Nous recommandons fortement d’utiliser les approbations uniquement lorsque cela est nécessaire. Ajouter plus d’approbations et de niveaux d’approbation peut ralentir le processus de reconnaissance, et une reconnaissance en temps opportun est la plus efficace. Vous trouverez ci-dessous des informations complètes sur la façon de configurer et de gérer les configurations d’approbation conditionnelle.
 

1. Paramètres généraux
   • « Si » — Configuration des conditions
     • Conditions « Et »
   • « Alors » — Attribution de l’approbateur
     • Approbation basée sur le superviseur
     • Approbation basée sur les métadonnées du superviseur hiérarchique
     • Approbation basée sur les métadonnées associées
     • Approbation basée sur un utilisateur spécifique
     • Approbation basée sur une dérogation manuelle (via CSV)
     • Si aucune règle ne s’applique
   • Ensembles de règles
   • Niveaux d’approbation multiples
   • Routage basé sur le contenu
2. Paramètres avancés
3. Notifications
4. FAQ

Paramètres généraux

Le système d’approbation conditionnelle introduit une interface utilisateur basée sur les métadonnées pour construire des règles flexibles Si/Alors pour le routage des approbations. Plutôt que de se fier uniquement aux seuils monétaires pour déterminer les niveaux d’approbation, les conditions (« Si ») peuvent évaluer plusieurs attributs d’une reconnaissance et assigner l’approbateur approprié (« Alors ») lorsque ces conditions sont remplies.

« Si » — Configuration des conditions

Chaque règle d’approbation suit une structure simple :

• SI une ou plusieurs conditions sont remplies → ALORS assigner un approbateur spécifique

Les règles sont évaluées lorsqu’une reconnaissance est soumise. Lorsque les conditions d’une règle sont satisfaites, la plateforme dirige la reconnaissance vers l’approbateur(s) désigné(s).

Lorsqu’un nouvel ensemble de règles est créé, la première condition est par défaut « Toujours ». Cela signifie que chaque reconnaissance entrant à ce niveau et dans cet ensemble de règles est envoyée pour approbation à moins que vous ne modifiiez la condition.

Pour changer la condition par défaut « Toujours », cliquez sur « +Condition ». Cela ouvre le panneau sur le côté droit de la page, où vous pouvez choisir la condition que vous souhaitez utiliser.

Ensuite, le côté « Si » d’une règle peut évaluer les critères suivants :

Conditions « Et »

Plusieurs règles peuvent être combinées en utilisant la logique « Et » au sein d’un même niveau. Par exemple :

Si le montant est entre 50 et 100 ET le contenu contient des mots-clés spécifiques, alors acheminer vers [Approbateur].

Cela permet de construire un routage d’approbation très ciblé sans nécessiter de programmes séparés.

« Alors » — Attribution de l’approbateur

Le côté « Alors » de chaque règle assigne toujours l’approbateur. L’approbateur peut être déterminé par l’une des méthodes suivantes :

Approbation basée sur le superviseur

Les approbateurs sont déterminés par le superviseur assigné à l’individu dans le fichier de données utilisateur.

Exemple : Un programme comporte deux niveaux d’approbation. Le premier niveau est basé sur le superviseur du bénéficiaire, et le second est basé sur le superviseur du dernier approbateur. Si Jordan est reconnu, la première demande d’approbation ira au superviseur de Jordan, Adam. Une fois approuvé, la demande du second niveau ira au superviseur d’Adam, Michael. (Ceci est basé sur la hiérarchie organisationnelle définie dans votre fichier de données utilisateur.)

Approbation basée sur les métadonnées du superviseur hiérarchique

Les approbateurs sont définis en utilisant une valeur spécifique de métadonnées incluse dans le fichier de données utilisateur. En partant du donneur, bénéficiaire ou dernier approbateur, le système remonte la hiérarchie organisationnelle jusqu’à trouver quelqu’un dont les métadonnées correspondent à la valeur spécifiée. Si personne dans la hiérarchie ne correspond à cette valeur, la reconnaissance sera envoyée à tous les administrateurs pour approbation.

Exemple : Un programme exige que chaque reconnaissance soit approuvée par un vice-président (VP), et la hiérarchie d’approbation est basée sur le bénéficiaire. Si Mason est reconnu, le système vérifiera d’abord le dossier de John pour voir s’il est VP, puis celui de Carly, et enfin celui de Sarah. Lorsque le système confirme que les métadonnées de Sarah indiquent qu’elle est VP, la reconnaissance sera envoyée à Sarah pour approbation. Si aucun VP n’est trouvé dans la hiérarchie ascendante de Mason, la reconnaissance sera envoyée à tous les administrateurs pour que l’un d’eux l’approuve.

