En tant qu’administrateur de la plateforme, configurer une automatisation pour les récompenses d’anniversaire est un moyen simple d’automatiser une tâche récurrente. Que vous offriez une récompense monétaire ou que vous envoyiez simplement un courriel de félicitations, l’automatisation s’en charge pour vous. Vous pouvez également planifier l’envoi d’une notification au gestionnaire le jour même ou avant l’anniversaire de l’employé, afin que le gestionnaire soit informé de l’événement à venir.
Remarque : Si les employés souhaitent se retirer des reconnaissances d’anniversaire, ils doivent suivre les instructions de l’article « Se retirer des reconnaissances d’anniversaire ». Une fois qu’un employé se retire, les administrateurs et les gestionnaires ne peuvent plus voir sa date de naissance dans leur compte. Cette action peut être annulée par l’employé si désiré.
- Création d’un programme de reconnaissance pour les récompenses d’anniversaire
- Accéder à l’automatisation des récompenses d’anniversaire
- Paramètres par défaut
- Ajout/modification des règles
- Lancement de l’automatisation des récompenses d’anniversaire
- Téléchargement CSV
Création d’un programme de reconnaissance pour les récompenses d’anniversaire
Avant de commencer, créez un programme de reconnaissance « temporaire ». Cela garantit des rapports clairs qui reflètent avec précision les reconnaissances envoyées via l’automatisation des récompenses d’anniversaire. Pour configurer un programme de reconnaissance d’anniversaire :
- Sélectionnez le bouton « Admin » au bas du menu de navigation à gauche.
- Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez « Reconnaissance », puis « Programmes », puis « Programmes de reconnaissance ».
- Sélectionnez « Créer un programme automatisé » sur la page des paramètres du programme de reconnaissance.
- Entrez le nom du programme (par exemple, « Anniversaires »), le type de programme (« Anniversaire ») et le Réseau de récompenses (le réseau des options de rédemption disponibles pour les points gagnés lors des anniversaires).
- Cliquez sur « Créer le programme ».
Vous êtes maintenant prêt à configurer l’automatisation des anniversaires.
Accéder à l’automatisation des récompenses d’anniversaire
Pour accéder aux paramètres de l’automatisation des récompenses d’anniversaire :
- Sélectionnez le bouton « Admin » au bas du menu de navigation à gauche.
- Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez « Reconnaissance », puis « Programmes », puis « Récompenses d’anniversaire ».
Paramètres par défaut
Avant d’ajouter de nouvelles règles, ajustez les paramètres par défaut. Pour configurer les paramètres par défaut, cliquez sur le bouton « Paramètres par défaut ». Ces paramètres s’appliquent à toutes les règles de récompense d’anniversaire sauf si remplacés par la fonction de téléchargement CSV.
Général
- De : Sélectionnez l’utilisateur à partir duquel la reconnaissance sera envoyée (généralement un compte de reconnaissance général) ou cochez l’option « De la superviseure » pour que la reconnaissance provienne du superviseur direct de chaque récipiendaire.
- Remarque : Entrez un message à afficher avec la reconnaissance. Selon la configuration de votre modèle de courriel, cette note peut être envoyée directement à la boîte de réception de l’employé. Bien que les notes soient généralement courtes, vous pouvez inclure un message plus long (jusqu’à 1000 caractères).
- Visibilité : Choisissez si la reconnaissance est visible sur le fil social ou privée en utilisant ce menu déroulant. Nous recommandons de rendre les reconnaissances publiques afin que tous les anniversaires puissent être reconnus.
-
Nom du programme : Désignez le programme sous lequel la récompense est soumise à l’aide de ce menu déroulant. Sélectionner un programme est facultatif, mais offre un rapport cohérent et peut restreindre les récompenses à des réseaux spécifiques. Pour créer un programme de reconnaissance automatisé :
- Allez dans les Paramètres du programme de reconnaissance.
- Cliquez sur « Créer un programme automatisé ».
