Permettre à l’utilisateur de commenter et invite au commentaire : Lorsque cette option est activée, les utilisateurs réclamant une récompense devront fournir une réponse libre à une question ou instruction saisie dans la section « Invite au commentaire ».
• Étiquettes : Dans la section Étiquettes, vous pouvez rendre disponibles les valeurs de l’entreprise ou d’autres identifiants pour que les utilisateurs puissent les sélectionner et les joindre à leurs récompenses. Si vous utilisez des étiquettes pour le suivi ou la génération de données, sélectionner « Obligatoire (1) » et activer une seule étiquette attachera automatiquement cette étiquette à chaque reconnaissance traitée via ce programme. Modifiez les étiquettes disponibles dans l’onglet « Hashtags » dans Paramètres.
• Badges de réussite : Activer cette option permet aux utilisateurs de gagner un badge avec leur reconnaissance obtenue, qui sera affiché publiquement sur leur profil utilisateur. Nommez le badge et téléchargez une image de badge. Pour de meilleurs résultats, utilisez une image de 256x256 px qui peut être recadrée en cercle.

Dans ce programme, les reconnaissances obtenues seront publiées dans le fil social. L’image de bannière par défaut sera utilisée, et les utilisateurs pourront réclamer 5 points pour avoir complété la formation RH en téléchargeant une capture d’écran de l’écran de confirmation de la formation pour approbation. L’option permettant aux utilisateurs de réclamer un montant personnalisé entre 0 et 10 points a également été activée.

Sélectionnez « Suivant » pour passer aux paramètres des questions.

Paramètres des questions 

La page des paramètres « Questions » vous permet de sélectionner les questions présentées aux utilisateurs lors de la soumission d’une demande Earn via ce programme. La question par défaut est « Veuillez fournir une capture d’écran de l’écran de confirmation », mais vous pouvez modifier cette question ouverte avec un texte spécifique à votre programme. Le bouton « Ajouter une question » vous permet d’inclure des questions supplémentaires dans le formulaire de soumission du programme, telles que des questions à choix multiples, des questions à réponse courte et des téléchargements d’images. Bien que vous puissiez ajouter de nombreuses questions, il est essentiel de garder la page de soumission concise et simple pour maximiser l’engagement des employés avec votre plateforme de reconnaissance.

Ajouter une question par type : N’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » après avoir configuré chaque question supplémentaire.

• Choix multiple :
• Question : Saisissez la question que vous souhaitez poser aux répondants.
• Réponses : Tapez chaque réponse et appuyez sur Entrée pour enregistrer l’entrée et commencer la suivante. Assurez-vous que vos saisies sont correctement orthographiées et grammaticalement correctes, car elles apparaîtront exactement telles qu’entrées.
• Réponse courte : Cette option vous permet de fournir une invite et une zone de texte libre pour les réponses, similaire au champ « Raison de la reconnaissance ». Vous pouvez définir un nombre minimum ou maximum de caractères pour guider la longueur des réponses des utilisateurs.
• Médias : L’option médias vous permet d’enrichir les reconnaissances avec des icônes, GIF, images, vidéos ou autres éléments attrayants. Lorsque les utilisateurs incluent des images ou des vidéos, celles-ci seront publiées dans le fil social de votre entreprise en même temps que leur texte de reconnaissance, à condition que le programme permette les reconnaissances publiques. L’intégration de médias peut rendre votre fil social plus vivant et festif, à l’image des plateformes de médias sociaux populaires.
  • Autoriser le téléchargement d’images par l’utilisateur : Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de télécharger leurs propres images avec les demandes Earn.
  • Autoriser l’utilisateur à sélectionner des images dans la bibliothèque d’images : Activez cette option pour donner aux utilisateurs accès à une bibliothèque d’images pré-sélectionnées. Si activé, choisissez les catégories d’images disponibles pour les soumissions de reconnaissance. Vous pouvez gérer ces images et catégories via la Bibliothèque d’images. Si plusieurs catégories sont sélectionnées, vous pouvez en mettre une en vedette en cliquant sur l’icône d’étoile à côté, ce qui la fera apparaître en premier.
  • Autoriser le téléchargement de vidéos par l’utilisateur : Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de télécharger leurs propres vidéos avec leurs soumissions Earn. Les vidéos doivent durer 1:00 minute ou moins et ne pas dépasser 50 Mo.
  • Vous pouvez également spécifier si la soumission de médias est obligatoire ou facultative à l’aide du paramètre sous « La soumission de médias est-elle obligatoire ou facultative ? »

Dans cet exemple, la question par défaut sera conservée, et le soumissionnaire devra télécharger une image de l’écran de confirmation.

Notes :

• Si les images téléchargées par l’utilisateur sont autorisées et qu’une image est requise, une catégorie d’image prédéfinie doit également être sélectionnée (cela fonctionne de manière similaire aux programmes de reconnaissance). Cette exigence sera mise à jour dans une future version afin de supprimer la dépendance à la bibliothèque d’images prédéfinie.
• Les images seront visibles dans le fil si le programme est public.
• Si l’image requise contient des informations sensibles ou si le client préfère qu’elle n’apparaisse pas dans le fil, il est recommandé de définir le programme Earn comme privé.

Cliquez sur « Suivant » pour enregistrer vos paramètres et passer à l’étape suivante.

Paramètres des notifications

Sur la page des paramètres de notification, vous pouvez configurer les modèles d’e-mails automatisés envoyés pour chaque programme de reconnaissance que vous créez. Collaborez avec votre gestionnaire de succès client Awardco pour concevoir et télécharger des modèles d’e-mails personnalisés qui intègrent votre image de marque et les directives pour les utilisateurs. Chacun de ces champs de notification est optionnel ; les e-mails ne seront envoyés que si les champs correspondants sont complétés. Pour ne pas envoyer de notifications, laissez les champs vides et cliquez sur « Terminer ».

• Besoin d’approbation : Ce modèle est envoyé aux approbateurs dès qu’une récompense entre dans leur file d’attente d’approbation. Utilisez ce modèle pour souligner l’importance d’une réponse rapide afin d’assurer le bon fonctionnement du programme.
• Nomination refusée : Ce modèle est envoyé aux nominataires lorsqu’un approbateur refuse une nomination. Il peut être configuré pour inclure le message fourni par l’approbateur lors du refus de la reconnaissance.
• Reconnaissance : Ce modèle est envoyé aux bénéficiaires des reconnaissances via ce programme. Ces e-mails sont envoyés au moment de la reconnaissance. Si le programme ne comporte pas de processus d’approbation, l’e-mail est envoyé à la soumission. Si un processus d’approbation est en place, l’e-mail est envoyé lorsque l’approbateur final approuve la récompense.

Dans cet exemple, le modèle d’e-mail « Approbation Earn » sera assigné pour la notification Besoin d’approbation, et le modèle d’e-mail « Notification Earn » sera utilisé pour la notification Reconnaissance.
 

Cliquez sur « Terminer » pour enregistrer les paramètres de notification et compléter la configuration de votre programme Earn.
 

Assistance supplémentaire

La configuration des programmes Earn de votre plateforme peut être un processus détaillé. N’oubliez pas que votre contact Awardco (CSM/TCSM) possède une expertise approfondie dans la configuration des programmes au sein de cette fonctionnalité. Si vous avez des questions sur des paramètres spécifiques ou souhaitez discuter de vos programmes à un niveau plus global, votre contact Awardco est à votre disposition pour vous aider.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.