Approbation basée sur les métadonnées associées

Ce paramètre permet des approbations par des utilisateurs qui ne sont pas des gestionnaires directs du nommeur ou du bénéficiaire. Pour utiliser ce flux d’approbation, une « Colonne de métadonnées associées » doit être ajoutée au fichier de données utilisateur (reportez-vous à l’article « Formatage des fichiers utilisateur »). Si « Association » est sélectionnée comme règle d’approbation, seules les valeurs de la colonne « Métadonnées associées » apparaîtront dans le menu déroulant du champ Métadonnées.

Approbation basée sur un utilisateur spécifique

Des individus spécifiques sont désignés comme approbateurs. Ces utilisateurs désignés peuvent varier à chaque niveau d’approbation.

Exemple : Le premier approbateur est désigné comme Jake, le deuxième comme Sarah, et le troisième comme Michael ou Karl. Si Nathan est reconnu, Jake sera le premier approbateur. Après que Jake ait approuvé, Sarah sera la deuxième approbatrice. Pour l’approbation finale, la demande sera envoyée à Michael et Karl, et un seul d’entre eux doit approuver.

Approbation basée sur une dérogation manuelle (via CSV)

Les approbateurs sont spécifiés pour chaque utilisateur via un téléchargement CSV. Pour le premier niveau d’approbation, l’approbateur peut être basé sur le bénéficiaire ou le donneur. Pour les deuxième, troisième ou quatrième niveaux, l’approbateur peut être basé sur le bénéficiaire, le donneur ou le dernier approbateur du niveau précédent. Vous ne pouvez pas vous désigner comme votre propre approbateur dans le fichier de données utilisateur. Si le champ approbateur est laissé vide pour un utilisateur, la demande d’approbation sera dirigée vers le superviseur de cette personne. Si cette personne n’a pas de superviseur assigné dans le système, l’approbation ira à tous les administrateurs.

Si aucune règle ne s’applique

Si aucune règle ne s’applique à la reconnaissance, celle-ci passe au niveau d’approbation suivant, ou est envoyée si aucun autre niveau n’existe.

Cette option ne peut être configurée que si un autre niveau d’approbation existe.

Ensembles de règles

Chaque niveau d’approbation peut contenir plusieurs ensembles de règles. Les règles au sein d’un niveau sont évaluées de haut en bas, et la première règle dont les conditions correspondent à la reconnaissance est utilisée pour déterminer le flux d’approbation à ce niveau. Une fois qu’une règle correspondante est trouvée, les règles suivantes à ce niveau sont ignorées.

Dans cet exemple, une reconnaissance d’une valeur de 15 points correspondrait à la Règle 1 et serait acheminée vers Mike. Une reconnaissance d’une valeur de 5 points ne correspondrait pas à la Règle 1, donc le système passerait à la Règle 2, qui correspond et dirige l’approbation vers le superviseur du bénéficiaire.

Parce que les règles sont lues de haut en bas, l’ordre dans lequel elles sont arrangées est important. Les règles plus spécifiques ou de priorité plus élevée doivent être placées au-dessus des règles plus larges.

REMARQUE : Parce que les nouveaux ensembles de règles commencent par une condition « Toujours » par défaut, une règle laissée en « Toujours » peut capturer des reconnaissances avant une règle plus spécifique en dessous.

Les règles peuvent être réordonnées en faisant glisser l’icône à six points ou en cliquant sur les flèches haut/bas.

Niveaux d’approbation multiples

Les règles peuvent être configurées sur plusieurs niveaux d’approbation (jusqu’à quatre niveaux). La reconnaissance progresse à travers chaque niveau séquentiellement, en commençant par le Niveau 1.

Le premier niveau d’approbation peut être basé soit sur le donneur, soit sur le bénéficiaire. Les niveaux suivants (deuxième, troisième et quatrième) peuvent être basés sur le donneur, le bénéficiaire ou le dernier approbateur du niveau précédent.

Lorsque plusieurs niveaux d’approbation sont configurés, il est également possible que plusieurs personnes examinent la même reconnaissance au sein d’un même niveau en listant plusieurs approbateurs pour la même règle. Dans ce cas, bien que plusieurs individus puissent examiner, une seule approbation est requise pour que la reconnaissance passe au niveau suivant.