- Nommez le programme, sélectionnez le type de programme et le Réseau de récompenses, puis cliquez sur « Soumettre ».
- Budget : Sélectionnez le budget à partir duquel les points seront prélevés à l’aide du menu déroulant.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Notifications
- Heure d’envoi de la notification : Sélectionnez l’heure à laquelle la notification d’anniversaire est envoyée au destinataire. Le fuseau horaire de chaque employé est basé sur le code pays associé dans le fichier utilisateur. Consultez le tableau des codes pays pour déterminer le fuseau horaire approprié. Cochez la case si vous souhaitez que les notifications soient envoyées les samedis et dimanches. Si cette option est sélectionnée et que la date d’anniversaire tombe un week-end, la notification sera envoyée le jour ouvrable précédent.
- Envoyer basé sur : Choisissez d’envoyer la récompense le jour de l’anniversaire de l’utilisateur, le lundi précédant l’anniversaire ou le premier jour du mois d’anniversaire.
- Envoyer une notification à l’employé : Activez cette option pour envoyer une notification au récipiendaire de la récompense d’anniversaire. Ensuite, sélectionnez le modèle de courriel utilisé pour notifier le récipiendaire dans le menu déroulant. Vérifiez le modèle de courriel souhaité en sélectionnant l’option « Gérer les modèles de courriel ».
- Envoyer une notification au gestionnaire : Activez cette option pour envoyer une notification au gestionnaire du récipiendaire de la récompense d’anniversaire. Ensuite, sélectionnez le modèle de courriel utilisé pour notifier le gestionnaire dans le menu déroulant. Vérifiez le modèle de courriel souhaité en sélectionnant l’option « Gérer les modèles de courriel ». Ensuite, définissez le moment de la notification pour le gestionnaire à l’aide du champ « Moment de la notification ». Entrer « 0 » envoie le courriel de notification au gestionnaire le jour de l’anniversaire du récipiendaire.
Cliquez sur « Enregistrer. »
Exclusions
Activez le paramètre « Exclusions » pour rendre certains groupes ou individus inéligibles aux récompenses d’anniversaire. Ensuite, entrez les individus ou les valeurs de métadonnées à exclure.
Cliquez sur « Enregistrer. »
Ajout/modification des règles
Pour ajouter une règle de récompense d’anniversaire, cliquez sur le bouton « Ajouter une règle ». Entrez le montant de la récompense. Le cas échéant, entrez une valeur de métadonnée dans le champ « Métadonnée admissible » pour spécifier qui est admissible à la récompense. Cliquez sur « Enregistrer. »
La règle enregistrée apparaît sur la page d’automatisation des récompenses d’anniversaire. Cliquez sur l’icône crayon pour modifier la règle, l’icône pages pour copier la règle et l’icône poubelle pour supprimer la règle.
Lancement de l’automatisation des récompenses d’anniversaire
Pour lancer l’automatisation des récompenses d’anniversaire, cliquez sur le bouton « Lancer maintenant ». Pour planifier le lancement à une date ultérieure, cliquez sur le lien « Planifier le lancement » et sélectionnez une date de début.
Pour désactiver l’automatisation des récompenses d’anniversaire, cliquez sur « Afficher les paramètres avancés » sur la page d’automatisation des récompenses d’anniversaire et sélectionnez « Désactiver les récompenses d’anniversaire ».
Téléchargement CSV
Vous pouvez configurer l’automatisation des récompenses d’anniversaire à l’aide d’un fichier CSV. Pour ce faire, cliquez sur « Télécharger CSV » et téléchargez le modèle fourni. Consultez cet article d’assistance pour vous aider à remplir et télécharger le fichier.
Configurer l’automatisation des récompenses d’anniversaire avec un fichier CSV est utile lorsque vous avez besoin que les paramètres par défaut varient pour chaque reconnaissance d’anniversaire. Par exemple, vous pouvez attribuer différents expéditeurs pour différents groupes de métadonnées, personnaliser les messages, ajuster la visibilité et définir des budgets uniques.
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