Routage basé sur le contenu

Lorsqu’on utilise le contenu comme condition « Si », le système évalue des mots ou phrases spécifiques dans le message de reconnaissance. Si le message de reconnaissance contient les mots ou phrases spécifiques, il sera alors acheminé comme la règle le détermine. Pour configurer des règles basées sur le contenu :

1. Préparez un fichier CSV avec les mots ou phrases à faire correspondre. Chaque mot ou phrase doit être dans une ligne séparée au sein d’une seule colonne.

2. Téléchargez le CSV dans les paramètres de configuration d’approbation.
3. Définissez l’action « Alors » (quel approbateur doit être assigné lorsque le contenu correspond).

Plusieurs listes CSV de mots signalés peuvent être téléchargées ; cependant, une seule peut être sélectionnée pour cette condition « Si » spécifique.

Paramètres avancés

L’onglet Paramètres avancés contrôle quelques comportements optionnels qui affectent le fonctionnement des approbations après la soumission d’une reconnaissance.

Financement par le donneur

• Utilisez ce paramètre pour déterminer si le financement de la récompense doit provenir du donneur ou de l’approbateur. Si « Oui » est sélectionné, le financement provient du donneur. Si le donneur n’a pas suffisamment de fonds disponibles, l’approbateur peut toujours financer la reconnaissance.

Permettre au donneur de suggérer un montant

• Si « Oui » est sélectionné, ce paramètre permet au donneur de proposer un montant lors de la soumission, tout en laissant la décision finale à l’approbateur.

Routage supplémentaire d’approbation

• Utilisez cette section pour définir ce qui se passe lorsque le seul approbateur est également directement impliqué dans la reconnaissance.
• Vous pouvez choisir si l’approbation reste avec le donneur ou le bénéficiaire lorsqu’ils sont le seul approbateur, ou si elle doit plutôt être acheminée au superviseur de cette personne.

Notifications

L’onglet Notifications vous permet de choisir quels modèles de notification sont utilisés pour les messages liés aux approbations.

Les types de notification disponibles sont :

• Reconnaissance nécessitant une approbation
• Reconnaissance approuvée
• Reconnaissance refusée

Chaque type de notification inclut un champ de modèle sélectionnable, et vous pouvez utiliser Gérer les modèles pour consulter ou mettre à jour ces modèles.

FAQ

Quand la cloche d’approbation apparaîtra-t-elle pour les approbateurs sur la plateforme ?

• La cloche d’approbation peut prendre jusqu’à une heure pour apparaître aux approbateurs après que les approbations ont été initialement activées et assignées.

Quand les notifications de rappel d’approbation sont-elles envoyées ?

• Si les rappels d’approbation sont activés, ils sont envoyés chaque lundi matin.

Si une reconnaissance est acheminée à plusieurs approbateurs au même niveau, combien d’approbations sont nécessaires ?

• Une seule personne doit approuver la reconnaissance pour qu’elle passe au niveau suivant.

Puis-je approuver une reconnaissance que j’ai soumise ou reçue ?

• En général, non. Vous ne pouvez pas approuver une reconnaissance que vous avez soumise ou dont vous êtes le bénéficiaire.

Que se passe-t-il si le seul approbateur est aussi le donneur ou le bénéficiaire ?

• Par défaut, la demande est acheminée au superviseur de cette personne. Si aucun superviseur n’est assigné, la demande est envoyée à tous les administrateurs. Ce comportement peut être ajusté dans Paramètres avancés pour permettre au donneur ou au bénéficiaire d’approuver lorsqu’ils sont le seul approbateur désigné.

Que se passe-t-il si je suis listé comme approbateur avec d’autres utilisateurs spécifiques ?

• Si vous êtes aussi le donneur ou le bénéficiaire de cette reconnaissance, la demande d’approbation est envoyée aux autres approbateurs listés, et vous êtes exclu de l’approbation.

La même personne peut-elle approuver une reconnaissance plus d’une fois ?

• Oui. Si la même personne est désignée comme approbateur à différents niveaux d’approbation, elle peut approuver la même reconnaissance plus d’une fois.

Quels détails les approbateurs peuvent-ils maintenant voir directement dans les tableaux d’approbation ?

• Les approbateurs peuvent maintenant développer les notes de reconnaissance directement dans les lignes du tableau pour examiner les détails plus rapidement sans navigation supplémentaire.
• Le tableau des approbations affiche également le donneur et le bénéficiaire directement dans le tableau.
• Une colonne Détails est disponible dans Tous les en attente et Mes approbations. Pour les programmes Reconnaissance et Gagner, cette colonne affiche le Programme et le Montant. Cette colonne est aussi conçue pour supporter les futurs types d’approbation en affichant les détails les plus pertinents pour chaque type.

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